■李耀鵬

鄭州財經(jīng)學(xué)院

0 引言

我院新生報到一直采用人工的方式，不但速度慢效率低需要用大量的人員、不便于信息的統(tǒng)計和管理、難以跟各相關(guān)部門交換數(shù)據(jù)，且出錯率高，給下一步的學(xué)籍管理帶來很大不便。本人通過實際需求與數(shù)據(jù)庫技術(shù)的有效結(jié)合，探討基于精確、效率、便于信息傳達(dá)的新生報到系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn).

1 系統(tǒng)設(shè)計目標(biāo)

新生報到系統(tǒng)是信息技術(shù)和實際應(yīng)用的科學(xué)結(jié)合，將新生報到數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)化的管理，不但提高了新生報到的效率，減少了在管理過程中信息傳導(dǎo)的不正確，而且實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的快速整理、統(tǒng)計，進(jìn)一步為學(xué)籍管理工作提供了保障，本案設(shè)計的管理系統(tǒng)，旨在實現(xiàn)高校新生報到的管理自動化、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確安全化、信息傳達(dá)精確化，

1.1 管理自動化

系統(tǒng)可自動查詢報到人數(shù)、將報到數(shù)據(jù)導(dǎo)出為dbf和excel兩種格式的數(shù)據(jù)表，不僅幅度降低報到管理工作人員的工作量，在保證數(shù)據(jù)的正確性的同時，為學(xué)生處、財務(wù)處、系部等相關(guān)部門提供了及時有效的數(shù)據(jù)。

1.2 數(shù)據(jù)準(zhǔn)確安全化

系統(tǒng)設(shè)置密碼，專人進(jìn)行數(shù)據(jù)管理，避免了人工方式管理過程中，接觸新生數(shù)據(jù)人員較多、容易造成信息泄露等問題。不但限定了特定字段不得修改，且基本避免了可能的錯誤報到，最大程度的保證了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性同時對數(shù)據(jù)的修改進(jìn)行嚴(yán)格的限定。

1.3 信息傳達(dá)精確化

系統(tǒng)可打印出新生報到單報表，該報表上包含包含照片在內(nèi)的多項數(shù)據(jù)，可以精確的向相關(guān)部門傳達(dá)信息，保證了數(shù)據(jù)傳達(dá)的正確性。

2 系統(tǒng)主要功能模塊

新生報到系統(tǒng)主要包括用戶管理、數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計管理、報到管理、備注信息修改管理。系統(tǒng)的功能模塊圖如圖1所示。

圖1 新生報到系統(tǒng)功能模塊圖

2.1 用戶登錄管理

每個操作人員均有自己的登錄用戶名與密碼，防止非法用戶進(jìn)入本系統(tǒng)。同事，不同的用戶具有不同的管理權(quán)限，設(shè)置四種權(quán)限，分別是：只能瀏覽數(shù)據(jù)的一級用戶，可以進(jìn)行報到及數(shù)據(jù)瀏覽的二級用戶，可以進(jìn)行數(shù)據(jù)修改及報到和瀏覽的三級用戶，以及可以進(jìn)行數(shù)據(jù)增加、刪除、修改的超級用戶。

2.2 數(shù)據(jù)管理

數(shù)據(jù)管理主要包括新增數(shù)據(jù)向數(shù)據(jù)庫中的導(dǎo)入、已有報到數(shù)據(jù)的導(dǎo)出，三級。

2.3 數(shù)據(jù)查找

考慮到各種可能出現(xiàn)的情況，設(shè)定可以按照準(zhǔn)考證號和姓名兩種方式進(jìn)行查找，在按姓名進(jìn)行查找時，還可只以姓名第一個字或前兩個字進(jìn)行查找。

2.4 報到管理

經(jīng)數(shù)據(jù)查找定位到相應(yīng)記錄后，對該記錄進(jìn)行數(shù)據(jù)標(biāo)記，報到狀態(tài)字段標(biāo)記為“已報到”，并從系統(tǒng)中獲取當(dāng)前日期時間寫入到報到時間字段中。

2.5 數(shù)據(jù)統(tǒng)計

觸發(fā)統(tǒng)計事件后，對數(shù)據(jù)表中所有報到狀態(tài)字段標(biāo)記為“已報到”的記錄進(jìn)行統(tǒng)計并輸出。

2.6 報表輸出

獲取相應(yīng)記錄后，進(jìn)行報表打印輸出。報表的設(shè)計根據(jù)實際工作需要，本系統(tǒng)設(shè)計為滿足招辦、輔導(dǎo)員、財務(wù)處、檔案室、家長、新生本人等各方面的需要，除輸出本人相關(guān)信息及照片之外，還打印有報到時間。

另外為了滿足部分學(xué)生重新打印錄取通知書的需要，需設(shè)置有單張通知書打印報表。

3 系統(tǒng)主要功能設(shè)計

本系統(tǒng)采用Visual FoxPro進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計，雖然目前Visual FoxPro有9.0等較高的版本，但因目前非專業(yè)領(lǐng)域Visual FoxPro 6.0的版本應(yīng)用最廣泛，為充分保障軟件的可移植性，系統(tǒng)采用6.0版本進(jìn)行開發(fā)。

3.1 建立主控程序

主控程序是應(yīng)用程序設(shè)計的起點，其中應(yīng)包括初始化系統(tǒng)化境，開始事件執(zhí)行，顯示登錄界面，且在退出時間后恢復(fù)系統(tǒng)原來的環(huán)境。

本管理系統(tǒng)的主控程序如下：

3.2 用戶登錄表單

用戶登錄登錄過程中，除對用戶信息進(jìn)行正確性判定之外，還需根據(jù)用戶名判定用戶屬于何種級別用戶，并彈出對話框進(jìn)行告知。

部分代碼：

public UPD &&設(shè)定public類型的變量UPD已進(jìn)行用戶信息傳遞

UPD=ALLtRIM(THISFORM.USERPWD.VALUE)

使用DO CASE語句對用戶類型進(jìn)行判斷，并使用MESSAGEBOX（）函數(shù)告知用戶其可以獲得的權(quán)限。

3.3 查找模塊

查找模塊是本系統(tǒng)的核心之一，沒有查找，就不能進(jìn)行其他的相關(guān)操作。本模塊部分代碼如下

（1）按準(zhǔn)考證號查找部分：

3.4 報到模塊

此處進(jìn)行數(shù)據(jù)的狀態(tài)標(biāo)記，并調(diào)用打印模塊進(jìn)行報表打印。為提高工作效率，標(biāo)記打印完成后，使查找框獲得焦點。

3.5 其他設(shè)計

在主界面的init事件中需根據(jù)登錄用戶的級別對修改、增加、刪除、報到打印等按鈕的Enabled屬性進(jìn)行初始化設(shè)定，如：超級用戶登錄則所有按鈕均可用，一級用戶登錄則這些按鈕均不可用，二級用戶登錄則報到按鈕可用等。

觸發(fā)導(dǎo)出事件時，將數(shù)據(jù)用copy to 命令分別導(dǎo)出成.dbf文件和.xls文件。

觸發(fā)統(tǒng)計事件時，使用count 命令對報到人數(shù)進(jìn)行統(tǒng)計。

考慮個別記錄無照片時臨時的替代方案。

4 結(jié)語

在當(dāng)前數(shù)據(jù)庫發(fā)展趨勢中，Visual FoxPro這種小型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)以其簡單快捷的系統(tǒng)開發(fā)方式及極快的數(shù)據(jù)處理速度，依然保持著其生命力和影響力。本系統(tǒng)實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的快捷瀏覽與操控，使管理人員可以很方便的對數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢、輸出，并且在相當(dāng)大的程度上保障了數(shù)據(jù)的安全性。