微信公眾號文檔歸檔淺析

伍思穎 徐繼銘

摘 要：隨著社交媒體被政府機關(guān)、企事業(yè)單位和獨立法人公司等責(zé)任主體普遍作為官方宣介渠道和傳播平臺，微信公眾號得到廣泛應(yīng)用。一大批高質(zhì)量且極具保存價值的公眾號文檔產(chǎn)生并被核裂變式傳播。文章在闡述微信公眾號文檔生成、傳播現(xiàn)狀及亟待歸檔管理的基礎(chǔ)上，對如何實施有保存價值微信公眾號文檔采集歸檔、開發(fā)利用等方面進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：微信公眾號；文檔；采集歸檔；開發(fā)利用

隨著信息社會的不斷發(fā)展，人們的生產(chǎn)方式和生活方式不斷改變，越來越多的社交媒體在實際工作中被廣泛應(yīng)用，微信公眾號就是其中重要的一種，迅速成為政府機關(guān)、企事業(yè)單位和獨立法人公司等責(zé)任主體作為重要官方宣介渠道和傳播平臺的首選。根據(jù)工作實際需要，公眾號主體設(shè)置專人（甚至專業(yè)團隊）對公眾號實施運維，力求最大程度上與訂閱者、服務(wù)對象和客戶群體等實現(xiàn)便捷溝通和互動。

另外，思維、生活方式的改變使人們不僅需求文檔數(shù)據(jù)信息，更享受獲取信息的方式與過程。人們逐漸放棄了到圖書館、檔案館翻閱查檔這種耗時費力的傳統(tǒng)親身經(jīng)驗行為，更多地喜好經(jīng)過微信公眾號等媒介創(chuàng)作、篩選、加工和重新加以結(jié)構(gòu)化的文檔信息。在“自媒體”時代，微信公眾號形式的溝通、互動，是大眾化需求的體現(xiàn)，更是時代大勢所趨的必然。

微信公眾號，因其應(yīng)用成本低廉、傳播定位精準(zhǔn)、傳播方式多元且親民、傳播信息到達(dá)率高等優(yōu)勢特點，隨著其影響力的日益增強，越來越被廣泛應(yīng)用。有相當(dāng)一部分微信公眾號文檔是圖文編輯、信息處理等多位勞動者的智力集成，且文檔本身承載著巨大信息價值，而極具保存價值，都應(yīng)被實施系統(tǒng)整理實現(xiàn)歸檔。這對檔案管理在對社交媒體文檔的歸檔工作和滿足人們對檔案信息的需求升級方面，提出了更高要求。社交媒體發(fā)布、刊載和傳播的且有保存價值的精品文檔的歸檔，迫在眉睫。如何做到微信公眾號文檔的有效歸檔？可以從多方面加以深入研究和探討。

1 前置把控，強化文檔生成和傳播過程中的甄別鑒定

加大自主編輯創(chuàng)作水平，倡導(dǎo)主流價值觀，尊重付出經(jīng)驗積累和知識沉淀后的勞動所得。主動加強在微信公眾號文檔制發(fā)階段“天下文件一大抄”、“百度碎片拼湊”等文化盲從、抄襲的杜絕力度。理解適度引用模仿，但絕不照搬抄抄，杜絕復(fù)制粘貼、東拼西湊、邏輯混淆還不能予人以知識啟迪的文檔，不做文化“竊取者”的擁躉，不為不勞而獲背書，在源頭最大程度上降低文檔雷同，確保文檔原始性，確保文檔源文件的保存價值。

設(shè)置檔案專項審核“關(guān)卡”。在文檔起草、編輯、審核、簽發(fā)后，由專門檔案人員根據(jù)檔案鑒定理論依照全面性、歷史性、持續(xù)性、效益型、客觀性、真實性原則對微信公眾號文檔進(jìn)行判斷，對應(yīng)完成梳理歸檔與否、歸檔分類、保管期限等檔案管理要素的梳理。同時，從文檔性質(zhì)、利用價值、特征類型等方面附注、備注“標(biāo)簽”，為“后臺”檔案管理系統(tǒng)采集文檔信息、計算利用及推呈服務(wù)夯實

基礎(chǔ)。

提高閱讀受眾鑒別參與互動力度。參與受眾不受檔案素養(yǎng)限制，在檔案的篩選、加工和重新加以結(jié)構(gòu)過程中可自由決定檔案的量和度。研究文檔閱讀受眾，通過設(shè)置標(biāo)簽引導(dǎo)、備注提醒、類別特征選項、概率比例分析、專項調(diào)查表、指標(biāo)量化等方式方法，邀請和鼓勵閱讀受眾良性介入?yún)⑴c，力爭最大限度、最科學(xué)地量化評估微信公眾號文檔的保存價值。深入分析文檔閱讀受眾參與大數(shù)據(jù)，結(jié)合公眾號控制臺的階段性文檔管理，提高文檔正確歸檔率。

2 后臺分析，提高文檔采集和歸檔過程中的計算評估

微信公眾號文檔大都由形成者（公眾號責(zé)任主體）使用和保管，分散存儲在各自的單機、局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)機的信息系統(tǒng)。由于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和信息系統(tǒng)自身的缺陷和潛在的威脅、管理及運維人員的安全意識和檔案意識淡漠，以及其他侵入竊密等原因，微信公眾號文檔的歸檔及對其實施專業(yè)檔案管理形勢嚴(yán)峻、任務(wù)繁重、刻不容緩。

加強軟硬件設(shè)施配備，加速檔案管理系統(tǒng)針對微信公眾號文檔管理的“后臺”建設(shè)，強化數(shù)據(jù)采集模塊、評估體系模塊、輔助評估工具模塊等軟件平臺建設(shè)，規(guī)范微信公眾號文檔甄別、評估流程，切實解決微信公眾號文檔繁瑣數(shù)據(jù)的采集工作。加速建設(shè)微信公眾號檔案存儲云建設(shè)，不斷提升數(shù)據(jù)云計算分析能力。暢通歸檔渠道，通過設(shè)置條件和不斷完善模塊設(shè)計、不斷建設(shè)健全甄別評估機制，不斷提高檔案管理系統(tǒng)對高質(zhì)量微信公眾號文檔的自主捕獲能力，以及價值清晰的文檔自動轉(zhuǎn)存和經(jīng)鑒別后的價值文檔被動存儲（輔以階段性的人為或電腦梳理、核查），確保價值文檔應(yīng)歸盡歸，避免漏歸錯歸。

3 開發(fā)利用，提高文檔的社會服務(wù)能力和水平

微信公眾號文檔作為一種檔案和檔案信息資源，它的開發(fā)利用在促進(jìn)國家經(jīng)濟建設(shè)、文化構(gòu)建、大眾價值形態(tài)塑造等方面都有著重要作用。國內(nèi)外不乏時光機、快照和爬蟲等專門網(wǎng)站對網(wǎng)絡(luò)或社交媒體的歷史信息實施大數(shù)據(jù)存儲，也可以通過搜索引擎實現(xiàn)存儲數(shù)據(jù)里的文檔再閱讀、再利用。但是，以檔案學(xué)原理對社交媒體文檔實施歸檔管理、開發(fā)利用和對外服務(wù)這一領(lǐng)域，仍然缺乏系統(tǒng)性、專業(yè)化的理論研究。

及時生成數(shù)據(jù)存儲并加強歸檔文件著錄、編研、展覽形式的開發(fā)，加速歸檔文件篩選、提煉、加工和重新加以結(jié)構(gòu)以進(jìn)一步釋放這一社會共享信息資源的檔案價值。檔案信息的最重要的價值之一就是“利用”，也就是讓曾經(jīng)“養(yǎng)在深閨無人識”被束之高閣的檔案資源，發(fā)揮其應(yīng)有的社會經(jīng)濟價值。通過復(fù)合型人才的加入和通過現(xiàn)代化手段對收集微信公眾號文檔資源分析計算，對文檔資源進(jìn)行分化與序化，形成檔案信息文化加工品，讓更多有需求但少有接觸檔案本身的人們能自由決定檔案的量和度，無限極拓展檔案利用效果，主動、直接為社會各方面工作提供服務(wù)。

4 政策引導(dǎo)，加速文檔歸檔輿情建設(shè)和機制干預(yù)

“秩序之美為所有美之最！”著力對自由散亂發(fā)展的微信公眾號文檔加以深入挖掘和研究，約束、規(guī)范管理秩序，梳理、制訂運行規(guī)則，打造微信號文檔檔案管理良好業(yè)態(tài)。通過把高質(zhì)量的微信公眾號文檔用人們喜聞樂見社交媒體這種檔案信息傳播的形式反哺社會，網(wǎng)絡(luò)檔案不但可以形成正影響力，滿足人們檔案文化需求，提高人們文化素養(yǎng)，還能一定程度上形成社會正能量和凝聚力。

檔案管理行政機關(guān)可加以政策控制和引導(dǎo)，加速平臺鏈接、數(shù)據(jù)集成，形成知識系統(tǒng)化、歸檔信息智能化。同時主導(dǎo)協(xié)調(diào)好版權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)、信息數(shù)據(jù)、隱私權(quán)和檔案等專門學(xué)科法律之間的矛盾，不斷增強自動捕獲能力、平臺與專業(yè)數(shù)據(jù)庫的聯(lián)動能力和后臺數(shù)據(jù)自主計算及再服務(wù)能力。同時，加強與公安、網(wǎng)信等行政主管機關(guān)的聯(lián)動，嚴(yán)格監(jiān)控社交媒體文檔“產(chǎn)生→歸檔”全過程，正面影響、大力宣傳，增強檔案統(tǒng)籌管理影響，提高人們檔案意識。

微信公眾號文檔作為一種社交媒體文件，是在Web2.0時代的一種新形式，是反映、影響時代發(fā)展的社會記憶。“社會記憶屬性是檔案的基本屬性”這一觀點已經(jīng)得到了國內(nèi)外檔案學(xué)界的廣泛認(rèn)同，檔案管理實質(zhì)上也是對社會記憶的管理。微信公眾號文檔的編輯、發(fā)布、流轉(zhuǎn)等過程均在無紙化環(huán)境完成。

高速運轉(zhuǎn)的發(fā)展社會，時間就是金錢，人們想在短時間內(nèi)瀏覽文檔（或文章）是可以理解的。然而，微信公眾號上不乏久經(jīng)打磨的高質(zhì)量匠心出品文檔，因系統(tǒng)升級、更新，改版后數(shù)據(jù)被覆蓋、源文件丟失等不能被良好保存，不能被有需求、擠出時間來閱讀的人們精讀深思，“探賾索隱，鉤深致遠(yuǎn)”（《周易》），確實為文化資源的一種浪費，不利于當(dāng)下大眾群體的文化素養(yǎng)提高，不利于文化強國的建設(shè)。

高質(zhì)量的微信公眾號文檔文檔包含且不限于文字、圖片、聲音、動畫、視頻影像等多種媒體表現(xiàn)形式，以交互的方式向人們提供豐富的信息。在檔案管理機關(guān)、社會各界責(zé)任主體和其他社會力量的共同努力下，將理順微信公眾號文檔在歸檔時雜亂無序的現(xiàn)狀，提高該類文檔檔案的公益效力和社會影響力，對社交媒體和互聯(lián)網(wǎng)檔案管理長效機制的建立和實施，有著極高的應(yīng)用價值。