基于大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)的分析

林麗平

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和信息科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，為企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)工作的開(kāi)展創(chuàng)造了更為便利的條件，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著重要意義。本文從檔案信息化管理意識(shí)薄弱、缺乏相應(yīng)的指導(dǎo)與規(guī)劃以及企業(yè)檔案管理者職業(yè)素養(yǎng)有待提升三個(gè)方面入手，對(duì)企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)的現(xiàn)狀展開(kāi)分析，同時(shí)對(duì)基于大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)的有效路徑提出具體建議。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理；信息化建設(shè)

企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理工作的重要組成部分，不僅囊括了企業(yè)內(nèi)部知識(shí)，也是企業(yè)信息資源的重要代表。檔案管理作為企業(yè)各項(xiàng)決策的理論依據(jù)。是企業(yè)中具有極高價(jià)值的隱形財(cái)產(chǎn)，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著不可忽視的重要意義。但是隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展的實(shí)際需求，基于大數(shù)據(jù)背景下實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理成為企業(yè)發(fā)展需要面臨的首要問(wèn)題。

1 企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)的現(xiàn)狀

檔案管理在現(xiàn)代化企業(yè)管理中占據(jù)非常重要的地位，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)與信息科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案的信息管理建設(shè)逐漸成為衡量企業(yè)綜合實(shí)力的標(biāo)準(zhǔn)之一。但是從企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)的現(xiàn)狀來(lái)看，仍舊存在一些問(wèn)題亟待完善，通過(guò)對(duì)企業(yè)檔案管理相關(guān)案例的分析和文獻(xiàn)資料的研究，筆者將企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)中存在的主要問(wèn)題進(jìn)行了以下總結(jié)：

第一，檔案信息化管理意識(shí)薄弱。企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)工作需要以企業(yè)內(nèi)部不同管理部門(mén)之間的良好溝通作為基礎(chǔ)，通過(guò)對(duì)各類(lèi)管理信息資源的分析和整合，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的科學(xué)配置。在這一過(guò)程中，檔案信息管理意識(shí)的薄弱是制約企業(yè)檔案信息化管理水平提升的主要因素，主要體現(xiàn)在企業(yè)管理者對(duì)于檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)還不夠，沒(méi)有真實(shí)認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)的重要性，進(jìn)而導(dǎo)致了企業(yè)檔案管理工作只能停留在簡(jiǎn)單的信息歸納、整理以及保存等基礎(chǔ)層面上；

第二，缺乏相應(yīng)的指導(dǎo)與規(guī)劃。企業(yè)在檔案信息化管理建設(shè)過(guò)程中缺乏相應(yīng)的指導(dǎo)規(guī)劃，更多的會(huì)體現(xiàn)在私營(yíng)企業(yè)的檔案管理工作中，企業(yè)管理者對(duì)于檔案信息化管理缺乏有效的宏觀指導(dǎo)和科學(xué)的統(tǒng)籌規(guī)劃。究其原因，私營(yíng)企業(yè)在進(jìn)行管理時(shí)不會(huì)受到上級(jí)行政部門(mén)的管理壓力，對(duì)于內(nèi)部檔案管理建設(shè)工作大多采取被動(dòng)的態(tài)度，使得企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)始終流于形式。此外，一些企業(yè)為了追求經(jīng)濟(jì)利益的最大化，往往會(huì)選擇在“并不重要”的檔案管理工作盡可能的縮減人力、物理、財(cái)力的投入，對(duì)于大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)造成較大的影響；

第三，企業(yè)檔案管理者職業(yè)素養(yǎng)有待提升。長(zhǎng)期受到傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式的影響，不管是企業(yè)管理者還是檔案管理工作人員，都認(rèn)為企業(yè)檔案管理工作是非常輕松且工作難度較低，導(dǎo)致了大部分檔案管理人員在實(shí)際的工作中只具備基礎(chǔ)的檔案分類(lèi)管理能力，或者利用電腦進(jìn)行簡(jiǎn)單的信息錄入工作。但是在信息時(shí)代背景下，企業(yè)檔案管理工作不再是簡(jiǎn)單的信息儲(chǔ)存，對(duì)于檔案管理人員的信息技術(shù)水平和檔案管理綜合能力提出了更高的要求。

2 基于大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)的有效路徑

2.1 注重檔案包含的知識(shí)信息

在信息時(shí)代大數(shù)據(jù)背景之下，企業(yè)檔案信息化管理的本質(zhì)就是對(duì)知識(shí)的管理，想要進(jìn)一步提高企業(yè)檔案信息化管理效率，需要在脫離檔案本身管理的基礎(chǔ)上，提高對(duì)檔案內(nèi)部包含知識(shí)信息的重視程度。從某種程度上講，企業(yè)檔案管理工作的實(shí)際作用和判定檔案管理是否取得良好的效果，應(yīng)用將檔案中知識(shí)信息資源的獲取價(jià)值以及利用情況作為科學(xué)的評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)[1]。比如：隨著網(wǎng)絡(luò)信息科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新發(fā)展，知識(shí)管理已經(jīng)逐漸成為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作中的最大特征，如何在檔案信息化管理過(guò)程中對(duì)檔案信息資源進(jìn)行合理的利用以及充分發(fā)揮出檔案信息資源的最大價(jià)值，是大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)需要考慮的重點(diǎn)問(wèn)題。只有結(jié)合企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況，科學(xué)制定企業(yè)檔案信息化管理目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)檔案管理與知識(shí)管理的相互融合，才能更好地促進(jìn)企業(yè)檔案管理效率的提升。

2.2 用知識(shí)信息引領(lǐng)生產(chǎn)實(shí)踐

通過(guò)上文可以明顯的看出大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)中知識(shí)管理的重要性，由于檔案信息化管理工作與企業(yè)實(shí)際的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理存在較大的差異，為了進(jìn)一步提高企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理與檔案信息化管理建設(shè)兩者之間的聯(lián)系，可以通過(guò)用知識(shí)信息引領(lǐng)生產(chǎn)實(shí)踐的方式，將企業(yè)檔案信息化管理與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理進(jìn)行有效結(jié)合，在切實(shí)保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理效率的基礎(chǔ)上，將檔案信息化管理的作用發(fā)揮到最大化。比如：在實(shí)際的檔案信息化管理建設(shè)過(guò)程中，除了必要的信息化管理設(shè)備的投入之外，還要進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理信息儲(chǔ)存電子化和資源利用的信息化。大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)不單單針對(duì)的是檔案管理的某一個(gè)環(huán)節(jié)，而是在圍繞整個(gè)檔案管理工作的基礎(chǔ)上，通過(guò)對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)的靈活運(yùn)用，將檔案信息包含的知識(shí)信息作為企業(yè)生產(chǎn)實(shí)踐的思想指導(dǎo)，進(jìn)而提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

2.3 加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度

加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度是大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)的有效措施之一，可以從以下兩個(gè)方面著手：第一，企業(yè)檔案信息化管理人員的塑造過(guò)程。企業(yè)檔案管理涵蓋了企業(yè)管理的顯性知識(shí)，想要充分發(fā)揮出知識(shí)管理的作用，取決于檔案管理人員自身對(duì)信息知識(shí)管理的把控能力。提高企業(yè)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力和建設(shè)一支專(zhuān)業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，是現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)長(zhǎng)足發(fā)展的根本；第二，強(qiáng)化檔案管理人員的信息化管理意識(shí)。比如：可以通過(guò)建立健全檔案管理人員審核體系，使其直接受制于企業(yè)最高管理者，形成“統(tǒng)一指令、分級(jí)管理”的檔案管理模式，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理的統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)劃化發(fā)展。

2.4 合理規(guī)劃?rùn)n案信息化管理建設(shè)

在信息時(shí)代，檔案信息化管理建設(shè)對(duì)于企業(yè)發(fā)展有著重要作用。轉(zhuǎn)變企業(yè)管理者對(duì)于檔案管理的傳統(tǒng)管理，大力推動(dòng)檔案信息化管理建設(shè)以及合理規(guī)劃?rùn)n案信息化管理建設(shè)方案，是大數(shù)據(jù)背景下研究檔案發(fā)展的新思路[2]。比如：在實(shí)際的檔案管理工作中，將實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理作為檔案發(fā)展的核心理念，在保證企業(yè)檔案事業(yè)具有與時(shí)俱進(jìn)特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，推動(dòng)企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)方案的快速落實(shí)。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，檔案的信息化管理建設(shè)更有利于企業(yè)檔案信息與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況之間的緊密聯(lián)系，避免信息管理與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)相互脫節(jié)想象的出現(xiàn)。針對(duì)檔案信息化管理建設(shè)工作中可能出現(xiàn)的各種問(wèn)題，應(yīng)該在加大人力、物理、財(cái)力投資的基礎(chǔ)上，采取集思廣益的方式來(lái)保證檔案信息化管理建設(shè)工作的順利進(jìn)行。

3 總結(jié)

綜上所述，在信息時(shí)代背景下，企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)是企業(yè)發(fā)展道路上的必然選擇，對(duì)于提高企業(yè)檔案管理效率和信息傳輸效率有著重要作用。為了可以充分發(fā)揮出檔案信息化管理的實(shí)際作用和實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化管理改革，需要注重檔案包含的知識(shí)信息、用知識(shí)信息引領(lǐng)生產(chǎn)實(shí)踐、加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度以及合理規(guī)劃?rùn)n案信息化管理建設(shè)。只有真正認(rèn)識(shí)到信息化管理的重要性，才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]孫敏.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案資源體系建設(shè)的分析[J].文教資料，2017（25）：129-130.

[2]李靜.大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)的思考[J].管理觀察，2015（27）：117-118.