社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)新研究

張姍姍

摘要：目前在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作中為了應(yīng)對(duì)不斷的不斷增多的管理要求其已經(jīng)初步的建立起相應(yīng)的信息管理系統(tǒng)，通過社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用可以良好的對(duì)檔案資源進(jìn)行收集、整理、保管及應(yīng)用，從而使社會(huì)保險(xiǎn)檔案的安全性、完整性得到可靠保障。同時(shí)在現(xiàn)今社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用中需要注意與其相關(guān)的創(chuàng)新研究，通過對(duì)檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)新可以使系統(tǒng)在實(shí)際中的應(yīng)用功能得到進(jìn)一步的完善，進(jìn)而達(dá)到提升社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理效率的目的。

關(guān)鍵詞：社會(huì)保險(xiǎn)；檔案管理系統(tǒng)；創(chuàng)新

目前我國社會(huì)保障體系不斷的完善使得社會(huì)保險(xiǎn)的覆蓋率也在擴(kuò)大，相應(yīng)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)量也呈現(xiàn)出快速增長的趨勢(shì)，而為了避免在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作中存有疏漏問題則需要采取現(xiàn)代化的管理技術(shù)及管理方法來對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息資源進(jìn)行管控。而目前檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用可以對(duì)復(fù)雜的社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，其可以使社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作向著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的方向發(fā)展。為此則需要對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行創(chuàng)新及優(yōu)化，使社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的開展可以具備良好的基礎(chǔ)支持。

一、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)狀分析

1、社會(huì)保險(xiǎn)的參保人數(shù)增長迅速

根據(jù)數(shù)據(jù)調(diào)查顯示我國各類社會(huì)保險(xiǎn)的參保數(shù)呈現(xiàn)出逐年遞增的趨勢(shì)，參保人數(shù)的的逐年增加使各類社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息數(shù)據(jù)量也不斷的增加，并且現(xiàn)今在社會(huì)發(fā)展的過程中對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的要求不斷增多，而這些因素也使得社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作所需面對(duì)的壓力不斷增大。針對(duì)此種情況必須要對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作中所采用的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行創(chuàng)新來應(yīng)對(duì)檔案管理工作在實(shí)際中的發(fā)展要求，以此來達(dá)到對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息資源進(jìn)行高效管理的目的。

2、負(fù)責(zé)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的部門分散

公民個(gè)人社保檔案分散在不同的管理部門中管理。具體情況是：社保中心管理著養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷等法定的基本保障檔案；民政局管理著社會(huì)救助、社會(huì)福利、社會(huì)優(yōu)撫、城市最低生活保障金；商業(yè)保險(xiǎn)公司管理著公民個(gè)人補(bǔ)充保障的一系列保險(xiǎn)金。由于管理機(jī)構(gòu)分散、不集中，使人們?cè)诶霉駛€(gè)人社保檔案時(shí)，存在著許多不便。

3、社會(huì)保險(xiǎn)的經(jīng)辦效率和范圍需要擴(kuò)大

在以往的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作中其業(yè)務(wù)申辦主要是以紙質(zhì)檔案為主，因此也使得在社會(huì)保險(xiǎn)檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)中受其管理形式的約束而無法達(dá)到對(duì)檔案資源進(jìn)行高效利用的目的。而在檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)新中需要注意對(duì)其網(wǎng)上業(yè)務(wù)模塊的建立及完善，以此來達(dá)到便捷服務(wù)的要求。并且需要注意在檔案數(shù)字化中如何確保數(shù)據(jù)歸檔前后的原始性，從而提升檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用價(jià)值。

二、我國社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)存在的問題

1、對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作不夠重視

由于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會(huì)保險(xiǎn)工作的重點(diǎn)都集中在擴(kuò)大基本社會(huì)保險(xiǎn)的覆蓋面，強(qiáng)化社會(huì)保險(xiǎn)基金的征繳和確保企業(yè)離退休人員基本養(yǎng)老金按時(shí)足額發(fā)放等方面，忽視了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，使社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作處于無序狀態(tài)，其作用無法得到充分發(fā)揮。

2、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理體制不規(guī)范

由于目前的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理制度缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，造成歸檔范圍不明確，社會(huì)保險(xiǎn)文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。社會(huì)保險(xiǎn)檔案專職人員難落實(shí)。有些社會(huì)保險(xiǎn)部門檔案機(jī)構(gòu)不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有，也是臨時(shí)抽調(diào)，沒有經(jīng)過專職培訓(xùn)，嚴(yán)重影響社會(huì)保險(xiǎn)檔案的質(zhì)量。

三、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的解決辦法

1、社會(huì)保險(xiǎn)檔案人才配備

加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案人員政治修養(yǎng)與素質(zhì)，熟悉與通透國家政策，與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，增強(qiáng)思想意識(shí)，掌握管理理論與各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作相結(jié)合的原則，運(yùn)用信息處理技術(shù)深入開發(fā)檔案資源的本領(lǐng)，滿足各層次信息需求，同時(shí)維護(hù)檔案的真實(shí)性、可靠性、權(quán)威性與原始性。提高檔案人員專業(yè)技能。針對(duì)新形勢(shì)下對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作的要求，要有重點(diǎn)、有目的地培養(yǎng)檔案人員知識(shí)與技能。而在新形勢(shì)更加需要人事、檔案、計(jì)算機(jī)三位一體復(fù)合型人才。

2、將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案存檔

社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)出于業(yè)務(wù)辦理需要，會(huì)在辦理過程中出現(xiàn)大量的紙質(zhì)材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個(gè)數(shù)字。紙質(zhì)材料保存起來不方便，但是將這些材料進(jìn)行電腦掃描儲(chǔ)存，就可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案。根據(jù)檔案工作的實(shí)際需要，可靈活運(yùn)用，如目錄數(shù)據(jù)適宜采用文本錄人；全文數(shù)據(jù)則可以采用圖像掃描錄入；而一些當(dāng)前常用的數(shù)據(jù)可制作成光盤。

3、根據(jù)社保檔案類別進(jìn)行分類管理

根據(jù)不同檔案的類型進(jìn)行分類管理，方便查找、儲(chǔ)存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應(yīng)針對(duì)不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按社保檔案不同價(jià)值性質(zhì)分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據(jù)各社保經(jīng)辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進(jìn)行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據(jù)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的保存價(jià)值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。

4、建立全區(qū)統(tǒng)籌的社保管理系統(tǒng)

建立全區(qū)統(tǒng)籌的社保檔案管理體系可以為社會(huì)保障事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展和不斷完善奠定重要的基礎(chǔ)。為適應(yīng)勞動(dòng)者的流動(dòng)和工資收入的變動(dòng)，對(duì)每個(gè)勞動(dòng)者按號(hào)碼設(shè)立檔案卡，并用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存，記錄公民個(gè)人歷年的工資收入情況。建立全區(qū)范圍內(nèi)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)查詢接口，允許公民定期查詢，同時(shí)也可替他們預(yù)測(cè)，比如退休時(shí)可拿到多少養(yǎng)老金，以提高工作的透明度。

5、統(tǒng)一公民社保檔案管理號(hào)碼

實(shí)行對(duì)每個(gè)公民發(fā)放社會(huì)保障號(hào)碼的制度，讓公民個(gè)人檔案號(hào)碼與本人身份證號(hào)碼、勞動(dòng)保險(xiǎn)號(hào)碼統(tǒng)一起來，由區(qū)人力資源和社會(huì)保障局負(fù)責(zé)公民個(gè)人社保檔案內(nèi)容的定期增加和更新和統(tǒng)一保管。從發(fā)放的號(hào)碼上就可以反映出從什么時(shí)候起、在什么地方發(fā)的，便于記錄公民的工資收入和保障費(fèi)的繳納情況，同時(shí)便于投保者本人的查詢。

結(jié)語：

在社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作中其檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用屬于檔案信息化建設(shè)中重要的環(huán)節(jié)之一，而現(xiàn)今在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作中多數(shù)地區(qū)已經(jīng)采用了信息化的管理系統(tǒng)，但是為了實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息的共享性，還需加強(qiáng)對(duì)管理系統(tǒng)的創(chuàng)新研究，這樣才可以使社會(huì)保障體系建設(shè)的更加完善。

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