高校檔案部門勤工助學(xué)工作管理探究

白茹花

摘 要： 高校檔案部門設(shè)置勤工助學(xué)崗位，不僅可以緩解檔案部門人手不足帶來的工作壓力，而且為家庭困難大學(xué)生提供了經(jīng)濟(jì)補(bǔ)助和實踐機(jī)會。目前高校檔案部門開展勤工助學(xué)工作普遍存在規(guī)章制度不完善、崗前培訓(xùn)不到位、上崗學(xué)生流動性較強(qiáng)等問題。高校檔案部門應(yīng)建立健全勤工助學(xué)制度，加強(qiáng)崗前培訓(xùn)，專人負(fù)責(zé)指導(dǎo)，采用新的管理理念，使學(xué)生成為檔案部門工作的得力助手。

關(guān)鍵詞： 高校 檔案部門 勤工助學(xué) 工作管理

高校開展的勤工助學(xué)活動指高校大學(xué)生在學(xué)校的統(tǒng)一組織下利用課余空閑時間，通過個人勞動取得合法的勞動報酬，用來改善個人學(xué)習(xí)、生活和經(jīng)濟(jì)條件的社會實踐活動。早在2007年，教育部、財政部聯(lián)合制定的《高等學(xué)校學(xué)生勤工助學(xué)管理辦法》中就明確提出：“各個高校要把大學(xué)生的勤工助學(xué)工作作為日常工作和深化高校改革的重要內(nèi)容，予以高度重視，積極采取切實措施，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。建立學(xué)校黨委領(lǐng)導(dǎo)、行政負(fù)責(zé)、各職能部門參與、團(tuán)學(xué)組織協(xié)助的管理體制?！盵1]（1）在此背景下，高校檔案部門積極響應(yīng)學(xué)校號召，認(rèn)真貫徹落實教育部相關(guān)文件精神，在本部門開展形式多樣的勤工助學(xué)活動。

一、高校檔案部門開展勤工助學(xué)的意義

（一）對檔案部門的影響。

1.適應(yīng)檔案部門發(fā)展的需求。近年來，隨著院校合并、招生規(guī)模擴(kuò)張，高校學(xué)生人數(shù)急劇增多，學(xué)科專業(yè)隨之不斷更新和擴(kuò)展，高校檔案的內(nèi)容和種類變得更加復(fù)雜繁多，這就對高校檔案管理工作提出更高的要求。各高校檔案部門都存在人力資源不足的問題，另有信息技術(shù)的應(yīng)用、數(shù)字化檔案的形成，使傳統(tǒng)檔案利用模式與信息服務(wù)手段共存。檔案館必須在保質(zhì)保量地完成傳統(tǒng)利用服務(wù)工作的同時，還要投入一定人力物力進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，如檔案管理軟件的開發(fā)、數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、設(shè)備的更新、網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)等。隨著在校學(xué)生在升學(xué)、就業(yè)、出國、部隊提干方面，社會各界畢業(yè)生在晉級、評定職稱、學(xué)歷認(rèn)證等方面的需求，使高校檔案部門利用率不斷增長，全校師生和廣大畢業(yè)生對檔案利用服務(wù)質(zhì)量的要求愈來愈高。面對這樣的格局，單檔案部門現(xiàn)有的人力是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，通過招聘勤工助學(xué)學(xué)生，并根據(jù)學(xué)生所學(xué)專業(yè)和不同的課余時間，分配到適合的崗位，協(xié)助檔案部門工作人員工作，成為高校檔案部門緩解人力資源不足的最佳選擇。

2.為檔案部門注入新的活力。長久以來，高校檔案部門一直處于高?？茖W(xué)研究、人才培養(yǎng)、社會服務(wù)、文化傳承四大中心任務(wù)的大后方，屬于不被重視的輔助部門，與一線教學(xué)部門相比，在經(jīng)費、人員、設(shè)備配備方面存在很大差距，存在日常工作量大、檔案管理工作人員不足的情況。檔案部門工作人員雖然工作經(jīng)驗豐富，但整體安于現(xiàn)狀，與學(xué)校其他部門交流較少，導(dǎo)致工作人員視野不寬，有不思進(jìn)取的現(xiàn)象。再加上檔案部門工作人員流動較弱，年齡偏大的同志較多，辦公室氛圍比較沉悶，缺少活力。大學(xué)生年輕好學(xué)，對工作充滿激情。讓大學(xué)生加入檔案部門勤工助學(xué)，能給檔案部門帶來朝氣和活力，活躍工作氛圍，有利于提高工作效率。高校檔案部門工作人員既是大學(xué)生一起工作的同事，又是言傳身教的老師，在工作中不僅要帶好頭，還要注重工作形象。因此，勤工助學(xué)學(xué)生的加入，不僅能改善檔案部門的工作環(huán)境，還能改進(jìn)檔案工作人員的工作作風(fēng)[3]。

（二）對學(xué)生的影響。

1.大學(xué)生自身價值得到體現(xiàn)。在勤工助學(xué)中，學(xué)生通過勞動感受著奉獻(xiàn)帶來的快樂。學(xué)生通過親身經(jīng)歷，得知檔案井井有條、學(xué)校秩序有條不紊都是老師們付出辛勤勞動得來的，更加懂得勞動的重要性，更加愛護(hù)校園的一草一木，遵守學(xué)校紀(jì)律。通過勤工儉學(xué)取得報酬，從中體會父母的不易，更加勤儉節(jié)約、自強(qiáng)自立。

2.培養(yǎng)學(xué)生的自律能力。學(xué)生勤工助學(xué)的過程是一次學(xué)習(xí)和了解檔案的機(jī)會。學(xué)生可以接觸到學(xué)校的歷史資料和往屆畢業(yè)生的學(xué)籍檔案，了解到學(xué)校歷史和現(xiàn)狀，提高學(xué)生自我管理能力。如通過整理教學(xué)類檔案，了解檔案記錄的有關(guān)歷屆學(xué)生在校期間的表現(xiàn)情況，如個人的學(xué)習(xí)考試成績，參加的活動，在校期間獲得的榮譽(yù)，因違反紀(jì)律受到的處罰等。當(dāng)大學(xué)生接觸到這些檔案信息，一定會得到觸動和啟發(fā)，對心理產(chǎn)生潛移默化的影響，促使勤工助學(xué)學(xué)生嚴(yán)格要求自己、管理自己，促使自己成為一名優(yōu)秀的大學(xué)生[4]。

3.培養(yǎng)學(xué)生的自我教育能力。參加勤工助學(xué)，為學(xué)生提供了人際交往、提高自身社會社交能力的鍛煉場景。工作中學(xué)生通過不同的崗位角色，同學(xué)校內(nèi)部的老師、同學(xué)及畢業(yè)的校友等各類人士廣泛接觸，增強(qiáng)與人溝通的能力。在良好的溝通交流環(huán)境下，學(xué)生也增強(qiáng)了自信心。同時，與同學(xué)們分工合作完成老師布置的任務(wù)，鍛煉了學(xué)生的團(tuán)結(jié)協(xié)作能力。

4.培養(yǎng)學(xué)生適應(yīng)社會的能力。通過參加勤工助學(xué)，既提高了學(xué)生的綜合能力，又培養(yǎng)了吃苦耐勞的精神。一般情況下，通過一段時間實踐工作，可以增強(qiáng)學(xué)生服務(wù)意識和工作責(zé)任感，培養(yǎng)與人溝通和交流，與指導(dǎo)老師進(jìn)行業(yè)務(wù)合作的能力，隨著業(yè)務(wù)技能和管理水平的不斷提高，學(xué)生畢業(yè)后能快速適應(yīng)社會。

二、高校檔案部門勤工助學(xué)工作存在的問題

（一）勤工助學(xué)規(guī)章制度不完善。

高校檔案管理部門在勤工助學(xué)工作的管理制度上沒有制定出完整的、細(xì)致的制度，甚至部分高校檔案部門從沒制定過助學(xué)管理制度，而是參考高校統(tǒng)一的勤工助學(xué)要求進(jìn)行管理。檔案管理工作本身具有保密性和專業(yè)性等特點，對勤工儉學(xué)要求比其他部門更加嚴(yán)格。如果不能制定專門的勤工助學(xué)管理制度，那么工作中處理具體事情時就無章可循，給管理工作帶來一定的困難。

（二）崗前培訓(xùn)不到位。

在檔案部門工作需要檔案學(xué)相關(guān)專業(yè)背景知識，檔案分類、編目、錄入等工作需要有一些檔案專業(yè)知識，一些檔案設(shè)備的使用與簡單維護(hù)需要專業(yè)知識作為支撐，而非檔案專業(yè)的學(xué)生在日常生活中幾乎不會接觸到這方面知識。崗前培訓(xùn)不到位，在工作過程中指導(dǎo)老師沒有及時指導(dǎo)或一時督促不到位，就會出現(xiàn)分類錯誤、案卷整理不合格、數(shù)據(jù)系統(tǒng)掛接不對應(yīng)等問題，錯誤的返工會更加費時費力，如果錯誤沒有被及時發(fā)現(xiàn)，就會造成更嚴(yán)重的后果。崗前培訓(xùn)不到位，學(xué)生還會因操作不當(dāng)損壞檔案設(shè)備，給檔案管理部門造成不良的后果。

（三）勤工助學(xué)的學(xué)生流動較大。

檔案管理工作的專業(yè)性強(qiáng)，這就要求勤工助學(xué)的學(xué)生必須有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，有較強(qiáng)的邏輯思維能力，能熟練掌握計算機(jī)操作系統(tǒng)，有駕馭文字的能力，還要工作嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，但檔案部門的工作又是瑣碎的、枯燥無味的，需要學(xué)生做大量重復(fù)性工作，如蓋檔號章、編頁碼、出庫入庫等，在與學(xué)校其他勤工助學(xué)部門酬勞相同的情況下，檔案部門的勤工助學(xué)學(xué)生很難長期干下去，人員流失比較嚴(yán)重。素質(zhì)較高的學(xué)生往往聘到了也留不住，造成的現(xiàn)象就是老師付出精力培養(yǎng)出來一批工作熟練、能獨當(dāng)一面的學(xué)生，但到下個學(xué)期學(xué)生又因為種種原因不愿繼續(xù)留用，形成惡性循環(huán)，影響檔案管理部門的工作效率。

三、對檔案部門勤工助學(xué)工作的建議

（一）建立健全檔案部門勤工助學(xué)制度。

應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》（中華人民共和國教育部令第27號），在學(xué)校勤工助學(xué)管理辦法的基礎(chǔ)上，制定檔案部門勤工助學(xué)管理制度，作為檔案部門開展勤工助學(xué)工作的管理規(guī)范。檔案部門勤工助學(xué)管理制度主要包括四個方面：一是崗位責(zé)任制度，明確勤工助學(xué)崗位要求，落實責(zé)任到人；二是考核制度，對學(xué)生的日常工作表現(xiàn)定期進(jìn)行考核，做到獎優(yōu)罰劣，并將考核結(jié)果反饋給所在院系作為綜合素質(zhì)評定的依據(jù)；三是保密制度，將檔案涉密級別進(jìn)行詳細(xì)劃分，要求學(xué)生對接觸的檔案秘密嚴(yán)格保密，一旦出現(xiàn)泄密行為就將追究本人責(zé)任；四是用工制度，一旦學(xué)生被錄用，就將簽訂用工合同，明確其崗位職責(zé)、合理安排工作時間、薪酬及違規(guī)處罰措施等條款，保障雙方的權(quán)益。

（二）重視崗前教育。

由于一般勤工助學(xué)大學(xué)生都是非檔案專業(yè)的學(xué)生，因此必須進(jìn)行崗前培訓(xùn)。在工作技能方面，通過對檔案管理流程、操作規(guī)范等知識的培訓(xùn)，學(xué)生能夠迅速掌握工作技巧，進(jìn)入工作狀態(tài)。在政治思想方面，老師首先在思想和心理上幫助學(xué)生克服心理壓力，正確面對生活中的困難，堅定樹立戰(zhàn)勝困難的信心和勇氣；二是培養(yǎng)學(xué)生職業(yè)道德素養(yǎng)，增強(qiáng)鞏固工作的責(zé)任心和組織紀(jì)律性；三是灌輸學(xué)生的保密意識，充分認(rèn)識保密的重要性，對在檔案管理中經(jīng)手的重要文件，嚴(yán)守秘密，絕對不能泄密，不斷提高政治覺悟。

在業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)方面，指導(dǎo)學(xué)生先學(xué)習(xí)《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《檔案實體分類方案》《各類檔案歸檔范圍與保管期限》，以學(xué)校編制的《檔案工作手冊》為依據(jù)，指導(dǎo)老師耐心地教會學(xué)生分類、編目、整理、裝訂、錄入檔案管理系統(tǒng)、裝盒、入庫、上架等一系列工作流程。指導(dǎo)老師隨時對學(xué)生的工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，隨時解疑，才能使學(xué)生由各項環(huán)節(jié)都懵懂的生手，歷練成為工作嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案部門助理。

（三）加強(qiáng)溝通，充分尊重與平等對待。

在工作中，勤工助學(xué)的學(xué)生既是檔案部門老師的學(xué)生又是工作中的同事，在工作上，老師要熱情幫助勤工助學(xué)的學(xué)生，有意識地多鼓勵和表揚，發(fā)現(xiàn)錯誤時耐心地指正幫助。在思想上平等溝通，在生活上經(jīng)常噓寒問暖，平時多留意學(xué)生的思想波動，當(dāng)學(xué)生遇到困難和煩惱時及時伸出援手。老師和學(xué)生一起工作的過程也是相互理解、相互學(xué)習(xí)、相互支持、相互提高的過程。通過營造和諧快樂的工作環(huán)境，留住學(xué)生，減少人員流失，有利于檔案工作的開展和順利進(jìn)行。

四、結(jié)語

勤工助學(xué)工作已經(jīng)成為檔案管理工作不可或缺的一部分。勤工助學(xué)的學(xué)生參與檔案部門工作，不但提高了學(xué)生的綜合素質(zhì)，減輕了一些貧困生的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，改善了他們學(xué)習(xí)和生活條件，而且使檔案部門的管理水平和服務(wù)質(zhì)量得到了提升。

參考文獻(xiàn)：

[1]教育部、財政部關(guān)于印發(fā)《高等學(xué)校勤工助學(xué)管理辦法》的通知[Z].教財〔2007〕7，2007.

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