文/曾旭輝

?

信息化檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀與改革創(chuàng)新途徑

文/曾旭輝

廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司中山供電局

隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化的不斷深化，現(xiàn)代信息化建設(shè)的發(fā)展也正一路高歌猛進(jìn)，毫無疑義促進(jìn)了我國(guó)各行各業(yè)逐步向著信息化方向進(jìn)軍，企業(yè)的檔案管理信息化也自然而然迎頭趕上。目前國(guó)內(nèi)大部分企業(yè)或單位已經(jīng)加大步伐對(duì)檔案管理信息化的建設(shè)，同時(shí)把卓越先進(jìn)的信息化技術(shù)應(yīng)用于其中，不但使檔案管理工作效率發(fā)生了質(zhì)的變化，而且也為檔案事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展埋下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。所以，探討信息化檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀與改革創(chuàng)新途徑具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

檔案管理；創(chuàng)新途徑；安全保障

隨著科學(xué)技術(shù)的日新月異，信息化技術(shù)的發(fā)展也蒸蒸日上，同時(shí)也為檔案管理工作造就了史無前例的發(fā)展機(jī)遇，傳統(tǒng)滯后的檔案管理模式正在面臨著全新的挑戰(zhàn)。為了讓企業(yè)或單位的檔案管理工作適應(yīng)新的形勢(shì)發(fā)展，引入信息化管理新理念來推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展已是大勢(shì)所勢(shì)。

1 信息化檔案管理中的發(fā)展現(xiàn)狀

1. 1 管理模式相對(duì)滯后

雖然我國(guó)目前的信息化檔案管理有所改觀，但其中也存在諸多的問題與缺陷，甚至還有一些單位未能與時(shí)俱進(jìn)，仍在運(yùn)用傳統(tǒng)守舊的信息化檔案管理模式，創(chuàng)新意識(shí)缺乏。有部分工作人員在實(shí)際的檔案管理工作中，難以實(shí)質(zhì)性地解決一些細(xì)節(jié)問題，致使信息化檔案管理的主導(dǎo)作用不能充分地體現(xiàn)出來。當(dāng)今信息化建設(shè)的發(fā)展非常迅猛，同時(shí)為檔案信息化管理造就了不可多得的有利條件，但因?yàn)槿鄙偻晟频囊?guī)章制度與管理體系，再加上傳統(tǒng)滯后的管理模式，促使其難以充分地適應(yīng)于現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需求。

1.2 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)存在風(fēng)險(xiǎn)

雖然信息化檔案管理模式科學(xué)先進(jìn)，眾所周知它具有獨(dú)特的魅力，但也存在一定的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，而產(chǎn)生不安全的風(fēng)險(xiǎn)因素主要存在于檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理的過程當(dāng)中。在信息化檔案管理中，盡管一些風(fēng)險(xiǎn)因素屬于階段性發(fā)生，然而隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的日趨成熟，有部分非法人員為了謀取利益滿足私欲，經(jīng)常會(huì)窺探和盜取一些企業(yè)中的機(jī)密文件，不但使企業(yè)蒙受重大的經(jīng)濟(jì)虧損，而且也直接影響到我國(guó)檔案事業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展。實(shí)際上很多人都十分清楚，網(wǎng)絡(luò)傳輸方式本來就存在著一定的安全隱患，信息傳輸在網(wǎng)絡(luò)中全部都是經(jīng)過多層網(wǎng)站分段最終傳送到終點(diǎn)。任何一個(gè)中介站點(diǎn)在此過程當(dāng)中都能夠進(jìn)行讀取、攔截信息，甚至破壞它。除此之外，因?yàn)楝F(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)的發(fā)展與日中天，新型技術(shù)尤如雨后春筍般涌現(xiàn)出來，加上缺乏一定的安全技術(shù)自身的防范，如果病毒一旦侵入，整個(gè)系統(tǒng)勢(shì)必出現(xiàn)癱瘓狀態(tài)。

2 信息化檔案管理改革創(chuàng)新途徑

基于以上相關(guān)的探討，看到檔案信息化管理中的不足之處，對(duì)其進(jìn)行改革創(chuàng)新已是迫不及待。怎樣改革創(chuàng)新，促使其適應(yīng)現(xiàn)代信息化條件下檔案管理工作的需求，相信是每個(gè)檔案管理工作人員所要面臨的一大挑戰(zhàn)。如下是筆者關(guān)于信息化檔案管理改革創(chuàng)新途徑的建議：

2.1 不斷創(chuàng)新檔案管理模式

自從我國(guó)改革開放至今，各行各業(yè)的發(fā)展紅紅火火，無疑使企業(yè)單位檔案信息的數(shù)據(jù)與日俱增中，若是沿用傳統(tǒng)滯后的檔案管理模式，是難以適應(yīng)目前社會(huì)發(fā)展的要求。所以，作為一名檔案管理領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代脈博，積極建議企業(yè)單位使用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化與數(shù)字化，不斷推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定發(fā)展。積極推動(dòng)企業(yè)單位檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，推進(jìn)檔案管理以滯后的手動(dòng)操作為主全面向科學(xué)先進(jìn)技術(shù)的管理手段過渡。

而作為檔案管理工作人員，不可只留戀于紙質(zhì)檔案的狀況，只著重于具體的檔案實(shí)體管理工作，應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)積極將具體需求與信息化要求互為結(jié)合，不斷改變傳統(tǒng)滯后的管理模式，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化與電子化，從而能夠使人事檔案管理迎接無紙新時(shí)代。

2.2 積極更新辦公設(shè)備軟硬件

為了使檔案管理信息化得以實(shí)現(xiàn)，需要積極更新辦公設(shè)備軟硬件。

檔案管理工作是否表現(xiàn)更加出色，有賴于科學(xué)先進(jìn)的辦公設(shè)備軟件與硬件支撐。因此，在軟件方面我們需要選擇更加切實(shí)有效的信息檔案管理軟件，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期對(duì)管理軟件進(jìn)行更新升級(jí)，盡量使其更加適應(yīng)信息化的發(fā)展需求。在辦公硬件方面主要是電腦的使用與維護(hù)，工作人員若是發(fā)現(xiàn)電腦本身有問題，可提前將檔案資料復(fù)制到移動(dòng)硬盤內(nèi)，或同步保存到網(wǎng)絡(luò)U盤中，以防患于未然。然后安排電腦技術(shù)人員進(jìn)行維護(hù)，實(shí)在難以維修只能更換新電腦。

此外，正確選擇與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相容的檔案信息化系統(tǒng)軟件，使檔案信息可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)完成登記、匯編與補(bǔ)充等工作。能夠創(chuàng)建與之相適應(yīng)的管理平臺(tái)，而且不同科室的管理人員也完全可以安全登錄相應(yīng)的用戶名后進(jìn)入檔案信息系統(tǒng)，在調(diào)用檔案信息數(shù)據(jù)中運(yùn)用自如，這樣既能夠?yàn)闄n案信息的使用造就便利性，而且有效提高檔案信息的使用率。

2.3 檔案信息化管理安全保障

由于當(dāng)下網(wǎng)絡(luò)技術(shù)存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，為防患于未然，作為信息化檔案管理工作人員需要遵循“嚴(yán)格管控、防治結(jié)合”的原則，全面實(shí)施強(qiáng)化安全防范過程。檔案管理領(lǐng)導(dǎo)人需制定與之相適應(yīng)的安全管理制度，使檔案管理工作人員的安全防范意識(shí)得到有效提高，不斷增強(qiáng)他們的安全防護(hù)能力，盡忠職守將檔案信息化安全的首道屏障保護(hù)好。

管理人員平時(shí)要重視軟硬件的安全管理，切實(shí)落實(shí)好身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)備份、防火墻等安全防護(hù)規(guī)則。還應(yīng)當(dāng)按期經(jīng)由相應(yīng)的管理平臺(tái)以所上傳的數(shù)據(jù)對(duì)當(dāng)前設(shè)備運(yùn)行的狀態(tài)加以掌握，采用科學(xué)的計(jì)算方式對(duì)各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，使分析結(jié)果更為精準(zhǔn)與客觀。

除此之外，管理人員在強(qiáng)化軟硬件的日常維護(hù)當(dāng)中，一定要做好保護(hù)、備份與更新檔案數(shù)據(jù)等重要工作，確保軟硬件安全穩(wěn)定地運(yùn)行，使檔案信息化管理的安全隱患消除于萌芽狀態(tài)中。

3 結(jié)束語

檔案作為實(shí)現(xiàn)分類保存的文件與材料的功能，是人類社會(huì)發(fā)展的結(jié)晶物，它已經(jīng)成為信息家族當(dāng)中的重要角色。隨著現(xiàn)代信息化的飛速發(fā)展，為當(dāng)今檔案管理工作造就了不可多得的機(jī)遇，同時(shí)也面臨著全新的挑戰(zhàn)。盡管在信息化條件下的檔案管理工作中存在諸多的問題，但是只要敢正視面臨的問題，對(duì)檔案信息化管理工作的重要性有所充分認(rèn)識(shí)，積極采取新途徑進(jìn)行有效改良，相信一定能夠?yàn)闄n案事業(yè)邁向更加廣闊的發(fā)展空間。

[1]王艷.如何確保信息化檔案管理的安全[J].中國(guó)科技信息，2010（09）.

[2]孫紅民，周微.檔案管理主體的構(gòu)成要素[J].河南科技，2013（10）.