淺析政府采購(gòu)項(xiàng)目電子檔案移交與接收技術(shù)規(guī)范

袁青

摘 要：伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高和電子信息技術(shù)的逐漸完善，檔案的移交與接收工作取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案管理到如今的電子檔案管理都體現(xiàn)著檔案移交與接收的特殊性?，F(xiàn)階段，電子檔案是數(shù)字檔案的建設(shè)的重要組成部分，大數(shù)據(jù)時(shí)代下的電子檔案的移交與接收技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用于政府采購(gòu)項(xiàng)目中，并且對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)化的政府采購(gòu)項(xiàng)目的檔案管理帶來了積極的建設(shè)性作用。本研究從政府采購(gòu)項(xiàng)目電子檔案移交與接收技術(shù)的基本原則、積極意義和目前存在的主要問題進(jìn)行研究，并且探尋有效完善電子檔案管理的可行措施。

關(guān)鍵詞：政府采購(gòu)項(xiàng)目；電子檔案；移交與接收技術(shù)

作為檔案工作的新型領(lǐng)域，電子檔案規(guī)范移交與接收工作全面地闡釋了新形勢(shì)下電子檔案思維模式的應(yīng)用性和正確性，尤其在政府采購(gòu)項(xiàng)目中以電子檔案管理的形式為政府的采購(gòu)工作帶來裨益是充分展示應(yīng)用電子檔案移交與接收技術(shù)正確性的重要方法。檔案工作人員應(yīng)該根據(jù)政府采購(gòu)項(xiàng)目的實(shí)際情況正確應(yīng)用電子檔案的移交與接收技術(shù)，促進(jìn)其信息的長(zhǎng)期保存處理。

1 政府采購(gòu)項(xiàng)目電子檔案移交與接收技術(shù)的相關(guān)出臺(tái)規(guī)范

1.1 在進(jìn)行政府采購(gòu)檔案管理與接收的過程中的基本原則

要想真正把握政府采購(gòu)項(xiàng)目的電子檔案的管理要點(diǎn)，需要了解政府采購(gòu)項(xiàng)目的特性，政府采購(gòu)項(xiàng)目是指政府采購(gòu)的具體項(xiàng)目名稱，具有以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)，第一，政府的采購(gòu)資金來源具有公共性，財(cái)政撥款和公共借款為政府采購(gòu)的來源，資金來源的不同使得政府采購(gòu)項(xiàng)目在采購(gòu)管理和采購(gòu)人員責(zé)任的劃分方面都具有較大的差異性。第二，政府采購(gòu)項(xiàng)目具有非盈利性，為了有效地實(shí)現(xiàn)政府的職能和滿足人民群眾的公共利益，政府進(jìn)行采購(gòu)項(xiàng)目，這是節(jié)省國(guó)家開支的重要方法。第三，政府采購(gòu)項(xiàng)目具有公共性，政府采購(gòu)的項(xiàng)目根據(jù)法律和程序規(guī)定是需要公開的，信息和活動(dòng)都要對(duì)外公布。第四，政府采購(gòu)項(xiàng)目是政策性的，進(jìn)行該項(xiàng)活動(dòng)是國(guó)家管理經(jīng)濟(jì)和公共支出管理的主要手段，較強(qiáng)的政策性使得采購(gòu)項(xiàng)目需要執(zhí)行國(guó)家政策的使命。所以，從政府采購(gòu)項(xiàng)目的特性上來看，進(jìn)行政府采購(gòu)項(xiàng)目的電子檔案管理的移交與接收是十分重要的，所要堅(jiān)持的基本原則就是真實(shí)性、安全性、穩(wěn)定性、保密性和有效性。

1.2 規(guī)范政府采購(gòu)項(xiàng)目電子檔案移交與接收技術(shù)的1重要意義

政府采購(gòu)項(xiàng)目所涉及到的對(duì)象是廣泛且復(fù)雜的，經(jīng)濟(jì)生活的各個(gè)方面都有政府采購(gòu)項(xiàng)目的身影，但是不可避免的是其程序和手續(xù)也較為復(fù)雜，因此政府采購(gòu)項(xiàng)目的電子檔案的移交與接收工作的復(fù)雜性可想而知。同時(shí)，作為國(guó)內(nèi)市場(chǎng)最大的采購(gòu)者和貨物與服務(wù)的消費(fèi)者，政府的整體采購(gòu)工作要求的信息是極為龐大的，不斷地規(guī)范政府采購(gòu)項(xiàng)目的電子檔案移交與接收技術(shù)是充分發(fā)揮政府宏觀調(diào)控作用的重要手段，友路與保持政府采購(gòu)的程序性和規(guī)范性，在確定采購(gòu)需求后及時(shí)完成采購(gòu)工作，并且相應(yīng)的政府采購(gòu)項(xiàng)目的預(yù)算與評(píng)估需要電子檔案的整理，將移交與接收技術(shù)的有效性顯現(xiàn)出來。在嚴(yán)格的法律體系和管理規(guī)定的要求之下，充分利用電子檔案的移交與接收技術(shù)是加大政府采購(gòu)項(xiàng)目規(guī)范力度的有效方式。

1.3 目前政府采購(gòu)檔案管理存在的主要問題

目前政府采購(gòu)檔案管理存在的主要問題有三個(gè)；建設(shè)不夠規(guī)范，工作要求不夠統(tǒng)一，在相關(guān)的規(guī)定中，已經(jīng)明確要求政府采購(gòu)項(xiàng)目的移交和接收中不僅需要上交紙質(zhì)檔案，而且需要同時(shí)移交電子檔案，規(guī)范建設(shè)性的工作要求使得電子檔案的移交與接收存在一定的難度，在實(shí)際的政府采購(gòu)項(xiàng)目的電子檔案的管理中，部分單位并沒有從電子檔案移交與接收的要求、標(biāo)準(zhǔn)和方法幾個(gè)方面來進(jìn)行充分地考慮，導(dǎo)致電子檔案與傳統(tǒng)檔案的管理工作沒有實(shí)現(xiàn)有效的銜接，另外，增量電子化的問題沒有得到解決，形成規(guī)范的電子文件為歸檔為電子文件，缺少及時(shí)性的信息收集與管理。第二：項(xiàng)目建設(shè)不全面，未搭建系統(tǒng)的電子檔案管理平臺(tái)。項(xiàng)目帶動(dòng)策略的全面實(shí)現(xiàn)需要將數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目和電子文件歸檔管理相結(jié)合，有效推進(jìn)電子檔案管理質(zhì)層平臺(tái)的空間拓展，目前已經(jīng)建立的數(shù)字檔案框架體系的基本功能較為基礎(chǔ)，不能完全解決電子檔案長(zhǎng)期安全保存的問題，給政府采購(gòu)項(xiàng)目的存儲(chǔ)安全帶來不穩(wěn)定性，而且未能全面地落實(shí)工作責(zé)任，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和要求。第三，軟件開發(fā)應(yīng)用不夠創(chuàng)新，項(xiàng)目技術(shù)難題未能及時(shí)解決，現(xiàn)階段我國(guó)的電子檔案格式不統(tǒng)一，難以掌握標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)，重復(fù)性建設(shè)多次出現(xiàn)，浪費(fèi)了大量的人力、物力和財(cái)力，不合理的資源配置使得創(chuàng)新創(chuàng)造技術(shù)的建設(shè)難以運(yùn)營(yíng)，軟件的開發(fā)、試點(diǎn)和驗(yàn)收需要大范圍的推廣與支持，目前的狀況是不能滿足政府采購(gòu)項(xiàng)目的電子檔案的移交與接收技術(shù)的完善要求的。

2 完善政府采購(gòu)電子檔案移交與接收技術(shù)的主要措施

2.1 統(tǒng)一電子檔案移交與接收的制度

制度上的完善是全面系統(tǒng)地建設(shè)政府采購(gòu)項(xiàng)目電子檔案的重要基礎(chǔ)，電子檔案規(guī)范移交與接收工作與思想政治上的認(rèn)識(shí)與強(qiáng)化是分不開的，統(tǒng)一各單位思想與制度，建立健全更加切實(shí)可行和有效的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，深化電子檔案工作人員的工作理念，以制度帶動(dòng)政府采購(gòu)項(xiàng)目的電子檔案的全面建設(shè)，以點(diǎn)帶面，實(shí)施全覆蓋的制度落實(shí)。通過制度建設(shè)完善以掃描為主的電子檔案管理和移交方法，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)大面積的推廣。

2.2 利用信息通信技術(shù)實(shí)現(xiàn)政府采購(gòu)電子檔案的快速存儲(chǔ)

合理利用信息通訊技術(shù)將政府的采購(gòu)項(xiàng)目工作的電子檔案收集管理相融合，深化服務(wù)，及時(shí)響應(yīng)政府的號(hào)召，以完善全面的工作機(jī)制提升采購(gòu)工作的水平和質(zhì)量。對(duì)于政府采購(gòu)工作的電子檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，需要配以應(yīng)用軟件輔助進(jìn)行問題反饋，全程跟蹤，快速存儲(chǔ)，確保工作質(zhì)量達(dá)到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，在檢查政府采購(gòu)項(xiàng)目的電子原文的過程中，需要使用信息技術(shù)預(yù)估威脅因素，統(tǒng)一移交和接收手續(xù)和程序，做到密切與檔案管理單位聯(lián)系，真正提升電子檔案服務(wù)人民和國(guó)家的能力，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變政府的工作形象。

2.3 重點(diǎn)抓住項(xiàng)目建設(shè)，構(gòu)建電子檔案的管理平臺(tái)

抓住項(xiàng)目建設(shè)的過程中需要建立電子檔案管理體系，推進(jìn)無縫連接的數(shù)字檔案的形成，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共存和共享，遠(yuǎn)程的傳輸利用需要實(shí)現(xiàn)政府采購(gòu)項(xiàng)目的專題數(shù)據(jù)庫(kù)匯總，并且保證采購(gòu)項(xiàng)目的電子檔案移交和接收無障礙對(duì)接，綜合性的辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)是及時(shí)完成政府采購(gòu)項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù)連接和檔案聚合的重要組成部分，在采購(gòu)項(xiàng)目的電子檔案中，以政府采購(gòu)項(xiàng)目為主線，以私有采購(gòu)項(xiàng)目為輔，在保證政府采購(gòu)項(xiàng)目的保密性的同時(shí)，達(dá)到數(shù)字檔案的互通，分工負(fù)責(zé)和互相支撐的電子檔案需要被永久性地保存，這需要建立更加強(qiáng)大的信息數(shù)字系統(tǒng)以應(yīng)對(duì)越來越多的項(xiàng)目信息，統(tǒng)一構(gòu)建電子檔案的管理平臺(tái)，以安全規(guī)范管理為主要的目標(biāo)，推動(dòng)電子檔案長(zhǎng)期安全保存體系的有效性。

3 結(jié)語(yǔ)

電子檔案的特殊性質(zhì)和移交接收的具體要求是需要受到關(guān)注和重視的，出臺(tái)的相應(yīng)規(guī)范雖然在一定程度上完善了電子檔案的相關(guān)管理，但是在實(shí)際政府采購(gòu)新項(xiàng)目的具體應(yīng)用中，電子檔案的移交與接收技術(shù)卻存在不足，非結(jié)構(gòu)化的電子檔案管理的較差的兼容性使得大量的數(shù)據(jù)信息無法移交與接收，造成一定的經(jīng)濟(jì)損失。以規(guī)范為主要的依據(jù)，有針對(duì)性地提出電子檔案移交與接收工作中單位的職責(zé)、基本要求和方式流程以及保存管理方法，在有效的電子檔案的移交與接收能夠整體進(jìn)行的前提下，全面促進(jìn)政府采購(gòu)項(xiàng)目的落實(shí)與推進(jìn)。

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