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      文件歸檔的問(wèn)題和建議

      2018-11-21 11:54:32李潔
      消費(fèi)導(dǎo)刊 2018年13期
      關(guān)鍵詞:檔案管理

      李潔

      摘要:以設(shè)計(jì)資料歸檔為主題展開(kāi)論述,全文主要包括兩個(gè)部分的內(nèi)容:第一部分,重點(diǎn)對(duì)設(shè)計(jì)資料歸檔工作存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析探討;第二部分,在上述分析的基礎(chǔ)上針對(duì)問(wèn)題的解決策略提出了建議。

      關(guān)鍵詞:檔案管理 設(shè)計(jì)資料歸檔 工作制度

      一、設(shè)計(jì)資料歸檔工作存在的不足

      (一)設(shè)計(jì)資料歸檔不齊全

      在設(shè)計(jì)資料歸檔工作中,資料信息收集屬基礎(chǔ)環(huán)節(jié),這一環(huán)節(jié)工作的不完善,會(huì)直接影響到整個(gè)設(shè)計(jì)資料歸檔工作效果。在歸檔工作中,很多單位只重視紙質(zhì)資料的收集,對(duì)電子資料沒(méi)有進(jìn)行全面的收集和存儲(chǔ)。認(rèn)識(shí)不到電子資料的保存價(jià)值,在信息收集過(guò)程中,沒(méi)能按照要求進(jìn)行及時(shí)歸檔,致使所收集的資料達(dá)不到永久保存的目的。這一問(wèn)題的出現(xiàn),一方面是任務(wù)分工不明確,責(zé)任落實(shí)不到位,導(dǎo)致部分人員沒(méi)能夠按照要求完成相應(yīng)的資料收集工作;另一方面則是由于歸檔制度的不完善,無(wú)法以制度的形式對(duì)設(shè)計(jì)資料歸檔工作予以明確,進(jìn)而導(dǎo)致資料歸檔工作不規(guī)范,在具體工作中出現(xiàn)漏洞。

      (二)電子檔案設(shè)計(jì)資料歸檔不完善

      隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展,其在檔案管理中的應(yīng)用不斷深入,很多機(jī)構(gòu)的檔案資料主要是紙質(zhì)文件,而且電子文檔案管理已成為很多機(jī)構(gòu)檔案管理的重點(diǎn)。具體而言,這一問(wèn)題首先表現(xiàn)為被動(dòng)收集電子檔案難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求。針對(duì)設(shè)計(jì)工作的開(kāi)展,主要精力被放在了趕時(shí)間、趕任務(wù)、趕工期完成任務(wù)方面,工作精力限制了電子檔案歸檔工作,只有在驗(yàn)收時(shí)才會(huì)意識(shí)到電子檔案設(shè)計(jì)歸檔的重要性。所以,電子檔案的歸檔工作處于一種被動(dòng)進(jìn)行狀態(tài),而且,在這一狀態(tài)下,設(shè)計(jì)資料、原始的圖像資料信息未進(jìn)行系統(tǒng)的數(shù)字化處理,進(jìn)而導(dǎo)致設(shè)計(jì)資料歸檔工作成效不明顯。其次,這一問(wèn)題表現(xiàn)為云計(jì)算服務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)施緩慢。目前,電子檔案利用處于被動(dòng)狀態(tài)。

      (三)專(zhuān)業(yè)化檔案管理人員的缺乏

      管理人員是檔案管理工作的執(zhí)行主體,因此檔案管理人員的自身素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理工作成效,但是目前來(lái)看,針對(duì)設(shè)計(jì)資料歸檔工作的開(kāi)展,很多相關(guān)單位忽略了專(zhuān)業(yè)化檔案管理人員的培訓(xùn),致使工作人員自身素質(zhì)水平無(wú)法滿足實(shí)際工作需求,在設(shè)計(jì)資料歸檔工作的具體實(shí)施過(guò)程中,很多環(huán)節(jié)的工作處理質(zhì)量不高,從而對(duì)整體工作成效的提升造成巨大的負(fù)面影響。

      二、設(shè)計(jì)資料歸檔工作完善策略探討

      (一)明確分工,完善制度

      為了盡可能減少設(shè)計(jì)資料歸檔工作中的漏洞,首先要在前期的資料收集中進(jìn)行明確分工,將責(zé)任落實(shí)到位,促使每一環(huán)節(jié)的工作都能夠高質(zhì)量完成。針對(duì)工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)資料歸檔工作的開(kāi)展,可以將前期的資料收集工作劃分為紙質(zhì)資料收集和電子資料收集,不同的資料收集任務(wù)安排特定的工作小組,然后工作小組還可以將紙質(zhì)資料收集進(jìn)一步劃分為勘察資料收集、批準(zhǔn)文件資料收集、來(lái)往文件資料收集、工作記錄信息收集,將電子資料收集進(jìn)一步劃分為設(shè)計(jì)圖資料收集、音頻資料收集、視頻資料收集等,并且針對(duì)不同的細(xì)化工作安排不同的人員。其次,加強(qiáng)設(shè)計(jì)資料歸檔制度的建設(shè)。制度建設(shè)的主要目的之一就是對(duì)行為主體的工作進(jìn)行約束,使其規(guī)范化開(kāi)展各項(xiàng)工作,針對(duì)工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)資料歸檔工作的開(kāi)展工作,相關(guān)單位所建立的歸檔制度需執(zhí)行我國(guó)檔案部門(mén)所頒布的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》,制定適合本單位的制度體系。例如,所建設(shè)的設(shè)計(jì)資料歸檔制度體系中,可以建立相應(yīng)的責(zé)任追究制,以制度的形式明確不同部門(mén)及人員的責(zé)任,通過(guò)這種方式,對(duì)工作人員進(jìn)行有效的約束,使其嚴(yán)格按照規(guī)章制度完善設(shè)計(jì)資料歸檔中各個(gè)環(huán)節(jié)的工作,進(jìn)而不斷推動(dòng)資料歸檔工作的完善。

      (二)開(kāi)創(chuàng)電子檔案歸檔利用新局面

      為了充分發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理中的作用,并不斷完善設(shè)計(jì)資料歸檔工作,首先,要提升工作主動(dòng)性,加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)云服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)和完善。具體而言,要對(duì)分布式文件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)系統(tǒng)進(jìn)行充分利用,應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)存儲(chǔ)功能,將多個(gè)服務(wù)器和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備組合成一個(gè)整體,在通過(guò)集合體存儲(chǔ)系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)訪問(wèn)接入網(wǎng)絡(luò)客戶端程序,實(shí)現(xiàn)云服務(wù)系統(tǒng)。其次,要注重成果信息資料的研發(fā),實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。設(shè)計(jì)資料歸檔工作的主要目標(biāo)之一就是完成檔案的開(kāi)發(fā)利用,為此,針對(duì)設(shè)計(jì)資料歸檔工作的開(kāi)展,工作人員應(yīng)該具有較強(qiáng)的信息開(kāi)發(fā)意識(shí),在資料歸檔中對(duì)檔案信息進(jìn)行必要的加工,針對(duì)系統(tǒng)中具有價(jià)值的信息,要有針對(duì)性的進(jìn)行深度挖掘,并從中提煉出更具價(jià)值的信息資料,通過(guò)這種方式,使得檔案資料得到高效利用,進(jìn)而充分發(fā)揮資料歸檔的作用。另外,還應(yīng)該對(duì)設(shè)計(jì)資料的電子圖像信息進(jìn)行全面整合,利用數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng),建立電子圖像檔案信息庫(kù),并且對(duì)圖像信息進(jìn)行分類(lèi)保存,逐步實(shí)現(xiàn)電子圖像檔案信息系統(tǒng)的統(tǒng)一化,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。

      (三)加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)化檔案管理工作人員的培訓(xùn)

      針對(duì)設(shè)計(jì)資料歸檔工作的開(kāi)展,相關(guān)單位必須認(rèn)識(shí)到專(zhuān)業(yè)化人才的作用,必須加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)化檔案權(quán)力工作人員的培訓(xùn),具體而言,整個(gè)培訓(xùn)工作可以分三階段進(jìn)行。在第一階段,主要引導(dǎo)工作人員對(duì)設(shè)計(jì)資料歸檔工作環(huán)境進(jìn)行全面熟悉,了解整體工作流程,并完成對(duì)設(shè)計(jì)資料歸檔工作的初步認(rèn)識(shí)。在第二階段,重點(diǎn)針對(duì)設(shè)計(jì)資料歸檔中各個(gè)環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容進(jìn)行技能培訓(xùn),這是整個(gè)培訓(xùn)工作的重中之重,通過(guò)這一階段培訓(xùn)工作的開(kāi)展,促使工作人員能夠熟練掌握設(shè)計(jì)資料歸檔工作中的各項(xiàng)技能,并高效參與到具體工作的實(shí)施過(guò)程中。第三階段為查漏補(bǔ)缺階段,在這一階段中,要通過(guò)全面的觀察和了解,查找工作人員在具體工作執(zhí)行過(guò)程中仍然存在的不足之處,并有針對(duì)性進(jìn)行在此培訓(xùn),強(qiáng)化技能,進(jìn)而不斷提升其工作效率。

      檔案管理人員應(yīng)具有超前意識(shí)和高效攝取信息的能力,在檔案管理中,要主動(dòng)的、深入的調(diào)查編研電子技術(shù)檔案資料,既懂專(zhuān)業(yè)技術(shù),又懂計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理知識(shí),熟悉設(shè)計(jì)領(lǐng)域的電子檔案存儲(chǔ)保管業(yè)務(wù)。

      三、總結(jié)

      綜上所述,資料歸檔是檔案管理工作的重要內(nèi)容之一,就目前的情況來(lái)看,資料歸檔工作仍然存在不完善的地方,為此,相關(guān)單位,必須對(duì)存在的問(wèn)題有一個(gè)全面的認(rèn)識(shí),并從多個(gè)層面入手予以完善。

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