創(chuàng)建檔案規(guī)范化管理省一級(jí)工作中的實(shí)踐和體會(huì)

甘肅省打柴溝糧油儲(chǔ)備庫(kù)有限公司是國(guó)有控股有限公司，隸屬于甘肅省糧食局，公司始建于1964年，于2006年12月改制為甘肅省打柴溝糧油儲(chǔ)備庫(kù)有限公司。在53年的發(fā)展過程中，我公司形成了豐富的檔案資料，檔案種類主要由日常管理過程中形成的文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、人事檔案以及倉(cāng)庫(kù)建設(shè)過程中形成的基建檔案等六部分組成。

2016年以來，為進(jìn)一步提高檔案管理工作水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，公司確定了創(chuàng)建檔案規(guī)范化管理省一級(jí)的目標(biāo)。在省糧食局和省公司的指導(dǎo)、支持下，在公司各部門的密切配合和檔案管理人員的努力下，通過加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，明確任務(wù)，落實(shí)責(zé)任，有計(jì)劃、有部署、有重點(diǎn)、分階段地開展了檔案達(dá)標(biāo)工作，使我公司檔案管理工作在機(jī)構(gòu)與組織管理、基礎(chǔ)設(shè)施、業(yè)務(wù)開展、檔案開發(fā)利用、信息化建設(shè)等方面取得了新的成效。2017年11月9日，經(jīng)過甘肅省檔案工作規(guī)范化管理測(cè)評(píng)小組進(jìn)行綜合測(cè)評(píng)后，以924分的成績(jī)通過了檔案規(guī)范化管理省一級(jí)驗(yàn)收。

1 領(lǐng)導(dǎo)重視，為創(chuàng)建檔案規(guī)范化管理省一級(jí)工作順利開展提供了基礎(chǔ)保障

長(zhǎng)期以來，省局對(duì)各庫(kù)站的檔案工作一直非常重視，尤其是文書檔案的整理歸檔工作，多年來，一直堅(jiān)持每年集中統(tǒng)一匯編，在匯編過程中，及時(shí)宣傳指導(dǎo)檔案工作新方法、新思路，使得我公司文書檔案在收集、歸檔范圍、整理、分類、編目、裝訂、保管、借閱等各方面不斷完善，為檔案規(guī)范化升級(jí)達(dá)標(biāo)工作打好扎實(shí)基礎(chǔ)。今年8月份，省局對(duì)我公司的檔案工作進(jìn)行了督導(dǎo)檢查，肯定了我公司的檔案工作，指出了需要加強(qiáng)和整改的問題。我公司隨即列出詳細(xì)的整改計(jì)劃，逐項(xiàng)落實(shí)。確保了我公司升級(jí)達(dá)標(biāo)工作的順利驗(yàn)收。

1.1 成立專門創(chuàng)建檔案規(guī)范化管理省一級(jí)工作領(lǐng)導(dǎo)小組

我公司檔案管理工作在分工上由公司總經(jīng)理分管，辦公室為責(zé)任部門，檔案專業(yè)人員具體負(fù)責(zé)。成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組和鑒定小組，全面領(lǐng)導(dǎo)公司檔案管理工作，組織制訂公司的檔案工作實(shí)施辦法及有關(guān)規(guī)定，把檔案工作納入公司工作計(jì)劃、管理制度和管理人員職責(zé)范圍，在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作時(shí)，同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。在公司提出創(chuàng)建檔案規(guī)范化管理省一級(jí)后，成立工作領(lǐng)導(dǎo)小組，將此項(xiàng)工作列入公司重點(diǎn)工作之一，多次召開專題工作會(huì)議進(jìn)行安排部署。為確保創(chuàng)建工作的質(zhì)量，公司專門邀請(qǐng)了天?？h檔案局專業(yè)人員來我公司進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

1.2 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案員綜合素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接影響著檔案業(yè)務(wù)工作的效率、水平和質(zhì)量。為培養(yǎng)高素質(zhì)復(fù)合型檔案管理人員，公司一方面積極派檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，另一方面要求檔案員在充分了解公司各項(xiàng)工作內(nèi)容的同時(shí)從源頭控制好檔案資料的產(chǎn)生和形成，為檔案資料的規(guī)范化管理打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。公司現(xiàn)有1名專職檔案管理人員，具有大學(xué)本科學(xué)歷，在檔案工作崗位工作近14年，多次參加甘肅省檔案局舉辦的檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，已取得檔案管理專業(yè)館員職稱，曾被評(píng)為2008—2011年度甘肅省檔案管理工作先進(jìn)個(gè)人。

多年來，檔案人員能及時(shí)學(xué)習(xí)宣傳國(guó)家檔案新標(biāo)準(zhǔn)，與時(shí)俱進(jìn)不斷改進(jìn)檔案管理的思路、方法，尤其在倉(cāng)庫(kù)建設(shè)和儲(chǔ)備糧規(guī)范化管理過程中，能根據(jù)我公司實(shí)際編制文書檔案、實(shí)物檔案的分類方案、歸檔范圍，正確界定文書檔案、實(shí)物檔案的保管期限，為基建檔案編制檔號(hào)和保管期限表，為公司檔案工作規(guī)范化、制度化起到了積極的推動(dòng)作用。

1.3 增加資金投入，完善軟硬件設(shè)施

為確保檔案管理水平的提升，我公司在資金緊張的情況下，陸續(xù)給檔案室配置了防光防塵窗簾、防磁柜、溫濕度表、滅火器材等，在申請(qǐng)升級(jí)達(dá)標(biāo)后又添加打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)、光盤刻錄機(jī)等適應(yīng)信息化要求的設(shè)施設(shè)備，今年又配置了一臺(tái)新電腦，安裝了泰坦檔案管理軟件，并做到檔案工作電腦專機(jī)專用。

2 規(guī)范管理，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作得到進(jìn)一步加強(qiáng)

2.1 各類檔案收集完整是檔案工作的基礎(chǔ)

我公司根據(jù)《檔案室歸檔制度》，對(duì)各類文件材料的歸檔載體和書寫材料進(jìn)行了明確規(guī)定，要求利于長(zhǎng)期保存，字跡工整，簽署完備。每年2月份，辦公室布置安排對(duì)上年度各類檔案資料的整理收集工作，按時(shí)參加省糧食局每年統(tǒng)一舉辦的文書檔案匯編工作；會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門年終立卷，保存兩年后移交檔案室；基建檔案由建設(shè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門收集整理編目后移交檔案室歸檔。實(shí)物檔案、照片檔案在年終由檔案室集中收集歸檔整理。所有歸檔案卷分類清晰，排列有序，各種文件材料歸檔完整、準(zhǔn)確、及時(shí)。

2.2 各類檔案編目編號(hào)準(zhǔn)確，保管期限界定合理是檔案工作的關(guān)鍵

我公司編制有《文件材料歸檔范圍及保管期限表》，對(duì)文書檔案的歸檔范圍及保管期限進(jìn)行了明確劃分和界定，編制了基建項(xiàng)目檔案檔號(hào)編制表，實(shí)物檔案代號(hào)分類表等。各類檔案分類科學(xué)系統(tǒng)，整理規(guī)范，編號(hào)準(zhǔn)確，保管期限界定合理，各類檔案的案卷級(jí)目錄和文件級(jí)目錄齊全、規(guī)范、完整。在檔案規(guī)范化管理中起到了關(guān)鍵作用。

2.3 注重檔案的信息化建設(shè)，推動(dòng)企業(yè)信息化發(fā)展

我公司檔案室自2001年起就開始配備計(jì)算機(jī)實(shí)行檔案管理電子化，利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案目錄檢索和查閱。2016年，公司制定了《檔案信息化建設(shè)規(guī)劃》，檔案室陸續(xù)配置了復(fù)印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)、光盤刻錄機(jī)等適應(yīng)信息化要求的設(shè)施設(shè)備，安裝了珠海泰坦檔案管理軟件。目前，檔案室檔案軟件中錄有文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、實(shí)物檔案、照片檔案等各類檔案的卷內(nèi)目錄、案卷級(jí)目錄，實(shí)現(xiàn)了案卷級(jí)、目錄級(jí)管理，并對(duì)2013、2014、2015三年的文書檔案永久文件和定期30年文件進(jìn)行了掃描保存，同時(shí)完成了這三年永久文件的電子文件掛接，初步實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化儲(chǔ)存，可檢索查閱全文，無須調(diào)用紙質(zhì)檔案。下一步我公司將逐步實(shí)現(xiàn)所有文書檔案的掃描著錄掛接工作。檔案信息化工作的初步探索，也是我公司信息化建設(shè)的一個(gè)開端，必將有力地推動(dòng)公司信息化工作的發(fā)展。

3 開發(fā)檔案信息利用，更好地為單位發(fā)展服務(wù)

檔案工作的目的是準(zhǔn)確全面地為單位提供利用和服務(wù)，這一宗旨貫穿了我公司檔案工作的始終。此次創(chuàng)建檔案規(guī)范化管理省一級(jí)工作中，公司充分利用檔案信息資源，編制完成了公司全宗介紹、組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記、歷屆公司領(lǐng)導(dǎo)簡(jiǎn)介、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、榮譽(yù)匯編等檔案編研材料。在公司檔案的借閱過程中，及時(shí)填寫檔案利用效果實(shí)例，形成了《檔案效果利用實(shí)例匯編》，較好地發(fā)揮了檔案的參考價(jià)值和作用。同時(shí)，也對(duì)公司檔案進(jìn)行價(jià)值判斷，并建立相關(guān)價(jià)值鏈接，結(jié)合公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的進(jìn)展，隨時(shí)為相關(guān)部門提供有用的信息，提高了檔案使用的主動(dòng)性，較好地發(fā)揮了檔案室作為資料庫(kù)、信息庫(kù)和咨詢庫(kù)的作用，在公司修編組織沿革、大事記編制、制定各部門生產(chǎn)管理制度、編制倉(cāng)庫(kù)基建工程招標(biāo)文件等多項(xiàng)工作中發(fā)揮了積極作用，取得了顯著成效。

在省局、省公司、天?？h檔案局的幫助指導(dǎo)下，通過創(chuàng)建檔案規(guī)范化管理省一級(jí)工作，進(jìn)一步提高了我公司檔案規(guī)范化管理工作水平，我們的檔案管理工作取得了明顯的進(jìn)步。在今后的工作中我們不斷鞏固檔案工作質(zhì)量和成果，不斷積累經(jīng)驗(yàn)，不斷提高檔案管理水平，逐步完善和提高檔案信息化和數(shù)字化工作能力，充分利用現(xiàn)代技術(shù)手段，必將會(huì)有力推動(dòng)公司其他各項(xiàng)工作進(jìn)一步提高規(guī)范化水平，使公司的各項(xiàng)工作更上一層樓。

作者簡(jiǎn)介

袁玉霞（1973-），女，現(xiàn)在任職于甘肅省打柴溝糧油儲(chǔ)備庫(kù)有限公司檔案員，畢業(yè)于蘭州大學(xué)（在職），本科，館員。