外貿(mào)實(shí)踐工作中如何做好樣品跟單及管理

鄒格兵

摘 要：外貿(mào)實(shí)踐工作中，樣品是確認(rèn)出口產(chǎn)品質(zhì)量的重要依據(jù)，一件雜貨出口從前期談判到合同履行再到爭(zhēng)議索賠都涉及到樣品，能否正確提供、制作、發(fā)送、跟進(jìn)樣品關(guān)乎到企業(yè)能否獲得訂單以及訂單能否順利履行。但是很多外貿(mào)銷售人員卻對(duì)企業(yè)對(duì)外發(fā)送樣品的程序、注意事項(xiàng)以及定做樣品的跟單業(yè)務(wù)技巧缺少了解，不僅使企業(yè)需要花更多的時(shí)間和金錢(qián)處理樣品相關(guān)問(wèn)題，也降低了企業(yè)通過(guò)樣品贏得最終訂單的可能性。所以企業(yè)如何做好樣品跟單及管理工作值得研究。

關(guān)鍵詞：樣品；跟單；樣品費(fèi)用；慕容家居

外貿(mào)實(shí)踐工作中，樣品（SAMPLE）通常是指由買方或是賣方提供的能夠代表將成交或是已成交貨物大貨品質(zhì)的少量產(chǎn)品，是國(guó)際貨物買賣合同商訂以及履行過(guò)程中有關(guān)出口產(chǎn)品質(zhì)量的重要依據(jù)。在筆者所經(jīng)營(yíng)的浙江慕容時(shí)尚家居有限公司（以下簡(jiǎn)稱“慕容家居”）的出口業(yè)務(wù)中每一單從合同商訂到合同履行都會(huì)涉及到樣品，但是公司很多新入職人員卻對(duì)樣品發(fā)送程序、注意事項(xiàng)以及定做樣品的跟單業(yè)務(wù)技巧缺少正確理解和認(rèn)識(shí)。為此，筆者根據(jù)慕容家居的實(shí)際情況對(duì)樣品有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行了梳理，以期幫助新入職人員更好地掌握有關(guān)樣品跟單與管理的知識(shí)與技巧，也可以給更多的外貿(mào)出口企業(yè)帶來(lái)一定的參考作用。

一、企業(yè)對(duì)外發(fā)送樣品的程序

外貿(mào)實(shí)踐工作中，由于企業(yè)對(duì)外發(fā)送樣品的程序不清，銷售人員在交易磋商過(guò)程中遇到國(guó)外客戶要求發(fā)送樣品時(shí)就會(huì)被是否發(fā)送樣品？如何收取相關(guān)費(fèi)用？由誰(shuí)做出最終決定等問(wèn)題所困擾。為解決這些問(wèn)題，慕容家居在內(nèi)部明確了對(duì)外發(fā)送樣品的程序。

（一）客戶有效性初步判定

客戶有效性初步判定主要是針對(duì)未成交過(guò)的新客戶而言，慕容家居要求外貿(mào)銷售人員從三個(gè)方面初步判定客戶是否有效。首先，客戶的詢盤(pán)是否為公司的主營(yíng)產(chǎn)品及詢盤(pán)內(nèi)容是否詳細(xì)到足以報(bào)價(jià)；其次，客戶簽名檔所列聯(lián)系方式（重點(diǎn)看是否有電話、網(wǎng)站）是否齊全，需要實(shí)際打電話過(guò)去查看是否有人接聽(tīng)，以此在一定程度上判斷客戶是否真實(shí)存在；最后，確認(rèn)己方產(chǎn)品是否在客戶的經(jīng)營(yíng)范圍之內(nèi)，如客戶有網(wǎng)站就瀏覽查看分析，如客戶沒(méi)有網(wǎng)站通過(guò)搜索引擎看是否有相關(guān)產(chǎn)品歷史采購(gòu)信息。答案都是正面的話則初步判定客戶有效，可以考慮發(fā)送樣品。

（二）樣品發(fā)送費(fèi)用確認(rèn)

第一，樣品自身費(fèi)用。慕容家居在一定程度上把樣品自身費(fèi)用作為海外市場(chǎng)開(kāi)發(fā)必要支出的一部分，每一年都會(huì)有相應(yīng)免費(fèi)樣品費(fèi)用的預(yù)算，根據(jù)客戶及所要求的樣品不同，有以下3種處理方式。首先，常規(guī)樣品在貨值與國(guó)際運(yùn)輸費(fèi)用相差不多的情況下，經(jīng)判定為有效客戶只要其愿意承擔(dān)運(yùn)輸?shù)荣M(fèi)用，可以免費(fèi)提供。對(duì)于貨值遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于運(yùn)輸費(fèi)用的情況，新客戶收取樣品費(fèi)用，但是承諾下單后返還其支付的樣品費(fèi)用；老客戶則視情況而定，如果是多次合作且賺取的利潤(rùn)遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于本次發(fā)送樣品的成本，可以免費(fèi)提供，如果合作的次數(shù)少且賺取的利潤(rùn)還沒(méi)有本次要發(fā)送樣品的成本多，則考慮收取樣品費(fèi)用，同樣承諾下單后返還。其次，定做樣品通常來(lái)說(shuō)對(duì)于新老客戶都要收費(fèi)，但是承諾客戶下單后返還定做樣品的相關(guān)費(fèi)用。不過(guò)慕容家居承諾返還定做樣品的相關(guān)費(fèi)用是有一定條件的，即需要單次訂單數(shù)量或是1年內(nèi)累計(jì)訂單數(shù)量達(dá)到一定數(shù)量（不同產(chǎn)品會(huì)有所不同），這樣才能將定做樣品的相關(guān)費(fèi)用有效分?jǐn)偟絾挝划a(chǎn)品的價(jià)格中去，使返還客戶樣品定做費(fèi)用變得可行。最后，慕容家居對(duì)于重要客戶會(huì)有一定的特殊政策。即對(duì)還未建立業(yè)務(wù)關(guān)系的行業(yè)內(nèi)知名買家（新客戶）及已經(jīng)建立業(yè)務(wù)關(guān)系且下單數(shù)量穩(wěn)定的老客戶，通常免費(fèi)提供常規(guī)樣品甚至可以免費(fèi)定做樣品，對(duì)于行業(yè)內(nèi)知名買家以真正開(kāi)始合作為目的，對(duì)于符合條件的老客戶則以持續(xù)合作下去為目的，這兩類重要客戶都可以不計(jì)較樣品自身費(fèi)用。

第二，國(guó)際運(yùn)輸費(fèi)用。慕容家居通常要求國(guó)際運(yùn)輸費(fèi)用由需用樣品的客戶支付，如果客戶有一些大快遞公司（慕容家居的樣品通常通過(guò)快遞運(yùn)輸發(fā)送給客戶）的到付賬號(hào)或是可以自行安排運(yùn)輸公司收取樣品最好。否則需要客戶提前支付運(yùn)輸費(fèi)用，由慕容家居代付給運(yùn)輸公司。需要特別說(shuō)明的是，由慕容家居代付運(yùn)輸費(fèi)用時(shí)，實(shí)際費(fèi)用金額通常是與第三方快遞代理公司確認(rèn)，第三方快遞代理公司由于發(fā)貨量較大可以從UPS、FEDEX， DHL等大快遞公司拿到較好的折扣，即使他們加上一定的利潤(rùn)也要比企業(yè)直接通過(guò)快遞公司發(fā)樣省1/3以上，而這1/3的差額足以影響客戶是否愿意支付運(yùn)輸費(fèi)用的決定。但是，對(duì)于上文中提及的2類重要客戶，可以視具體情況由慕容家居承擔(dān)國(guó)際運(yùn)輸費(fèi)用，目的還是想真正開(kāi)始合作或是使合作持續(xù)下去。不管是樣品自身費(fèi)用還是國(guó)際運(yùn)輸費(fèi)用，如果要由客戶支付，慕容家居都要求外貿(mào)銷售人員與客戶充分確認(rèn)，并實(shí)際收到相應(yīng)費(fèi)用后才能安排樣品的制作及發(fā)送事宜。

（三）做出樣品發(fā)送與否決定

如前文所述，慕容家居的大部分常規(guī)樣品與部分客戶的定做樣品費(fèi)用以及運(yùn)輸費(fèi)用都可以在市場(chǎng)開(kāi)發(fā)費(fèi)用預(yù)算之內(nèi)由公司承擔(dān)，并把特定客戶的樣品收費(fèi)與否、發(fā)送與否的權(quán)限給到每個(gè)外貿(mào)銷售人員。在外貿(mào)實(shí)踐工作中，盡管客戶是否有效可以在一定程度上客觀判斷，但是溝通過(guò)程中的直觀感覺(jué)卻更加重要，只有與客戶直接溝通，外貿(mào)銷售人員才能真正把握客戶的實(shí)際狀況。所以，筆者認(rèn)為由直接溝通的外貿(mào)銷售人員作出樣品發(fā)送與否的決定最為合適。

同時(shí)，為了使外貿(mào)銷售人員能夠充分、有效利用手中的樣品費(fèi)用權(quán)限，慕容家居也作了相應(yīng)限制規(guī)定：對(duì)于工作一年以上的外貿(mào)銷售人員，可以享受上一年銷售總額的2%作為樣品費(fèi)用，在額度之內(nèi)不管是樣品自身費(fèi)用還是運(yùn)輸費(fèi)用都由外貿(mào)銷售人員自行決定；對(duì)于新入職的外貿(mào)銷售人員，原則上按照其所在團(tuán)隊(duì)上一年全部人員平均銷售額的1%作為樣品費(fèi)用，在額度之內(nèi)不管是樣品費(fèi)用還是運(yùn)輸費(fèi)用同樣由銷售人員自行決定，但是其直屬團(tuán)隊(duì)經(jīng)理要對(duì)其指導(dǎo)和管理負(fù)責(zé)，如果其當(dāng)年未能完成與樣品費(fèi)用支出對(duì)應(yīng)的銷售金額，要扣減其下一年的樣品費(fèi)用，不足部分由其團(tuán)隊(duì)經(jīng)理用其個(gè)人額度承擔(dān)，以使團(tuán)隊(duì)經(jīng)理能夠?qū)π聠T工負(fù)責(zé)。與銷售金額對(duì)應(yīng)的樣品費(fèi)用由公司在海外市場(chǎng)開(kāi)發(fā)費(fèi)用預(yù)算內(nèi)承擔(dān)，是否發(fā)送樣品及樣品如何收費(fèi)由銷售人員自行決定，無(wú)須報(bào)上級(jí)審批。公司原則上提倡外貿(mào)銷售人員充分利用手中的樣品費(fèi)用額度拓展海外市場(chǎng)，但是對(duì)于業(yè)績(jī)較上一年度實(shí)現(xiàn)增長(zhǎng)，樣品費(fèi)用支出減少的情況，節(jié)省下來(lái)的樣品費(fèi)用會(huì)在年度結(jié)算時(shí)以特別獎(jiǎng)勵(lì)的形式給到每個(gè)具體的外貿(mào)銷售人員，以此來(lái)保證外貿(mào)銷售人員能夠正確、適當(dāng)利用手中的免費(fèi)樣品費(fèi)用額度。

二、企業(yè)對(duì)外發(fā)送樣品要注意的事項(xiàng)

（一）自檢與拍照片給客戶確認(rèn)相結(jié)合

慕容家居要求不管是常規(guī)樣品還是定做樣品在發(fā)出之前都要經(jīng)過(guò)2次自檢，外貿(mào)銷售人員需到到倉(cāng)庫(kù)或是生產(chǎn)線親自挑選樣品，挑選后先由檢驗(yàn)部門(mén)進(jìn)行檢驗(yàn)和測(cè)試（如果需要），再由外貿(mào)銷售人員進(jìn)行檢查（以感官檢查為主），2次自檢無(wú)誤后，再發(fā)照片給客戶確認(rèn)。拍照時(shí)要多角度或是通過(guò)錄制視頻展示多角度，必要時(shí)可以借助直尺、色卡等工具來(lái)說(shuō)明相關(guān)尺寸、位置以及顏色等，還需要對(duì)客戶特殊要求部分局部拍照，而且必須為高清照片或視頻，可以據(jù)此充分了解樣品的情況，方便客戶發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或是確認(rèn)。需要注意的是通過(guò)郵件發(fā)送高清照片或視頻給客戶之前，要提前發(fā)郵件告訴客戶將會(huì)有大容量的高清照片將附件形式發(fā)給他，請(qǐng)客戶確認(rèn)其郵箱能夠收取大容量附件，也可以先上傳到網(wǎng)盤(pán)，再把下載鏈接發(fā)給客戶由客戶自行下載，客戶確認(rèn)樣品后才能發(fā)送。

（二）選擇有代表性的樣品發(fā)出

不管是常規(guī)樣品還是客戶定做樣品，在發(fā)出時(shí)必須注意選擇有代表性的樣品。太完美或是太差的樣品都不能發(fā)出，即樣品的質(zhì)量既不能偏高也不能偏低。偏高會(huì)給日后大貨生產(chǎn)造成困難，偏低可能導(dǎo)致重新做樣/寄樣（會(huì)增加費(fèi)用和時(shí)間）以及客戶壓價(jià)甚至因樣品太差取消訂單。慕容家居通常會(huì)選擇行業(yè)內(nèi)大貨生產(chǎn)中不可避免的問(wèn)題或在客戶價(jià)格預(yù)算之內(nèi)無(wú)法避免的問(wèn)題的樣品發(fā)給客戶，讓客戶提前對(duì)大貨可能發(fā)生的問(wèn)題做好心理準(zhǔn)備。同時(shí)，如果條件允許在發(fā)送樣品時(shí)應(yīng)留存復(fù)樣，以便后期就樣品相關(guān)問(wèn)題的溝通或是作為將來(lái)大貨檢驗(yàn)的依據(jù)；如果確實(shí)沒(méi)有多余樣品留下，需要通過(guò)拍照、錄制視頻等方法詳細(xì)記錄產(chǎn)品相關(guān)參數(shù)，避免樣品發(fā)出后己方一無(wú)所有、客戶問(wèn)起一無(wú)所知的現(xiàn)象發(fā)生。

（三）要注意樣品及包裝的細(xì)節(jié)

樣品以及樣品包裝的細(xì)節(jié)也是企業(yè)向客戶傳遞專業(yè)性、可靠性的一個(gè)有效途徑。專業(yè)買家可以據(jù)此判斷出賣家是否專業(yè)、是否認(rèn)真以及是否值得信賴。所以慕容家居在樣品發(fā)送之前都會(huì)制作詳細(xì)樣品清單并清楚注明有幾種樣品、幾種配件以及相應(yīng)的數(shù)量，同時(shí)會(huì)用標(biāo)簽注明樣品各部位及配件的名稱、材質(zhì)、相關(guān)制作工藝，使初次接觸此類產(chǎn)品的新客戶也能快速了解樣品，收到樣品后能夠就樣品的相關(guān)事宜與己方順暢溝通。此外慕容家居在樣品包裝上參照了曾經(jīng)的凡客和現(xiàn)在的網(wǎng)易嚴(yán)選的做法，通過(guò)高質(zhì)量的統(tǒng)一包裝來(lái)提升公司的專業(yè)度以及品牌形象并進(jìn)而贏得客戶認(rèn)可。每年都會(huì)定做不同尺寸的7層瓦楞進(jìn)口牛皮紙樣品紙箱及編織袋，上面印有慕容家居的標(biāo)識(shí)與英文名稱及“樣品，無(wú)商業(yè)價(jià)值（SAMPLES， NO COMMERCIAL VALUE）”字樣，在對(duì)應(yīng)的形式發(fā)票上也會(huì)有相同字樣，以便客戶能在收貨時(shí)無(wú)需繳納關(guān)稅而快速清關(guān)。樣品包裝箱只有上下2道透明膠帶封箱，方便客戶拆箱，然后用自動(dòng)打包機(jī)打6道包裝帶加固，最后外面套編織袋。實(shí)際上正是這些發(fā)送樣品的細(xì)節(jié)使慕容家居贏得了客戶的信任和訂單，很多客戶表示收到樣品后有一種驚艷（SURPIRSE）的感覺(jué)并由此產(chǎn)生信任感。

（四）加強(qiáng)樣品資料及留樣的存檔管理

慕容家居要求每個(gè)銷售人員在樣品發(fā)送后都要把樣品的相關(guān)設(shè)計(jì)文件、檢驗(yàn)與測(cè)試報(bào)告、照片、視頻、樣品制作單或申請(qǐng)單以及客戶資料進(jìn)行整理后發(fā)到總經(jīng)辦存檔，留樣同樣需要進(jìn)行標(biāo)記后交由總經(jīng)辦確認(rèn)后在樣品室存檔。因?yàn)橥赓Q(mào)樣品以及訂單的確認(rèn)過(guò)程通常很長(zhǎng)，很可能經(jīng)過(guò)半年甚至更長(zhǎng)時(shí)間才會(huì)下單，對(duì)樣品相關(guān)資料及留樣進(jìn)行存檔管理后，即使當(dāng)時(shí)經(jīng)辦的外貿(mào)銷售人員后期離職也可以通過(guò)查檔確認(rèn)，這一點(diǎn)對(duì)于周期相對(duì)較長(zhǎng)的訂單尤為重要。

（五）自行跟蹤樣品運(yùn)輸軌跡并通知客戶

樣品發(fā)出后要時(shí)刻查詢跟蹤樣品運(yùn)輸軌跡，以防意外發(fā)生。慕容家居曾有一次樣品本該發(fā)往巴基斯坦，但是卻被快遞公司發(fā)到了迪拜的經(jīng)歷。由于相關(guān)外貿(mào)銷售人員沒(méi)有及時(shí)查詢跟蹤，等客戶說(shuō)還沒(méi)有收到樣品的時(shí)候一查樣品已經(jīng)在迪拜了，幾經(jīng)周轉(zhuǎn)才到客戶手里。但是當(dāng)時(shí)樣品是客戶用來(lái)參展的，到客戶手里已經(jīng)過(guò)了展期，錯(cuò)失合作機(jī)會(huì)。從那次以后，慕容家居要求所有銷售人員必須在樣品發(fā)出后每天查詢一遍樣品的運(yùn)輸軌跡。同時(shí)也要通知客戶樣品的發(fā)送情況。外貿(mào)實(shí)踐工作中主要有2次通知：第一次通知為樣品發(fā)出后的當(dāng)天，通知客戶樣品的發(fā)送方式以及跟蹤方式；第二次通知為查詢到樣品已經(jīng)被簽收后的當(dāng)天，詢問(wèn)客戶是否完好收到樣品。

（六）客戶收到樣品后要及時(shí)詢問(wèn)反饋

樣品單是真正訂單的開(kāi)始，所以在客戶收到后有必要進(jìn)行適當(dāng)?shù)母M(jìn)和詢問(wèn)。但是也需要以一顆平常心來(lái)做這件事情，很多時(shí)候如果不是自己的獨(dú)家產(chǎn)品，客戶可能也需要時(shí)間與其他供應(yīng)商的樣品進(jìn)行比較和選擇，發(fā)樣更多是一個(gè)甄選客戶、爭(zhēng)取客戶的的過(guò)程，而不是說(shuō)發(fā)樣就一定會(huì)有訂單。所以一般來(lái)說(shuō)對(duì)收到樣品的客戶跟進(jìn)不要太頻繁以防引起客戶反感。慕容家居的跟進(jìn)頻率通常為樣品簽收的第3天、7天、15天、30天、45天，之后就是常規(guī)及客戶所在國(guó)節(jié)日問(wèn)候或是新產(chǎn)品推薦，但是要求每一次跟進(jìn)都獲得明確回復(fù)，郵件或即時(shí)通訊工具詢問(wèn)沒(méi)有反饋，則需要電話過(guò)去確認(rèn)。凡是發(fā)樣過(guò)的客戶由原來(lái)的銷售人員跟進(jìn)1年，沒(méi)有結(jié)果轉(zhuǎn)給其他銷售人員再跟進(jìn)1年，之后視情況放棄還是換人繼續(xù)跟進(jìn)。

三、企業(yè)如何做好定做樣品跟單業(yè)務(wù)

通常來(lái)說(shuō)，國(guó)外客戶要求定做樣品并為此支付了相關(guān)費(fèi)用，很大可能已經(jīng)有訂單在手，所以企業(yè)能否做好定做樣品跟單業(yè)務(wù)直接關(guān)乎到能否最終拿到訂單。慕容家居通常將定做樣品跟單業(yè)務(wù)分為三個(gè)環(huán)節(jié)：

（一）樣品制作前確認(rèn)設(shè)計(jì)圖紙

定做樣品開(kāi)始制作之前，慕容家居要求銷售人員要與客戶充分溝通，并將歷次溝通結(jié)果以及客戶提供的資料進(jìn)行匯總，形成完整的樣品制作文件給到樣品開(kāi)發(fā)部，由開(kāi)發(fā)部借助電腦軟件制作產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙，在圖紙上標(biāo)明產(chǎn)品的相關(guān)參數(shù)、制造要求及所用材料與配件；設(shè)計(jì)圖紙完成后交物料部以及生產(chǎn)部確認(rèn)，確認(rèn)能夠獲得所需得原材料并能據(jù)此制作樣品后，外貿(mào)銷售人員將設(shè)計(jì)圖紙發(fā)給客戶做最終確認(rèn)，客戶最終確認(rèn)后才能真正開(kāi)始樣品制作。同時(shí)發(fā)《樣品制作單》及設(shè)計(jì)圖紙或是客戶來(lái)樣（如果有）給樣品制作部門(mén)，樣品制作單上需要注明所需樣品份數(shù)及完工時(shí)間，由樣品制作部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字，同時(shí)告知設(shè)計(jì)圖紙或是來(lái)樣由其保存，丟失由其負(fù)責(zé)，如資料需要保密要著重強(qiáng)調(diào)。

（二）樣品制作中實(shí)時(shí)通知進(jìn)展

為了讓客戶能夠充分了解樣品制作進(jìn)展情況，慕容家居要求相關(guān)外貿(mào)銷售人員自行跟進(jìn)樣品制作過(guò)程，并將樣品制作進(jìn)度實(shí)時(shí)通知給客戶，每完成一個(gè)步驟都要實(shí)地拍照或是錄制視頻給客戶確認(rèn)。為了能夠通過(guò)照片或視頻真實(shí)反映樣品制作的情況，慕容家居特別購(gòu)進(jìn)了單反相機(jī)與攝像機(jī)，并安排專人學(xué)習(xí)攝影、攝像及照片、視頻處理技能，根本目的就是盡最大努力讓客戶有一種親臨現(xiàn)場(chǎng)的感覺(jué)，實(shí)時(shí)了解樣品制作進(jìn)展情況。相比之前銷售人員用手機(jī)自行拍照、錄制視頻的隨意發(fā)送，經(jīng)過(guò)專業(yè)設(shè)備拍攝并由專業(yè)人士處理過(guò)的照片和視頻，不僅使客戶清楚地了解到樣品的加工制作情況及進(jìn)展，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并確認(rèn)樣品制作過(guò)程中的相關(guān)問(wèn)題，也提升了企業(yè)在客戶心目中的專業(yè)形象，使客戶知道他的樣品一直有人在跟進(jìn)，讓其相信與之合作的是一家靠譜的公司，與之溝通的是一個(gè)靠譜的人，從而增加客戶對(duì)企業(yè)的信任感，堅(jiān)定其以后下單的信心。

（三）樣品制作完成后及時(shí)與客戶做發(fā)送前確認(rèn)

在樣品制作完成后，根據(jù)不同樣品的實(shí)際情況由檢驗(yàn)部門(mén)進(jìn)行檢驗(yàn)和測(cè)試，檢驗(yàn)和測(cè)試過(guò)程同樣需要拍照和錄制視頻，檢驗(yàn)部門(mén)確認(rèn)沒(méi)有問(wèn)題后，由相關(guān)外貿(mào)銷售人員進(jìn)行復(fù)檢，慕容家居要求外貿(mào)銷售人員能夠?qū)悠返淖罱K表面質(zhì)量負(fù)責(zé)。外貿(mào)銷售人員確認(rèn)無(wú)誤后將相關(guān)照片以及視頻轉(zhuǎn)給客戶查看，客戶確認(rèn)無(wú)誤后才能安排發(fā)送樣品。如果在自檢過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，要通過(guò)照片及視頻告訴客戶是什么問(wèn)題，如何解決，需要延期幾天，如果可以部分確認(rèn)是否需要先發(fā)送部分樣品給客戶還是等改正后一起發(fā)送給客戶確認(rèn)。通過(guò)檢驗(yàn)部門(mén)的檢驗(yàn)及測(cè)試，以及銷售人員與客戶的互動(dòng)檢驗(yàn)，可以最大的程度將樣品問(wèn)題發(fā)現(xiàn)在發(fā)送之前。此外，慕容家居還要求外貿(mào)銷售人員在樣品發(fā)出后客戶收到之前，每天用10分鐘的時(shí)間去再次查看留樣以及相應(yīng)照片與視頻等存檔資料，以期發(fā)現(xiàn)發(fā)出之前己方和客戶都沒(méi)有發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，從內(nèi)部統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)來(lái)看，在樣品發(fā)出之后的查看工作中，實(shí)際發(fā)現(xiàn)樣品問(wèn)題的幾率在10%左右，由于己方已經(jīng)提前發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并想好了處理及改正辦法，通報(bào)給客戶后都得到了客戶諒解。自從慕容家居實(shí)行樣品發(fā)出后查看制度后，從沒(méi)有發(fā)生過(guò)客戶收到樣品后發(fā)現(xiàn)問(wèn)題己方卻一無(wú)所知，不知如何應(yīng)對(duì)的情況。在實(shí)行此制度之前，當(dāng)客戶收到樣品并發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，外貿(mào)銷售人員總是說(shuō)要先去確認(rèn)，現(xiàn)行查看制度下切實(shí)需要改正的重要問(wèn)題已經(jīng)先于客戶發(fā)現(xiàn)并通知，可改可不改的次要問(wèn)題已經(jīng)想好相應(yīng)的解釋和答復(fù)，真正做到了讓客戶安心。

本文以慕容家居樣品跟單及管理的實(shí)踐做法為例，具體分析和說(shuō)明了企業(yè)對(duì)外發(fā)送樣品的程序、注意事項(xiàng)以及定做樣品的跟單工作技巧，希望可以起到一個(gè)拋磚引玉的作用，幫助眾多外貿(mào)出口企業(yè)更好地處理有關(guān)樣品的問(wèn)題，把握住爭(zhēng)取客戶的機(jī)會(huì)。

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