現(xiàn)代基層醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀分析及對策探討

陳紹禮

摘 要：醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作不可缺少的重要組成部分，醫(yī)院檔案是醫(yī)院各項工作的原始記錄，它是客觀、真實地反映和記錄醫(yī)院改革和發(fā)展的歷程。提高醫(yī)院檔案管理者對檔案工作的認(rèn)識，做好檔案信息的開發(fā)和利用，為其他工作的開展提供可借鑒和利用的信息，最大限度地滿足醫(yī)院各項工作的需要，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展有著十分重要的意義。筆者結(jié)合本院檔案管理工作實際，進(jìn)行現(xiàn)狀分析及對策探討，與大家共勉。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；現(xiàn)狀分析；對策探討

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，也是醫(yī)院綜合實力和建設(shè)成就的集中反映。我院前身是1985年達(dá)縣專區(qū)婦幼保健站，先后更名大竹縣婦幼保健站、所、院，2016年機(jī)構(gòu)改革，與大竹縣計劃生育服務(wù)指導(dǎo)站整合為大竹縣婦幼保健計劃生育服務(wù)中心。醫(yī)院綜合檔案室自1991年成立以來，按照檔案管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)將各科室的文件材料進(jìn)行整理歸檔，主要包括文書檔案、會計檔案、科研檔案、設(shè)備檔案、基建檔案及人事檔案等。隨著醫(yī)學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，以及知識不斷的更新，對醫(yī)院中的檔案管理也有了更高的要求，僅僅依靠過去傳統(tǒng)的管理模式是行不通的，要適應(yīng)現(xiàn)代的管理模式，跟上當(dāng)代的發(fā)展的步伐。目前，醫(yī)院檔案已經(jīng)有了一定的規(guī)模，但是還存在著諸多的問題，比如檔案收集歸檔過程緩慢、檔案的利用和開發(fā)率低、檔案管理的現(xiàn)狀與信息化時代要求差距較大等等。

1 原因分析

1）檔案重要性認(rèn)識缺乏，管理體系運行差。醫(yī)院雖然建立了綜合檔案室，建立了檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，但運行效果不是很理想，科室檔案管理人員意識較淡薄，分管領(lǐng)導(dǎo)只是分管，沒有具體抓這項工作，檢查落實少，無專職檔案員（都是兼職），檔案人員也沒有經(jīng)過專業(yè)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，只能被動應(yīng)付工作?？剖矣嘘P(guān)人員為了貪圖方便，將檔案材料隨意存放在自己的辦公抽屜里，歸自己所有，導(dǎo)致檔案材料的丟失或損壞。檔案管理重要性的宣傳力度不夠，沒能充分認(rèn)識到檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴信息資源，是社會財富，管理好和保護(hù)好這種資源是每個檔案管理工作員工的義務(wù)和責(zé)無旁貸的職責(zé)。

2）電子檔案收集不規(guī)范，雙軌制落實較差。檔案管理的工作人員不熟悉相關(guān)的電子文件管理規(guī)范及計算機(jī)基礎(chǔ)知識和實際操作規(guī)范是當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀，在信息化時代的今天，電子檔案管理對檔案人員提出了新的要求，只懂得紙質(zhì)文件管理收集、整理等知識是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，必須在收集、整理紙質(zhì)檔案的同時，還得對文件、材料等的電子文檔進(jìn)行整理、匯總、編存，所以檔案管理人員還要掌握計算機(jī)軟硬件的知識和技術(shù)。由于疏于對檔案人員的專業(yè)知識培訓(xùn)，醫(yī)院檔案工作人員電子檔案管理的基本知識匱乏，導(dǎo)致檔案管理雙軌制落實差，在提供檔案查閱利用時效率低。

3）檔案管理措施不落實，監(jiān)管職責(zé)不明。在醫(yī)院管理中，沒有把檔案管理納入醫(yī)院年初計劃進(jìn)行管理，一般都按照衛(wèi)生計生行政主管部門要求制定了適用于醫(yī)院的、較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少，沒有相關(guān)的制度和檢查考核機(jī)制，對應(yīng)歸檔的材料信息內(nèi)容沒有統(tǒng)一的界定標(biāo)準(zhǔn)，因而對應(yīng)歸檔的材料信息內(nèi)容界定不清，各部門管理職責(zé)不明確，監(jiān)督管理難以到位。由于在醫(yī)院目標(biāo)管理績效考核方案中沒有將檔案管理納入目標(biāo)考核的內(nèi)容，嚴(yán)重存在科室和職工無視檔案資料現(xiàn)象，使許多應(yīng)納入管理的檔案資料未能歸檔。醫(yī)院中的另一種檔案就是患者的病歷檔案，醫(yī)院往往會因為檔案丟失（或收集不完整）與患者打官司。以上這些地方的疏忽，就是醫(yī)院中的管理措施不落實，工作人員的責(zé)任意識不強(qiáng)，監(jiān)管責(zé)任不到位引起的，所以對檔案人員的工作態(tài)度，責(zé)任意識，有待于提高加強(qiáng)。

2 對策思考

1）高度重視，實行檔案動態(tài)管理。在檔案管理工作中，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。對檔案管理人員來說，則應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動性，以實際行動去影響領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視。如果只是一味的指責(zé)、埋怨領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作也是很難做好的。不言而喻要使一個單位的檔案工作有新的起色，領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員都要高度重視、加強(qiáng)管理。就檔案管理工作而言，健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，完善檔案管理體系建設(shè)，落實檔案管理崗位責(zé)任制，是抓好檔案工作的保障；檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本。檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，多談一些搞好檔案工作對單位的益處，誘導(dǎo)和啟發(fā)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作。其次要建立和完善檔案各項制度，制訂檔案保管期期限、歸檔范圍等規(guī)定，并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院崗位責(zé)任制和目標(biāo)考核辦法之中。由于醫(yī)院檔案工作具有其內(nèi)容繁多復(fù)雜、部門眾多而又分散、專業(yè)性技術(shù)性強(qiáng)、檔案保管要求及機(jī)密程度高低差異懸殊等特點，都或多或少地會影響檔案的收集工作。因此，在提高醫(yī)院全員檔案意識、配合綜合檔案室主動歸檔的同時，必須做好檔案材料的傳遞、登記，實現(xiàn)動態(tài)管理，一旦發(fā)現(xiàn)遺漏丟失，及時查找補(bǔ)救，確保檔案材料的完整。

2）培養(yǎng)人才，不斷增強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)。醫(yī)院檔案人員是檔案規(guī)范化管理的具體執(zhí)行者，檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，這就要求必須培養(yǎng)一支專業(yè)性強(qiáng)的高素質(zhì)團(tuán)隊。首先，加強(qiáng)學(xué)習(xí)。采取多種形式組織學(xué)習(xí)《檔案法》和國家有關(guān)檔案工作規(guī)范性文件，使檔案管理人員充分認(rèn)識到搞好檔案管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)，為提高工作效率提供思想保障。其次，強(qiáng)化培訓(xùn)。采取送出去培訓(xùn)和在職繼續(xù)教育等方式，培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，能熟悉檔案專業(yè)知識的人才，完成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。再其次，建立機(jī)制，逗硬考核。約束和激勵機(jī)制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，主動更新知識，提高業(yè)務(wù)能力和理論知識水平。第一，每年派出檔案專業(yè)技術(shù)人員到上級院校進(jìn)修學(xué)習(xí)，盡快提高其專業(yè)水平。第二，強(qiáng)化檔案工作者注重對醫(yī)學(xué)知識的補(bǔ)充了解和更新。每年安排1次參與相關(guān)醫(yī)學(xué)知識的繼續(xù)教育學(xué)習(xí)。第三，把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責(zé)任制，建立健全檔案管理組織保障體系，強(qiáng)化檢查和考核，不斷提高檔案管理工作水平。

3）加快醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。隨著改革的深入發(fā)展， 電子計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運用，系統(tǒng)地完成了文件的起草、修改、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，使文件的形成、運行、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公銜接起來，迫切需要檔案管理工作者將檔案內(nèi)容按黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)管理、科研教學(xué)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、患者信息、財會等分門別類地輸入計算機(jī)進(jìn)行處理。通過完善的電子檔案快捷、方便、高效的檢索到有關(guān)的信息，為醫(yī)院的各項工作服務(wù)。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者工作的必然方向，所以檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計算機(jī)知識、信息文化的學(xué)習(xí)掌握上，努力使自己成為具備信息知識和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才，將檔案信息在現(xiàn)代化機(jī)器設(shè)備中迅捷、準(zhǔn)確、方便地再現(xiàn)，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。

總之，檔案管理是一項很枯燥的事情，工作十分艱辛。但是，作為檔案管理工作人員，做好檔案工作是一項必要的任務(wù)，作為醫(yī)務(wù)人員，既要為醫(yī)院的發(fā)展做貢獻(xiàn)，而且要維護(hù)患者的權(quán)益，因此，建立一個科學(xué)的完整的檔案管理體系十分必要，只有不斷強(qiáng)化檔案信息化管理，才能提高檔案利用效果，使檔案管理工作得到有序有效推進(jìn)。