淺談事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)面臨的困境及對(duì)策

趙坤鵬

摘 要：人事檔案是人才信息的主要載體，同時(shí)也是人才信息的主要來源，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，對(duì)提高人力資源開發(fā)與管理效果與質(zhì)量，具有積極的裨益。本文主要分析了當(dāng)前事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)面臨的困境，并在此基礎(chǔ)上行，著重探討了有效解決對(duì)策，旨在為推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展建言。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案信息化；建設(shè)困境；解決對(duì)策

人事檔案管理是事業(yè)單位管理的重要內(nèi)容之一。人事檔案，記載了職工的個(gè)人身份、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、職務(wù)任免、職稱晉升、獎(jiǎng)懲情況等，與職工個(gè)人的工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系等緊密掛鉤，是記載職工人生軌跡的重要依據(jù)。同時(shí)，也是職工在職期間的真實(shí)歷史記錄，是單位進(jìn)行招聘、選拔、任用、考核、培訓(xùn)的主要依據(jù)。人事檔案是重要的人事信息資源，是合理配置人力資源的重要依據(jù)。隨著事業(yè)單位分類改革、養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革的推進(jìn)，單位人員流動(dòng)性加速，人事調(diào)動(dòng)頻繁，因此，事業(yè)單位人事檔案管理必須緊跟時(shí)代，積極實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化和規(guī)范化。

一、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)面臨的困境

（一）對(duì)認(rèn)識(shí)檔案管理認(rèn)識(shí)不足

目前，我國大部分事業(yè)單位把人事檔案管理放在其他工作的后面，缺乏對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，致使檔案管理出現(xiàn)滯后性和形式化的現(xiàn)象。如今社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制進(jìn)行了不斷的改革和完善，但是人事檔案的管理卻未能跟上人事制度改革的步伐，從而導(dǎo)致一些檔案管理人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性的認(rèn)識(shí)，無法更好的開展人事檔案管理工作。

（二）人事檔案管理信息化建設(shè)有待完善

雖然大部分事業(yè)單位已經(jīng)配備了“人事檔案管理系統(tǒng)”，但是由于對(duì)其缺乏系統(tǒng)性的了解和認(rèn)識(shí)，從而導(dǎo)致大部分系統(tǒng)只是簡(jiǎn)單的對(duì)員工信息進(jìn)行記錄、統(tǒng)計(jì)，而未對(duì)員工的生活、工作等相關(guān)信息進(jìn)行記錄，從而導(dǎo)致檔案信息化大打折扣。同時(shí)，還有一些事業(yè)單位未意識(shí)到人事檔案管理信息化的重要性，還在沿用傳統(tǒng)的手工操作，這樣不僅增加了檔案的保存和管理難度，而且也會(huì)對(duì)人事檔案管理工作效率產(chǎn)生影響。

（三）檔案材料缺乏規(guī)范化、制度化管理

在進(jìn)行人事檔案收集歸檔過程中存在執(zhí)行不嚴(yán)格、制度不健全的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致檔案材料缺乏規(guī)范化、制度化管理，致使檔案資料缺乏一定的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。實(shí)際上，人事檔案需要對(duì)員工的基本信息進(jìn)行真實(shí)的反映，但是在實(shí)際工作過程中卻存在嚴(yán)重的虛假現(xiàn)象。另外，人事檔案要求選擇16開規(guī)格的辦公用紙，如果出現(xiàn)卷角、折皺、破損的材料，則需要對(duì)其進(jìn)行技術(shù)加工，但是對(duì)人事檔案材料缺乏統(tǒng)一的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。

（四）檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

實(shí)際上，事檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性、復(fù)雜性的工作，其要求檔案管理人員對(duì)每一份檔案材料有個(gè)全面的了解和掌握，并根據(jù)實(shí)際需要及時(shí)增添相關(guān)材料，嚴(yán)格按照人事檔案管理的相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)來開展工作，但是大部分事業(yè)單位的檔案管理人員未參與過檔案知識(shí)的專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)檔案的管檔要求、重要性，檔案材料的收集、歸檔、整理、裝訂等業(yè)務(wù)不熟悉，加之事業(yè)單位改革后，縮減了管理人員的數(shù)量，從而導(dǎo)致檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，在一定程度上影響了檔案管理的整體水平。

二、破解事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)困境的有效策略

（一）提高事業(yè)單位管理層人事檔案管理的重視程度

人事檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)專業(yè)性、持續(xù)性、政治性、保密性極強(qiáng)的工作，提高人事檔案管理認(rèn)識(shí)，是確保人事檔案管理工作得以順利進(jìn)行的關(guān)鍵。首先，要求事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)人事檔案管理工作給予高度的重視，把其作為事業(yè)單位日常管理的主要內(nèi)容之一來進(jìn)行開展；其次，提高人事檔案管理人員的對(duì)檔案工作的重視，引導(dǎo)檔案管理人員對(duì)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)有個(gè)全面的了解和掌握，以確保檔案管理工作有條不紊的進(jìn)行。

（二）構(gòu)建人事檔案電子信息化服務(wù)平臺(tái)

在人事檔案信息化建設(shè)過程中，應(yīng)結(jié)合干部管理、人才工作、養(yǎng)老保險(xiǎn)改革等需求進(jìn)行廣泛深入調(diào)研，以人事檔案為基礎(chǔ)，開發(fā)建立人事檔案信息系統(tǒng)，運(yùn)用人事檔案管理信息，采用統(tǒng)一的信息化管理平臺(tái)，準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時(shí)效性。利用各類現(xiàn)代信息設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將人事檔案資料整理錄入信息系統(tǒng)，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，設(shè)置相應(yīng)模塊和字段，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)材料與數(shù)據(jù)材料的統(tǒng)一，通過不同的權(quán)限設(shè)置，防止人事檔案信息不被隨意修改。

（三）完善人事檔案管理的規(guī)范和制度

通過對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作的社會(huì)現(xiàn)實(shí)需要和實(shí)際情況來對(duì)現(xiàn)有的人事檔案管理規(guī)范和制度進(jìn)行補(bǔ)充和完善，并對(duì)各項(xiàng)規(guī)范和制度的實(shí)施情況進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督。人事檔案材料的收集是檔案管理最為基礎(chǔ)的工作，直接決定了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。如今，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制的不斷改革和完善，對(duì)人事檔案材料的規(guī)范和制度提出了全新的要求。這樣一來就需要檔案管理人員嚴(yán)格按照現(xiàn)有的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)來對(duì)檔各種案資料進(jìn)行及時(shí)收集、細(xì)致鑒別、認(rèn)真整理、詳細(xì)歸納、安全保管，從而更好的提高檔案材料的準(zhǔn)確性、完整性和真實(shí)性。同時(shí)，還需要明確人事檔案案卷整理細(xì)則，使其達(dá)到全面性、科學(xué)性、完整性的要求，為相關(guān)工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）促進(jìn)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

隨著事業(yè)單位改革的不斷進(jìn)行，有效的推動(dòng)了相關(guān)工作的進(jìn)行，提高了單位的工作效率和質(zhì)量。但是要想更好的確保事業(yè)單位人事檔案管理工作的進(jìn)行，就需要構(gòu)建一支具有較高專業(yè)水平和較高管理水平的檔案管理隊(duì)伍，培養(yǎng)一批具有較強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)和較強(qiáng)實(shí)際操作能力的檔案工作人員。此時(shí)就需要對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)和教育，使他們更好的了解和掌握相關(guān)知識(shí)和技能，更好的意識(shí)到檔案管理工作的重要性。同時(shí)，還需要對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行最新管理技術(shù)和管理手段的培訓(xùn)工作，使檔案管理工作更好的跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，更好的提高檔案管理工作的質(zhì)量。

三、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位在我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，起著非常重要的作用。但由于受到多種因素的影響，當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)還面臨一定的困境。事業(yè)單位管理層應(yīng)從思想意識(shí)上重視和加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，以增強(qiáng)人事檔案信息利用效率與效益，提高事業(yè)單位服務(wù)民生的能力。

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