淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的提升策略

劉英

摘 要：隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在我國的快速發(fā)展，信息化已經(jīng)成為了現(xiàn)代社會檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢。在此背景下，如何提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平，就成為了人們廣泛關(guān)注的一個問題。本文首先就事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要意義進行了論述，分析了當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題，并在此基礎(chǔ)上提出了相應(yīng)的對策和建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；問題；對策

隨著我國社會的不斷發(fā)展進步，事業(yè)單位檔案的需求和數(shù)量呈現(xiàn)逐年上升的趨勢?；诖?，加快推進檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為當(dāng)前事業(yè)單位工作中的一項重要內(nèi)容。就目前而言，我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中仍然還存在很多不足。因此，筆者將在本文中對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀進行分析，并提出相應(yīng)的提升對策，希望能為我國事業(yè)單位檔案工作效率的提升起到一定的推動作用。

1 信息化建設(shè)對于事業(yè)單位管理的重要意義

在現(xiàn)代社會中，我國事業(yè)單位在公共管理和服務(wù)方面所發(fā)揮的作用越來越來重要，是保證現(xiàn)代社會正常運作的重要機體。從本質(zhì)上來說，事業(yè)單位檔案管理工作就是客觀記錄事業(yè)單位工作的歷史痕跡，通過手機和整理資料的方式來為事業(yè)單位服務(wù)和距車提供依據(jù)。除此以外，事業(yè)單位在管理工作中積累下來的數(shù)據(jù)和案例同樣也是實現(xiàn)現(xiàn)代社會科學(xué)發(fā)展的重要載體。然而，在當(dāng)前計算機網(wǎng)絡(luò)信息高度發(fā)達的現(xiàn)代社會中，事業(yè)單位傳統(tǒng)的資料收集查詢方式以及難以滿足大數(shù)據(jù)分析需要，事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理方式的弊端也開始逐漸凸顯出來，其中主要包括占用空間過多、查詢過程繁瑣、難以實現(xiàn)跨區(qū)域資料利用等。由此可見，推動并加強事業(yè)單位檔案資料管理信息化建設(shè)意義重大[1]。事業(yè)單位在履行咨詢服務(wù)等職能時，會有大量的檔案資料形成，其中很大一部分問題都具有跨區(qū)域的相似性和相臨區(qū)域的特殊性，通過收集和整理這些案例資料，可以更好的對這些問題的解決方法進行總結(jié)和創(chuàng)新，而要想實現(xiàn)這一目標(biāo)，就必須要將強事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，通過加強對資料的收集整理來實現(xiàn)檔案資源的跨區(qū)域流動。這樣一來，不僅可以有效的提升本單位的檔案管理水平，還能對全國范圍內(nèi)的類似問題處理上起到重要的作用。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

2.1 專業(yè)檔案管理人才缺乏

檔案管理工作中的主體就是檔案管理人員，檔案管理人員的能力和素質(zhì)直接決定了檔案管理工作的質(zhì)量。但是從實際情況上看，大部分事業(yè)單位檔案管理人員所學(xué)專業(yè)都并不與檔案管理專業(yè)相關(guān)，因此造成檔案管理工作專業(yè)化水平不高的現(xiàn)象。此外，還缺乏相關(guān)的知識和技能培訓(xùn)，在面對當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)要求時，這些傳統(tǒng)的檔案管理人員已經(jīng)很難適應(yīng)和滿足其發(fā)展需求[2]。此外，還有一部分檔案管理人員缺乏精益求精的工作態(tài)度，沒有對自身工作中存在的不足進行總結(jié)和完善，也在一定程度上影響了我國是單位檔案管理工作的發(fā)展。

2.2 事業(yè)單位的檔案管理改革機制缺乏時代性

在我國事業(yè)單位檔案管理改革中還存在一個較為嚴(yán)重的問題就是始終沒有做到與時俱進。隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，現(xiàn)代人才教育開始不斷培育出各種專業(yè)人才一更好的適應(yīng)不等同發(fā)展需求，極大的推進了人才市場的多樣化。然而，事業(yè)單位檔案管理卻沒有很好的適應(yīng)這種發(fā)展，沒有利用現(xiàn)代化信息技術(shù)來不斷提高檔案工作效率，從而對阻礙了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的開展。

2.3 我國事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一規(guī)范性

檔案管理軟件缺乏統(tǒng)一性和通用性也是目前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的一個重要問題。這種現(xiàn)象往往使得其很難用同一個管理軟件來實現(xiàn)文件檢索和檔案管理，加之事業(yè)單位檔案管理工作包含的內(nèi)容繁多，一定程度上對檔案信息化建設(shè)的進程造成了影響，使得事業(yè)單位難以有效實現(xiàn)檔案信息資源共享的目標(biāo)。

3 如何提升我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

3.1 加強檔案管理專業(yè)培訓(xùn)

針對當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理方法落后這一問題，檔案管理工作人員要積極對傳統(tǒng)檔案管理方式進行改革和創(chuàng)新，將現(xiàn)代信息技術(shù)融入到傳統(tǒng)檔案管理工作中，以此逐步推進信息化建設(shè)。此外，為了切實提高檔案管理人員的能力和素質(zhì)，單位還應(yīng)對其積極進行培訓(xùn)。由于傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)知識更新不及時，大多都只具備初級的計算機使用水平，懂得高級電腦知識和操作技能的較少[3]。此次以外，大部分檔案管理工作都是人工處理完成，不僅效率不高，而且容易出現(xiàn)差錯，很難滿足現(xiàn)代化事業(yè)單位發(fā)展的需求。為此，事業(yè)單位在開展培訓(xùn)工作時，應(yīng)注意為傳統(tǒng)檔案管理人員帶來新的能源和動力，使其更好的適應(yīng)現(xiàn)代化事業(yè)單位檔案管理工作需要，為傳統(tǒng)的檔案管理隊伍注入當(dāng)前新的信息科學(xué)技術(shù)。

3.2 樹立起事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展意識

隨著現(xiàn)代社會各種高新技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，很多新的思想觀念也隨之涌現(xiàn)，檔案管理工作也必須做到與時俱進，通過利用各種有效途徑來不斷對自我管理進行優(yōu)化。事業(yè)單位檔案管理人員為此必須要樹立起現(xiàn)代化的檔案管理發(fā)展意識，不斷開拓進取，從而改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，實現(xiàn)電子一體化的檔案管理目標(biāo)，以此推進事業(yè)單位檔案管理工作的信息化發(fā)展，存進檔案管理人員應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)來實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。

3.3 提高檔案工作的信息化水平

事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)以單位實際發(fā)展需要為出發(fā)點，加強對單位檔案檔案管理工作信息化水平的重視，通過積極改善現(xiàn)有的檔案管理設(shè)備，探索更加高效的檔案管理手段等來提高檔案管理信息化說，從而為事業(yè)單位檔案收藏和查閱提供保障。為了進一步提高誰也單位檔案管理的安全性，單位領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)注定明確的政策和制度，按照相關(guān)規(guī)定對所有檔案進行相應(yīng)的幾倍分類，在計算機信息技術(shù)的應(yīng)用方面，必須做到加密保護，同時做好電子檔案的保存，以此全面實現(xiàn)事業(yè)單位內(nèi)部檔案電子信息化管理。

4 結(jié)語

總而言之，在信息技術(shù)已經(jīng)高度普及的現(xiàn)代社會背景下，事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)已成必然。所以，事業(yè)單位在檔案管理工作中，需要增強對單位檔案管理信息化的制度建設(shè)，提升對事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)利用程度，切實發(fā)揮檔案的共享性。檔案信息化管理具有管理方便、操作簡單、共享性強、節(jié)約管理成本、工作效率高等優(yōu)點。在社會發(fā)展的新形勢下，加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)具有重要意義。

參考文獻

[1]從俊.淺析事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].科技經(jīng)濟市場，2016（9）：127-128.

[2]黎海容.淺談提高機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的信息化水平[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（2）：75-75.

[3]王利超.淺議事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)[J].經(jīng)濟研究導(dǎo)刊，2017（23）：162-163.