新環(huán)境下圖書檔案的數(shù)字化管理

張文利

摘 要：伴隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展和科學技術(shù)水平的不斷提高，我國圖書檔案管理工作也較傳統(tǒng)有了比較明顯的變化。借助迅猛發(fā)展信息網(wǎng)絡(luò)與計算機有關(guān)技術(shù)，對圖書檔案的數(shù)字化體系予以構(gòu)建，可以促進資源信息共享、服務(wù)水平的提高。尤其是在新的發(fā)展環(huán)境下，可以說做好圖書檔案數(shù)字化管理工作是所有相關(guān)管理人員的重要職責，而且因為當前網(wǎng)絡(luò)信息逐步擴大覆蓋范圍，各圖書服務(wù)機構(gòu)針對圖書檔案管理相關(guān)人員能力與素質(zhì)也提出了更高要求，旨在確保檔案內(nèi)容更為精準與真實，最終以此推動社會文化事業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新環(huán)境；圖書檔案；數(shù)字化管理

當前信息化、數(shù)字化融入深入到了社會生活的方方面面，而且人們對信息時代下各種服務(wù)的要求也越來越高，而這樣信息社會的新環(huán)境下，圖書檔案的管理模式也在日新月異變化著，為此應(yīng)當緊密結(jié)合創(chuàng)新的數(shù)字化管理模式從事管理工作，以此提升圖書檔案綜合管理水平與質(zhì)量，確保圖書檔案有效信息資源的安全性，進一步為社會公共文化事業(yè)發(fā)展做好基礎(chǔ)工作，而這也是實現(xiàn)圖書檔案數(shù)字化管理的直接彰顯。所以，本文接下來就將著重探討新的發(fā)展環(huán)境下，圖書檔案數(shù)字化管理相關(guān)內(nèi)容，而且聯(lián)系實際提出一些建設(shè)性的發(fā)展建議，希望可以對相關(guān)人員與事業(yè)發(fā)展有所貢獻。

1 新環(huán)境下圖書檔案進行數(shù)字化管理準則

在當前國際經(jīng)濟發(fā)展與信息化時代發(fā)展的趨勢下，圖書檔案工作的規(guī)范化、法制化與制度化是實現(xiàn)數(shù)字化管理的前提，而《檔案法》等法規(guī)條令，又是做好圖書檔案管理理當遵守的準則。為此在圖書檔案信息采集、制作、保存、利用等所有環(huán)節(jié)當中，都應(yīng)當嚴格遵守相應(yīng)制度與法規(guī)條令。不論檔案館規(guī)模如何，均會生成信息文件等載體，而且通常是隨機與漸進式產(chǎn)生的，或是沒有任何規(guī)律可言的，需要經(jīng)過漫長積累過程，數(shù)字化客觀取舍計算，通過數(shù)字化管理使原始記錄過渡到紙質(zhì)及電子的形式，給未來實際應(yīng)用奠定可靠保障[1]。而當中，整理圖書檔案作為圖書檔案管理的著手點，就更應(yīng)把相關(guān)工作做好。針對不同形式及性質(zhì)的圖書檔案，應(yīng)當嚴格依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定進行，要一個蘿卜一個坑，做好細節(jié)工作，確保圖書檔案資料信息的安全與規(guī)范。

2 新環(huán)境下圖書檔案進行數(shù)字化管理發(fā)展建議

2.1 做好圖書檔案的一體化管理工作

一體化圖書檔案管理即將傳統(tǒng)管理模式中檔案室獨立分散圖書檔案信息資料，形成一個有機整體，從而達到統(tǒng)籌管理的效果。該新型管理模式主要內(nèi)容即徹底改變以往圖書檔案管理分散又各自獨立的情況，而將其統(tǒng)籌為一個管理更加方便的整體[2]。實現(xiàn)一體化管理避免了以往慣例工作中因為檔案分散獨立而增大出錯幾率，也避免了因程序太過復雜，而降低工作效率等情況出現(xiàn)，達到進一步有效控制圖書檔案的目的。實現(xiàn)一體化管理使得圖書檔案數(shù)字化管理有了更為寬廣的發(fā)展前景，也使管理工作變得更加系統(tǒng)化與有序化[3]。在進行一體化管理階段，圖書檔案處理成為所有管理操作中的入手點，這也就說明檔案的處理質(zhì)量對管理圖書檔案所有相關(guān)環(huán)節(jié)都有影響。除此以外，想要真正做到一體化管理就要規(guī)范圖書檔案處理操作，而這是需要在涉及圖書檔案處理時特別要注意的。所以針對圖書檔案前期處理時達到規(guī)范標準，將超前控制做好，才可以稱之為有效管理操作，將圖書檔案的管理功能充分發(fā)揮出來。

2.2 借助計算機技術(shù)做好管理工作

伴隨先進科技日新月異發(fā)展，全球范圍內(nèi)計算機大面積推廣，在圖書檔案管理中應(yīng)用計算機也已經(jīng)是勢在必行的了。借助計算機操作讓傳統(tǒng)手工操作大步向機械化邁進，也標志著圖書檔案存儲形式由以往的紙質(zhì)過渡到現(xiàn)今電子資源方式[4]。將計算機作為載體從事圖書檔案的管理工作具備如下優(yōu)勢：一是管理時可實現(xiàn)按件歸納。這在某方面可以減少圖書檔案管理相關(guān)人員工作壓力，進一步讓圖書檔案數(shù)字化管理工作取得更大成效；二是為已歸納圖書檔案修改提供了便利。以往人工操作時，想要針對歸類好文件加以修改就要拆卷重新處理，給管理工作人員增加很多負擔。但結(jié)合計算機處理以后，圖書檔案修改就不再那么困難了。在進行修改時，管理人員在鍵盤上輸入相應(yīng)字符，輕松一按就解決了很多問題，達到了事半功倍的效果。同時，在使用計算機方面，因為圖書檔案資料已經(jīng)呈電子版顯示出來，基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)輔助下，憑借計算機檢索功能檢索修改圖書檔案，明顯提升檔案的查準率，同時，該優(yōu)勢也是通過傳統(tǒng)管理方式達不到的。

2.3 電子圖書檔案儲存及備份工作

在這個信息化與時俱進的時代，信息與經(jīng)濟并存使信息量日益增大。電子圖書檔案為新時期高科技產(chǎn)物，其發(fā)展良好與否和可讀性均需依靠計算機相關(guān)硬件和軟件實現(xiàn)，而想要安全高效管理電子版圖書檔案，做好相關(guān)的儲存與備份工作就顯得十分必要與重要了。同時儲存形式、設(shè)備和格式等內(nèi)容也是至關(guān)重要的[5]。通常在歸納比較重要或需要使用到的的圖書檔案時均需采取主流儲存模式，針對不是特別重要或需要使用的圖書檔案則需輔以格式轉(zhuǎn)化功能，把圖書檔案按重要性與使用情況劃分，這樣做也減少了設(shè)備的存儲壓力。此外，對電子圖書檔案儲存設(shè)備要求其完善性和外展性都比較好，可以達到對核心圖書檔案檔案脫機保管的效果。還有，應(yīng)盡可能選擇多樣化儲存方式。

2.4 做好圖書檔案接收和歸檔工作

圖書檔案管理的有效性很大程度上取決于圖書檔案最初采集、歸納和評估等操作，圖書檔案的傳統(tǒng)管理模式比較容易做好這些工作，原因是人工操作紙質(zhì)檔案大可以追根溯源，查找到其中痕跡。但是結(jié)合計算機管理以后，電子形式圖書檔案因為其采集、歸納和評估等包括了互相重疊流程，形成最后資料信息以后能夠于再次修改后同原檔案形成較大出入，加上其轉(zhuǎn)換為電子形式時缺少圖書到檔清晰界定，而全部由網(wǎng)絡(luò)上傳和復制予以實現(xiàn)，所以，電子模式較難確保其實效性與原始性。因而，處理電子版本時要著重注意確認圖書檔案的原始性以及信息變更的詳細記錄[6]。這就需要相關(guān)管理人員在接收圖書檔案時細致檢驗數(shù)據(jù)信息，當發(fā)現(xiàn)不符信息時就要馬上發(fā)至歸檔人那里，另外管理人員應(yīng)盡量確保信息來源主要來自于系統(tǒng)自動提取。所以，檔案管理者歸檔管理圖書檔案的時候，一定要保證資料采集接收均符合電子動靜態(tài)信息相應(yīng)要求。

3 結(jié)語

綜上所述，伴隨社會經(jīng)濟不斷迅猛發(fā)展，對圖書檔案的管理工作難度也較以往更大了。所以，圖書檔案相關(guān)管理人員就務(wù)必對傳統(tǒng)管理模式進行創(chuàng)新，朝現(xiàn)代化、數(shù)字化發(fā)展方向邁進，在具體工作中要積極靈活、發(fā)散思維。推行全方位數(shù)字化管理，這對圖書檔案管理工作走向更加規(guī)范化、更為標準化是有較高歷史意義與實踐價值的，同時也要力爭全面提高圖書檔案管理水平，充分挖掘圖書檔案管理功能，調(diào)動起圖書檔案管理應(yīng)有的價值，用管理實際效果為社會公共文化事業(yè)全面發(fā)展打好基礎(chǔ)。

參考文獻

[1]楊扶寧.新時期對圖書檔案管理實現(xiàn)一體化的策略探究[J].人力資源管理，2018（01）：214-215.

[2]桑媛媛，祖權(quán).高校徽學圖書檔案文獻數(shù)字化管理與建設(shè)[J].中國管理信息化，2016，19（09）：194-196.

[3]郭峰.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的科技圖書檔案數(shù)字化建設(shè)——以南陽科技館為例[J].中國科技信息，2015（Z3）：142-143.

[4]姚雪.高校圖書館圖書檔案數(shù)字化建設(shè)原則與思路綜述[J].電子技術(shù)與軟件工程，2015 （11）：23.

[5]姚雪.自媒體時代科技圖書檔案數(shù)字化管理研究——以南陽科技館為例[J].新媒體研究，2015，1（02）：102-103.