發(fā)揮職業(yè)院校檔案管理工作服務(wù)職能的有效途徑

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朔州師范高等?？茖W(xué)校

職業(yè)院校的檔案包羅萬(wàn)象，有很大的利用價(jià)值，檔案的管理可以把院校的重要資料進(jìn)行整合，分門別類方便查閱。隨著各大職業(yè)院校的不斷發(fā)展，檔案管理應(yīng)該充分發(fā)揮其服務(wù)職能，使院校更好地落實(shí)立德樹(shù)人根本任務(wù)，增強(qiáng)服務(wù)育人功能，培養(yǎng)德智體美全面發(fā)展的社會(huì)主義建設(shè)者和接班人。

一、建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)

職業(yè)院校在檔案管理服務(wù)工作中，部分檔案資料的利用率比較低，以及各種類型的資料利用率差異很大，分布不均衡。比如教學(xué)檔案占整體院校檔案的比重最大，即是院校對(duì)教學(xué)、學(xué)生等方面利用程度最大，得到了有效的利用；而黨、團(tuán)類檔案資料利用率較低，只有在特別的日子才會(huì)被查閱及利用。同時(shí)，職業(yè)院校對(duì)微信公眾平臺(tái)的宣傳力度較小，大多數(shù)師生并不清楚檔案微信公眾平臺(tái)的相關(guān)功能，導(dǎo)致學(xué)生很少去查詢到自己所需的信息；加之微信公眾平臺(tái)的門檻比較低，對(duì)一些不好的信息無(wú)法進(jìn)行屏蔽，有些人的辨別能力較差，不能查詢到真實(shí)的檔案資料，進(jìn)而違背了檔案管理工作的服務(wù)初衷，無(wú)法發(fā)揮好檔案管理工作的服務(wù)職能[1]。

職業(yè)院校要改變傳統(tǒng)的模式，利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，及時(shí)進(jìn)行信息的交流與傳遞。職業(yè)院?？梢越n案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，提高檔案信息服務(wù)的工作效率與服務(wù)質(zhì)量。一方面要加大宣傳力度，可以通過(guò)舉辦座談會(huì)，相關(guān)管理領(lǐng)導(dǎo)向師生進(jìn)行宣講有關(guān)檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)的好處及功能；另一方面也要優(yōu)化微信公眾平臺(tái)，使師生第一時(shí)間找到自己所需的信息。信息要保證真實(shí)有效，還要提高技術(shù)水平，對(duì)不好的信息及時(shí)屏蔽，維護(hù)好檔案管理工作服務(wù)的秩序，發(fā)揮好職業(yè)院校檔案管理工作的服務(wù)職能。

二、檔案管理工作服務(wù)形式多元化

職業(yè)院校的檔案管理的相關(guān)資料信息本應(yīng)該是比較豐富的，便于師生查詢，但在實(shí)際檔案管理的工作中，檔案管理工作服務(wù)的種類單一，多是比較傳統(tǒng)的進(jìn)行面對(duì)面的查詢，利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案管理的少之又少。因此要想查詢到自己所需要的相關(guān)信息，學(xué)生只能回到學(xué)校，并出具相關(guān)證明，才查詢得到。在查詢檔案時(shí)，工作人員面對(duì)繁多的檔案，辦事效率低下。而對(duì)于那些回不去學(xué)校的學(xué)生來(lái)說(shuō)，則不能及時(shí)獲得自己的資料。這種單調(diào)的服務(wù)形式已滿足不了師生的需求，不利于職業(yè)院校工作的展開(kāi)。

隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，顛覆了傳統(tǒng)的面對(duì)面工作的模式，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理成為一種潮流。在檔案管理工作中，效率與質(zhì)量同等重要。職業(yè)院校可以建立網(wǎng)上檔案室，對(duì)檔案信息服務(wù)的類型進(jìn)行整合，師生通過(guò)輸入所需資料的關(guān)鍵詞即可查到信息，縮短了面對(duì)面溝通的時(shí)間，提升了檔案管理工作服務(wù)的效率，實(shí)現(xiàn)資源的共享。然而，對(duì)于傳統(tǒng)的面對(duì)面進(jìn)行信息查詢的工作模式，可以提供更加人性化的服務(wù)。如果在時(shí)間、地點(diǎn)等因素不允許的情況下，可以通過(guò)他人出具委托證明代替辦理，也可開(kāi)通服務(wù)熱線，通過(guò)官方網(wǎng)站、微信、微博等進(jìn)行留言咨詢，多元化的服務(wù)形式會(huì)使得檔案管理工作更加便捷[2]。

三、提高檔案管理服務(wù)人員的素質(zhì)

職業(yè)院校在招聘檔案管理工作人員時(shí)，準(zhǔn)入門檻比較低，素質(zhì)參差不齊，專業(yè)素養(yǎng)不高。有些檔案的專業(yè)性比較強(qiáng)，職業(yè)院校領(lǐng)導(dǎo)在選人、用人時(shí)沒(méi)有從實(shí)際出發(fā)，招聘管理經(jīng)驗(yàn)不足、專業(yè)性較差的教師，嚴(yán)重阻礙了工作的順利進(jìn)行，使得效率低下。此外，管理人員缺乏服務(wù)意識(shí)，沒(méi)有責(zé)任感。對(duì)于師生查詢的信息不了解，不能及時(shí)答疑解惑。在實(shí)際的服務(wù)工作中，沒(méi)有用戶至上的意識(shí)，忽視服務(wù)的方式和檔案需求者的所需，致使檔案管理的服務(wù)效果不佳。

檔案管理服務(wù)工作人員代表了職業(yè)院校對(duì)其重視的程度，要想真正改變檔案管理服務(wù)的形象，就要提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。職業(yè)院?？梢詫?duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，邀請(qǐng)相關(guān)的知名專家、學(xué)者，讓管理服務(wù)的工作人員能夠認(rèn)識(shí)到到服務(wù)的重要性，提高自身的服務(wù)意識(shí)，系統(tǒng)地對(duì)檔案管理服務(wù)的相應(yīng)知識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)，進(jìn)而提高管理人員的專業(yè)水平。同時(shí)，也可以開(kāi)展一系列榜樣學(xué)習(xí)活動(dòng)，定期與其他單位進(jìn)行深度交流，學(xué)習(xí)其他職業(yè)院校優(yōu)秀的管理服務(wù)的經(jīng)驗(yàn)，建設(shè)好服務(wù)隊(duì)伍。在實(shí)際的工作中，要做好監(jiān)督。對(duì)于師生咨詢的信息要耐心解答，如遇到自己不知道的領(lǐng)域，要把相關(guān)問(wèn)題記錄下來(lái)，待事后了解后進(jìn)行反饋。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案管理服務(wù)工作面臨著各種挑戰(zhàn)，職業(yè)院校應(yīng)積極地去改變現(xiàn)狀。建立網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，創(chuàng)新服務(wù)形式，進(jìn)而提升檔案管理服務(wù)人員的素質(zhì)，提高檔案管理服務(wù)人員的效率與服務(wù)質(zhì)量，使工作人員更好地服務(wù)師生，發(fā)揮好職業(yè)院校檔案管理工作服務(wù)的職能，推動(dòng)檔案管理工作服務(wù)的水平，使職業(yè)院校的工作得以順利開(kāi)展。