加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設的有效策略

韓廣生

摘 要：現(xiàn)階段，市場經(jīng)濟和科學技術(shù)得到了大力發(fā)展，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理工作已和現(xiàn)階段社會的發(fā)展遠遠不符。為了提高事業(yè)單位檔案管理的利用效率，事業(yè)單位必須對思路予以轉(zhuǎn)變，在檔案管理中引入現(xiàn)代信息技術(shù)，加強檔案管理信息化建設，進而促進事業(yè)單位整體發(fā)展。對此，本文筆者結(jié)合自身工作實踐經(jīng)驗，闡述了現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理信息化建設中存在的問題，并對相應解決措施進行了探討，以供參考。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設

當前，我國社會和經(jīng)濟的發(fā)展速度越來越快，在此形勢下，我國事業(yè)單位檔案管理方面的任務和數(shù)量不斷增多，工作人員的工作壓力極大。而在事業(yè)單位檔案管理中應用管理信息化的意義十分重大，現(xiàn)階段我國事業(yè)單位的檔案管理中讓有諸多問題存在，相關工作人員務必要高度重視這些問題，從而促進解決問題效率的提高，以便于實現(xiàn)我國事業(yè)單位檔案管理效率的最佳化，同時也能使我國事業(yè)單位得到良好發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設的意義

在信息技術(shù)的快速發(fā)展下，檔案管理工作不僅迎來了更好的發(fā)展機遇，同時也面臨著諸多挑戰(zhàn)[1]。在事業(yè)單位中檔案占據(jù)著極為重要的位置，其囊括了單位建設、事業(yè)單位發(fā)展歷程、工作流程和單位員工身份背景的詳細記錄等信息，由此可以看出，在事業(yè)單位的整個發(fā)展中檔案管理發(fā)揮著極為重要的作用。所以要加大單位檔案管理信息化建設既可以為事業(yè)單位的良好發(fā)展提供保障，同時還能使社會主義現(xiàn)代化建設順利實現(xiàn)，這符合事業(yè)單位基本的工作需求。加大事業(yè)單位檔案管理信息化建設力度，可以將最有效、最真實的數(shù)據(jù)提供給各部門工作人員，以便于充分發(fā)揮檔案資料的作用，促進檔案資源利用效率的提高。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設的問題

2.1 我國事業(yè)單位的領導對檔案管理工作的重視度不足

現(xiàn)階段，針對檔案管理工作，事業(yè)單位的一些領導并未引起高度重視，這就直接造成檔案管理制度存在很多問題，片面的認為引進和培養(yǎng)人才是事業(yè)單位的重點工作內(nèi)容，和檔案管理的關系不大，檔案管理工作由檔案管理人員全權(quán)負責，忽視了檔案管理工作和其他各個員工、各個部門之間的聯(lián)系。其實，檔案管理可以體現(xiàn)出所有員工的切身利益，甚至和國家經(jīng)濟發(fā)展程度息息相關，所以，我國事業(yè)單位的領導必須對檔案管理工作引起高度重視，盡量為國家創(chuàng)造最大化的價值，為員工爭取更多利益。

2.2 缺乏專業(yè)的檔案管理人才

檔案管理人員是檔案管理工作的主要負責人，其整體素質(zhì)直接決定了其工作水平和質(zhì)量[2]。現(xiàn)階段在我國諸多事業(yè)單位中，負責檔案管理的工作人員專業(yè)知識較為缺乏，同時諸多檔案工作人員的年齡較大，專業(yè)水平的檔案管理知識和技能培訓較為缺乏，特別是面臨著現(xiàn)代化檔案管理逐漸朝著信息化管理方向發(fā)展的趨勢，在這種現(xiàn)代化的環(huán)境中傳統(tǒng)的檔案管理人員已經(jīng)感到無從適從，也不能使社會經(jīng)濟發(fā)展的需求得到滿足。此外，當期諸多的檔案管理人員的工作態(tài)度較為散漫，對待工作不追求精益求精，未將應盡的工作職責落到實處，對自身工作存在不足的地方進行完善，使我國事業(yè)單位檔案管理工作的效率和秩序受到了嚴重影響。

2.3 檔案管理信息化制度缺乏完善性

因為事業(yè)單位的檔案管理工作長時間運用的都是最傳統(tǒng)的管理方法，所以，在開展檔案管理信息化建設后，諸多制度都沒有得到完善和建立，對檔案管理工作的進行造成了嚴重影響。檔案管理工作者在開展信息化管理的過程中沒有一點可以借鑒的東西，只是根據(jù)以往的制度進行管理，這樣勢必就會引發(fā)諸多問題，造成不能充分利用大部分檔案資源，也不能充分發(fā)揮檔案資料的價值，使事業(yè)單位檔案管理工作的進行受到了嚴重影響。

2.4 檔案的信息化管理安全系數(shù)較低

從現(xiàn)階段來看，相較于普通檔案管理方式，我國事業(yè)單位的重要檔案管理方式有所區(qū)別，甚至和我國的國際機密有關，因此這就對我國檔案信息化管理的安全水平提出了較高的要求，重要資料只要外泄將造成嚴重的后果。但就當前的形勢來說，我國的檔案管理工作并不重視其安全系數(shù)的重要性，嚴重威脅了一些重要信息。在調(diào)取資料的時候身份嚴重驗證并不嚴格進而泄露資料，還有一些事業(yè)單位并未明確規(guī)定只能用內(nèi)網(wǎng)登錄，這就給不法分子提供了機會。所以，相關事業(yè)單位必須對內(nèi)部網(wǎng)絡的監(jiān)管力度予以嚴格控制，把檔案的信息化管理安全性當作現(xiàn)階段的工作重點。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設的有效策略

3.1 高度重視檔案管理信息化建設

管理人員的重視程度和檔案管理信息化建設的質(zhì)量有著極為密切的聯(lián)系，在工作中，管理者應充分分析事業(yè)單位建設和發(fā)展的內(nèi)外部環(huán)境，將信息化建設是社會發(fā)展的大勢所趨充分認識到，并高度重視檔案管理工作。管理者應了解到檔案信息資源為單位制定決策和開展活動提供了重要依據(jù)，其盡管對單位的收益不會產(chǎn)生直接影響，但是和事業(yè)單位的各項活動有十分緊密的聯(lián)系。管理者要加大人員、設備和資金方面的投入力度，以此提高檔案管理信息化水平。

3.2 建立健全檔案管理制度

俗話說：“無規(guī)矩不成方圓”，要想確保檔案管理信息化建設工作的良好開展，就要將行之有效的檔案管理制度制定出來。事業(yè)單位應以本單位的實際情況為基礎，對合理的檔案管理制度予以制定，并把其對檔案管理工作的指導作用充分發(fā)揮出來，可以把檔案管理信息化的內(nèi)容當作指標，以供責任最久、績效考核、職稱評定等參考，這樣就能充分調(diào)動員工工作的積極主動性，也可以保持耐心，認真對待檔案管理工作，促進檔案管理信息化建設的順利開展。

3.3 提高檔案管理工作人員素質(zhì)

在檔案管理信息化建設中，人才的培養(yǎng)是極為關鍵的。引進專業(yè)的計算機和檔案管理人才，可以確保檔案管理工作效果的最佳化[3]。同時加大培訓現(xiàn)有檔案管理人員的力度，立足于個人特點開展分類培訓：針對計算機技術(shù)水平較低的，加大計算機知識方面的培訓力度；針對檔案管理水平較低的，要加大業(yè)務培訓力度。同時還要重視員工責任義務觀念和道德思想水平的提高，讓其在工作中具有高度的自覺性和責任感，不斷努力，開拓創(chuàng)新，將本職工作順利完成，把檔案管理的信息化建設落到實處。

3.4 加大信息安全管理

事業(yè)單位要將檔案信息安全意識增強，具體可從以下幾點入手：首先，防止因為檔案管理人員操作失誤、設備故障、網(wǎng)絡病毒和造成的安全隱患發(fā)生；其次，事業(yè)單位檔案信息保密上的問題，需要根據(jù)檔案對應的保密等級，將相應的防護措施制定出來，要想加大檔案信息安全管理力度，事業(yè)單位需要對檔案管理軟硬件功能進行完善，借助各種各樣的信息技術(shù)使檔案管理系統(tǒng)更為穩(wěn)定和安全；最后，事業(yè)單位還應促進檔案管理人員安全意識的提高，加大檔案安全意識的宣傳教育力度，給予檔案管理人員指導，確保其操作的規(guī)范性，盡量將人為因素導致的安全隱患發(fā)生率減少。此外，事業(yè)單位還應隔離內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)，以路由器和認證機制為基礎，對雙層防護機制予以設立，以此增強檔案管理工作的安全性。

4 結(jié)語

總之，在事業(yè)單位中檔案管理占據(jù)著極為重要的位置，其和事業(yè)單位的發(fā)展息息相關，在信息化時代，事業(yè)單位應積極更新觀念，創(chuàng)新檔案管理制度，運用多元化的檔案管理手段，同時事業(yè)單位其他部門也要充分理解和支持檔案信息化建設，加大資金投入力度，促進檔案管理信息化建設的順利開展。

參考文獻

[1]徐超臣. 提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略[J]. 城市建設理論研究：電子版， 2016（14）.

[2]閆靜靜. 提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略[J]. 科研， 2016（8）：00222-00222.

[3]蘇繼紅. 事業(yè)單位檔案管理信息化建設有效策略淺述[J]. 江西建材， 2017（15）：262-263.