淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的提升策略

杜弟麗

摘 要：在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中，仍然存在一些問題需要不斷進(jìn)行提升和改進(jìn)。本文主要就如何更好的提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行了探討，旨在提高事業(yè)單位檔案管理治理，使其得到更加穩(wěn)定的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；提升策略

在社會經(jīng)濟(jì)的不斷推動下，我國事業(yè)單位在近年來取得了較好的發(fā)展，與此同時(shí)，檔案資料也開始逐漸增多，面對這一情況，如何提高事業(yè)單位檔案管理有效性就成為了一個(gè)亟待解決的問題。事業(yè)單位的檔案管理與其領(lǐng)導(dǎo)決策、人才培養(yǎng)、員工考核等都有著緊密的關(guān)系。隨著近年來我國網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，事業(yè)單位檔案管理也開啟了信息化建設(shè)的新篇章。

1 我國事業(yè)單位檔案管理目前存在的問題

1.1 管理層對檔案管理工作重視不足

現(xiàn)階段，國內(nèi)事業(yè)單位管理層尚未對檔案管理工作引起充分重視，從而造成了檔案管理工作機(jī)制的不完善，往往將事業(yè)單位的工作重心放在了各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動以及人才培養(yǎng)等方面，覺得檔案管理僅僅是檔案部門的事，與其他各部門不存在較大聯(lián)系，導(dǎo)致檔案管理效率難以提升[1]。應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到，事業(yè)單位內(nèi)部各個(gè)職工的利益以及各項(xiàng)工作是否能夠有序開展與檔案管理工作具有非常密切的聯(lián)系，甚至直接決定了事業(yè)單位未來是否可以持續(xù)健康發(fā)展。基于此，事業(yè)單位管理者必須要充分認(rèn)識到檔案管理的重要意義，通過科學(xué)有效的檔案管理工作來推動事業(yè)單位內(nèi)部各項(xiàng)工作的有序?qū)嵤?/p>

1.2 檔案管理人員專業(yè)能力有待提升

現(xiàn)階段，事業(yè)單位檔案管理工作表現(xiàn)出的種種問題，和檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)能力具有非常大的關(guān)系。目前依舊有很多事業(yè)單位檔案工作人員在上崗之前并未經(jīng)過專門的崗前培訓(xùn)，在工作過程中也不重視自我學(xué)習(xí)和提升，加之部分單位檔案管理人員年齡層次偏高，學(xué)習(xí)新知識的能力不強(qiáng)，在檔案信息化的進(jìn)程中無法確保自身專業(yè)素質(zhì)能力緊跟工作需求。與此同時(shí)，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的不重視也會直接對檔案工作人員的積極性造成影響，讓一部分檔案工作人員抱著“當(dāng)一天和尚撞一天鐘”的思想，缺乏工作責(zé)任心，不能夠及時(shí)準(zhǔn)確找出檔案管理活動中存在的問題，導(dǎo)致檔案管理工作效率遲遲難以提升。在這一情況下，要進(jìn)一步推進(jìn)檔案信息化，必須要大力引入與培育更多的專業(yè)人才，確保檔案管理工作的高效規(guī)范開展。

1.3 檔案管理信息化建設(shè)水平需推進(jìn)

隨著現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)在各行業(yè)各領(lǐng)域得以普遍應(yīng)用，但對于事業(yè)單位檔案管理工作來說，其信息化建設(shè)水平還需要進(jìn)一步提升，一些單位到目前為止依舊選擇過去那種人工管理、紙質(zhì)管理的模式，應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到，紙質(zhì)檔案存在很多問題，容易損壞丟失而且修復(fù)難度相對較大，同時(shí)人工檔案管理也不可避免的會出現(xiàn)一些失誤和漏洞，影響檔案管理工作效率的提升[2]。所以事業(yè)單位必須要盡快擺脫傳統(tǒng)管理模式的制約，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，這樣一來不但有助于檔案資源的開發(fā)利用，同時(shí)也能夠確保單位檔案資源的安全性與完整性。

2 提升事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的方法策略

2.1 事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)真正認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)對單位未來發(fā)展的重要意義并將其放在重要位置。第一，應(yīng)當(dāng)擬定較為隱蔽且安全的位置當(dāng)作是檔案管理室，同時(shí)對檔案室的門窗予以加固，在外部環(huán)境上提高檔案管理工作的安全性；第二，應(yīng)當(dāng)委任專人進(jìn)行檔案管理活動，未經(jīng)允許禁止單位其他職工私自進(jìn)入檔案室，必須通過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能進(jìn)入，同時(shí)做好登記工作；第三，對內(nèi)部在崗的檔案工作人員應(yīng)當(dāng)組織進(jìn)行定期培訓(xùn)，促進(jìn)其專業(yè)素質(zhì)水平的不斷提升，讓他們能夠更好適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的需求。

2.2 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)能力培養(yǎng)

針對單位內(nèi)部檔案工作人員應(yīng)當(dāng)做好專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)教育，促進(jìn)其綜合素質(zhì)能力和工作水平的不斷增強(qiáng)。要推進(jìn)信息化建設(shè)，應(yīng)當(dāng)確保檔案工作人員能夠擁有更加專業(yè)化的管理水平。若單位檔案工作人員沒有充分熟悉計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識和相關(guān)操作，不擁有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力和接受新鮮事物的能力，必然無法充分發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢。因此，事業(yè)單位必須要定期針對檔案管理人員開展專業(yè)技術(shù)能力培訓(xùn)，確保其能夠具備扎實(shí)的檔案管理技術(shù)能力，可以更快的適應(yīng)檔案信息化建設(shè)對檔案管理工作提出的新要求。確保檔案管理人員能夠直面源于市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境變化發(fā)展的新挑戰(zhàn)，促進(jìn)檔案工作效率和質(zhì)量的不斷提高。只有打造一支更加專業(yè)化、現(xiàn)代化的檔案管理人員隊(duì)伍，才可以充分發(fā)揮出檔案資源的價(jià)值，為事業(yè)單位持續(xù)健康發(fā)展做出更多的貢獻(xiàn)。

2.3 促進(jìn)檔案信息資源建設(shè)

加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。加快檔案信息化技術(shù)設(shè)施建設(shè)的重要內(nèi)容就是實(shí)現(xiàn)檔案館的數(shù)字化。在事業(yè)單位開展檔案管理信息化建設(shè)的過程中，充分有效地利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以在一定程度上提高其檔案管理信息化水平。此外，檔案管理部門應(yīng)該針對電子檔案，制定合理的管理辦法，為檔案管理工作打造實(shí)施平臺。同時(shí)，部分檔案，如錄音檔案、視頻檔案，可以進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲，推進(jìn)建設(shè)檔案信息資源的進(jìn)程。

3 結(jié)語

總而言之，信息化檔案管理有著更加高效和更加突出的特點(diǎn)，能提高事業(yè)單位對檔案管理的效果。不但保證了事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展，同時(shí)對我國經(jīng)濟(jì)持續(xù)發(fā)展帶來了更加有效的貢獻(xiàn)。為此，相關(guān)工作人員必須不斷提升事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，從而推動事業(yè)單位更加長遠(yuǎn)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]李瓊，趙福金.試論基層檔案管理的信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（2）：69-70

[2]葉生葳.關(guān)于加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（3）：40-40