論檔案管理信息化建設(shè)的重要性

張鳳宏

中國(guó)電子科技集團(tuán)公司第四十九研究所 黑龍江哈爾濱 150001

檔案管理即對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，也就是說(shuō)其功能作用不僅僅是記錄，其更為重要的價(jià)值在于能夠?qū)窈蟮墓ぷ鏖_(kāi)展和建設(shè)發(fā)展提供信息參考。在今天，為了提升檔案管理的效率和質(zhì)量，更好地發(fā)揮出檔案價(jià)值，我們應(yīng)當(dāng)切實(shí)抓好檔案管理的信息化建設(shè)工作。

1 檔案管理實(shí)行信息化的必要性

事業(yè)單位已經(jīng)成為推動(dòng)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的力量之一，同時(shí)事業(yè)單位檔案管理成為社會(huì)公共服務(wù)的重要載體。事業(yè)單位的檔案管理實(shí)行信息化，有助于于我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的健康發(fā)展、有助于滿(mǎn)足人民的物質(zhì)和文化需求。因此，事業(yè)單位的檔案管理將作為我國(guó)社會(huì)進(jìn)步的一個(gè)記錄者，詳細(xì)記錄了我國(guó)事業(yè)單位發(fā)展歷史的情況。檔案管理將成為維護(hù)社會(huì)發(fā)展的工具之一。一般來(lái)講.事業(yè)單位的檔案管理工作的是以數(shù)字化和信息化的形式進(jìn)行，這種方式將加快事業(yè)單位檔案管理的信息化的進(jìn)程。而隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的急速發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理相關(guān)工作的地位在事業(yè)單位中越來(lái)越突出，這就對(duì)對(duì)檔案管理工作提出了越來(lái)越嚴(yán)格的要求，因此，這將促進(jìn)事業(yè)單位對(duì)其實(shí)行信息化的管理。信息化管理的檔案工作，有利于保證檔案信息的真實(shí)性和完整性，還有利于對(duì)檔案的相關(guān)資料進(jìn)行有效的利用。信息化管理的過(guò)程，將使得檔案的分類(lèi)、整理工作變得簡(jiǎn)單和方便，還促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化。在信息化的社會(huì)中，事業(yè)單位要牢牢抓住機(jī)遇，不僅要加強(qiáng)檔案信息化的管理，還要促使整個(gè)辦公環(huán)境的信息化，最終使得整個(gè)事業(yè)單位都實(shí)現(xiàn)信息化。檔案管理實(shí)行信息化的管理，不僅可以提高檔案處理的效率，同時(shí)還為單位節(jié)省了相當(dāng)部分的辦公經(jīng)費(fèi)，也方便工作人員的今后查閱。

2 檔案管理信息化建設(shè)中的主要問(wèn)題

2.1 對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)程度不足

對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)程度不足是檔案管理信息化建設(shè)中面臨的重要問(wèn)題之一。首先，檔案管理信息化作為一種新的檔案管理手段，在管理方式及管理理念上與傳統(tǒng)的檔案管理有些許的差異。在實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的檔案管理向信息化管理的過(guò)程中，檔案管理人員不能夠正視這一轉(zhuǎn)變；其次，檔案管理信息化建設(shè)需要資金及時(shí)間投入，很多檔案管理部門(mén)人員認(rèn)為必要性不大，從而影響了檔案管理信息化建設(shè)的步伐。

2.2 缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理信息化人才

專(zhuān)業(yè)的檔案信息化管理人才缺乏是檔案管理信息化建設(shè)中的主要問(wèn)題。這一問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，檔案信息化管理是結(jié)合當(dāng)前現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為一體的管理，對(duì)從事信息化管理的人員要求相對(duì)比較高，不僅需要具備檔案管理方便的經(jīng)驗(yàn)及相關(guān)的素質(zhì)，而且要具備一定的技術(shù)能力及管理能力。而目前，具備全面能力及素質(zhì)的人才極度缺乏；其次，目前從事檔案信息化管理的人員不僅技術(shù)能力不足，管理經(jīng)驗(yàn)缺乏，而且人員的穩(wěn)定性不足，對(duì)于工作內(nèi)容剛剛熟悉，便離職或調(diào)離崗位，從而導(dǎo)致檔案信息化管理人員不能夠滿(mǎn)足應(yīng)有的需求；再者，檔案管理人員對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)程度不足，不能夠嚴(yán)格的按管理的要求來(lái)進(jìn)行檔案管理，使得檔案信息化管理不能夠有效的開(kāi)展。

2.3 軟硬件配套措施不足

一方面?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理大都還是使用一些硬件比較落后的設(shè)備，跟不上現(xiàn)代化的要求，很多檔案管理部門(mén)用的電腦還是十年前的電腦，容易出現(xiàn)死機(jī)等毛病，沒(méi)有備份的硬盤(pán)，一旦出現(xiàn)問(wèn)題檔案資料很容易丟失；另一方面，配套的軟件也跟不上檔案管理的要求，老的管理軟件在管理方式有待改進(jìn)。軟硬件的配套設(shè)施是檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)和保障，一定要滿(mǎn)足要求。

3 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的必要手段

3.1 強(qiáng)化對(duì)檔案管理信息化的重要性的認(rèn)識(shí)

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，檔案管理工作的信息化已經(jīng)成為大勢(shì)所趨，目前需要進(jìn)一步提高有關(guān)部門(mén)對(duì)檔案管理信息化工作的重視程度，在社會(huì)上需要加大宣傳力度，讓社會(huì)普遍認(rèn)識(shí)到檔案管理工作信息化的必要性。

3.2 制定規(guī)范的管理制度

事業(yè)單位的性質(zhì)比較特殊，而其檔案管理工作也屬于一個(gè)邊緣化的機(jī)構(gòu)。事業(yè)單位的檔案管理工作受到法律法規(guī)的制約，所以檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，是有法可依的。對(duì)于不同的事業(yè)單位，在檔案管理工作信息化發(fā)展的同時(shí)，也要立足于實(shí)際情況，制定本單位的相應(yīng)管理制度，從內(nèi)部對(duì)工作人員進(jìn)行約束，保證檔案管理信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

3.3 加大事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)力度，拓寬他們的知識(shí)層面

目前我國(guó)的事業(yè)單位檔案管理部分仍舊采用傳統(tǒng)的管理模式，這種長(zhǎng)時(shí)間單一、枯燥的工作方式，束縛了檔案管理人員的思想，使得他們僅僅局限于傳統(tǒng)的對(duì)檔案管理的思想和方式，缺乏創(chuàng)新精神和求知欲望，檔案管理工作缺乏生機(jī)和活力。想要從根本上解決這個(gè)問(wèn)題，就需要對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)性的培訓(xùn)，使他們的知識(shí)理解層面跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，提高計(jì)算機(jī)技術(shù)等相關(guān)技術(shù)能力，同時(shí)培養(yǎng)他們的創(chuàng)新意識(shí)，調(diào)動(dòng)他們的積極性，用最大的熱情投入工作中，服務(wù)群眾，同時(shí)，國(guó)家還可以從外部引進(jìn)高科技尖端人才，進(jìn)一步優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理人員隊(duì)伍，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，從而不斷提升事業(yè)單位檔案管理的效率和水平。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上，在現(xiàn)在這個(gè)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的時(shí)代，檔案管理部門(mén)應(yīng)該以社會(huì)信息化為基礎(chǔ)，應(yīng)用先進(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)，將檔案管理工作變得與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)真正意義上的管理信息化建設(shè)，讓檔案管理工作為全社會(huì)提供更好的服務(wù)，也讓檔案管理工作順利健康的繼續(xù)發(fā)展。