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科技技術(shù)以及網(wǎng)絡技術(shù)的快速發(fā)展，促使著各個行業(yè)紛紛在經(jīng)歷著信息化發(fā)展。信息化為社會各界帶來的便利是極其顯著的，如何積極的進行信息化建設已經(jīng)成為當前檔案管理工作發(fā)展的頭等大事，本文將詳細分析檔案管理信息化這一課題。

一、檔案信息化的優(yōu)勢

(一)有利于檔案信息的傳輸

傳統(tǒng)的檔案一般都是利用紙質(zhì)作為信息載體，想要進行信息輸送需要經(jīng)歷非常繁瑣的流程。檔案管理相關(guān)人員不僅要翻閱紙質(zhì)檔案尋找相關(guān)的傳輸內(nèi)容，而且針對傳輸路程較遠的地區(qū)，很可能在傳輸?shù)倪^程中出現(xiàn)檔案信息遺失或者損壞的現(xiàn)象。傳統(tǒng)的檔案傳輸由于受到時間與空間的限制，極大程度上阻礙了信息檔案資源的共享[1]。檔案信息化利用互聯(lián)網(wǎng)信息手段，打破了時間與空間的阻礙，將傳輸?shù)男畔⑥D(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)形式，能夠即時的實現(xiàn)信息的傳輸，提升了信息傳輸?shù)男屎桶踩浴?/p>

(二)有利于檔案信息的保存

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保存中存在很多的弊端，紙質(zhì)制品會遭到溫度、濕度、酸堿氧化等多種威脅，不同環(huán)境都會對紙質(zhì)制品造成一定的威脅，使得信息檔案遭到破壞。積極地進行檔案管理信息化創(chuàng)新，能夠規(guī)避傳統(tǒng)檔案信息保存中出現(xiàn)的風險。電子檔案一般利用信息化存儲工具，將想要存儲的信息進行保存。并且，隨著網(wǎng)絡科技的不斷發(fā)展，很多檔案信息已經(jīng)保存到互聯(lián)網(wǎng)絡中，很大程度上保障了信息的壽命，延長了信息保存的時間。

(三)有利于實現(xiàn)信息共享

傳統(tǒng)的檔案信息共享，一般都需要依靠人工手動進行操作，不僅費時費力，而且嚴重的影響了信息分享的效率。傳統(tǒng)檔案信息的查找也相對繁瑣，以至于閑置了很多重要的檔案信息內(nèi)容，嚴重的降低了檔案的利用率[2]。信息化的檔案管理是利用電子信息技術(shù)對檔案信息進行管理。將文件資料的查閱、收集、存儲、分類以及統(tǒng)計進行信息數(shù)據(jù)化處理，在提升檔案信息管理效率的同時，利用互聯(lián)網(wǎng)以及信息化手段便可以實現(xiàn)信息的共享，全面、科學、先進的實現(xiàn)了信息的分享，并且信息錄入和取讀不受時間與空間的限制，推動了檔案信息管理工作的快速發(fā)展。

二、檔案管理信息化建設的內(nèi)容

(一)實現(xiàn)檔案信息標準化

檔案管理信息化建設的重要內(nèi)容之一是實現(xiàn)檔案信息的標準化。其內(nèi)容主要是針對檔案管理部門制定統(tǒng)一、標準、規(guī)范的檔案信息化管理機制，并且保證高效地實施。檔案管理工作著力于從檔案信息收集、信息存儲、信息管理、信息網(wǎng)絡及信息管理軟件五方面進行積極的信息化轉(zhuǎn)型，從根本上建立標準化的檔案管理機制，確保檔案管理信息化工作高效落實。

(二)展現(xiàn)電子檔案特性

電子檔案在檔案管理中的優(yōu)勢是顯著的，很大程度上方便了檔案信息的檢索查詢、實施和利用，提升了檔案信息資源共享。在建設檔案信息化的過程中，檔案管理人員應該著力發(fā)揮電子檔案的特性，即電子化的實體檔案，檔案化的電子信息和結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫等。電子檔案最突出的特性應屬檔案全文數(shù)字化。[3]檔案管理人員應該積極針對檔案全文數(shù)字化這一內(nèi)容進行創(chuàng)新，切實的促進檔案管理信息化在檔案管理工作中的實踐落地及效率提升。

(三)促進檔案信息網(wǎng)絡化

數(shù)字化處理檔案信息是檔案管理信息化轉(zhuǎn)變的重要內(nèi)容，檔案信息數(shù)字化處理之后，想要切實的將檔案信息利用到實處，就必須積極的進行檔案信息網(wǎng)絡化建設。利用安全、穩(wěn)定、高效合理的網(wǎng)絡化平臺，為廣大群眾切實的提供一個檔案資源查詢閱覽的共享途徑，以此展現(xiàn)數(shù)字化檔案信息相較于傳統(tǒng)檔案信息所顯示出的開放性與交互性，從而增強檔案管理工作的社會化職能。將檔案信息積極的進行共享，為社會各方面的發(fā)展提供數(shù)據(jù)檔案支撐，推動了社會生產(chǎn)發(fā)展，實現(xiàn)了資源和信息的共享，使更多的受眾能夠利用檔案信息資源獲益。檔案信息網(wǎng)絡化建設對檔案信息建設質(zhì)量有極大的提升作用，對檔案信息化的發(fā)展速度有極大的促進作用。

三、檔案管理信息化建設途徑

(一)增強檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)的高低，對檔案管理信息化工作的質(zhì)量構(gòu)成直接影響。如果要實現(xiàn)檔案管理信息化建設的高效進行，就必須大力提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理工作人員必須樹立正確、積極的檔案管理信息化意識，堅定自身的意識，成為檔案管理信息化建設的中堅力量，為檔案管理信息化建設作出貢獻[4]。首先，檔案管理工作人員應當定期接受培訓，針對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)操作、信息化硬件設施操作等內(nèi)容進行詳細的學習，將先進的檔案信息管理理念融入到培訓工作中，積極的營造檔案管理信息化氛圍，引導檔案管理老員工接受信息化檔案管理理念，幫助新員工成為檔案管理知識助手。其次，檔案管理人員應當積極地申請資金，取得單位領導對檔案管理信息化工作的重視，從而調(diào)動檔案管理工作人員的積極性，加強檔案管理工作人員的信心。再次，應積極通過引進專業(yè)人才，尤其是信息網(wǎng)絡化人才，為檔案管理工作提供堅實的人才保障。通過耳濡目染，樹立檔案管理工作人員積極的道德價值觀，使其認識到自身肩負的責任并通過積極的學習來認識到檔案管理信息化的重要性。只有從根本上提升檔案管理工作人員的思想意識，才能有效的促進檔案的管理工作的不斷發(fā)展。

(二)建立健全信息化技術(shù)設備

想要全面高效的進行檔案管理信息化建設，完善的技術(shù)配備是基礎是前提。完善優(yōu)質(zhì)及高效的信息化技術(shù)設備，能夠保障檔案管理的信息化順利運行，為檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展提供堅實的基礎支持。首先，合理地建立科學的指導方案，努力保障檔案管理信息化技術(shù)的標準性。著重對于檔案管理虛擬空間的連接進行標準化的建設，實現(xiàn)檔案資源的共享與備份，積極的鼓勵檔案管理信息化技術(shù)開發(fā)[5]。其次，推動建立盡量完備的檔案管理信息數(shù)據(jù)庫。高質(zhì)量、安全的對檔案資源進行優(yōu)化與整合，針對數(shù)據(jù)的檢索和存儲等方面加強技術(shù)提升。積極的進行信息化技術(shù)的鉆研，切實的為實現(xiàn)一體化管理添磚加瓦。再次，重視數(shù)據(jù)網(wǎng)絡防火墻的建立和維護。當前我國網(wǎng)絡信息環(huán)境相對惡劣，為了切實的保障檔案管理的安全性，就必須要建立有效防火墻，切實的避免網(wǎng)絡中的惡意侵入，通過網(wǎng)絡技術(shù)防火墻，以及秘鑰等模式，保障檔案信息資源的安全性、保障檔案管理網(wǎng)絡平臺的健康性。最后，實現(xiàn)統(tǒng)一、專業(yè)的硬件配備。積極的建立全自動一體化設備、通過專業(yè)的數(shù)字化設備確保檔案文件數(shù)字化轉(zhuǎn)化。檔案管理的計算機軟件務求實現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一設備，為信息化檔案管理提供堅實的硬件保障。綜上，要使檔案管理信息化的穩(wěn)步建設與高效運行，必須強化信息化技術(shù)設備的建立和健全。

(三)制定統(tǒng)一的檔案管理信息化機制

檔案管理信息化機制是檔案管理工作的重要標準，更是實現(xiàn)檔案管理目標需要遵循的準則。加強計算機網(wǎng)絡管理系統(tǒng)的重視，切實的理清數(shù)據(jù)庫與數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，切實的實現(xiàn)計算機網(wǎng)絡化檔案管理工作目標，保障檔案信息數(shù)控庫的安全，為廣大的用戶提供便捷。積極的規(guī)范檔案管理信息化機制，利用實際的制度為檔案信息網(wǎng)絡提供制度上的保障。在實踐的過程中，必須秉承科學、實用等原則，在了解檔案管理工作的實際情況下，有重點、有計劃的制定科學的信息化規(guī)范。站在檔案管理實際中，秉承認真、負責的工作態(tài)度，按照檔案管理信息化的機制，明確檔案管理工作中應該實現(xiàn)的目標。定期的對傳統(tǒng)檔案管理資料進行清理，將沒有價值的檔案資料進行銷毀，切實提高檔案管理工作的效率。

(四)努力實現(xiàn)檔案管理科學化

檔案管理工作的發(fā)展目標之一是實現(xiàn)科學化的檔案管理。想要進行科學化管理，檔案管理部門就必須針對自身檔案管理工作的實際情況制定發(fā)展目標，將科學的指導理論，融入到檔案信息化發(fā)展的過程中，通過有效的實踐切實的展現(xiàn)科學化的優(yōu)勢。切實的將檔案管理的先進科學方法與正確的宣傳相結(jié)合，針對檔案管理信息化的形式、手段、行為等內(nèi)容進行廣泛的宣傳，真正提升廣大檔案管理人員的自覺性，調(diào)動檔案管理人員的積極性，優(yōu)化檔案管理工作的結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)人盡其才，物盡其用，促進檔案管理信息化工作的目標的實現(xiàn)。

四、檔案管理信息化發(fā)展注意事項

(一)及時的進行技術(shù)拓展

計算機的信息化技術(shù)和相關(guān)信息設備配置，是實現(xiàn)檔案管理信息化建設的基礎保障，更是統(tǒng)一設備技術(shù)不可或缺的重要內(nèi)容。在信息設備的實踐過程中，由于檔案文件資源的不斷增多、分享互聯(lián)機制不斷完善和發(fā)展，要求信息化技術(shù)不斷與時俱進[6]。信息化檔案建設的信息技術(shù)需要不斷的拓展，才能實現(xiàn)高效的兼容性，確保檔案管理信息化的長效穩(wěn)固發(fā)展。

(二)積極的豐富工作形式

隨著檔案管理信息化建設的不斷推進，檔案信息的共享程度必然隨之不斷深化。隨著檔案信息逐漸進入大眾視野中，廣大群眾們的查閱也越來越方便。這就要求檔案管理工作人員自身工作的層面越來越豐富，檔案管理信息化的服務理念和核心價值也應越來越突出。檔案管理人員應切實的將優(yōu)質(zhì)的服務體驗以及檔案管理理念烙印在群眾心中。為了實現(xiàn)檔案管理共享服務的廣泛性，可以積極的針對信息化檔案平臺進行積極的推廣，促進檔案管理信息化的發(fā)展，實現(xiàn)高效的信息資源共享服務。

(三)夯實基礎專業(yè)技能水平

雖然檔案管理工作信息化發(fā)展已經(jīng)成為檔案管理工作中的重要發(fā)展目標，但是在兼顧發(fā)展的同時，檔案管理工作人員不應該遺棄原有的檔案管理專業(yè)技能。檔案管理質(zhì)量是檔案管理工作中的第一要素，檔案管理工作人員還是應該積極的夯實自身的專業(yè)知識技能，針對信息化專業(yè)知識也應該扎實的掌握，在夯實傳統(tǒng)檔案管理知識的同時，掌握信息化專業(yè)技能，將兩者進行合理的轉(zhuǎn)化，以便于面臨突發(fā)事件可以即時處理。積極的夯實檔案管理專業(yè)技能，側(cè)面的提升了檔案管理的工作質(zhì)量，拉伸了檔案管理工作服務的縱深長度。

五、結(jié)語

綜上，檔案管理信息化建設是社會發(fā)展的必然需求，是大勢所趨。積極的進行檔案管理信息化建設能夠有效的提升信息傳輸?shù)乃俣龋粌H方便了檔案資源的分享，而且有利于檔案信息的保存。目前，檔案管理信息化建設主要聚焦于檔案信息標準化建設、展現(xiàn)電子檔案特性、實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡化這三個方面。檔案管理部門應該積極的提升檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)，在建立健全信息化技術(shù)設備的同時，制定統(tǒng)一的信息化機制，努力實現(xiàn)檔案管理科學化。與此同時，在踐行檔案管理信息化的過程中，應該積極的針對信息化技術(shù)進行拓展，實現(xiàn)網(wǎng)絡技術(shù)兼容。檔案管理工作人員也應與時俱進，不斷改進工作作風，豐富工作形式，夯實專業(yè)知識，使檔案管理工作在堅實的基礎上進行積極的創(chuàng)新，切實的保障檔案管理工作的長效發(fā)展。

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