新時(shí)期加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的對策

馮治霞

摘 要：機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理記載著單位的歷史發(fā)展歷程，也為未來單位的檔案決策工作提供參考信息。隨著我國的經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展，時(shí)代在不斷進(jìn)步，檔案管理作為機(jī)關(guān)單位重要的管理體系之一，加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理對機(jī)關(guān)單位有著重要的意義。本文主要分析了當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案工作存在的問題，并提出加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的重要對策，旨在提高機(jī)關(guān)單位檔案管理的水平。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；問題；優(yōu)化；實(shí)施措施

新時(shí)期我國機(jī)關(guān)單位職工數(shù)量再不斷增長，單位的管理壓力也隨之增大，同時(shí)也給檔案管理帶來更高的要求?，F(xiàn)階段，機(jī)關(guān)檔案管理工作中普遍存在缺乏有效管理監(jiān)督機(jī)制、使用率低下、管理人員專業(yè)素質(zhì)不足、新技術(shù)新設(shè)備使用效率低等問題，嚴(yán)重阻礙了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的管理水平，因此，必須加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理，對機(jī)關(guān)檔案管理進(jìn)行優(yōu)化。

1 當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案工作的現(xiàn)狀

1.1 機(jī)關(guān)單位檔案管理缺乏有效管理監(jiān)督機(jī)制

機(jī)關(guān)事業(yè)單位一般隸屬于政府，一直以來在工作形式和內(nèi)容上風(fēng)格變化不大，在管理制度上也是如此。隨著社會發(fā)展時(shí)代變革，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理制度沒有跟上時(shí)代變化，以至于一些傳統(tǒng)工作方式已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展需求。就目前看，機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理制度上革新不多，導(dǎo)致在現(xiàn)行機(jī)制運(yùn)行中制度不健全，管理上存在較大問題。有的機(jī)關(guān)檔案管理缺乏有效監(jiān)督機(jī)制，忽視了檔案在機(jī)關(guān)單位中的重要性，在檔案管理過程中沒有按照流程進(jìn)行，如有的檔案卷宗標(biāo)題、序列號不規(guī)范，卷宗內(nèi)容缺少目錄，組卷歸檔不系統(tǒng)、不合理，在檔案收集過程中，缺乏有效甄別檔案種類，一般檔案和保密檔案混放，更沒有對檔案管理全程進(jìn)行有效監(jiān)督管理，導(dǎo)致這些檔案在歸檔借閱中缺乏保密措施，還有的機(jī)關(guān)內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)對檔案建設(shè)缺乏有效認(rèn)識，檔案室建設(shè)長期落后，有的檔案室如同倉庫，檔案卷宗隨意擺放、缺少必要存儲設(shè)備[1]。雖然機(jī)關(guān)檔案工作也有相關(guān)管理制度，但重視不夠、疏于執(zhí)行，導(dǎo)致檔案管理形同虛設(shè)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理缺乏制度，將大大降低檔案所具有的真實(shí)和利用價(jià)值，這也成為機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重點(diǎn)。

1.2 機(jī)關(guān)檔案使用率低下

機(jī)關(guān)事業(yè)單位屬于政府部門機(jī)構(gòu)，不同于企業(yè)、公司部門重視經(jīng)濟(jì)利益，長期以來在工作中不注重效率和效益，形成一定的官僚拖拉作風(fēng)，機(jī)關(guān)檔案管理也是如此，對檔案資源、信息資源從沒有做過宣傳，長期忽視管理，沒能很好發(fā)揮作用，這就讓機(jī)關(guān)檔案原本具有的經(jīng)濟(jì)社會效益得不到發(fā)揮，一些機(jī)關(guān)檔案被收集歸檔后被鎖入卷柜束之高閣，在塵封的歲月中慢慢失去其應(yīng)有的時(shí)代價(jià)值。等待它們的命運(yùn)是檔案到期后被付之一炬淪為垃圾。一些機(jī)關(guān)檔案管理仍采用傳統(tǒng)意義上的檔案管理思想，不但采集歸檔繁瑣，查閱過程也需多道手續(xù)，嚴(yán)重阻礙了我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理使用效率。

1.3 機(jī)關(guān)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不足，新技術(shù)新設(shè)備使用效率低

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的檔案室工作人員，普遍存在缺乏檔案管理技能的特點(diǎn)，很多工作人員是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)委派，沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，對檔案管理工作并不熟悉，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)新設(shè)備使用上，更顯得檔案管理技術(shù)技能捉襟見肘。一些機(jī)關(guān)檔案管理人員仍存在手工檢索現(xiàn)象。從機(jī)關(guān)檔案工作人員選編和使用上能看出一些機(jī)關(guān)單位對檔案管理工作并不重視，也忽視了對檔案管理人員的崗位培訓(xùn)，雖然能跟隨時(shí)代發(fā)展為檔案室配備加裝計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等設(shè)備，但理論與實(shí)際操作始終不能同步，讓一些檔案管理人員無法操作這些現(xiàn)代化檔案辦公管理設(shè)備，加之管理制度松懈，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、通信設(shè)備架設(shè)也落后于技術(shù)更新，導(dǎo)致現(xiàn)代檔案管理基礎(chǔ)硬件不達(dá)標(biāo)，雖然采用計(jì)算機(jī)檢索檔案，但檢索軟件更新對硬件及網(wǎng)絡(luò)要求的增高，軟硬件不兼容問題層出不窮，檔案自動檢索出現(xiàn)延遲、重新檢測現(xiàn)象，讓一些機(jī)關(guān)檔案管理始終徘徊在低檔運(yùn)行環(huán)境中[2]。人員專業(yè)素質(zhì)不過關(guān)和基礎(chǔ)硬件不達(dá)標(biāo)，導(dǎo)致一些機(jī)關(guān)檔案新技術(shù)新設(shè)備使用效率低下，大大降低整個(gè)檢索的效率，因此降低了整體的有效性。

2 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的重要對策

2.1 革新檔案工作管理理念

由于一些機(jī)關(guān)單位檔案管理缺乏有效的監(jiān)督機(jī)制，相對于軟、硬件不達(dá)標(biāo)而言，檔案管理思想理念的轉(zhuǎn)變更加重要，由于機(jī)關(guān)單位屬性特點(diǎn)，應(yīng)對時(shí)代變化能力稍顯滯后，檔案管理理念受傳統(tǒng)思想束縛影響較重，不利于適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展。因此要改變這樣局面，首先要改變現(xiàn)階段機(jī)關(guān)檔案管理理念，要結(jié)合時(shí)代發(fā)展需求，以新理念、新技術(shù)推動機(jī)關(guān)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)高效檔案管理。由于機(jī)關(guān)檔案大部分有保密價(jià)值，在建檔過程中要不斷提升安全設(shè)置，加強(qiáng)對檔案的安全管理。

2.2 檔案管理庫房利用新技術(shù)、新設(shè)備，全面實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、智能化

機(jī)關(guān)檔案要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，需要全方面對檔案工作進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)，首先是檔案庫房管理上要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，要在檔案室建立現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，要全面應(yīng)用計(jì)算機(jī)自動化技術(shù)，庫房內(nèi)文本檔案倉庫內(nèi)要安裝實(shí)時(shí)監(jiān)控設(shè)備，對室內(nèi)溫度、潮濕、干燥等安全隱患進(jìn)行自動監(jiān)控和干預(yù)，由計(jì)算機(jī)智能程序負(fù)責(zé)，確保整個(gè)檔案倉庫24小時(shí)都會在監(jiān)控下確保安全和防盜，解決了檔案室需要工作人員人工監(jiān)護(hù)問題[3]。機(jī)關(guān)單位要盡量全面推廣電子文檔，電子文檔具有節(jié)能環(huán)保、內(nèi)容豐富、易于傳遞收藏特點(diǎn)，相對于紙質(zhì)文檔來說具有無與倫比的優(yōu)勢，而且電子文檔更容易檢索應(yīng)用，使用者可通過移動網(wǎng)絡(luò)輸入相應(yīng)指令，不受地域限制查閱、下載文檔資料，體現(xiàn)了現(xiàn)代高科技帶給檔案管理使用上的便利。與此同時(shí)，機(jī)關(guān)檔案管理工作者要積極將原有紙質(zhì)檔案文件轉(zhuǎn)換成電子文檔，通過掃描、影像技術(shù)將紙質(zhì)文檔資料轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)存入相應(yīng)電子檔案目錄中，這些措施對機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作起到優(yōu)化作用。

2.3 加強(qiáng)工作人員技能培訓(xùn)，對機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行歸類，提高檔案管理安全性

從現(xiàn)代科技能力來看，先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)也需要人來操控，人才是整個(gè)檔案工作的重點(diǎn)核心，為有效優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案管理，必須要對機(jī)關(guān)檔案管理人員系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理升級培訓(xùn)，要對整個(gè)培訓(xùn)過程進(jìn)行全程監(jiān)控，最終只有合格者才能勝任檔案室工作任務(wù)，這樣做才能全方面優(yōu)化改善機(jī)關(guān)檔案管理工作，全面提升機(jī)關(guān)檔案工作管理效率。

3 結(jié)束語

綜上所述，檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的一項(xiàng)重要組成部分，是機(jī)關(guān)單位的無形資產(chǎn)。新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位要不斷規(guī)范化和信息化，主要各方面的綜合配合，革新檔案工作管理理念，全面實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、智能化，加強(qiáng)工作人員技能培訓(xùn)，才能提高檔案管理安全性，從而促進(jìn)我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的全面發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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