劉文寧

【摘要】本文結(jié)合實(shí)際工作，分析了電子文件管理存在搜尋困難、存儲(chǔ)空間有限、長(zhǎng)期保存工作欠缺和歸檔機(jī)制不完善等問(wèn)題，提出制定管理規(guī)范提高管理意識(shí)、將元數(shù)據(jù)著錄工作落實(shí)到位、建立電子文件長(zhǎng)期保存機(jī)制和合理使用媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)的建議。

【關(guān)鍵詞】電子文件管理；公共圖書(shū)館；數(shù)字資源；媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)

我國(guó)《電子文件管理暫行辦法》總則第二條定義電子文件，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。電子文件是信息社會(huì)交往的基本工具，它是完整的業(yè)務(wù)憑證和業(yè)務(wù)過(guò)程的真實(shí)記錄，是業(yè)務(wù)活動(dòng)高效持續(xù)開(kāi)展的助推器，也是記錄人類社會(huì)記憶的新型載體。

公共圖書(shū)館數(shù)字資源部門(mén)信息化時(shí)間較早，辦公文件以電子文件為主導(dǎo)，紙質(zhì)文件占比較低，電子文件管理是一項(xiàng)十分重要卻易被忽略的工作。電子文件如果僅著眼于眼前操作的方便，未從文件管理的角度加以思考，會(huì)導(dǎo)致工作基礎(chǔ)的根基不牢固。

一、電子文件的特點(diǎn)

數(shù)字資源部門(mén)電子文件具有涉及內(nèi)容廣泛、文件類型復(fù)雜、多媒體文件數(shù)量多、體量大等特點(diǎn)。內(nèi)容主要涉及各項(xiàng)會(huì)議、培訓(xùn)、讀者活動(dòng)的圖片和視頻記錄，圖書(shū)館網(wǎng)站和子網(wǎng)站群及其數(shù)據(jù)庫(kù)文件、部門(mén)行政事務(wù)文件、自建數(shù)字資源數(shù)據(jù)庫(kù)、國(guó)家公共數(shù)字文化工程文件以及其他辦公和多媒體制作軟件等電子文件。其中圖片、視頻、數(shù)據(jù)庫(kù)等多媒體文件相較其他業(yè)務(wù)部門(mén)數(shù)量多、占用存儲(chǔ)空間大。同時(shí)數(shù)字資源部門(mén)的電子文件類型較為復(fù)雜，主要分為以下幾種類型，見(jiàn)“表1”：

二、電子文件管理存在的問(wèn)題

（一）搜尋困難。隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，電子文件越來(lái)越多，造成查找困難。從實(shí)際操作來(lái)看，主要包含兩方面的問(wèn)題：一是缺乏統(tǒng)一科學(xué)的電子文件保存規(guī)范?，F(xiàn)有的電子文件保存規(guī)范比較注重保存功能，輕視查找功能，使得工作人員在儲(chǔ)存電子文件的時(shí)候較為簡(jiǎn)便易行，查找的時(shí)候卻較為繁瑣。二是缺乏電子文件存儲(chǔ)系統(tǒng)?，F(xiàn)有電子文件的存儲(chǔ)，僅是為其配套了獨(dú)立的硬件設(shè)施，例如采購(gòu)大容量硬盤(pán)。雖然硬件設(shè)施的提供是電子文件存儲(chǔ)的基礎(chǔ)，但是軟件的發(fā)展水平制約著電子文件的利用水平。沒(méi)有相應(yīng)的軟件進(jìn)行管理，電子文件的搜索還采用人工搜索的舊模式，例如靠形成日期進(jìn)行查找，靠題目進(jìn)行查找，靠工作人員記憶查找等，查找耗時(shí)且查準(zhǔn)率低，有時(shí)還會(huì)遇到尋找含有某人的圖片或者視頻鏡頭無(wú)從下手的情況，影響了工作效率。

（二）存儲(chǔ)空間有限，長(zhǎng)期保存工作欠缺。數(shù)字資源部門(mén)存儲(chǔ)的多媒體文件尤其是視頻文件由于要保存攝像機(jī)原始記錄和不同格式的加工成品，體量大，增長(zhǎng)速度快，用于存儲(chǔ)視頻文件的移動(dòng)硬盤(pán)消耗速度快。硬盤(pán)的不穩(wěn)定性決定了其不適合作為長(zhǎng)期保存的介質(zhì)。移動(dòng)硬盤(pán)具有刪除后文件直接丟棄的特點(diǎn)，誤刪或者誤操作可能帶來(lái)不可挽回的損失。加之科技的不斷進(jìn)步，移動(dòng)硬盤(pán)的USB接口也在不斷升級(jí)，不同版本的接口兼容性和傳輸速度也會(huì)出現(xiàn)不一致等問(wèn)題，一旦原裝數(shù)據(jù)線出現(xiàn)問(wèn)題，替代品能否正?？焖俟ぷ鳎彩遣淮_定因素之一。移動(dòng)硬盤(pán)有時(shí)會(huì)交給外包公司將其所完成的工作任務(wù)拷貝到其中，這又加大了硬盤(pán)感染病毒、震動(dòng)損壞的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）歸檔機(jī)制不完善。由于電子文件存在易儲(chǔ)存、易修改、易轉(zhuǎn)移和易損壞等特點(diǎn)，歸檔機(jī)制的不完善會(huì)造成以下幾方面的問(wèn)題：一是電子文件的易儲(chǔ)存性，如果沒(méi)有明確的歸檔時(shí)間要求，造成電子文檔的積壓，會(huì)加大搜尋的難度。二是電子文件的易修改性，文件和數(shù)字資源在形成終版的過(guò)程中往往需要多層級(jí)審批和多次修改，大量的廢棄電子文件產(chǎn)生，使得終版往往淹沒(méi)在廢棄的文件中，這樣就極易造成工作人員的誤存，也是一些部門(mén)選擇將紙質(zhì)版文件作為正式歸檔文件的原因。三是電子文件的易轉(zhuǎn)移性，造成其檔案安全性不夠。即使有專業(yè)的防火墻來(lái)保證電子文件的安全，但是也有存在漏洞的可能，未及時(shí)歸檔的電子文檔的安全性受到了挑戰(zhàn)。四是電子文件易損壞性，在存儲(chǔ)介質(zhì)轉(zhuǎn)移過(guò)程中，電子文檔查閱過(guò)程中，人為誤操作或硬件設(shè)施自然損壞等情況都可能造成文件損壞。

三、電子文件管理的對(duì)策

（一）制定管理規(guī)范，提高管理意識(shí)。從工作實(shí)踐出發(fā)，制定較為詳細(xì)的工作流程和有效的操作規(guī)范，并用于業(yè)務(wù)工作的指導(dǎo)。例如：規(guī)范存儲(chǔ)空間申請(qǐng)的操作流程，規(guī)范操作人員的流程，規(guī)范長(zhǎng)期保存數(shù)字資源的數(shù)據(jù)提交、數(shù)據(jù)核查、數(shù)據(jù)保存，臨時(shí)存儲(chǔ)介質(zhì)規(guī)劃等業(yè)務(wù)流程，規(guī)定對(duì)館藏?cái)?shù)字資源、原生數(shù)字資源、網(wǎng)絡(luò)采集數(shù)字資源及合作建設(shè)特色文化資源等電子文件進(jìn)行長(zhǎng)期保存的機(jī)制，采用更新和遷移等方式保證數(shù)字資源的安全存儲(chǔ)和永久獲取，建立詳細(xì)的資源保存清單，制定電子文件日常管理方案和應(yīng)急預(yù)案，做到電子文件管理的制度化和常態(tài)化。在實(shí)際業(yè)務(wù)工作中，隨著數(shù)據(jù)復(fù)雜度的提高、業(yè)務(wù)系統(tǒng)重要性的提高、業(yè)務(wù)復(fù)雜程度的提高，要及時(shí)地完善長(zhǎng)期保存管理制度，在流程控制、規(guī)范審核、人員選擇、業(yè)務(wù)管理等多方面進(jìn)行不斷改進(jìn)和提升，從而建立合理的保存系統(tǒng)，適應(yīng)公共圖書(shū)館的發(fā)展。

（二）將元數(shù)據(jù)著錄工作落實(shí)到位。電子文件的管理就是元數(shù)據(jù)的完善和管理。根據(jù)實(shí)際工作情況，電子文件元數(shù)據(jù)可分為電子業(yè)務(wù)元數(shù)據(jù)、保管元數(shù)據(jù)和資源描述元數(shù)據(jù)三種類型。其中電子業(yè)務(wù)文件需要確定一份簡(jiǎn)單合理的命名規(guī)則并能夠做到人人遵守；保管元數(shù)據(jù)需要設(shè)立專人進(jìn)行隨時(shí)登記和定期維護(hù)；資源描述元數(shù)據(jù)可以根據(jù)電子文件不同類型參照國(guó)家圖書(shū)館數(shù)字圖書(shū)館對(duì)象數(shù)據(jù)的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行著錄，這需要具備一定知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的工作人員來(lái)完成。

（三）建立電子文件長(zhǎng)期保存機(jī)制。我國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》中指出存儲(chǔ)電子文件的介質(zhì)為光盤(pán)、磁帶、硬磁盤(pán)等。異質(zhì)備份是把電子文件拷貝到不同性質(zhì)的介質(zhì)上，如分別存儲(chǔ)在磁性載體和光學(xué)記錄載體上，而同一類型的儲(chǔ)存介質(zhì)也應(yīng)選擇不同廠商的產(chǎn)品或者同一廠商不同批次的產(chǎn)品，降低因特定制造商或是特定批次產(chǎn)品出現(xiàn)問(wèn)題的風(fēng)險(xiǎn)。海量的數(shù)字資源作為圖書(shū)館服務(wù)的根基與保障，為存儲(chǔ)規(guī)劃、存儲(chǔ)管理、存儲(chǔ)系統(tǒng)建設(shè)等都提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。因而，要學(xué)習(xí)最新的存儲(chǔ)技術(shù)，汲取成功的技術(shù)方案和經(jīng)驗(yàn)成果，從而為資源的保存提供堅(jiān)實(shí)的技術(shù)保障。建立電子文件長(zhǎng)期保存機(jī)制，策略為光盤(pán)一套，磁帶一套，硬盤(pán)一套。磁帶的保存性能比較穩(wěn)定，性價(jià)比較高，所以使用磁帶作為數(shù)字資源長(zhǎng)期保存的介質(zhì)。在進(jìn)行長(zhǎng)期保存工作中要防止電子文件的變更和破壞，也要保持其可獲得性。

（四）合理使用媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)。媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)是一套專業(yè)的數(shù)字化軟硬件系統(tǒng)，其在電子文件的管理和使用過(guò)程中具備以下特色和優(yōu)勢(shì)：

1.上載文件和格式轉(zhuǎn)換。通過(guò)專業(yè)的格式轉(zhuǎn)換處理服務(wù)器完成上載音視頻、圖片、文檔的格式轉(zhuǎn)換和添加數(shù)字水印等任務(wù)。音視頻編碼格式轉(zhuǎn)換可以將高清晰度視頻轉(zhuǎn)換為可用于網(wǎng)絡(luò)播放的H.264，F(xiàn)LV文件。視頻可以在重要的時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行關(guān)鍵幀抽取，方便后期查找。

2.元數(shù)據(jù)編目。媒資系統(tǒng)提供文件編目功能，支持xml、 excel等元數(shù)據(jù)格式文件的批量導(dǎo)入。不同類型的文件提供不同元數(shù)據(jù)著錄結(jié)構(gòu)，且可根據(jù)實(shí)際文件自定義編目。系統(tǒng)對(duì)圖片文件可以直接讀取EXIF信息，自動(dòng)映射到相應(yīng)的元數(shù)據(jù)字段。

3.存儲(chǔ)機(jī)制和數(shù)據(jù)安全。數(shù)據(jù)冗余是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)安全的最基本手段，媒資系統(tǒng)采用在線、近線和離線三級(jí)存儲(chǔ)方式，將重要的電子文件備份存儲(chǔ)在兩盤(pán)數(shù)據(jù)流磁帶上，對(duì)一份數(shù)據(jù)創(chuàng)建多份副本來(lái)保障數(shù)據(jù)安全。

4.檢索功能。媒資系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)文檔的全文檢索，并且提供以創(chuàng)建修改時(shí)間、格式、大小、標(biāo)簽、邏輯關(guān)系等條件進(jìn)行電子文件的高級(jí)搜索，實(shí)現(xiàn)文章的準(zhǔn)確便捷搜尋。

5.系統(tǒng)管理。系統(tǒng)審計(jì)提供對(duì)電子文件使用、下載、搜索、登錄歷史等信息的日志。系統(tǒng)管理員通過(guò)查看操作記錄能夠追溯安全事故的原因。

6.系統(tǒng)安全。為保證電子文件的安全，系統(tǒng)管理員可以對(duì)用戶查看、編輯、下載、刪除等權(quán)限進(jìn)行分配和控制。媒資系統(tǒng)還具備回收站功能，可在一定時(shí)間內(nèi)恢復(fù)刪除的數(shù)據(jù)，防止用戶誤操作帶來(lái)的損失。合理使用媒資管理系統(tǒng)作為管理多媒體電子文件的輔助工具，能夠幫助數(shù)字資源建設(shè)部門(mén)有效管理電子文件。

四、結(jié)論和展望

電子文件管理是一項(xiàng)重要的管理工作，從領(lǐng)導(dǎo)者到員工都應(yīng)提高對(duì)這項(xiàng)工作的重視并將其落實(shí)到每一項(xiàng)具體工作內(nèi)容中，加以輔助適應(yīng)實(shí)際需求的電子文件管理系統(tǒng)，才能有效的提高工作效率。

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