新時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路分析與研究

馮麗霞

摘要：一個(gè)單位的檔案承載著單位發(fā)展的歷史軌跡，是對(duì)單位發(fā)展過(guò)程的真實(shí)記錄，檔案以其所載信息的原始性、真實(shí)性、技術(shù)成果的可重復(fù)性及可考查性等使其具有更高的利用價(jià)值。檔案管理是企事業(yè)單位管理的重要部分，新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作受到較多挑戰(zhàn)，事業(yè)單位的檔案管理也應(yīng)隨著時(shí)代的發(fā)展進(jìn)行改革和創(chuàng)新，不斷推進(jìn)檔案管理工作向前運(yùn)行。本文將針對(duì)新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路進(jìn)行一個(gè)簡(jiǎn)單的分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理；事業(yè)單位；創(chuàng)新思路

隨著時(shí)代不斷進(jìn)步，我國(guó)行政管理體制改革逐漸深化，事業(yè)單位在新的時(shí)代背景下面臨著新的機(jī)遇，要想進(jìn)一步加強(qiáng)社會(huì)服務(wù)，保證改革順利進(jìn)行，就要提升事業(yè)單位的工作質(zhì)量。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案管理屬于一項(xiàng)極為重要的工作內(nèi)容，因此其在促進(jìn)事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展方面具有決定性價(jià)值。另外，檔案管理是事業(yè)單位的重要工作之一，那么檔案管理是否合理高效會(huì)直接影響到事業(yè)單位管理工作的質(zhì)量和效率。隨著國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)的大力發(fā)展，新時(shí)期國(guó)家對(duì)事業(yè)單位的工作提出了更高的要求。因此，事業(yè)單位在檔案管理方面也將迎來(lái)一次全新的挑戰(zhàn)，那么事業(yè)單位檔案管理有必要進(jìn)行理念與方法上的創(chuàng)新，解決檔案管理中的問(wèn)題以保證事業(yè)單位工作的順利開(kāi)展。

一、新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的重要性

1.有助于加快全面建設(shè)小康社會(huì)

當(dāng)前是社會(huì)處于信息化速度和經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的時(shí)期，經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)也產(chǎn)生了重大的變革。信息量存儲(chǔ)問(wèn)題成為新時(shí)期檔案管理的新的挑戰(zhàn)，檔案管理如何在政治、經(jīng)濟(jì)、文化等信息交融的環(huán)境下進(jìn)行也是新時(shí)期檔案管理面對(duì)的重要挑戰(zhàn)。此外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位作為采取國(guó)家財(cái)政撥款的社會(huì)組織，新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位的創(chuàng)新思路和方法對(duì)于加快全面建設(shè)小康社會(huì)，處理政治、經(jīng)濟(jì)、文化等信息交融環(huán)境下的資源充分利用問(wèn)題具有重要的作用，在保障資源充分利用的同時(shí)，提升資源的利用效率，從而更好的為政府職能和公眾服務(wù)。

2.有助于深化落實(shí)“四個(gè)全面”

社會(huì)的發(fā)展離不開(kāi)檔案管理的不斷完善，這是因?yàn)槲覈?guó)當(dāng)前處于全面建設(shè)小康社會(huì)的時(shí)期，“四個(gè)全面”通過(guò)嚴(yán)肅黨風(fēng)、黨紀(jì)等方式對(duì)于廉政建黨具有重要的作用，同時(shí)也是全面建設(shè)小康社會(huì)的重要方針。檔案管理在新時(shí)期也具有較廣的應(yīng)用空間，檔案管理有助于有效避免檔案丟失、信息失真的現(xiàn)象，對(duì)于全面建設(shè)小康社會(huì)，推動(dòng)社會(huì)發(fā)展具有重要的作用。因此，新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理有助于深化落實(shí)“四個(gè)全面”。

二、新時(shí)期事業(yè)單位目前檔案管理中存在的問(wèn)題

筆者結(jié)合單位檔案管理現(xiàn)狀，并查閱相關(guān)資料，認(rèn)為新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理中還存在以下問(wèn)題：

1.領(lǐng)導(dǎo)干部意識(shí)淡薄

單位領(lǐng)導(dǎo)干部作為單位建設(shè)的重要核心，往往存在對(duì)檔案管理意識(shí)淡薄的問(wèn)題，導(dǎo)致下面員工在檔案管理中也存在應(yīng)付了事，沒(méi)有采取措施對(duì)檔案的歸檔、整理等工作，導(dǎo)致檔案丟失等現(xiàn)象廣泛出現(xiàn)，不利于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的長(zhǎng)期發(fā)展。因此，許多事業(yè)單位在發(fā)展的過(guò)程中，多會(huì)出現(xiàn)檔案管理工作受重視程度降低，影響員工積極性的相關(guān)問(wèn)題。另外在實(shí)際的檔案管理工作過(guò)程中，若存在工作質(zhì)量較低的情況，則會(huì)導(dǎo)致其正在建設(shè)中的人力、物力、財(cái)力方面難以得到充足的保障，造成許多資料信息堆積如山，員工查找起來(lái)十分麻煩，長(zhǎng)此以往，直接導(dǎo)致員工工作熱情度下降。除此之外，絕大部分事業(yè)單位在檔案管理中存在著機(jī)械式的工作理念，這就造成了所收集到的檔案信息相對(duì)雜亂，有利用價(jià)值的檔案在使用時(shí)還得再次進(jìn)行篩選，大大影響了事業(yè)單位的正常工作。

2.事業(yè)單位檔案管理手段相對(duì)落后

事業(yè)單位檔案管理手段問(wèn)題一直是影響其發(fā)展的原因之一。目前來(lái)講，國(guó)內(nèi)大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理中存在著軟件和硬件設(shè)施投入不一致的問(wèn)題，所以對(duì)于實(shí)際檔案管理工作存在著極為明顯的影響，難以達(dá)到國(guó)家要求的標(biāo)準(zhǔn)。另外，在事業(yè)單位檔案管理工作中，資金的投入力度是十分有限的，使檔案存放沒(méi)有固定的房間，甚至有些單位將檔案與易燃物品存放在一起，很容易因意外造成檔案的損毀。另外，檔案在管理過(guò)程中手段較為落后，現(xiàn)代化建設(shè)中，計(jì)算機(jī)科技發(fā)展十分迅速，但許多事業(yè)單位在檔案管理中仍采用傳統(tǒng)的管理方式，使檔案管理無(wú)論從思維管理模式還是技術(shù)管理模式方面都無(wú)法滿足新時(shí)期的需求。

3.事業(yè)單位檔案管理機(jī)制不健全

在事業(yè)單位中，若檔案管理工作機(jī)制不健全，則較容易出現(xiàn)工作落實(shí)差的情況。尤其是通過(guò)我國(guó)對(duì)于事業(yè)單位中檔案管理部門調(diào)查結(jié)果來(lái)看，其中約有高于80%的事業(yè)單位存在著檔案管理混亂的情況，對(duì)該種情況進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)影響因素主要包括以下幾點(diǎn)：

（1）多數(shù)單位存在朝令夕改的情況，使檔案管理人員在整理檔案時(shí)常常會(huì)感到無(wú)從著手。

（2）許多事業(yè)單位檔案管理中的制度規(guī)范流于形式，沒(méi)有把制度真正落到日常的檔案管理中，從而使制度的功能下降。

（3）許多事業(yè)單位在制定檔案管理制度時(shí)，缺少監(jiān)督人員及相應(yīng)的鼓勵(lì)、處罰制度，使檔案管理人員心存僥幸，工作狀態(tài)懶散，從而導(dǎo)致了員工需要重要資料時(shí)無(wú)從下手。例如：在事業(yè)單位檔案管理中，許多檔案管理者對(duì)重要的檔案資料管理時(shí)怕麻煩，因此出現(xiàn)重要的資料在管理中你推我、我推你的現(xiàn)象十分嚴(yán)重。

（4）事業(yè)單位在檔案管理中沒(méi)有做到與時(shí)俱進(jìn)，檔案管理制度缺乏動(dòng)態(tài)性，已經(jīng)難于與實(shí)際需要相符合。

4.工作人員綜合素質(zhì)欠佳

事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)是影響檔案管理成效的直接原因。首先，由于某種原因，導(dǎo)致事業(yè)單位在招聘檔案管理人員時(shí)沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)格的選拔和篩選，使事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)存在著較大的差距。國(guó)內(nèi)某些事業(yè)單位在招聘檔案管理人員時(shí)甚至沒(méi)有要求其學(xué)歷和檔案管理的能力，還有些事業(yè)單位聘用關(guān)系戶來(lái)管理檔案，造成了檔案管理工作的效率遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到新時(shí)期發(fā)展的需求。另外，許多事業(yè)單位的檔案管理人員在工作中缺乏責(zé)任心和耐心。例如：有些檔案管理人員在收集檔案資料時(shí)沒(méi)有對(duì)資料進(jìn)行認(rèn)真審核，從而造成了所收集的資料無(wú)法使用的現(xiàn)象，還有些檔案管理人員所收集的資料信息存在較大的錯(cuò)誤，不僅使資料無(wú)法使用，還給其它部門的工作人員造成了較大的負(fù)擔(dān)。除此之外，事業(yè)單位在檔案管理中，缺少可以留住管理人才的機(jī)制。其一，事業(yè)單位的工資及其它福利待遇無(wú)法滿足管理型人才的需求。其二，事業(yè)單位給檔案管理人員提供的學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會(huì)少之又少，從而影響了檔案管理人員業(yè)務(wù)水平的提高，使一些檔案管理優(yōu)秀型人才的能力很難有突破性的進(jìn)步，大大影響了事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

三、檔案管理思路創(chuàng)新的必要性

1.創(chuàng)新是社會(huì)發(fā)展的必然

創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力。開(kāi)拓創(chuàng)新是引導(dǎo)社會(huì)前進(jìn)的強(qiáng)大力量，是我們適應(yīng)新形勢(shì)，認(rèn)識(shí)新事物的思想武器。根據(jù)時(shí)代和實(shí)踐的要求，勇于和善于不斷創(chuàng)新，才能使我們對(duì)客觀世界的認(rèn)識(shí)不斷深化。在我國(guó)進(jìn)入全面建設(shè)小康社會(huì)的新時(shí)期，檔案工作作為黨和國(guó)家的一項(xiàng)重要事業(yè)，也必須根據(jù)時(shí)代和實(shí)踐的發(fā)展要求持續(xù)發(fā)展。要實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展就必須在檔案管理工作中不斷創(chuàng)新，這也是檔案管理所面臨的社會(huì)性、開(kāi)放性的必然要求。

2.創(chuàng)新是檔案部門發(fā)展的原動(dòng)力

近年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，檔案工作有了很大的進(jìn)步。檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施和條件得到了極大的改善，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和檔案信息資源建設(shè)得到加強(qiáng)；檔案部門進(jìn)一步適應(yīng)了社會(huì)對(duì)檔案信息的需求，社會(huì)服務(wù)功能不斷拓寬，社會(huì)檔案意識(shí)和檔案法制意識(shí)逐步增強(qiáng)。但是檔案工作還存在一些問(wèn)題，檔案管理長(zhǎng)期單調(diào)而枯燥的工作方式，傳統(tǒng)而落后的工作方法，使許多檔案管理人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新激情。他們墨守成規(guī)，按傳統(tǒng)辦事，日常的檔案工作也是幾十年一貫制――立卷、歸檔、轉(zhuǎn)遞、借閱等。要解決這些新問(wèn)題，真正使檔案工作與時(shí)俱進(jìn)、持續(xù)發(fā)展，只有通過(guò)創(chuàng)新才能開(kāi)創(chuàng)檔案工作的新局面。

3.創(chuàng)新是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的保障

檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，意味著其社會(huì)功能的改善和提高，與經(jīng)濟(jì)社會(huì)協(xié)調(diào)同步發(fā)展的同時(shí)，重點(diǎn)把人的發(fā)展擺到檔案事業(yè)發(fā)展的中心位置上來(lái)。這就需要我們從社會(huì)需求的角度來(lái)把握檔案事業(yè)發(fā)展的規(guī)模及方向，著力于提高檔案館（室）的工作效率和檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用率，最終使檔案事業(yè)與社會(huì)建立起相互促進(jìn)、相互協(xié)調(diào)的緊密關(guān)系。要實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，必須在目前的基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新，不斷提高檔案工作的社會(huì)服務(wù)功能。

四、在新時(shí)期中對(duì)于檔案管理創(chuàng)新思路分析

1.創(chuàng)新管理理念

在當(dāng)前新形勢(shì)下，事業(yè)單位需要重視檔案管理的重要性，不斷創(chuàng)新管理理念，保證檔案管理更加高效的運(yùn)行。從事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)始強(qiáng)調(diào)檔案管理的作用，自上而下，滲透檔案管理對(duì)于事業(yè)單位的重要意義。鼓勵(lì)員工積極做好管理工作，并且對(duì)工作出色的員工進(jìn)行嘉獎(jiǎng)，營(yíng)造良好的工作氛圍，使每一位員工人盡其用，為事業(yè)單位的發(fā)展投入全部熱情做出貢獻(xiàn)。

2.工作方式創(chuàng)新

傳統(tǒng)檔案工作方式，僅僅為用戶提供了文本類文獻(xiàn)的搜索和科技檔案的查閱，這在某種程度上，根本無(wú)法滿足用戶對(duì)檔案服務(wù)提出的高要求，因此，為了使企業(yè)檔案管理工作可以達(dá)到數(shù)字化、多媒體、跨地域的信息化發(fā)展目標(biāo)，相關(guān)企業(yè)就要對(duì)現(xiàn)有的檔案工作方式進(jìn)行有效的創(chuàng)新，即利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來(lái)將館藏檔案信息和紙質(zhì)文件資料轉(zhuǎn)化成電子檔案形式，并對(duì)各類電子檔案信息進(jìn)行科學(xué)分類和加工，使之可以通過(guò)不同的載體來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化存儲(chǔ)，這樣才能保證檔案信息的完整性和實(shí)效性。同時(shí)，還要建立健全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，以便可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和遠(yuǎn)距離傳輸，為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。

3.完善和創(chuàng)新檔案管理制度

正所謂“沒(méi)有制度，不成方圓”，在新時(shí)期事業(yè)單位的發(fā)展中，其要想提高自身的檔案管理質(zhì)量，首先要建立健全相應(yīng)的管理制度，為之后的檔案管理工作提供制度方面的保障。首先，事業(yè)單位在建立有關(guān)檔案管理制度的過(guò)程中，其一定要根據(jù)國(guó)家的相關(guān)法律法規(guī)來(lái)制定，在尊重員工人格利益的基礎(chǔ)上對(duì)其進(jìn)行一定的約束。本著以人為本的原則，在制定相關(guān)的管理制度時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)可以讓管理人員先自行擬定一套制度方案，然后再對(duì)其進(jìn)行一定的整改，最終形成一套較為健全的管理制度。此外，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，當(dāng)前的檔案管理不僅僅局限在紙質(zhì)版檔案管理方面，而且還要加強(qiáng)對(duì)電子信息檔案的管理，加強(qiáng)信息安全保護(hù)，采取多樣化的管理方式來(lái)進(jìn)行檔案管理，使得檔案中的有效信息可以被及時(shí)的利用，由此充分發(fā)揮檔案管理的有效性。

4.加強(qiáng)員工培訓(xùn)，提升員工綜合能力

事業(yè)單位在招聘時(shí)嚴(yán)格按照人才選拔機(jī)制，引進(jìn)高文化水準(zhǔn)有經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人才，才能勝任檔案管理的職務(wù)。建立完善的內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，對(duì)積極員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)和提拔，消極怠工的員工給予責(zé)罰、警告和淘汰。保證檔案管理積極的工作氛圍。事業(yè)單位要對(duì)員工進(jìn)行必要的培訓(xùn)，提升其職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力，培養(yǎng)員工服務(wù)意識(shí)，實(shí)現(xiàn)人才的持續(xù)成長(zhǎng)。

五、結(jié)束語(yǔ)

總之，社會(huì)需要?jiǎng)?chuàng)新，時(shí)代呼喚創(chuàng)新，陳舊的管理模式與社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下的靈活的機(jī)制出現(xiàn)了諸多不適應(yīng)的地方。檔案管理要在社會(huì)發(fā)展和前進(jìn)中不斷，除了創(chuàng)新機(jī)制外，還要經(jīng)常找問(wèn)題，找差距，創(chuàng)特色。因此，每一位檔案工作者都應(yīng)認(rèn)清形勢(shì)變化和自己肩負(fù)的重任，增強(qiáng)危機(jī)感、緊迫感和責(zé)任感，進(jìn)一步解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，開(kāi)拓創(chuàng)新，要使檔案工作有高度、有特色，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，檔案管理人員就必須摒棄舊觀念，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，拓展工作思路，更好地服務(wù)于信息化社會(huì)的需要，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作更上一個(gè)臺(tái)階。

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