芻議文書檔案保管期限劃分方法

楊博斯 劉婧

摘 要：隨著社會的進(jìn)步，文書檔案的職能發(fā)生了巨大的改變。本文從文書檔案管理的新背景入手，論述了檔案保管期限劃分的重要性以及問題，并提出了一些檔案保管期限劃分的有效方法。以期能夠為檔案管理人員順利開展工作提供幫助。

關(guān)鍵詞：文書檔案；職能；期限；劃分

1 文書檔案管理的新背景

在新時代的背景下，檔案館的職能有了新的變化。目前大部分學(xué)者均認(rèn)同的一個轉(zhuǎn)變是檔案館由原先的封閉（僅為相關(guān)政府機(jī)關(guān)進(jìn)行服務(wù)）逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放型（其檔案使用的受眾更為廣泛，社會各界的學(xué)者均可在相關(guān)權(quán)限下進(jìn)行檔案的查看，進(jìn)而將其用于科研之中）。故而，這就對檔案館的職能分工提出了更高的要求，要求對其檔案的分類更加細(xì)化，以方便相關(guān)人員的查看，提高檔案館的服務(wù)質(zhì)量。而其中對檔案保管期限進(jìn)行合理的規(guī)劃，無疑是其工作中的重點(diǎn)。

2 重新修訂檔案保管期限表的必要性

2.1 檔案保管期限表的重要性

在對檔案保管期限進(jìn)行劃分的過程中，檔案保管期限表在其中發(fā)揮著重要的作用，是檔案保管期限劃分的主要依據(jù)，同時也能夠通過檔案保管期限表對檔案自身的價值做出明確的判斷。故而，在檔案管理工作匯總，檔案保管期限表是無法被取代的。至新中國成立以來，我國對其檔案的保管工作就十分的重視，在不同的時期，根據(jù)時代的特點(diǎn)對其檔案保管期限表做出了規(guī)范并進(jìn)行了不斷的調(diào)整，在這期間也積累了豐富的經(jīng)驗，但是截止目前，檔案保管期限表仍存在著部分問題，對其檔案管理工作的高效開展產(chǎn)生著很大的不利影響。目前所使用的檔案保管期限表有著以下幾個缺點(diǎn)：

第一，表內(nèi)所包含的內(nèi)容并不全面，不利于相關(guān)人員查詢使用；

第二，檔案保管期限表并不具備很強(qiáng)的可操作性；

第三，表內(nèi)的部分內(nèi)容的定義較為模糊。

除以上三點(diǎn)缺陷外，目前很多的單位機(jī)關(guān)并沒有對檔案管理工作進(jìn)行重視，很多單位在檔案工作人員的配備上仍有缺失，更甚者，部分單位的檔案管理由非專業(yè)人員兼職，進(jìn)而導(dǎo)致對于檔案保管期限的劃分出現(xiàn)不合理的情況。

2.2 檔案管理工作的難度大

檔案保管期限的劃分是檔案管理的核心工作之一，同時也有著較高的難度。在進(jìn)行檔案保管期限的劃分時，需要對檔案進(jìn)行大量的定量以及定性分析，而在實際中，很多單位的館藏量龐大，但是其結(jié)構(gòu)不合理，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作的推進(jìn)是非困難。造成這種情況的主要原因是由于我國的檔案保管期限表的格式是由政府統(tǒng)一規(guī)范的，進(jìn)而導(dǎo)致很多的機(jī)關(guān)單位在進(jìn)行使用的時候，并沒有靈活的使用，一味的照搬，導(dǎo)致其檔案管理工作的效率不高，整體存在嚴(yán)重的滯后性。

3 檔案保管期限劃分的有效方法

3.1 定性分析是確定檔案保管期限的前提與基礎(chǔ)

在檔案管理工作中，對檔案進(jìn)行定性分析是有效推進(jìn)檔案鑒定工作的前提。定性分析的主要目的是通過分析事物的本質(zhì)，進(jìn)而在探索中對其普遍性以及前瞻性有所了解。故而定性分析無論是對于檔案的鑒定，還是對于檔案保管期限表的設(shè)計，都有著非常重要的意義。在進(jìn)行檔案管理工作中，通過結(jié)合實際情況對檔案進(jìn)行科學(xué)的定性分析，可是檔案管理工作更加高效的展開。同時，在檔案的鑒定工作中使用相對應(yīng)的定性分析方法，即三分法、標(biāo)識法等，能夠使后期檔案保管期限劃分的工作更加高效的展開，并能夠是檔案保管期限的劃分更加科學(xué)、合理。在進(jìn)行對檔案的保管期進(jìn)行劃分時，首先要對其是永久保存還是定期保存進(jìn)行明確，然后在這個基礎(chǔ)上在對其進(jìn)行進(jìn)一步的細(xì)化。然后為了能夠得到合理的檔案應(yīng)該進(jìn)行保管的時間，可以在進(jìn)行三分法分區(qū)時，對其進(jìn)行標(biāo)識。而為了能夠使得相關(guān)部門的館藏結(jié)構(gòu)科學(xué)化、合理化，檔案管理的相關(guān)人員需要結(jié)合檔案的需求程度，對其檔案的價值進(jìn)行明確。

3.2 定量分析是提高檔案保管期限精確度的必要保證

對與檔案的價值進(jìn)行判斷，需要結(jié)合多方面的因素，此外，時代的不同，也會導(dǎo)致檔案的價值發(fā)生變化。在某種程度上來說，一份檔案所需要保管的時間越長，其所擁有的價值越大，然后若僅僅將檔案保管時間作為對檔案價值判斷的主要依據(jù)也是非常不合理的，若是如此判斷，部分未進(jìn)行檔案保管期限將被解釋為無價值，這是明顯有違事實的。故而定量分析的辦法被提出，并廣泛應(yīng)用在對檔案的價值判斷之中。而在進(jìn)行定量分析中，相關(guān)工作人員必須根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》進(jìn)行，以期能夠更加精準(zhǔn)的判斷出檔案本身的價值。例如：根據(jù)大量的調(diào)查與研究顯示，有部分的政協(xié)提案以及人大建議案并沒有進(jìn)行長期保持的價值，故而檔案管理的工作人員就應(yīng)該根據(jù)其檔案的主要作用以及其檔案的可使用時間來對檔案需要保管的期限進(jìn)行合理的調(diào)整。而另一方面，檔案管理人員也應(yīng)該合理的控制檔案中需要永久保存的檔案的比例，進(jìn)而使得檔案的結(jié)構(gòu)更加的科學(xué)合理，確保檔案的價值能夠充分的發(fā)揮出來。同時，對檔案進(jìn)行合規(guī)的定量分析可有效的提升檔案工作開展的速度。最后檔案管理則需要實時關(guān)注機(jī)關(guān)的變化情況，以期能夠及時的調(diào)整檔案管理的期限，進(jìn)而確保檔案的整體價值。

3.3 定量和定性分析相結(jié)合

為了使得檔案管理期限的劃分更加的科學(xué)、合理、精確，通常情況下，檔案管理人員都會使用將定量分析與定性分析相結(jié)合的辦法進(jìn)行檔案保管期限表的調(diào)整修改，而在此工作中，不止是需要對所有檔案進(jìn)行逐個的分析，而且需要對檔案的期限進(jìn)行劃分前有一個整體的規(guī)劃，對于館內(nèi)的檔案需要標(biāo)明其形成的時間，并根據(jù)檔案形成的原因來進(jìn)行檔案名稱的確定，只有這樣才可以在一定程度上使檔案管理更加的具體化，并且盡可能的避免由于檔案性質(zhì)不清晰而導(dǎo)致的檔案不能順利歸檔的情況發(fā)生，進(jìn)而有效的增強(qiáng)檔案工作的連續(xù)性。此外，在進(jìn)行檔案價值鑒定的時候，還需要與檔案室相結(jié)合，充分考慮實際情況，進(jìn)而使檔案性質(zhì)的規(guī)劃更加合理。而這就需要檔案管理人員必須有足夠的政治敏感性，能夠判斷出一份檔案的具體使用的方向，例如：是國民經(jīng)濟(jì)還是發(fā)展計劃，在這個基礎(chǔ)上，對其檔案內(nèi)容提出人員的任期進(jìn)行了解，從而合理判斷出此檔案的性質(zhì)。檔案管理人員若要靈活的使用定量分析與定性分析相結(jié)合的方法，必然需要具備能夠?qū)n案進(jìn)行重新整理的能力，這并不是說對檔案只是進(jìn)行簡單的分類劃分，還需要其能夠在整理的過程中對檔案的性質(zhì)進(jìn)行審核。故而，對檔案進(jìn)行合理的種類劃分，不止有利于之后的操作，而且對檔案保管期限劃分的細(xì)化有著非常重要的意義，同時也為以后檔案的使用提供了方便。

3.4 實施二次鑒定制

在進(jìn)行檔案鑒定中，傳統(tǒng)使用的是一次鑒定制，這種方法對于檔案管理人員的工作展開有著不良的影響，這就要求了在新時代的背景下，我們需要進(jìn)一步的增強(qiáng)檔案鑒定工作的可靠性。其中普遍使用的方法是將一次鑒定制改為二次鑒定制。通過這種改變，不僅可以有效的提升檔案保管期限的嚴(yán)謹(jǐn)性，而且可以及時發(fā)現(xiàn)那些隨著時間的推移而失去價值的檔案并將其清理出去，以此來保證檔案館藏結(jié)構(gòu)的合理。通常情況下，一次鑒定與二次鑒定的間隔時間為十年，在二次鑒定時，檔案管理人員需要對其檔案的價值進(jìn)行再次判斷，判斷其在現(xiàn)在是否仍有價值，若有，則繼續(xù)保管；若價值發(fā)生了變化，則需要對其保管時間進(jìn)行重新劃分。

4 結(jié)束語

對于文書檔案事業(yè)而言，創(chuàng)新是其發(fā)展的動力源泉。只有有效的提升檔案管理水平，對檔案保管期限進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，才可以使得檔案的價值更加充分的發(fā)揮出來，便于相關(guān)人員的查看及使用。這也就要求了檔案管理人員必須提高其專業(yè)技能以及綜合素質(zhì)，轉(zhuǎn)變思路，開拓創(chuàng)新，進(jìn)而在新時代中，將文書檔案的保管工作推向更高的層次。

參考文獻(xiàn)

[1]李軍，陳冬梅，戚柏興. 檔案室制定和實施文書檔案保管期限表的問題對策研究[J].中國檔案. 2015（10）

[2]洪秋. 關(guān)于文書檔案保管期限表的思考[J].黑龍江史志. 2015（05）