檔案信息化建設(shè)與檔案管理研究

葛英慧

摘 要：積極推進檔案信息化建設(shè)將有助于改進檔案管理。隨著我國在政治制度和經(jīng)濟建設(shè)的不斷深化改革，要求檔案管理必須適應(yīng)時代的發(fā)展形式，積極響應(yīng)檔案的發(fā)展政策，并確保檔案管理的逐步發(fā)展。

關(guān)鍵字：檔案管理；信息化建設(shè)；

通過不斷發(fā)展的科學(xué)技術(shù)，深化中國的政治體制改革，推動檔案建設(shè)和檔案管理，已經(jīng)成為一種不可避免的趨勢，關(guān)于檔案的信息包括很多內(nèi)容，并在各個方面都需要關(guān)注。目前，中國的一些檔案管理部門仍在檔案信息化方面的存有一些問題。從管理機制的角度來看，文件管理模式和服務(wù)心態(tài)，我們要積極開展檔案信息化工作，以此來提高檔案管理水平。

1 檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

1.1 信息來源分散復(fù)雜

檔案數(shù)據(jù)的一般來源是分散的：不可避免的是在不同的相關(guān)管理單位或服務(wù)轉(zhuǎn)移的檔案文件中有重疊現(xiàn)象，在處理相同信息的數(shù)據(jù)時是無差異化。因此，科學(xué)選擇和管理大量復(fù)雜和冗余的檔案數(shù)據(jù)，以及選擇和挖掘具有重要價值的信息，已經(jīng)成為一個重要的問題。在正常情況下，由于對傳統(tǒng)檔案的手工處理的有效性的限制，對檔案信息的篩選和挖掘是繁瑣的、主觀的，浪費了大量的人力和物力資源。

1.2 檔案管理模式陳舊滯后

隨著經(jīng)濟和社會的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式無法滿足信息時代的需要。以往檔案移交、信息匯總、報送資料這些需要長時間的運行周期，導(dǎo)致了文件信息丟失數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)信息老化和丟失數(shù)據(jù)，這使得確保文件信息的可用性變得更加困難。

在過去的幾年里，國家大力推動了信息辦公室的進程，但在一些檔案管理服務(wù)中，傳統(tǒng)的手工文件管理模式仍在使用中。文件管理的軟件和硬件設(shè)施不足，復(fù)雜的文件管理過程導(dǎo)致了無效的文件信息服務(wù)。

1.3 人員心態(tài)亟待轉(zhuǎn)變

在新形勢下，必須改變檔案管理人員的心態(tài)，以大力推動檔案信息的建設(shè)。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理部門缺乏主動性，一些管理人員對服務(wù)意識較低，缺乏熱情和責(zé)任感，很難建立正確的職業(yè)態(tài)度，不能積極參與工作。許多檔案管理員缺乏對檔案管理的專業(yè)知識，他們渴望跟上政策的步伐，并積極地學(xué)習(xí)新的技能。一些文件管理人員甚至逃避責(zé)任，消極工作，很難端正他們的服務(wù)態(tài)度。在這些思想和專業(yè)技能中出現(xiàn)的心態(tài)問題影響了檔案信息和檔案管理的順利進行。

2 檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢

2.1 提高資源利用率和工作效率

檔案信息的建設(shè)是當(dāng)前形勢的需要，也是檔案管理發(fā)展的趨勢。檔案所需要的大量信息、文件的復(fù)雜性和文件管理過程的復(fù)雜性都是繁瑣的。建立一個計算機化的文件管理系統(tǒng)可以節(jié)省大量的人力和物力資源。收集傳統(tǒng)文件、分類和信息服務(wù)都需要手工處理。在一個復(fù)雜的、冗余的檔案文件中，重疊的文件，重復(fù)的資源和更新的信息等等，必須在適當(dāng)?shù)臅r候進行管理，這不僅是一個巨大的工作量，而且容易出現(xiàn)各種各樣的遺漏或問題。將檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)，引入自動化的辦公自動化程序，以及建立電子文件管理機制，可以彌補傳統(tǒng)的手工文件管理方法的不足。一旦在電子管理系統(tǒng)中輸入了所有的文件，他們就會直接通過軟件進行過濾和分類，文件的管理可以完全由計算機來管理，文件以清晰和簡潔的方式進行排列，分類是快速和簡單的，提高了工作效率。

2.2 簡化操作環(huán)節(jié)，有利于服務(wù)質(zhì)量的提升

信息文件管理系統(tǒng)簡化了傳統(tǒng)文件信息服務(wù)的相關(guān)鏈接，為文件用戶提供了方便，從而提高了文件管理服務(wù)的質(zhì)量。傳統(tǒng)的借貸操作和文件管理是復(fù)雜的，因為它經(jīng)常給文件用戶帶來不便，并影響文件管理服務(wù)的質(zhì)量。在信息化的檔案管理基礎(chǔ)上，檔案使用者節(jié)省大量中間環(huán)節(jié)，不需要各種手續(xù)、證明借閱所需電子檔案，還可以通過網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)對所需信息進行獲取，很大程度上的縮減了辦事環(huán)節(jié)。

3 檔案信息化管理方法

3.1 健全檔案管理機制

文件管理機制的健全性是推進檔案管理信息化建設(shè)的最重要的因素，并決定了檔案信息的建設(shè)方向。首先，必須建立和改進管理檔案管理和實際工作的規(guī)則。檔案管理處必須建立一個電子管理系統(tǒng)，同時建立一個信息管理系統(tǒng)，并與其他信息管理條例一起執(zhí)行，以確保文件管理的執(zhí)行。與此同時，檔案管理機構(gòu)應(yīng)加強各部門之間的協(xié)調(diào)，形成部門之間的協(xié)調(diào)與合作，積極應(yīng)對新形式的電子檔案管理，積極提出問題，查明問題，共同解決問題。應(yīng)該為電子記錄文件建立新的政策規(guī)則，以處理可能出現(xiàn)的新情況。最后，應(yīng)加強檔案管理中信息管理的績效評估系統(tǒng)，并有意識地提高信息建設(shè)的績效，以鼓勵在檔案管理方面取得積極進展

3.2 提高管理人員素質(zhì)

檔案管理信息管理的發(fā)展意味著提高檔案管理人員的專業(yè)質(zhì)量和思想素質(zhì)要求。文件管理人員必須清楚地了解情況，端正他們的態(tài)度，并加強對檔案管理的專業(yè)知識。與此同時，建立一個計算機化的文件系統(tǒng)意味著管理人員必須掌握新的設(shè)備和技能。檔案管理人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)方法的相關(guān)物質(zhì)軟件和業(yè)務(wù)控制新的業(yè)務(wù)程序，探索不同的業(yè)務(wù)和管理系統(tǒng)以電子文檔的不斷改革和改進建議修建信息、管理制度和相關(guān)政策建立和改革有一定的理解，把工作細則體現(xiàn)在實際操作中。

加強管理者的意識形態(tài)教育，提高管理者的責(zé)任感和服務(wù)質(zhì)量。隨著文件管理信息的建立，收集和組織文件的工作量減少了：紙質(zhì)數(shù)據(jù)的管理已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮佑涗涃Y源管理系統(tǒng)，信息服務(wù)變得更加重要。檔案管理人員應(yīng)改變其對被動服務(wù)的傳統(tǒng)意識，加強其思想道德層面，培養(yǎng)積極和熱情的服務(wù)精神。

3.3 加快數(shù)字化建設(shè)進程

檔案管理的數(shù)字建設(shè)是建立檔案信息的基礎(chǔ)。只有通過加快檔案管理的數(shù)字化，才能實現(xiàn)檔案資源的共享和檔案信息的計算機化。首先，我們應(yīng)該更加重視檔案的數(shù)字建設(shè)，制定具體工作的相應(yīng)計劃，建立相關(guān)的監(jiān)督和監(jiān)督制度。第二，必須改進數(shù)據(jù)處理數(shù)據(jù)的有效輸入和數(shù)據(jù)下載的效率，以確保數(shù)字建設(shè)的進程。與此同時，將更新和優(yōu)化相關(guān)的電子管理系統(tǒng)，使其更便于用戶使用和方便用戶使用。我們需要平等地關(guān)注紙質(zhì)記錄的管理和電子記錄的管理，并改進與管理和相互保護相結(jié)合的相關(guān)機制。最后，檔案管理部門之間的合作是建立聯(lián)系，應(yīng)嚴格遵守國家制度，建立了數(shù)字檔案管理和資源系統(tǒng)，以建立信息化檔案做貢獻。

4 結(jié)語

在檔案信息化建設(shè)過程中，有許多方面需要引起人們重視；在具體實踐中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要給予一定的支持，投入足夠人力、物力和財力資源，采取一系列完善措施，嚴格依據(jù)相關(guān)要求和規(guī)定開展檔案信息化建設(shè)，從而在提高檔案工作管理水平的同時，促進檔案信息化發(fā)展進程，推動我國經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

[1]趙群.解析檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（23）.

[2]丁曉光.檔案信息化建設(shè)必要性分析和對策思考[J].黑龍江檔案，2007（2）.

[3]李鳳艷.檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理的重要性分析[J].人力資源管理，2015（4）.