檔案信息化開發(fā)利用探討

賴錫彬

摘 要：隨著信息技術(shù)的飛快發(fā)展，現(xiàn)代檔案部門管理過程中，推動檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案信息化開發(fā)利用成為其管理工作的重心，檔案部門應(yīng)履行自身工作職責(zé)，積極開發(fā)利用檔案信息資源，滿足社會檔案信息需求。加快檔案信息化建設(shè)，分析信息化檔案資料有利于為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展提供具有價(jià)值的參考信息，因此檔案部門，檔案管理人員應(yīng)注重檔案信息化開發(fā)利用，承擔(dān)起檔案信息開發(fā)管理的責(zé)任。本文分析了檔案信息化開發(fā)利用中存在的問題，并基于此提出提高檔案信息化開發(fā)利用的對策。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；開發(fā)；利用

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為各個檔案部門、檔案信息開發(fā)管理者工作、研究的重點(diǎn)。檔案信息資源的開發(fā)是檔案部門必須履行的工作職責(zé)，研究檔案信息資源開發(fā)問題，對于提高檔案部門檔案信息資源開發(fā)和服務(wù)能力具有重要意義。檔案信息化開發(fā)利用是指最大程度發(fā)掘利用潛在檔案信息，將技術(shù)階段的檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)橘Y源階段的檔案信息，滿足來自社會各方面的發(fā)展需求，因此加強(qiáng)檔案信息化開發(fā)利用對于貫徹科學(xué)發(fā)展觀、構(gòu)建社會主義和諧社會具有重要作用[1]。

1 檔案信息化開發(fā)利用中存在的問題

1.1 檔案信息化開發(fā)利用意識不強(qiáng)

就現(xiàn)階段而言，大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)意識到檔案信息化開發(fā)利用對企業(yè)發(fā)展的重要作用，但限于檔案信息化建設(shè)觀念尚未明確，檔案信息化開發(fā)利用的意識并不強(qiáng)烈，沒有投入足夠的資金、人才資源到企業(yè)檔案信息化建設(shè)中，進(jìn)而無法完成檔案信息化開發(fā)利用。此外，企業(yè)職工檔案信息化開發(fā)利用的意識也不強(qiáng)烈，對于檔案資源的印象還停留在收集、整理、保管等工作層面，企業(yè)檔案管理較為被動，檔案信息化建設(shè)較為緩慢，檔案信息沒有得到充分開發(fā)和利用[2]。

1.2 缺乏檔案信息化開發(fā)利用的設(shè)備儀器

要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，檔案信息化開發(fā)利用，就必須保證強(qiáng)大技術(shù)支持，這離不開計(jì)算機(jī)軟硬件，相應(yīng)設(shè)備儀器，因此必須完成基礎(chǔ)設(shè)備構(gòu)建。但現(xiàn)階段，大部分企業(yè)投入檔案信息化開發(fā)利用的設(shè)備明顯不足，使用設(shè)備都為企業(yè)現(xiàn)有的設(shè)備，導(dǎo)致檔案信息開發(fā)缺乏強(qiáng)大技術(shù)支持。檔案信息化開發(fā)利用對設(shè)備具有較為嚴(yán)格的要求，而計(jì)算機(jī)、交換機(jī)、寬帶等設(shè)施存在差異，容易導(dǎo)致設(shè)備之間不匹配，造成檔案信息化處理效率低下。此外，大多數(shù)企業(yè)也缺乏根據(jù)企業(yè)自身需求開發(fā)相應(yīng)檔案管理軟件的能力[3]。

1.3 缺乏檔案信息化開發(fā)利用的專業(yè)人才

傳統(tǒng)的檔案管理工作，檔案管理人員只要做好檔案收集、整理、保管等工作，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)要求不高。但隨著檔案信息化建設(shè)，導(dǎo)致檔案信息化開發(fā)利用工作對檔案管理人員專業(yè)性要求較高，不僅要具備檔案專業(yè)知識、還要具備利用計(jì)算機(jī)分析、處理檔案信息的能力，現(xiàn)階段企業(yè)無疑嚴(yán)重缺乏檔案信息化開發(fā)利用的專業(yè)人才，需要加快具有檔案信息化建設(shè)能力的專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)。

1.4 檔案信息化開發(fā)利用安全性不高

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，給人們生活、工作帶來便利的同時，也為信息安全帶來了威脅。現(xiàn)階段檔案信息化開發(fā)利用較為嚴(yán)重的問題就是檔案信息的安全性難以保證，尤其對于企業(yè)而言，檔案信息一旦泄露，會對其生存、發(fā)展產(chǎn)生巨大威脅。目前企業(yè)檔案信息化開發(fā)利用安全性不高，主要原因是我國關(guān)于檔案信息化問題的法律法規(guī)尚未健全，檔案信息化在檔案法律基本處于真空狀態(tài)，而檔案信息化開發(fā)利用技術(shù)方面和人員管理方面也存在安全隱患[4]。

2 加強(qiáng)檔案信息化開發(fā)利用的對策

2.1 提高檔案信息化開發(fā)利用意識

隨著信息時代的到來，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，加強(qiáng)檔案信息化開發(fā)利用迫在眉睫。而要加強(qiáng)檔案信息化開發(fā)利用，首先就要從對企業(yè)員工進(jìn)行檔案信息化建設(shè)知識培訓(xùn)入手，提高企業(yè)檔案信息化開發(fā)利用意識。企業(yè)管理層要提高對檔案信息化開發(fā)利用的重要性認(rèn)識，提高檔案信息化建設(shè)意識，加大資金投入、加快相關(guān)企業(yè)規(guī)章制度建設(shè)，盡快完善檔案信息化建設(shè)，提高檔案信息化開發(fā)利用。此外，要做好企業(yè)各部門、各員工檔案信息化建設(shè)的宣傳工作，講解檔案信息化建設(shè)的目的、意義，讓所有員工認(rèn)識到檔案信息化開發(fā)利用的重要性，調(diào)動所有員工參與到檔案信息化建設(shè)中，潛移默化提高企業(yè)員工檔案信息化開發(fā)利用意識[5]。

2.2 加大檔案信息化開發(fā)利用的設(shè)備投入

企業(yè)應(yīng)加大檔案信息化開發(fā)利用資金投入，盡快完善基礎(chǔ)設(shè)備、設(shè)施構(gòu)建，投入檔案信息化開發(fā)利用中，滿足其基礎(chǔ)條件。企業(yè)要購置匹配檔案信息化開發(fā)利用的硬件設(shè)施，并根據(jù)自身情況、發(fā)展方向等開發(fā)檔案信息化開發(fā)利用的軟件，提高檔案信息化開發(fā)效率。自身?xiàng)l件不足的企業(yè)，可以與軟件公司工作開發(fā)，要求軟件公司按照自身要求開發(fā)相應(yīng)軟件，滿足檔案信息化開發(fā)利用需求。此外，企業(yè)還應(yīng)做好設(shè)備管理工作，定期保養(yǎng)維護(hù)，保證設(shè)備處于良好的工作狀態(tài)，提高檔案信息化開發(fā)利用[6]。

2.3 加快檔案信息化開發(fā)利用專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案信息化開發(fā)利用工作對檔案管理人員專業(yè)性、技術(shù)性要求較高，因此企業(yè)應(yīng)加快檔案信息化開發(fā)利用專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)具有檔案信息化開發(fā)利用能力的檔案管理人才。企業(yè)加強(qiáng)具有專業(yè)檔案只是、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)分析處理能力的復(fù)合型人才的招聘，提高薪資標(biāo)準(zhǔn)、福利待遇吸引專業(yè)人才。此外企業(yè)還應(yīng)定期對現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識、技能培訓(xùn)、考核，督促管理人員完善自我，提高檔案信息化開發(fā)利用綜合素質(zhì)，為檔案信息化開發(fā)利用提供人才基礎(chǔ)。

2.4 提供檔案信息化開發(fā)利用安全保障

隨著檔案信息化建設(shè)的加快，相關(guān)政府部門應(yīng)盡快完善檔案信息化的法規(guī)條例，為企業(yè)檔案信息化開發(fā)利用提供法律保護(hù)，提高一定的安全保障。此外，企業(yè)也應(yīng)做好要檔案信息系統(tǒng)安全防護(hù)工作，從購買先進(jìn)病毒防御軟件，做好檔案信息系統(tǒng)漏洞監(jiān)測、及時安裝系統(tǒng)補(bǔ)丁等入手，提高檔案信息化開發(fā)利用安全性。另外，企業(yè)還應(yīng)做好檔案管理人員的管理工作，對檔案管理人員積極開展道德素質(zhì)教育、職業(yè)素質(zhì)教育，制定相應(yīng)規(guī)章制度，防止人為泄露檔案信息。

2.5 建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫

企業(yè)應(yīng)建設(shè)自身檔案信息數(shù)據(jù)庫，使得在一定范圍內(nèi)形成檔案信息資源共享，由各部門將部門檔案信息輸入，檔案管理人員進(jìn)行管理。此外還應(yīng)建立相應(yīng)檔案收藏目錄、檢索目錄，對數(shù)據(jù)庫的使用權(quán)限等，更好幫助檔案管理人員進(jìn)行檔案信息化開發(fā)利用。

3 結(jié)語

總之，隨著信息時代帶來，信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)、檔案信息化開發(fā)利用成為檔案管理的重點(diǎn)研究方向，檔案管理者要提高對檔案信息化開發(fā)利用的重視度，不斷完善自身專業(yè)能力，應(yīng)用技術(shù)和設(shè)備做好檔案信息化管理工作，發(fā)揮檔案信息資源的全部價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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