加強(qiáng)住房公積金檔案管理探討

田濱濱

摘 要：住房公積金檔案作為記載住房公積金發(fā)展歷程的原始記錄，有著非常重要的參考憑證作用。隨著住房建設(shè)的改革發(fā)展，住房公積金業(yè)務(wù)檔案的基礎(chǔ)性地位和服務(wù)性功能日顯重要，住房公積金檔案管理已成為住房公積金事業(yè)的重要組成部分，是實(shí)現(xiàn)廣大市民住房保障的重要手段。近幾年來，隨著社會(huì)保障制度改革的深化，保障范圍的越來越廣，做好住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理工作，已成為住房公積金部門的一項(xiàng)重要任務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案；公積金；現(xiàn)狀；發(fā)展；設(shè)想

住房公積金檔案作為記載住房公積金發(fā)展歷程的原始記錄，有著非常重要的參考憑證作用。隨著住房建設(shè)的改革發(fā)展，住房公積金業(yè)務(wù)檔案的基礎(chǔ)性地位和服務(wù)性功能日顯重要，住房公積金檔案管理已成為住房公積金事業(yè)的重要組成部分，是實(shí)現(xiàn)廣大市民住房保障的重要手段。近幾年來，隨著社會(huì)保障制度改革的深化，保障范圍的越來越廣，做好住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理工作，已成為住房公積金部門的一項(xiàng)重要任務(wù)。筆者就如何做好住房公積金檔案工作管理工作談一些粗淺看法。

一、加強(qiáng)住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理的必要性及重要意義

1、加強(qiáng)住房公積金的檔案管理是健全完善住房公積金事業(yè)發(fā)展的必然要求。隨著國(guó)有企業(yè)重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動(dòng)關(guān)系、中斷繳費(fèi)情況大量出現(xiàn)，如何記錄、保存每一位住房公積金繳納人員的繳費(fèi)資料顯得尤為重要，比如：住房公積金登記表、繳存基數(shù)表、工資發(fā)放名冊(cè)、身份證、復(fù)印件、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、機(jī)構(gòu)代碼證等重要資料的妥善保管，有利于有效維護(hù)住房貸款秩序和個(gè)人利益。

2、強(qiáng)化住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理，有利于改善民生，提高服務(wù)質(zhì)量。檔案資料的收集、整理實(shí)際上是對(duì)業(yè)務(wù)工作進(jìn)行有序的梳理和有效的的歸納。對(duì)已完成的業(yè)務(wù)工作進(jìn)行回顧整理、總結(jié)，從中找出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，將對(duì)正在進(jìn)行或進(jìn)一步開展的工作提供良好的借鑒和推動(dòng)、可以為決策者提供準(zhǔn)確的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供服務(wù)，提高辦事效率。檔案資料的收集、整理、歸檔與利用是我們做好住房公積金工作的前提條件。

二、住房公積金檔案的特點(diǎn)

1、住房公積金檔案作者形成廣泛。住房公積金檔案的形成是由住房公積金運(yùn)營(yíng)與管理的部門、經(jīng)辦機(jī)構(gòu)、辦理住房公積金業(yè)務(wù)的相關(guān)單位以及辦理貸款、繳存、提取業(yè)務(wù)的個(gè)人。

2、住房公積金檔案門類多、內(nèi)容豐富。目前，住房公積金檔案主要分為歸集、提取、貸款三類檔案，但是這三類下又具體細(xì)分了很多個(gè)層次。比如貸款又分為樓盤、貸款以及抵押貸款三類，而貸款下又分為新房、二手房、組合以及以貸還貸檔案等等。應(yīng)住房公積金業(yè)務(wù)類型的不同，其檔案的內(nèi)容也存有一定差別。

3、住房公積金檔案的保存時(shí)間有不確定性。住房公積金檔案的保存時(shí)間都在15年以上，其中貸款檔案的保存時(shí)間可能更長(zhǎng)。借款人的檔案從貸前的審查到審批、到的合同的簽訂、到資金的發(fā)放、到還清貸款最長(zhǎng)的需要30年，一旦遇到還貸期間貸款變更或是提前結(jié)清貸款等現(xiàn)象，檔案都隨之發(fā)生變化。

4、住房公積金檔案整理立卷要及時(shí)。住房公積金檔案的形成是業(yè)務(wù)辦理前臺(tái)留存下來的業(yè)務(wù)資料，但是每個(gè)住房公積金所涉及的每個(gè)業(yè)務(wù)之中都有著十分密切的關(guān)系，但是由于每個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)辦理的數(shù)量有著不確定性，因此，需要隨時(shí)就形成的檔案進(jìn)行整理、立卷以及復(fù)核等等，避免造成檔案材料的積壓，同時(shí)有效避免了給下一步業(yè)務(wù)的開展造成阻礙。

三、目前住房公積金檔案管理的現(xiàn)狀

1、住房公積金檔案管理有待進(jìn)一步重視。由于住房公積金檔案工作環(huán)節(jié)繁瑣，加之有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，對(duì)住房公積金檔案的管理缺少相應(yīng)的軟硬件投入，有些部門沒有專門的檔案室，檔案隨意保存、丟失的情況比較嚴(yán)重。

2、檔案管理水平有待進(jìn)一步提高。如今大部分住房公積金機(jī)構(gòu)實(shí)施了檔案的微機(jī)化管理，但由于系統(tǒng)軟件的缺失和人才隊(duì)伍的短缺，因而不能發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的需要。仍有部分住房公積金機(jī)構(gòu)仍然延用過去手工操作的陳舊管理模式，效率低下，直接影響了工作的進(jìn)展。

3、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)有待規(guī)范。住房公積金檔案管理缺乏國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，造成住房公積金檔案的各地管理辦法不統(tǒng)一。哪些資料需要整理歸檔，如何進(jìn)行整理歸檔；哪些資料不需要?dú)w檔，如何銷毀，哪些資科需要分類、分級(jí)管理；哪些資料需要集中統(tǒng)一管理，如何管理；客觀上沒有形成良好的運(yùn)行機(jī)制和工作秩序。主觀上也需要建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理制度和管理程序。

四、加強(qiáng)住房公積金檔案管理的設(shè)想

1、提高住房公積金檔案管的認(rèn)識(shí)程度。積極爭(zhēng)取各級(jí)黨委、政府對(duì)住房公積金檔案工作的重視與支持，加大資金及人力物力投入，切實(shí)解決住房公積金檔案管理工作中存在的實(shí)際困難。如：資金短缺，人員少，庫(kù)房緊張等現(xiàn)實(shí)問題，為建設(shè)和完善住房公積金檔案工作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。

2、盡快制定統(tǒng)一的住房公積金檔案管理辦法，將住房公積金檔案工作納入規(guī)范化管理。管理辦法應(yīng)就住房公積金檔案存儲(chǔ)的內(nèi)容及范圍、檔案室的配套設(shè)備、檔案室的管理、檔案管理人員的職責(zé) 檔案管理軟件的開發(fā)與應(yīng)用等作出較為詳實(shí)的規(guī)定，逐步形成上下管理一致的住房公積金檔案管理體系。

3、積極推進(jìn)住房公積金檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。將住房公積金檔案管理系統(tǒng)納入電子政務(wù)和辦公自動(dòng)化建設(shè)的總體規(guī)劃之中，統(tǒng)籌安排、整體設(shè)計(jì)、同步實(shí)施，要把電子文件的管理納人各單位檔案管理的范疇，制定電子文件歸檔和管理辦法，電子文件要實(shí)行脫機(jī)備份；要與紙質(zhì)文件建立相應(yīng)的有機(jī)聯(lián)系，確保電子文件的齊全完整和信息安全；要加強(qiáng)對(duì)住房公積金檔案動(dòng)態(tài)電子信息的管理，確保動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)齊全、準(zhǔn)確和安全；同時(shí)，加快社會(huì)保障檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)住房公積金檔案信息資源的科學(xué)整合和有效利用。

4、提高住房公積金檔案管理人員素質(zhì)。住房公積金檔案工作是一項(xiàng)政策性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)'的工作，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，具備計(jì)算機(jī)實(shí)際操作能力。為此，住房公積金部門應(yīng)積極引進(jìn)檔案管理人才，組織住房公積金檔案員進(jìn)行培訓(xùn)開展經(jīng)驗(yàn)交流，努力造就一支業(yè)務(wù)精湛的住房公積金檔案管理隊(duì)伍。

（作者單位：濰坊市住房公積金管理中心青州分中心）