萬玉俠

(濮陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院,河南 濮陽 457000)

0 前言

大數(shù)據(jù)發(fā)展的核心動力來自于數(shù)據(jù)的測量、記錄和分析，而檔案管理數(shù)據(jù)化的核心就是量化，即把文字變成數(shù)據(jù)、把角色變成數(shù)據(jù)、把溝通變成數(shù)據(jù)。這中間能夠起橋梁作用的就是政府檔案管理部門。推進政府?dāng)?shù)據(jù)開放的標(biāo)準(zhǔn)化和社會化，能夠拓展檔案部門的服務(wù)領(lǐng)域，提高檔案數(shù)據(jù)的使用效率，促進檔案管理事業(yè)的發(fā)展，為各級政府利用數(shù)據(jù)信息進行政策決策提供重要參考依據(jù)。

1 數(shù)據(jù)開放背景下檔案服務(wù)的特征

政府?dāng)?shù)據(jù)開放是互聯(lián)網(wǎng)時代政府職能創(chuàng)新管理的一大進步。對檔案管理工作而言，在不斷變化和演變中逐漸積累了一些特質(zhì)。具體表現(xiàn)如下：

(1)交互性。從使用者的角度來說，政府檔案數(shù)據(jù)開放可以在時間和空間上均有所開放，產(chǎn)生無時無刻的“服務(wù)空間”，提高政府的辦事效率，信息暢達降低了使用成本，使得政府檔案數(shù)據(jù)的使用的交互性逐漸增加。

(2)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。政府?dāng)?shù)據(jù)開放的電子檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)是在一定的權(quán)限范圍內(nèi)，全國各級政府、各行各業(yè)通用的標(biāo)準(zhǔn)，甚至對于某些數(shù)據(jù)而言，無需權(quán)限設(shè)置，具有極大的共享優(yōu)勢；是適合數(shù)據(jù)使用者和數(shù)據(jù)管理者各自使用的共同平臺，通過規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)來降低搜索成本，及時找到檔案數(shù)據(jù)信息目標(biāo)。

(3)豐富性。政府?dāng)?shù)據(jù)的開放程度，也即是可以使用的范圍，與信息數(shù)據(jù)的豐富性是反比的。通過影像、文本、視頻、音頻等形式都可以被傳遞共享。其豐富性也就為使用者的依賴政府?dāng)?shù)據(jù)的使用提供了可能，政府?dāng)?shù)據(jù)也就逐漸成為使用者獲取檔案信息的主要窗口。

(4)信息密度。檔案服務(wù)能夠獲得的信息數(shù)據(jù)質(zhì)量和數(shù)量構(gòu)成檔案信息的密度。政府?dāng)?shù)據(jù)開放降低了檔案信息的收集、儲存、處理和使用的成本，并極大地提高了檔案數(shù)據(jù)的流通性、準(zhǔn)確性和及時性。同時，信息密度的提升還可以幫助檔案管理部門根據(jù)檔案等級、檔案屬地、檔案時間等要素差異化處理。

2 基于政府?dāng)?shù)據(jù)開放視角的檔案部門角色審視和定位

基于政府?dāng)?shù)據(jù)開放的檔案服務(wù)，極大地促進了數(shù)據(jù)檔案的使用效率，提高了政府的辦事質(zhì)量效率。毋庸置疑，基于大數(shù)據(jù)背景下的政府?dāng)?shù)據(jù)開放，政府檔案管理部門被時代賦予了全新的角色定位。

2.1 大數(shù)據(jù)背景下政府?dāng)?shù)據(jù)開放的新定義

政府檔案管理在信息平臺模式中，不僅要停留在共享層面，而且要對于數(shù)據(jù)有點到邊、再到面的定義。傳統(tǒng)的檔案管理是某一級政府或者某一個部門的職責(zé)分內(nèi)之事，各自為政、資源共享渠道狹窄，大家往往依據(jù)各機構(gòu)自身擁有的資源數(shù)據(jù)量為評判各機構(gòu)的檔案管理水平?，F(xiàn)代的檔案管理借助政府?dāng)?shù)據(jù)開放實現(xiàn)社會經(jīng)濟領(lǐng)域的數(shù)據(jù)共享。不僅如此，在社會經(jīng)濟領(lǐng)域之外，也要毫無障礙的數(shù)據(jù)開放、準(zhǔn)則寬松的數(shù)據(jù)開放，而不是過濾機制極度嚴謹?shù)牡投乳_放策略。只要通過政府?dāng)?shù)據(jù)共享平臺，該群體就是通過平臺機制選擇被納入生態(tài)圈之中的受眾群體，無論審核體系多么嚴格，也能夠發(fā)展成為我們所說的“面”。

2.2 檔案數(shù)據(jù)共享的價值意義

檔案數(shù)據(jù)共享有利于檔案信息的便捷信息檢索，用戶可以通過搜索關(guān)鍵詞來查找相應(yīng)的信息資料，可以根據(jù)自己的需求進行目錄或者文字的查找。檔案數(shù)據(jù)共享可以節(jié)省存儲空間，減少檔案的重復(fù)儲存。檔案數(shù)據(jù)共享可以避免信息的丟失，通過文字化、數(shù)據(jù)化的處理，將大量的信息存放到計算機系統(tǒng)內(nèi)永久儲藏。檔案數(shù)據(jù)共享可以加強信息安全，通過共享平臺將檔案信息數(shù)據(jù)進行一體化共享，能夠有效保障檔案數(shù)據(jù)的權(quán)威性和真實性。檔案數(shù)據(jù)共享可以有效拓展檔案價值的外延，降低成本、提高資源的利用效率、最大限度地發(fā)揮檔案服務(wù)職能。

2.3 檔案管理部門的角色定位

檔案管理部門是政府?dāng)?shù)據(jù)開放的主要參加者、管理者、保障者。面對復(fù)雜龐大的數(shù)據(jù)資源庫，檔案管理部門要全流程地參與數(shù)據(jù)開放具體運行，做到每一份數(shù)據(jù)檔案都是在政府管理部門可控范圍之內(nèi)合法正當(dāng)使用。檔案管理部門要密切關(guān)注數(shù)據(jù)共享的關(guān)鍵流程，比如檔案存儲保管形式、檔案保密期限、檔案數(shù)據(jù)維護等關(guān)鍵節(jié)點，厘清關(guān)鍵節(jié)點的操作步驟和責(zé)任分工。檔案部門要依據(jù)業(yè)務(wù)運行的需要，不斷優(yōu)化改進基礎(chǔ)配套設(shè)施，以適應(yīng)數(shù)據(jù)開放便捷、及時的要求。

3 政府?dāng)?shù)據(jù)開放環(huán)境下檔案服務(wù)創(chuàng)新策略

政府?dāng)?shù)據(jù)開放環(huán)境下檔案服務(wù)創(chuàng)新策略，要結(jié)合檔案服務(wù)的具體特征、檔案管理部門的角色定位等實際出發(fā)，從法律法規(guī)、數(shù)據(jù)意識、平臺建設(shè)、創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容等四個方面制定改進措施，提高檔案的服務(wù)效率。

3.1 健全政府開放數(shù)據(jù)法律法規(guī)

圍繞政府?dāng)?shù)據(jù)開放的業(yè)務(wù)內(nèi)容、技術(shù)水平、數(shù)據(jù)構(gòu)成、共享標(biāo)準(zhǔn)等要素，建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)尺度，形成規(guī)則規(guī)定或者行業(yè)規(guī)范，進而取得法律政策上的支撐，保障檔案部門之間、檔案部門與政府各級部門間的互通性和共享性，進而提高檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平。對數(shù)據(jù)開放的權(quán)限范圍、使用方式、責(zé)任歸屬等方面進行統(tǒng)一管理，出臺相應(yīng)的指導(dǎo)意見，要求使用者合法、正當(dāng)、高效地使用檔案數(shù)據(jù)，鼓勵政府在可控的條件下最大限度的實現(xiàn)數(shù)據(jù)開放。

3.2 提高檔案數(shù)據(jù)化服務(wù)意識

檔案數(shù)據(jù)化服務(wù)意識提高對于檔案服務(wù)部門來說是十分重要的，直接影響到其從事檔案事業(yè)的動機和工作積極性。通過教育、培訓(xùn)等手段來提高檔案管理者的數(shù)據(jù)服務(wù)意識，利用新媒體和資源數(shù)據(jù)平臺來提高數(shù)據(jù)化服務(wù)技能，幫助檔案管理者提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，確保檔案用戶第一時間考慮運用檔案數(shù)據(jù)來了解和使用檔案資源。

3.3 加強檔案數(shù)據(jù)平臺建設(shè)

共享平臺的構(gòu)建要建立在大數(shù)據(jù)頂層設(shè)計思維的基礎(chǔ)上，檔案管理部門便是頂層設(shè)計者。檔案數(shù)據(jù)服務(wù)平臺的構(gòu)建要考慮供給與需求間的契機，利用云計算、PC移動客戶端等高新技術(shù)手段，對儲存的信息資源加以甄別與整合，并通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)通信系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息資源在任意位置、各種終端的分享共用。此外，檔案管理部門還應(yīng)建立平臺適用的基本規(guī)則以及用戶間的相互監(jiān)督制約機制，通過一定的手段監(jiān)控或者過濾用戶，確保平臺使用的安全性。

3.4 創(chuàng)新檔案服務(wù)內(nèi)容

檔案服務(wù)部門可以針對數(shù)據(jù)使用采用評分機制，當(dāng)用戶的評價數(shù)量達到一定的規(guī)模時，匯集而成的總評價結(jié)果是最具公信力的信息結(jié)晶，這個結(jié)果所反映出的問題是最具導(dǎo)向性的，管理部門可以通過問題導(dǎo)向制定檔案數(shù)據(jù)服務(wù)的改進優(yōu)化方案。檔案管理工作需要積極尋求恰當(dāng)?shù)牡谌胶献魃?，對于一些輔助業(yè)務(wù)，可以采取業(yè)務(wù)外包的形式，減少檔案管理部門的運營壓力，提高檔案管理工作效率。

4 結(jié)論與展望

基于政府?dāng)?shù)據(jù)開放視角下的檔案服務(wù)管理創(chuàng)新是一項具有十分重要意義的新事物。未來隨著政府?dāng)?shù)據(jù)開放的形式內(nèi)容的不斷變化、相關(guān)政策法規(guī)的持續(xù)完善，大數(shù)據(jù)檔案服務(wù)工作的更加深入，將對傳統(tǒng)檔案管理帶來革命性的更新，相信檔案服務(wù)的創(chuàng)新路徑會越來越清晰、政府檔案管理水平與效率也會越來越高。