水庫(kù)工程檔案分類管理與策略

摘 要：水庫(kù)的建設(shè)有助于防洪，對(duì)工業(yè)、農(nóng)業(yè)用水發(fā)揮了巨大的作用。在水庫(kù)建設(shè)和管理的過(guò)程中留下了大量珍貴的工程技術(shù)資料，這些工程檔案對(duì)水庫(kù)有著重要的影響，本文對(duì)科技檔案在分類管理與利用進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：水庫(kù)建設(shè)；工程檔案；分類管理與策略

1 水庫(kù)工程檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 工程檔案設(shè)備不完善，投資少

雖然我國(guó)在水庫(kù)工作方面投入了一定的資金，但是在工程檔案設(shè)備這一方面的投入量卻有一定的有限程度，導(dǎo)致了科技檔案設(shè)備不完善，管理工作效率效益不高的現(xiàn)象。其實(shí)水庫(kù)工程檔案的管理工作和管理設(shè)備都需要資金做強(qiáng)力的后盾，這樣才能提高工程檔案的管理水平，使管理更加的合理標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。

1.2 工程檔案管理人員專業(yè)知識(shí)匱乏，自身素質(zhì)有待加強(qiáng)

很多水庫(kù)的工程檔案管理人員一般都是用非檔案專業(yè)管理人員代替，這些工作人員沒有豐富的專業(yè)知識(shí)，也沒有經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，因此缺乏管理的專業(yè)知識(shí)技術(shù)，對(duì)工程檔案知識(shí)進(jìn)行一般的收集整理、歸納存放等，電子工程檔案也是如此，致使工程檔案管理問(wèn)題成為一個(gè)難題，無(wú)法充分發(fā)揮工程檔案的作用。

1.3 有關(guān)部門管理意識(shí)薄弱，工程檔案管理人員責(zé)任不強(qiáng)

管理人員對(duì)工程檔案的管理工作不給予高度的重視，思想觀念還停留在傳統(tǒng)上面，只覺得科技檔案的管理工作沒有任何意義，就是對(duì)資料進(jìn)行收集整理，歸納存放而已，而且又沒有任何經(jīng)濟(jì)價(jià)值。除此之外有關(guān)部門的管理意識(shí)不強(qiáng)，沒有對(duì)有關(guān)項(xiàng)目的各種資料進(jìn)行管理，同時(shí)也沒有加強(qiáng)對(duì)資料的收集整理、歸納存放，等到項(xiàng)目工作完成后，才把大量且凌亂的資料拿給科技檔案管理人員。

2 水庫(kù)工程檔案的分類與標(biāo)注方法

2.1 根據(jù)水利部《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》〔水辦[2005]480號(hào)〕和《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等有關(guān)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范，結(jié)合水庫(kù)工程建設(shè)特點(diǎn)將水庫(kù)工程檔案分為：建設(shè)管理、勘測(cè)設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收五類。

2.2 檔號(hào)的標(biāo)注方法

檔號(hào)：由分類號(hào)、類別代碼、案卷順序號(hào)和間隔號(hào)組成。

分類號(hào)：以建設(shè)管理、勘測(cè)設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收進(jìn)行檔案分類，由工程項(xiàng)目代字和類別代碼組合。

案卷順序號(hào)：用阿拉伯?dāng)?shù)字1、2、3……分別編制流水號(hào)。

間隔號(hào)：上位類和下位類之間用“·”間隔號(hào)，分類號(hào)與案卷號(hào)用“——”間隔號(hào)。

2.3 具體分類方法

1）建設(shè)管理類（DJKC·1）

主要包括上級(jí)部門批文、工程相關(guān)合同、招投標(biāo)資料、工程建設(shè)管理有關(guān)制度、基本建設(shè)月報(bào)等資料，分別進(jìn)行分類組卷。

2）勘測(cè)設(shè)計(jì)類（DJKC·2）

主要包括工程地質(zhì)勘察報(bào)告、大壩安全鑒定資料、初步設(shè)計(jì)及施工圖等資料，分別進(jìn)行分類組卷。

3）施工類（DJKC·3）

主要包括開工報(bào)驗(yàn)資料，原材料出廠合格證、質(zhì)量檢測(cè)，混合物試樣抽檢，施工日志、施工月報(bào)，隱蔽工程驗(yàn)收記錄，自檢資料，往來(lái)文件，驗(yàn)收申請(qǐng)，竣工圖，影像等資料，分別進(jìn)行分類組卷。

4）監(jiān)理類（DJKC·4）

主要包括監(jiān)理合同、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理管理制度、進(jìn)場(chǎng)通知、會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理日志、監(jiān)理通知、監(jiān)理抽檢資料、監(jiān)理旁站記錄、見證取樣等資料，分別進(jìn)行分類組卷。

5）竣工驗(yàn)收類（DJKC·5）

工程驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告及批復(fù)、各參建單位工作報(bào)告、檔案專項(xiàng)驗(yàn)收意見、竣工技術(shù)預(yù)驗(yàn)收工作報(bào)告、竣工驗(yàn)收鑒定書，蓄水安全評(píng)價(jià)報(bào)告、竣工驗(yàn)收質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告、竣工審計(jì)資料，分部單位工程驗(yàn)收鑒定書，圖片聲像等資料，分別進(jìn)行分類組卷。

3 水庫(kù)工程檔案管理與利用問(wèn)題的解決措施

3.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、明確職責(zé)

項(xiàng)目法人對(duì)工程檔案工作負(fù)總責(zé)。建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位和監(jiān)理單位必須加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入工程項(xiàng)目建設(shè)與管理工作中，明確相關(guān)部門、人員的崗位職責(zé)，健全制度，統(tǒng)籌安排檔案工作經(jīng)費(fèi)，確保月亮灣水庫(kù)工程檔案工作的正常開展。建設(shè)單位在做好自身產(chǎn)生檔案的收集、整理、保管工作，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各參建單位歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。按照魯?shù)榭h月亮灣水庫(kù)建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍的內(nèi)容，建設(shè)單位負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查和培訓(xùn)指導(dǎo)設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位開展工程項(xiàng)目檔案的收集、整理、立卷歸檔工作，全面負(fù)責(zé)建設(shè)前期、建設(shè)管理等文件材料的收集、整理、立卷、歸檔等工作；設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)完成設(shè)計(jì)類文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，按要求向建設(shè)單位移交；施工單位負(fù)責(zé)完成相應(yīng)的施工文件材料、工藝設(shè)備文件材料、科研項(xiàng)目文件材料、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備試生產(chǎn)文件、財(cái)務(wù)器材等的收集、整理、立卷和歸檔工作，按要求向建設(shè)單位移交；監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)理文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，按要求向建設(shè)單位移交，在設(shè)計(jì)階段，對(duì)勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔進(jìn)行監(jiān)督、檢查，在施工階段，對(duì)施工單位的工程文件的形成、積累、立卷歸檔進(jìn)行監(jiān)督、檢查。施工單位、監(jiān)理單位共同完成竣工文件的收集、整理、立卷和歸檔工作。

3.2 加強(qiáng)管理工作人員的自身素質(zhì)，提高他們的綜合能力

第一，有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理工作人員的培訓(xùn)，提高他們專業(yè)知識(shí)的水平，例如，讓他們熟悉熟知《水利科學(xué)技術(shù)文件材料歸檔范圍和保管期限表》等。第二，工程檔案管理人員必須加強(qiáng)自身素質(zhì)，不進(jìn)要求具備豐富的專業(yè)知識(shí)，還要自覺的學(xué)習(xí)有關(guān)方面的專業(yè)技術(shù)。第三，由于工程檔案管理需要用到計(jì)算機(jī)做管理工具，因此這就要求工程檔案管理工作人員必須加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)操作的學(xué)習(xí)。第四，有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)該要求工作人員對(duì)有關(guān)水庫(kù)工程的水利方面基本知識(shí)的學(xué)習(xí)，這樣有助于準(zhǔn)確無(wú)誤的找出檔案使用者需要的資料。第五，還應(yīng)該加強(qiáng)系統(tǒng)內(nèi)部管理人員的交流培訓(xùn)，借鑒優(yōu)秀的管理方法，摒棄不科學(xué)的管理方法，從而滿足實(shí)現(xiàn)水庫(kù)對(duì)工程檔案的工作需要。

3.3 完善管理制度，落實(shí)責(zé)任人

有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)管理意識(shí)，投入相應(yīng)的資金在階級(jí)檔案管理的工作上，定期的對(duì)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行維修維護(hù)；同時(shí)還要樹立管理人員的管理意識(shí)，完管理制度，配置專門的管理人員對(duì)工程檔案進(jìn)行管理，落實(shí)責(zé)任人，明確工作人員的職責(zé)范圍，除此之外，還要嚴(yán)格要求相關(guān)工作人員必須確保工程檔案與工程項(xiàng)目的“同步管理”。

3.4 利用現(xiàn)代化技術(shù)，提高科技檔案的管理水平

水庫(kù)工程檔案隨著時(shí)間的增加而增加，太多的檔案資料便于檔案管理人員的尋找。因此這就要求檔案管理工作人員利用現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)工程檔案資料進(jìn)行管理，每個(gè)工作人員都應(yīng)該配有相關(guān)的電子檔案管理軟硬件，建立科技檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)科技檔案的自動(dòng)化、智能化，從而提高科技檔案的管理水平。

工程檔案在水庫(kù)工作中占有非常重要的地位，它既為水庫(kù)建設(shè)工作提供強(qiáng)有力的依據(jù)，又是水庫(kù)建設(shè)工作過(guò)程中真實(shí)的記錄資料，工程檔案的利用價(jià)值會(huì)越來(lái)越高，因此我們應(yīng)該增加對(duì)工程檔案的管理，充分發(fā)揮工程檔案為社會(huì)服務(wù)的功能。

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作者簡(jiǎn)介

賈秀平（1970-），女，漢族，河南嵩縣人，本科，河南省洛陽(yáng)市陸渾水庫(kù)管理處館員，主要從事檔案管理工作和研究。