土地收儲(chǔ)檔案全程電子化留痕管理的必要性

周惠珠

摘 要：隨著科技的進(jìn)步和中國檔案管理水平的提高，土地收儲(chǔ)辦理過程中的資料經(jīng)過電子化處理，錄入電子存儲(chǔ)系統(tǒng)，便于檔案日常管理，也提高查詢檔案的效率。但在實(shí)踐中傳統(tǒng)辦文模式仍占有較大比例，一些與土地收儲(chǔ)有關(guān)的次要資料不被重視、資料錄入不夠及時(shí)，不夠全面化和系統(tǒng)化，目前有的單位還未實(shí)現(xiàn)全程電子化留痕管理，降低了土地收儲(chǔ)檔案的完整性和真實(shí)性。本文就“全程電子化留痕管理必要性”做簡要分析，希望給檔案管理部門和管理人員提供參考。

關(guān)鍵詞：土地收儲(chǔ)；征地拆遷；電子檔案；留痕管理

痕跡化管理，是指在管理過程中，在時(shí)間上和管理內(nèi)容上做全程化工作記錄，從主要事項(xiàng)到日常的交接班，留下文字、圖片等資料進(jìn)行電子化處理后存檔，其應(yīng)用于土地收儲(chǔ)檔案管理有廣泛的意義。

1 土地收儲(chǔ)檔案管理概述

傳統(tǒng)檔案管理機(jī)制是指各級(jí)檔案館 （室 ） 內(nèi)各構(gòu)成要素之間相互聯(lián)系和作用的關(guān)系及其功能[1]。應(yīng)用到土地收儲(chǔ)檔案管理領(lǐng)域具有輔助城建管理的作用，檔案收集要求原始性、準(zhǔn)確性、完整性，要及時(shí)、安全和系統(tǒng)。一般的城建檔案管理部門會(huì)根據(jù)國家的《檔案法》、《電子文件管理暫行辦法》和地方法規(guī)、規(guī)章而制定管理制度和操作流程，一般分為前期、中期和后期三個(gè)階段。

1.1 土地收儲(chǔ)檔案的歸檔范圍

土地收儲(chǔ)檔案的歸檔內(nèi)容龐雜，涉及到相關(guān)的各方面的資料。主要可歸為6個(gè)重要類別：城市建設(shè)用地預(yù)審申請表和審查意見，建設(shè)用地請示和批復(fù)；城市建設(shè)用地報(bào)批文件；土塊收儲(chǔ)征地拆遷合同、協(xié)議等文件；土地收儲(chǔ)期間各項(xiàng)目工作發(fā)現(xiàn)的資料、明細(xì)匯總表；開發(fā)土地勘測、驗(yàn)收資料；其他土地收儲(chǔ)征地拆遷有關(guān)資料，如政策補(bǔ)償標(biāo)準(zhǔn)等文書。另外，還有一些方案、圖紙、說明、登記表、價(jià)格表、調(diào)查表、照片、視頻等資料。

1.2土地收儲(chǔ)檔案的管理原則

同步性原則。在土地收儲(chǔ)檔案管理，通常需要堅(jiān)持“四個(gè)同步”：一是省、市收儲(chǔ)單位向各區(qū)、縣收儲(chǔ)單位下發(fā)的收儲(chǔ)委托書，同時(shí)收儲(chǔ)檔案材料的歸檔也隨即開始。二是省、市里收儲(chǔ)單位在指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各區(qū)縣收儲(chǔ)工作進(jìn)展的情況，也會(huì)檢查有關(guān)檔案材料的收集、整理和歸檔情況。三是區(qū)縣收儲(chǔ)部門在項(xiàng)目結(jié)算時(shí)，應(yīng)及時(shí)移交檔案材料。四是以紙質(zhì)檔案為主，同時(shí)也有大量電子檔案，二者同步收集、整理、歸檔和保存。

專業(yè)性原則。土地收儲(chǔ)征地拆遷檔案在城建管理中有重要作用，因此是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作。一是專業(yè)的管理機(jī)制規(guī)范了管理內(nèi)容和流程，保證了管理目的順利實(shí)現(xiàn)。二是檔案管理工作由專業(yè)人員實(shí)施，堅(jiān)持管理的各項(xiàng)要素和原則，確?？茖W(xué)合理地管理土地收儲(chǔ)檔案資料。三是檔案管理已經(jīng)形成幾類專業(yè)的模式，如各單位普遍采用的文檔集成多元管理體系，將檔案管理的行為前置到文件形成領(lǐng)域，在組織上初步形成了文件形成領(lǐng)域和檔案管理領(lǐng)域的集成[2]。隨著科技的發(fā)展，專業(yè)人員對(duì)管理方式不斷創(chuàng)新，提高了檔案管理和檔案利用的效率。

責(zé)任制原則。行政單位長期實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制和崗位責(zé)任制，在土地收儲(chǔ)檔案管理領(lǐng)域也有所應(yīng)用。一是“一把手”負(fù)責(zé)制，大部分單位的檔案收集、整理、歸檔、移交等工作都有區(qū)縣征地單位領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)或指派專人落實(shí)工作，領(lǐng)導(dǎo)通過文書、資料和信息掌握土地收儲(chǔ)過程中的動(dòng)態(tài)，并且布置下一步工作指示。二是各科室不同崗位的人員負(fù)責(zé)已分配的各項(xiàng)工作內(nèi)容，每一位工作人員分工合作完成整個(gè)檔案管理工作。

2. 土地收儲(chǔ)檔案存在的問題

檔案管理分為收集、存放、整理、歸檔和移交等環(huán)節(jié)，其中整理和歸檔環(huán)節(jié)工作量大，是檔案管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)。

2.1 傳統(tǒng)檔案占比例大，利用率較低

當(dāng)前電腦技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)達(dá)，采取電子檔案的形式，將收集、整理的有價(jià)值文件、圖像、數(shù)據(jù)和信息錄入存儲(chǔ)系統(tǒng)，在空間和時(shí)間上有利于檔案信息的保存，也有利于檔案信息查詢和讀取。但是土地收儲(chǔ)檔案的內(nèi)容龐大，其形式也多種多樣，錄入電子存儲(chǔ)系統(tǒng)需要花費(fèi)大量的人力和時(shí)間，因此有的單位只將認(rèn)為重要的資料錄入，一部分土地收儲(chǔ)中產(chǎn)生的資料依然以原貌的紙質(zhì)形式保存，不利于檔案資料查找，其利用和應(yīng)用率較低，有些細(xì)節(jié)方面存在問題不易被發(fā)現(xiàn)。

2.2 重視文書檔案，易忽略其他檔案

政府公文、合同、協(xié)議、數(shù)據(jù)等重要資料是檔案管理的重點(diǎn)，業(yè)務(wù)資料、財(cái)務(wù)資料、建設(shè)資料和各類圖片、表格、次要數(shù)據(jù)等不太受重視。有研究者認(rèn)為“在機(jī)關(guān)文件歸檔前，對(duì)文件能否轉(zhuǎn)化為檔案進(jìn)行資格審定，確定其是否屬于歸檔的范圍，同時(shí)剔除沒有保存價(jià)值的文件材料。[3]”這一觀點(diǎn)歸屬于傳統(tǒng)檔案管理方式，應(yīng)用在現(xiàn)代檔案管理上有一定的偏差。美國信息管理專家霍頓提出信息生命周期管理理論，傳統(tǒng)檔案有特定的生命周期，而經(jīng)過數(shù)據(jù)化處理的資料超越了傳統(tǒng)文件生命周期的界限，管理活動(dòng)沿著文件運(yùn)動(dòng)向更前端（即規(guī)劃設(shè)計(jì)）、更后端（即評(píng)估維護(hù) ）延伸。有一些資料和信息當(dāng)時(shí)看上去價(jià)值較小，卻有可能有長遠(yuǎn)價(jià)值。因此，不完整、不系統(tǒng)的檔案管理正是目前土地收儲(chǔ)中征地拆遷檔案管理存在的主要問題之一。

2.3 電子檔案錄入不及時(shí)，分批錄入

當(dāng)前，有些發(fā)達(dá)城市在土地收儲(chǔ)檔案管理采用痕跡化管理方式，即按照時(shí)間和管理內(nèi)容全面錄入電子存儲(chǔ)系統(tǒng)，基本上保存了開發(fā)項(xiàng)目全程的完整資料。由于在資料收集環(huán)節(jié)運(yùn)行效率不高，如有一些相關(guān)單位不按時(shí)上傳資料，導(dǎo)致資料不能及時(shí)錄入存儲(chǔ)系統(tǒng)，檔案管理人員在事后補(bǔ)錄，在一定程度上嚴(yán)重影響檔案的時(shí)效價(jià)值。此外，有些單位由于管理人員編制有限，而土地收儲(chǔ)檔案具有形成主體多、收集內(nèi)容廣、審查程序多、人員不固定等特點(diǎn)，工作人員面對(duì)大量資料和信息不能快速整理出來，也是客觀存在的現(xiàn)象。

3.采取全程電子化留痕管理的必要性

3.1 保存完整資料，增強(qiáng)檔案真實(shí)性、完整性

痕跡化管理比文檔集成多元管理更能保持檔案的原貌。土地收儲(chǔ)全程的資料和信息及時(shí)錄入電子存儲(chǔ)系統(tǒng)，增強(qiáng)了檔案的真實(shí)性、完整行。并且在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和人工智能等技術(shù)已經(jīng)比較成熟，按照時(shí)間檢索或按照關(guān)鍵詞檢索都具可行性，有利于檔案查詢。

3.2 健全檔案管理機(jī)制，提高管理效率

無論是電子文件管理還是傳統(tǒng)檔案管理，都需要有效的機(jī)制來推動(dòng)與保障。檔案管理注重的是一種推動(dòng)、指導(dǎo)、引導(dǎo)等工作軟環(huán)境的建立。一方面是技術(shù)帶來的變革，即采用數(shù)據(jù)化手段對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行處理。另一方面是管理帶來的變革，即健全檔案管理機(jī)制，避免在管理過程出現(xiàn)遺漏和死角。兩方面的變革都提高了檔案管理的效率。

3.3增強(qiáng)檔案留痕管理，促反腐倡廉

“數(shù)據(jù)鐵籠”是利用大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)把政府各部門的行政審批、執(zhí)法行為、權(quán)力運(yùn)行通過全程電子化處理，然后聯(lián)網(wǎng)上傳，讓權(quán)力處處留痕并利于核查，以促進(jìn)權(quán)力規(guī)范、透明和高效運(yùn)行。電子檔案可通過互聯(lián)網(wǎng)異地查詢，消除傳統(tǒng)檔案只能在檔案室查找的弊端。全面的電子檔案及相關(guān)數(shù)據(jù)，保持較高的可信度，提升利用效率，方便反腐倡廉部門核查各個(gè)工程項(xiàng)目的合法性和合規(guī)性，能夠發(fā)現(xiàn)土地收儲(chǔ)中有無“錢權(quán)交易”行為，也能通過核對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)有無貪墨行為。

4 結(jié)語

土地收儲(chǔ)檔案全程電子化留痕管理要抓好事前培訓(xùn)、事中指導(dǎo)、檔案審查接收三個(gè)環(huán)節(jié)工作。在項(xiàng)目開展前培訓(xùn)環(huán)節(jié)強(qiáng)調(diào)全面錄入資料和信息的重要性，在項(xiàng)目開展中環(huán)節(jié)指導(dǎo)工作人員及時(shí)錄入和認(rèn)真操作，在檔案審查接收環(huán)節(jié)采用先進(jìn)軟件，便于查詢利用和上級(jí)部門核查。

參考文獻(xiàn)

[1]羅灤，傅榮校.電子文件管理機(jī)制與傳統(tǒng)檔案管理機(jī)制比較研究[J].浙江檔案，2012年9期；

[2]劉越男.融合之路：中國電子文件管理的體制和機(jī)制[J].檔案學(xué)通訊，2009（5）；

[3]佚名.何為檔案歸檔范圍[J].檔案天地，2014年第2期；