審核報銷流程再造

殷彩紅

摘要：企業(yè)審核報銷流程涉及的工作流程、預(yù)算執(zhí)行、審核監(jiān)督機(jī)制等都影響著企業(yè)內(nèi)部管理控制的有效性和報銷結(jié)果的合理性。報銷流程中各個環(huán)節(jié)的銜接連貫與否、效率高低等因素都直接影響企業(yè)的管理效率。審核報銷流程再造用于審核報銷有利于改變報銷排隊時間過長的現(xiàn)象，節(jié)省報銷人的報銷時間，提高財務(wù)人員的工作效率，有利于完善單位內(nèi)部控制，有利于整合現(xiàn)有資源，提高管理水平。

關(guān)鍵詞：某某企業(yè) 審核報銷 流程再造

“業(yè)務(wù)流程再造”在當(dāng)前企業(yè)管理的核心要求，流程再造的核心是面向顧客滿意度的業(yè)務(wù)流程，核心思想是打破企業(yè)按職能設(shè)置部門的管理方式，代之以業(yè)務(wù)流程為中心，重新設(shè)計企業(yè)管理過程，從整體上確認(rèn)企業(yè)的作業(yè)流程。審核報銷是企業(yè)財務(wù)管理部門的主要業(yè)務(wù)，規(guī)范使用資金是企業(yè)財務(wù)部門重要的工作。但隨著企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，資金流量與日俱增，收入來源出現(xiàn)多樣化的特點(diǎn)，支出方面出現(xiàn)了復(fù)雜化、社會化特點(diǎn)。盡管企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)大都實現(xiàn)了會計電算化，在一定程度上提高了報賬的效率，但“審核報銷難”問題并沒有得到根本解決。本文通過某某企業(yè)應(yīng)用案例，具體探討了審核報銷流程再造方法與成效，現(xiàn)總結(jié)報道如下。

一、某某企業(yè)審核報銷流程現(xiàn)狀及分析

（一）某某企業(yè)簡介

某某企業(yè)成立于++年，是一家大型++公司，它向客戶提供度身定制的++解決方案。某某企業(yè)位于++，依附于++有力的地理位置發(fā)展其具有優(yōu)勢的++業(yè)務(wù)。目前，某某企業(yè)下設(shè)操作部、市場部、客服部、財務(wù)部、人事部以及行政部。財務(wù)部門作為公司對內(nèi)對外管理的重要環(huán)節(jié)之一，不僅在企業(yè)內(nèi)部各部門之間起著重要的協(xié)調(diào)、監(jiān)督、核算、審計、指導(dǎo)作用，更是管理者加強(qiáng)內(nèi)部控制的重要實施部門。而日常費(fèi)用報銷作為財務(wù)部門實現(xiàn)其職能的重要工作內(nèi)容，受到了管理人員的重視。

（二）某某企業(yè)審核報銷流程

某某企業(yè)的日常財務(wù)報銷內(nèi)容包括：員工差旅費(fèi)、交通費(fèi)、電話費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、人員補(bǔ)貼、低值易耗品及備品備件、保潔費(fèi)、傭金及其它公司日常營運(yùn)所需要花費(fèi)的支出。公司財務(wù)部每天都要處理各部門的上報的費(fèi)用報銷申請，工作量繁重。在報銷流程中，一筆報銷業(yè)務(wù)的受理一般要經(jīng)過經(jīng)辦人的票據(jù)規(guī)范整理、單位領(lǐng)導(dǎo)人的授權(quán)審批和財務(wù)部門及時準(zhǔn)確的處理。

（三）某某企業(yè)審核報銷流程存在的問題

1.管理層缺乏對審核報銷流程的管理控制意識。當(dāng)前企業(yè)管理層更加關(guān)注能給企業(yè)帶來實質(zhì)利益的其他經(jīng)營活動如商業(yè)談判、采購、銷售、并購等，而很少愿意花精力去研究如何管理報銷費(fèi)用及其流程。在信息不對稱的情況下，大有做假的可能。行政人員可通過收取回扣等方式與外部供應(yīng)商勾結(jié)，而財務(wù)人員由于缺乏管理積極性，睜一只眼閉一只眼，兩方面共同損害企業(yè)的利益。

2.管理層缺乏對審核報銷流程的管理控制能力。企業(yè)管理層往往更加擅長通過談判、激勵等方式創(chuàng)造價值，而忽略了企業(yè)內(nèi)部制度和流程管理控制能力的培養(yǎng)。企業(yè)的內(nèi)部舞弊如收取供應(yīng)商高額回扣、虛開發(fā)票、購買假發(fā)票等行為屢屢發(fā)生，但卻找不到行之有效的解決方法。

3.報銷流程復(fù)雜。付款完成意味著報銷的完成，未充分利用數(shù)據(jù)進(jìn)行事后分析。員工在發(fā)生費(fèi)用后需網(wǎng)上提交報銷申請的同時手工填寫紙質(zhì)單據(jù)，若報銷人員未經(jīng)系統(tǒng)培訓(xùn)，單據(jù)填寫方面還容易出錯，工作效率被降低的同時亦增加了財務(wù)人員的工作量。

二、某某企業(yè)審核報銷流程再造體系的建立

（一）方案的總體設(shè)計

完善企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)，設(shè)置復(fù)核崗位，重新梳理崗位職責(zé)，明確崗位職責(zé)和權(quán)限；整合現(xiàn)有資源，充分發(fā)揮現(xiàn)有資源的使用效益，提升財務(wù)管理能力；統(tǒng)一企業(yè)報銷口徑，提升精細(xì)化管理水平，解決報銷排隊時間過長的問題，改善財務(wù)人員的工作環(huán)境，提高工作效率，提升員工滿意度，優(yōu)化憑證傳遞機(jī)制，提升檔案管理水平。以員工滿意度為核心，專注于業(yè)務(wù)流程改進(jìn)。

（二）方案的總體內(nèi)容

審核報銷流程再造包括一系列改革，推行“無現(xiàn)金報銷”改革，實現(xiàn)無現(xiàn)金系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)無縫對接。推行“網(wǎng)上預(yù)約報銷”改革，充分考慮預(yù)算管理需求，徹底改變以往的報銷模式。重新梳理報銷流程，明確每個節(jié)點(diǎn)的工作內(nèi)容、崗位職責(zé)和權(quán)限。識別流程中的風(fēng)險點(diǎn)，通過有效的途徑對風(fēng)險進(jìn)行管控。充分考慮新的流程下實際工作中可能遇到的問題，預(yù)置解決方案，形成報銷管理手冊，用文字的形式將變革固化下來。

（三）方案的總體效果

網(wǎng)上預(yù)約報銷實行后，報銷人將單據(jù)送至財務(wù)初審后即可離開，大大節(jié)省了以往排隊報銷所耗費(fèi)的時間，為財務(wù)人員提供了良好的工作環(huán)境，有利于更好的開展工作。轉(zhuǎn)賬匯款信息由報銷人通過網(wǎng)上錄入，網(wǎng)上申報的金額、科目和摘要在財務(wù)軟件中自動生成，大大減輕了財務(wù)人員的工作量，提高了工作效率。同時推行網(wǎng)上預(yù)約報銷，現(xiàn)金支付量大幅縮減，報銷金額轉(zhuǎn)入個人銀行卡或轉(zhuǎn)入單位賬戶，所有的支付均有據(jù)可查，減少現(xiàn)金流、規(guī)避現(xiàn)金風(fēng)險，有利于企業(yè)的資金安全，避免了舞弊的發(fā)生。

三、某某企業(yè)審核報銷流程再造體系的經(jīng)驗總結(jié)

審核報銷流程再造包含一系列工作，時間跨度長、牽涉面較廣，需要一個通力協(xié)作的團(tuán)隊主持和開展工作，審核報銷流程再造依賴信息化技術(shù)手段，選擇有經(jīng)驗的軟件公司和合作銀行至關(guān)重要；審核報銷流程再造牽涉財務(wù)人員及廣大員工，需要各方面的通力協(xié)作和支持。要積極充分進(jìn)行宣傳，取得企業(yè)管理層的支持和認(rèn)可，利用機(jī)會積極向廣大員工宣傳計財處所進(jìn)行的變革，取得員工的理解和支持。

總之，審核報銷流程再造貫穿于企業(yè)發(fā)展的每一個階段，只有持續(xù)不斷進(jìn)行創(chuàng)新，企業(yè)才能在多變的市場中以不變應(yīng)萬變，從而促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。