“大數(shù)據(jù)時代”下產(chǎn)品型號檔案管理探析

蔣永芳

摘 要：本文就在“大數(shù)據(jù)時代”下如何加強和完善產(chǎn)品型號檔案管理工作進行探討和分析，通過加強產(chǎn)品型號檔案管理平臺建設(shè)，完善產(chǎn)品型號檔案管理各環(huán)節(jié)基礎(chǔ)性管理工作，搭建現(xiàn)代化檔案資源體系，從而推動科研檔案收集歸檔工作向前發(fā)展。

關(guān)鍵詞：產(chǎn)品型號檔案；大數(shù)據(jù)時代；檔案管理

隨著信息技術(shù)飛速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)無縫延伸，數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化撲面而來，在更深、更廣的層面上滲透到我們的生活、工作、學(xué)習(xí)中。我們已經(jīng)不可逆轉(zhuǎn)地進入了“大數(shù)據(jù)時代”。產(chǎn)品型號檔案管理的對象從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件、圖紙所承載的技術(shù)文件和圖紙逐步轉(zhuǎn)換成帶有產(chǎn)品結(jié)構(gòu)信息的三維數(shù)據(jù)?！按髷?shù)據(jù)時代”要求檔案產(chǎn)品型號檔案管理要與時俱進，突破創(chuàng)新，從而適應(yīng)產(chǎn)品研制信息化的需求。

1 大數(shù)據(jù)的概念和特點

大數(shù)據(jù)（big data），也稱海量數(shù)據(jù)、海量資料、巨量數(shù)據(jù)、巨量資料，一般是由數(shù)量巨大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、類型眾多的數(shù)據(jù)構(gòu)成的數(shù)據(jù)集合。這些集合由于所涉及的資料量規(guī)模巨大到無法透過目前主流軟件工具，在合理時間內(nèi)達到獲取、管理、處理并整理更積極的、有價值的信息。

產(chǎn)品型號檔案是指企業(yè)在各項產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)活動中直接形成的對具有保存價值的各種文字、圖表、電子文件、聲像等不同形式的真實的原始記錄材料。產(chǎn)品型號檔案記錄著整個企業(yè)產(chǎn)品研制、生產(chǎn)活動的全過程，為企業(yè)產(chǎn)品研制、生產(chǎn)提供有力支撐。

結(jié)合對于大數(shù)據(jù)特點的分析，產(chǎn)品型號檔案也復(fù)合大數(shù)據(jù)的特點：

產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)量巨大（Volume）。目前，大型企事業(yè)單位的產(chǎn)品檔案資源總量基本都已達到了TB級，是一個數(shù)據(jù)量巨大資源庫。

產(chǎn)品檔案資源種類繁多（Variety）。目前較為先進的大型企事業(yè)產(chǎn)品檔案資源以電子為主，除此之外還有部分紙質(zhì)檔案、音視頻檔案非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，檔案資源種類多樣，符合多樣性特征。

產(chǎn)品檔案價值密度低（Value）。對于檔案利用來說，海量檔案信息，利用率不高，存在著價值密度低的特點。

處理速度要求高（Velocity）。目前較為先進的產(chǎn)品檔案依托于信息技術(shù)，產(chǎn)品檔案的收集歸檔達到實時或近乎實時的處理速度。

2 產(chǎn)品型號檔案管理實踐研究

2.1 流程建設(shè)是“大數(shù)據(jù)時代”加強產(chǎn)品型號檔案管理的依據(jù)

2.1.1 國家法律法規(guī)有力支撐

2002年以來， 國家檔案局先后制定了《電子公文歸檔暫行辦法》、《電子檔案移交與接收辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》等一系列電子檔案的相關(guān)規(guī)范和標準。為“大數(shù)據(jù)時代”建設(shè)中的產(chǎn)品檔案收集歸檔提供有力的支撐，對于這些標準和規(guī)范，檔案人員應(yīng)充分研究，確保在信息化快速發(fā)展新形勢下的電子文件的收集齊全、整理有序、格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)合理有效。

2.1.2 公司管理文件有力保障

為保證檔案管理科學(xué)性、規(guī)范性、有效性，結(jié)合公司發(fā)展實際情況，與文件形成部門共同討論、制定適合公司的流程制度，建立、健全適應(yīng)“大數(shù)據(jù)時代”下產(chǎn)品型號檔案管理工作制度和流程體系，確?！按髷?shù)據(jù)時代”下的產(chǎn)品型號檔案工作有據(jù)可依、有章可循。在管理制度中將電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的數(shù)字化整理，數(shù)字化檔案的保管傳遞、歸檔整理、利用等電子文件管理要求納入其中，確保能夠建立最優(yōu)化的電子檔案管理工作流程、最有效的信息存儲模式等，從流程制度上充分保障電子文件管理工作順利開展，為產(chǎn)品型號檔案管理打下堅實的基礎(chǔ)。

2.2 前端控制是“大數(shù)據(jù)時代”加強產(chǎn)品型號檔案管理的有力支撐

2.2.1 必要性

在傳統(tǒng)產(chǎn)品型號檔案管理實踐中，實行分階段管理、分環(huán)節(jié)控制，產(chǎn)品文件全生命周期被分解到文件管理和檔案管理兩個相對獨立的階段。處于后端的檔案管理環(huán)節(jié)接收前端文件管理階段中具有長久保存價值的文件，并進行保管和提供利用。然而在“大數(shù)據(jù)時代”，處于后端的檔案管理階段已不能夠按照傳統(tǒng)的管理方式接收前端數(shù)據(jù)，這時就需要轉(zhuǎn)變檔案工作職能，把產(chǎn)品型號檔案管理節(jié)點前移，實行前端控制和全過程控制，由管檔案向管數(shù)據(jù)拓展。

2.2.2 實踐要求

在產(chǎn)品型號檔案收集環(huán)節(jié)中，公司可采用線上、線下二位一體管理的模式。在產(chǎn)品型號檔案線上收集過程中，將對產(chǎn)品文件管理行為提前到文件形成部門去實施，提前介入文件的產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)過程。這些前端協(xié)調(diào)包括：在電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計之初提出檔案化管理要求，以利于捕獲和采集電子文件產(chǎn)生和流轉(zhuǎn)過程中元數(shù)據(jù)，按照保存要求提前對生成和流轉(zhuǎn)中的電子文件進行控制；在歸檔移交前對電子文件進行妥善管理；雙方商定歸檔方式和歸檔要求（包括歸檔范圍、數(shù)據(jù)標準、整理、分類、價值鑒定等）。

2.3 平臺建設(shè)是“大數(shù)據(jù)時代”加強科研檔案收集歸檔的必要手段

2.3.1 必要性

檔案管理平臺建設(shè)是“大數(shù)據(jù)時代”實現(xiàn)檔案管理各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)開展的技術(shù)保障。通過配置信息化硬件設(shè)施設(shè)備，建立安全保障機制，搭建檔案信息資源管理平臺。在信息安全允許的前提下，部署覆蓋公司全方位的云數(shù)字檔案館，打破各業(yè)務(wù)部門之間的信息壁壘，對公司產(chǎn)品型號檔案資源進行目錄級整合共享，建立多渠道的利用機制，建設(shè)檔案利用仿真環(huán)境，提高數(shù)據(jù)交換效率，節(jié)約信息獲取成本。

檔案管理平臺一方面夯實紙質(zhì)檔案、特殊載體檔案的整理基礎(chǔ)，做好檔案資源的關(guān)聯(lián)性維護，為資源整合打下基礎(chǔ)。在檔案資源的形成和整理規(guī)范、標準的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)紙質(zhì)、特殊載體檔案資源的數(shù)字化，并保留原始關(guān)聯(lián)關(guān)系；另一方面，實現(xiàn)原生電子文件準確推送，原生電子文件的形成及管理要求應(yīng)納入業(yè)務(wù)系統(tǒng)的功能開發(fā)需求，確保文件關(guān)聯(lián)性的建立及傳輸?shù)目尚行浴?/p>

2.3.2 實踐要求

根據(jù)檔案管理前端控制和全生命周期管理要求，商發(fā)公司深入分析“大數(shù)據(jù)時代”產(chǎn)品型號檔案管理特點，通過檔案管理平臺優(yōu)化升級，加強在產(chǎn)品型號檔案管理各個環(huán)節(jié)的信息化水平，提升產(chǎn)品型號檔案管理效率。在收集環(huán)節(jié)，運用信息系統(tǒng)的手段實現(xiàn)前端控制，將產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)和檔案信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)充分集成，保證大量的、多種類型的、有價值的產(chǎn)品文件能夠?qū)崿F(xiàn)在線實時歸檔。文件形成和管理部門把審簽通過后的電子文件通過產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)接口歸檔平臺，隨時進行邏輯歸檔。

在整理保管環(huán)節(jié)，科研產(chǎn)品研制周期長，定型前形成的大量檔案文件往往處于現(xiàn)行狀態(tài)，根據(jù)產(chǎn)品的研制階段，通過檔案管理平臺對現(xiàn)行產(chǎn)品文件進行備份，并根據(jù)檔案整理和整編的要求，進行預(yù)立卷，確認預(yù)立卷號、預(yù)歸檔號，初步建立產(chǎn)品檔案文件之間的聯(lián)系。對于檔案管理平臺中產(chǎn)品文件，按照電子文件及電子檔案管理要求及檔案統(tǒng)一的備份機制，進行服務(wù)器、光盤雙重備份，最大限度的提高檔案的容災(zāi)備災(zāi)能力，保護檔案的安全。

在利用環(huán)節(jié)，一方面加強檔案管理平臺建設(shè)，健全檔案資源檢索機制，深入挖掘檔案信息內(nèi)容，更好地發(fā)揮檔案資源潛在價值。通過優(yōu)化檔案管理平臺檢索機制，開發(fā)全文檢索功能，支持模糊檢索，提升檢索結(jié)果與檔案利用需求匹配程度，提升檔案利用用戶體驗。另一方面隨著設(shè)計和制造的智能化發(fā)展趨勢，全三維設(shè)計技術(shù)開始全面應(yīng)用于產(chǎn)品型號研制中，產(chǎn)品型號的設(shè)計、生產(chǎn)、制造已從傳統(tǒng)的手工圖紙模式向三維數(shù)據(jù)模型轉(zhuǎn)變，如何有效利用非機構(gòu)化三維數(shù)據(jù)是檔案人員亟需解決的問題，對于三維數(shù)據(jù)的檔案管理要按照從按“件”管向按“包”管轉(zhuǎn)變，一是以構(gòu)型項為基礎(chǔ)，按照產(chǎn)品數(shù)據(jù)基線管理規(guī)則進行統(tǒng)籌策劃、統(tǒng)一管理；二是對產(chǎn)品研制前端數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口進行優(yōu)化升級，實現(xiàn)產(chǎn)品數(shù)據(jù)包完整歸檔。

3 結(jié)語

在“大數(shù)據(jù)時代”產(chǎn)品型號檔案管理過程中，檔案人員必須做好前端控制，加強產(chǎn)品型號檔案管理平臺建設(shè)，重視產(chǎn)品型號檔案管理各環(huán)節(jié)基礎(chǔ)性管理工作，搭建現(xiàn)代化檔案資源體系。

參考文獻

[1]王建玉.大型國企轉(zhuǎn)型升級過程中檔案管理實踐分析[J].浙江檔案，2017（12）：59.