辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理研究

張艷

摘 要：本文首先分析了辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理特點，包括效率高、便利性以及存儲安全性，接著提出了提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，增強醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理意識，建立完善的醫(yī)院檔案管理制度等措施。

關(guān)鍵詞：辦公自動化；檔案管理；應(yīng)用

醫(yī)院運營過程中涉及到的內(nèi)容比較多，也相對比較復(fù)雜，會產(chǎn)生很多的檔案資料，包括病人病例、治療方案以及醫(yī)療器械等等，這些檔案資料有文字、視頻、圖片等，是醫(yī)院管理的重要組成部分。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化成為檔案管理的有力工具，運用先進的信息化技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、高效化，提升了醫(yī)院檔案管理成效。

1 辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理特點

1.1 辦公自動化概述

所謂辦公自動化，主要就是建立在計算機技術(shù)的基礎(chǔ)上，運用先進的網(wǎng)絡(luò)平臺來優(yōu)化辦公模式，以此來收集、整理、分析醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)，運用先進的電子平臺來進行檔案資料存儲，通過信息技術(shù)對這些檔案進行處理，從而為醫(yī)療衛(wèi)生發(fā)展提供基礎(chǔ)性保障。辦公自動化軟件的應(yīng)用，能夠讓信息進行自動化傳輸與發(fā)送，提升了信息流通的速度。在辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理的特點如下：

1）效率高。隨著辦公自動化被企事業(yè)單位的大幅度應(yīng)用，相應(yīng)的提升了醫(yī)院檔案管理的成效。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理基本都是手工操作，對紙質(zhì)檔案進行收集、整理、分類與歸檔，工作量很大，影響了檔案管理成效。醫(yī)院的科室比較多，每個部門的功能都是不一樣的，檔案資料內(nèi)容比較繁雜，呈現(xiàn)出明顯的多元化特點。而在互聯(lián)網(wǎng)時代，辦公自動化環(huán)境下進行檔案資料整理，用預(yù)先設(shè)定好的路徑，管理人員通過互聯(lián)網(wǎng)進入信息系統(tǒng)入口就可以完成數(shù)據(jù)的記錄與傳遞，大大提升了檔案的整理與歸檔成效。

2）便利性。病人在醫(yī)院就醫(yī)期間的一些信息資料，醫(yī)院要作為檔案長期保存下來。此外還有醫(yī)務(wù)工作者的人事檔案、醫(yī)療機械采購檔案等等，基于長期保存需求需要把檔案信息轉(zhuǎn)為數(shù)字化的形式，在辦公自動化環(huán)境下，通過計算機網(wǎng)絡(luò)進行聯(lián)結(jié)，組成系統(tǒng)化的檔案信息庫，具有復(fù)制性、便利性以及穩(wěn)定性的特點，也減少了傳統(tǒng)檔案管理中漏記、誤記等現(xiàn)象，實現(xiàn)精確查詢的目標，增強檔案信息查詢的便利性，實現(xiàn)了檔案信息共享與在線服務(wù)。

3）存儲安全性。在傳統(tǒng)的檔案管理中，紙質(zhì)檔案經(jīng)過長時間的存放，會對其質(zhì)量產(chǎn)生很大的影響，那些紙質(zhì)會因為受潮而變得字跡模糊，部分影像資料也會不再清晰，降低了檔案存儲的質(zhì)量。畢竟紙質(zhì)檔案受溫度、濕度等外界因素的影響比較大。但是，隨著辦公自動化的深入，檔案存儲工作變得簡潔、高效。原始的紙質(zhì)檔案通過計算機技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子版本，促使信息化管理成為現(xiàn)實，節(jié)省了檔案管理的時間和存儲空間，一個芯片就能存儲全部的檔案資料，管理起來也相對比較容易，提升了存儲的安全性。

2 提升辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理措施

在傳統(tǒng)醫(yī)院檔案信息資源管理中，檔案部門也比較重視相關(guān)資料的收集與整理、存儲等，但是，在思想意識上會覺得只要檔案資料能夠不丟失、安全存放到位、能夠提供借閱、查看等服務(wù)就是完成任務(wù)。而且因為受到傳統(tǒng)管理理念的制約，工作方式也相對比較固定。要進一步提升醫(yī)院檔案管理工作成效，運用辦公自動化軟件把當前的檔案信息資源進一步開發(fā)利用，成為當前醫(yī)院檔案管理工作的一項重要內(nèi)容。

2.1 提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

在辦公自動化背景下，要明確辦公自動化的具體要求，不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。醫(yī)院檔案管理工作比較復(fù)雜，檔案管理人員要能夠意識到檔案管理工作開展所面臨的問題，具備檔案管理的專業(yè)素質(zhì)，能夠熟練操作計算機系統(tǒng)，能夠運用辦公自動化軟件進行檔案管理。醫(yī)院管理者也要重視檔案管理工作的開展，不能讓其他人員兼任檔案管理人員，也不能有輪流值班的現(xiàn)象發(fā)生，要結(jié)合自身實際打造專業(yè)化的檔案管理團隊，這樣才能更好的應(yīng)對辦公自動化對檔案管理的要求。要確保自動化環(huán)境下各種檔案資料的完整與準確，工作人員可以采取“四同步”的管理工作模式，包括下達任務(wù)計劃書跟檔案資料整理同步；醫(yī)療工作與文件資料形成同步；綜合整理與材料歸檔要求同步，質(zhì)量控制與報告驗收同步。完善人才隊伍配備模式，及時提升專業(yè)素質(zhì)，嚴格篩選專業(yè)知識與計算機知識都過關(guān)的檔案管理員，定期進行專業(yè)化的知識培訓(xùn)，也可以聘請專家來開展講座，組織培訓(xùn)工作考核，把檔案管理人員的考核跟福利待遇掛鉤，這樣才能提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。

2.2 增強醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理意識

在辦公自動化環(huán)境下提升檔案工作開展的成效，一個首要前提和基礎(chǔ)就是爭取醫(yī)院管理部門領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，假如沒有領(lǐng)導(dǎo)的重視那么檔案辦公自動化工作開展就不會很順利。隨著醫(yī)院各項工作的開展，檔案資料也在增多。包括檔案管理人員安排、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等都需要征得領(lǐng)導(dǎo)的同意。因為物質(zhì)的投入是重要的前提和基礎(chǔ)。要有計算機以及打印機、掃描儀等，這些現(xiàn)代化的管理設(shè)備是必備的設(shè)施，當然還有滅火器、濕度測試儀器等，這是提高醫(yī)院檔案信息資源建設(shè)與開發(fā)利用的基礎(chǔ)。做好檔案管理的宣傳與匯報工作，增加知識檢索、知識服務(wù)、知識創(chuàng)造和知識組織等，以便得到上級領(lǐng)導(dǎo)的支持與重視。只有領(lǐng)導(dǎo)重視，才能激發(fā)檔案工作人員的熱情，提升醫(yī)院檔案管理成效，進而實現(xiàn)其在服務(wù)醫(yī)院發(fā)展方面的重要作用。

2.3 建立完善的醫(yī)院檔案管理制度

制度是管理的根本與關(guān)鍵，這點在醫(yī)院檔案管理中的表現(xiàn)也非常明顯，在辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理也離不開管理制度的約束。伴隨著時代的發(fā)展變化，辦公自動化軟件的應(yīng)用，醫(yī)院檔案管理制度也在發(fā)生著變化，不斷規(guī)劃管理方式，對思路盡心改革與調(diào)整，圍繞著檔案管理的自動化、規(guī)范化與制度化建設(shè)做文章。在檔案信息采集的時候，為了確保信息資料的真實有效性、確保數(shù)據(jù)的嚴謹性，要嚴格按照地質(zhì)檔案信息采集制度進行完整信息的采集和整理。在日常管理過程中，要按照制度要求實施規(guī)范化管理，避免出現(xiàn)檔案資料的有效性，要注重業(yè)務(wù)流程的規(guī)范性，對檔案進行編目與歸檔，運用自動化軟件建立統(tǒng)一的格式與標準，一旦發(fā)現(xiàn)檔案信息資料混亂及時追究相關(guān)責任人的責任。

2.4 強化檔案信息化設(shè)備體系建設(shè)

檔案信息化建設(shè)是新時代的發(fā)展的必然要求，在檔案管理中運用現(xiàn)代化的辦公自動化技術(shù)也是必然選擇。要發(fā)揮辦公自動化軟件的優(yōu)勢，就要打造一體化管理系統(tǒng)，現(xiàn)代化管理要跟辦公自動化融合為一體，把歸檔工作納入到檔案信息化系統(tǒng)中去，進行統(tǒng)一管理，避免形成環(huán)節(jié)與歸檔環(huán)節(jié)之間產(chǎn)生脫節(jié)行為。辦公文件通過輸入可以直接進入檔案管理系統(tǒng)中，這樣就避免了檔案文件的遺漏問題，通過自動化軟件還能夠識別重要的文件檔案，并把這些信息資料及時共享到檔案管理部分，讓專人接收、整理。此外，運用辦公自動化設(shè)備，還需要注重其安全性。要聘請專業(yè)的人員進行辦公自動化設(shè)備的日常維護與管理，從而強化信息系統(tǒng)的安全性能。

3 結(jié)論

綜上所述，醫(yī)院檔案管理主要是歷年來醫(yī)院各項具有保存價值資料的收集和管理，從而提供相應(yīng)的查閱參考依據(jù)。在辦公自動化環(huán)境下，檔案管理工作的效率得到了很大的提升。在新時期，要明確辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理特點，提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，增強醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理意識，建立完善的醫(yī)院檔案管理制度，強化檔案信息化設(shè)備體系建設(shè)。

參考文獻

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