信息化背景下檔案管理工作的創(chuàng)新研究

摘 要：社會(huì)發(fā)展和科技進(jìn)步帶動(dòng)了檔案管理工作的創(chuàng)新。檔案是對(duì)歷史的記錄，于人類的發(fā)展意義重大，但檔案涉及的內(nèi)容龐大而冗雜，檔案管理的復(fù)雜性和效率化已經(jīng)引起了人們的高度重視。本文以信息時(shí)代為背景，分析了檔案管理工作存在的問(wèn)題，并對(duì)管理工作的創(chuàng)新展開(kāi)探索。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；創(chuàng)新研究

一、信息化背景下檔案管理概述

檔案管理工作是指對(duì)大量信息資源的整理。信息化背景下，相關(guān)從業(yè)者在采集、傳遞和保存信息資源的過(guò)程中，加大信息技術(shù)的使用力度對(duì)于檔案資源的利用具有重大意義。在傳統(tǒng)的檔案管理中，資料的記錄和保管等都主要依靠人為操作；但在科技高速發(fā)展的今天，信息技術(shù)和數(shù)字化管理正在逐漸取代傳統(tǒng)檔案管理的工作流程，大大提高了工作效率和減少了誤差現(xiàn)象。[1]另外，檔案管理工作中信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用必須在行政部門的統(tǒng)一規(guī)劃和監(jiān)督下進(jìn)行。

信息化背景下，檔案管理工作主要呈現(xiàn)以下特點(diǎn)：第一，信息時(shí)代，對(duì)于檔案管理，國(guó)家相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)其工作內(nèi)容和性質(zhì)，有針對(duì)性的對(duì)檔案管理流程建立健全的法律法規(guī)；第二，信息時(shí)代，高端技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，已經(jīng)成為各個(gè)領(lǐng)域檔案管理信息化建設(shè)的標(biāo)志，它加速了傳統(tǒng)實(shí)物檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化；第三，相較于傳統(tǒng)的檔案管理流程和模式，網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化檔案管理提高了資料管理的質(zhì)量和水平。

二、信息化背景下檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案管理缺乏合理性

檔案管理工作涉及領(lǐng)域廣泛，內(nèi)容龐雜，流程繁多，無(wú)論是資料的整合生成亦或是管理保存都具有多樣性，而且，在整個(gè)過(guò)程中極易受到來(lái)自主觀和客觀因素的影響，這使得檔案管理整體缺乏合理性，除此之外，檔案資料的設(shè)計(jì)也具有內(nèi)容和時(shí)限等不確定性，這些因素更加劇了檔案管理的難度。

（二）檔案管理理念落后

信息時(shí)代，不管是從宏觀角度還是從微觀角度，我們都能明確的感受到檔案管理工作的服務(wù)對(duì)象已經(jīng)發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變，從傳統(tǒng)檔案管理針對(duì)的領(lǐng)導(dǎo)層逐漸向基層民眾擴(kuò)展。但是，信息化背景下，部分檔案從業(yè)人員不重視資料管理工作，導(dǎo)致檔案管理缺乏針對(duì)性；另外，信息化檔案管理設(shè)計(jì)的不科學(xué)性，也使得電子政務(wù)與檔案管理無(wú)法實(shí)現(xiàn)同步結(jié)合?？傊?，檔案管理工作依然存在管理理念落后的問(wèn)題。

（三）檔案規(guī)劃與設(shè)計(jì)的滯后性

本質(zhì)上講，檔案規(guī)劃與設(shè)計(jì)的滯后性主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一是檔案信息資源管理受資金、權(quán)限等因素的制約，而無(wú)法制定統(tǒng)一的規(guī)劃方案；二是由于檔案自身的變化使得檔案資源在信息化管理的設(shè)計(jì)方面缺乏針對(duì)性。通常情況下，電子文件等檔案信息會(huì)力求設(shè)計(jì)上的新穎，但若系統(tǒng)設(shè)計(jì)缺乏合理性，那么檔案信息化資源的真實(shí)性就難以實(shí)現(xiàn)。

三、信息化背景下檔案管理工作的創(chuàng)新

（一）系統(tǒng)管理方面

信息化背景下，科技發(fā)展?jié)M足了不同領(lǐng)域中人們的日常生產(chǎn)生活需要。目前，針對(duì)我國(guó)檔案信息化管理相對(duì)分散的狀況，在進(jìn)行檔案信息化管理的建設(shè)上，應(yīng)從檔案管理的實(shí)際需要出發(fā)，積極地構(gòu)建具有針對(duì)性的、高效率的檔案管理系統(tǒng)，另外，還要著力促使檔案信息化管理的集中統(tǒng)一。[2]這一檔案管理模式的構(gòu)建過(guò)程，必須對(duì)全部檔案進(jìn)行登記造則，把全部信息規(guī)范有序地統(tǒng)計(jì)到總體系中，以此來(lái)提高檔案的整體利用率。此外，在這一過(guò)程中，個(gè)別單位因技術(shù)或自然環(huán)境等客觀因素，在運(yùn)行中其信息系統(tǒng)出現(xiàn)故障或造成文件損壞和丟失，都能夠通過(guò)總系統(tǒng)中的文件繼續(xù)開(kāi)展工作，以免造成不可挽回的損失。檔案管理實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一，其相關(guān)部門就必須要保證使用統(tǒng)一的技術(shù)和軟件來(lái)開(kāi)展檔案信息化管理工作，這一方面促進(jìn)了檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)性，另一方面，對(duì)于有效保護(hù)各項(xiàng)信息資源也具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

（二）信息共享方面

信息技術(shù)最大的優(yōu)勢(shì)是加快了資源的傳遞和共享，縮短了人與人、人與部門、部門與部門之間的距離。關(guān)于我國(guó)的檔案管理工作，由于始終存在各部門分散管理檔案的特點(diǎn)，所以使得信息和資料的交流和應(yīng)用程度較低，這極不利于相關(guān)領(lǐng)域的發(fā)展及其工作效率的提升。面對(duì)這種狀況，我國(guó)在新時(shí)期開(kāi)展檔案管理工作的創(chuàng)新時(shí)，不僅要著眼于構(gòu)建集中統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，還應(yīng)創(chuàng)建高效的獨(dú)立平臺(tái)，以促進(jìn)檔案信息的高度共享。在獨(dú)立平臺(tái)的運(yùn)行過(guò)程中，檔案管理從業(yè)者要對(duì)全部資料實(shí)現(xiàn)分門別類，這樣平臺(tái)使用者就能根據(jù)類別快速找到所需要的資料，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)有條理的選取和應(yīng)用。[3]因此，檔案管理總部門在運(yùn)行時(shí)，要制定規(guī)范的措施鼓勵(lì)下屬部門的日常交流與合作，以提升資源的有效利用和用戶的使用體驗(yàn)，為各項(xiàng)工作的高效開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。另外，各部門在日常的資料上傳和輸送過(guò)程中，應(yīng)對(duì)其名稱、來(lái)源等相關(guān)信息進(jìn)行標(biāo)注，以方便平臺(tái)使用者的查詢。

（三）從業(yè)人員方面

信息化背景下，檔案管理工作的創(chuàng)新要以檔案管理從業(yè)人員的培養(yǎng)和提升為基礎(chǔ)，所以，只有不斷提高檔案管理從業(yè)人員的工作效率和創(chuàng)新精神，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理各個(gè)流程的改進(jìn)，并提升檔案管理工作的整體運(yùn)行效率。實(shí)際上，現(xiàn)有的檔案管理從業(yè)者對(duì)于當(dāng)下工作流程中存在的弊端是最為深刻的，所以，培養(yǎng)和提升工作人員的創(chuàng)新精神，對(duì)于檔案管理日常缺陷的改善至關(guān)重要。另外，檔案管理的各個(gè)部門之間應(yīng)加大日常工作的交流程度，通過(guò)合作共同提高檔案管理的質(zhì)量，關(guān)于檔案管理工作者的創(chuàng)新行為，上級(jí)部門應(yīng)給予足夠的重視，并逐漸引導(dǎo)工作人員意識(shí)到創(chuàng)新精神的重要性。

四、結(jié)語(yǔ)

近年來(lái)，信息技術(shù)發(fā)展迅速，在這一背景下，各行各業(yè)只有加快信息化建設(shè)，才能實(shí)現(xiàn)其可持續(xù)發(fā)展。檔案是各領(lǐng)域發(fā)展的關(guān)鍵資料，是未來(lái)發(fā)展的基礎(chǔ)，但檔案管理工作充滿了復(fù)雜性和低效率，所以，新時(shí)期加快檔案管理信息化建設(shè)、促進(jìn)檔案管理模式創(chuàng)新和提高檔案管理工作效率勢(shì)在必行。檔案管理與信息化的融合，實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[3] 楊群英.新時(shí)代人事檔案管理制度與模式的創(chuàng)新探索[J].勞動(dòng)保障世界，2015（S1）：37-38.

作者簡(jiǎn)介：

曹文起 1981年12月6日 女 長(zhǎng)沙商貿(mào)旅游職業(yè)技術(shù)學(xué)院 湖南汨羅 大學(xué)本科 助理館員 檔案管理方向