檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)研究

蘇麗娜

摘 要：重視檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)研究，有利于保持其良好的檔案管理效果，全面提高檔案管理工作效率及質(zhì)量，并實現(xiàn)對檔案管理中信息資源的高效利用。需要結(jié)合檔案管理的實際需要，對其管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)進(jìn)行深入分析，完善該系統(tǒng)所需的設(shè)計方案，從而為可持續(xù)發(fā)展提供可靠保障。基于此，本文對檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理系統(tǒng)；設(shè)計；實現(xiàn)

當(dāng)前，我國已經(jīng)進(jìn)入了信息化時代，檔案管理中也開始采用信息化的方式。雖然文件檔案管理已經(jīng)取得了突出的進(jìn)步，但是，檔案管理水平仍舊相對的落后。為了適應(yīng)社會的發(fā)展，檔案管理模式必須向現(xiàn)代化的方向轉(zhuǎn)變。因此，有必要加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計，對檔案管理系統(tǒng)的形成進(jìn)行有效的研究，不斷地對檔案資源進(jìn)行整合管理，力求加快改善低效的檔案操作和處理方式，從而促進(jìn)檔案管理更加的靈活高效。

1 檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)中存在的問題

1.1 信息孤島現(xiàn)象

這一問題主要表現(xiàn)為管理軟件缺乏通用性。隨著數(shù)字技術(shù)的飛速發(fā)展，為了實現(xiàn)數(shù)字技術(shù)與檔案管理的有效融合，必須加強(qiáng)相應(yīng)的管理軟件的設(shè)計與開發(fā)。但是目前我國大多數(shù)是中的檔案管理系統(tǒng)中，系統(tǒng)軟件只能滿足檔案信息處理的基本要求，無法滿足檔案管理與電子政務(wù)系統(tǒng)以及辦公自動化系統(tǒng)一體化的發(fā)展需求。

1.2 供求鴻溝現(xiàn)象

這一問題主要表現(xiàn)為檔案管理人員的素質(zhì)問題。檔案管理系統(tǒng)雖然在很多中被建立，但是參與檔案管理的人員素質(zhì)無法滿足系統(tǒng)的實際要求，致使檔案管理工作比較混亂，進(jìn)而對檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)造成很大的負(fù)面影響。

1.3 內(nèi)熱外冷現(xiàn)象

這一問題主要表現(xiàn)為標(biāo)準(zhǔn)化程度低。就檔案管理工作而言，其前提是基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。但是，就目前的情況來看，檔案管理并未在這一前提下進(jìn)行，主要表現(xiàn)為不同的地區(qū)或單位所建立的檔案系統(tǒng)以及相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施存在很大的差異，這使得管理工作規(guī)范性、服務(wù)性、開發(fā)性以及共享性相對較差，無法適應(yīng)信息時代下檔案信息資源共享的要求。

2 實踐中檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計研究

2.1 系統(tǒng)的軟件結(jié)構(gòu)設(shè)計

在檔案管理系統(tǒng)設(shè)計過程中，設(shè)計人員應(yīng)結(jié)合該系統(tǒng)的功能特性及檔案管理工作的實際需要，落實好系統(tǒng)的軟件結(jié)構(gòu)設(shè)計工作。具體表現(xiàn)為：1）加強(qiáng)模塊化分析方法使用，對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行功能模塊設(shè)計。該系統(tǒng)實踐應(yīng)用中所包含的功能模塊為：用戶管理模塊、機(jī)構(gòu)管理模塊、檔案庫及檔案管理模塊、借閱管理模塊等。設(shè)計中在明確這些功能模塊的基礎(chǔ)上，設(shè)計人員應(yīng)注重系統(tǒng)參數(shù)表設(shè)置，像文件類目表、檔案種類表等；2）結(jié)合檔案管理系統(tǒng)中不同功能模塊的實際作用，在其軟件結(jié)構(gòu)設(shè)計中需要在有效的設(shè)計方法支持下，確保系統(tǒng)功能模塊設(shè)置合理性，并對軟件結(jié)構(gòu)設(shè)計效果進(jìn)行綜合評估，以便滿足檔案管理系統(tǒng)的實際需要。

2.2 系統(tǒng)所需的順序圖設(shè)置

為了提高檔案管理人員的工作效率，保持其良好的管理水平，應(yīng)注意系統(tǒng)所要求的順序圖設(shè)置。為了保證他們能夠順利登錄，并擁有他們的ID和密碼，他們需要根據(jù)實際情況來關(guān)注文件管理系統(tǒng)。設(shè)置登錄系統(tǒng)序列圖，為了達(dá)到添加用戶的目的，需要在系統(tǒng)運行中設(shè)置添加用戶序列圖。當(dāng)文件管理系統(tǒng)修改或刪除用戶時，應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的修改和刪除用戶序列圖。確保系統(tǒng)在實踐中能夠處于穩(wěn)定的運行狀態(tài)。

2.3 系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫設(shè)計

在檔案管理系統(tǒng)運行中，為了達(dá)到數(shù)據(jù)存儲及調(diào)用的目的，則需要重視系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計。具體表現(xiàn)為：1）通過對檔案管理系統(tǒng)各組成部分功能特性的深入分析，應(yīng)明確其中的用戶、檔案庫、機(jī)構(gòu)等要素的屬性、包含內(nèi)容等，從而為系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫概念結(jié)構(gòu)設(shè)計提供相應(yīng)的參考依據(jù)，得到所需的設(shè)計方案；2）通過對檔案管理系統(tǒng)中用戶信息表、檔案信息表、系統(tǒng)日志信息表等不同數(shù)據(jù)庫表的定義分析，在確定各表關(guān)系模式的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫表的合理設(shè)置；

3）為了降低系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫運行中的問題發(fā)生率，也應(yīng)在需求分析的基礎(chǔ)上，開展數(shù)據(jù)庫完整性設(shè)計工作，確保最終設(shè)計得到的數(shù)據(jù)庫實踐應(yīng)用中能夠達(dá)到檔案管理系統(tǒng)要求，并為檔案管理信息的高效處理及管理工作計劃的深入推進(jìn)提供相應(yīng)的支持。

3 實踐中檔案管理系統(tǒng)的實現(xiàn)研究

3.1 確定系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)

在完成文件管理系統(tǒng)的設(shè)計時，為了提高其潛在的應(yīng)用價值，有必要在系統(tǒng)的實現(xiàn)過程中確定系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)。具體表現(xiàn)為：通過對檔案管理系統(tǒng)所有業(yè)務(wù)工作內(nèi)容的深入探討，在信息技術(shù)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的共同支持下，在計算機(jī)三維空間繪制系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)圖，從而為其后續(xù)工作提供科學(xué)的指導(dǎo)。

3.2 實踐中的登錄窗口設(shè)計

在文件管理系統(tǒng)的實現(xiàn)中，為了保證用戶與系統(tǒng)之間的交互，設(shè)計人員必須設(shè)計系統(tǒng)的登錄窗口，以保證用戶與系統(tǒng)之間的交互。在計算機(jī)三維空間中，通過繪制用戶在文件管理系統(tǒng)操作中的基本功能流程圖，完善文件管理功能，為系統(tǒng)登錄窗口的設(shè)計提供必要的參數(shù)。在設(shè)計思想和方法的支持下，確定了文件管理系統(tǒng)所需的登錄窗口，以保證設(shè)計的合理性。

3.3 實踐中的驗證模塊

為了實現(xiàn)文件管理系統(tǒng)的高效使用，保持其良好的運行效果，有必要在完成系統(tǒng)登錄窗口設(shè)計的基礎(chǔ)上，建立系統(tǒng)的驗證模塊。結(jié)合文件管理的具體情況，繪制了文件管理系統(tǒng)運行中的驗證流程圖，實現(xiàn)了系統(tǒng)登錄人員的身份認(rèn)證，系統(tǒng)安全可靠。在文件管理系統(tǒng)驗證流程圖的基礎(chǔ)上，建立相應(yīng)的代碼，體現(xiàn)系統(tǒng)運行中的驗證思想，為文件管理系統(tǒng)的有效利用提供參考信息。

3.4 系統(tǒng)的WEB著錄操作界面

檔案管理系統(tǒng)中可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)程著錄操作，同時還可以整理和移交檔案，操作之前，系統(tǒng)管理員會先進(jìn)行賬戶的設(shè)置操作，每個立卷歸檔的部門都會被管理員事先指定一個單獨的賬戶，通過該賬戶，用戶可以將需要立卷的文件進(jìn)行歸檔，并將其著錄在文件服務(wù)器上，這一過程中，需要網(wǎng)絡(luò)的支持。因此，需要注重WEB著錄操作界面設(shè)置。其設(shè)置過程中應(yīng)從全宗著錄、檔案文件著錄等方面入手，確保該操作界面設(shè)置有效性。

3.5 系統(tǒng)實現(xiàn)中其它要點

在文件管理系統(tǒng)的實施研究中，除了上述內(nèi)容外，還需要明確系統(tǒng)實施中的其他關(guān)鍵點。在檔案管理系統(tǒng)的實現(xiàn)過程中，為了滿足文本類別的要求，在公共文件上傳設(shè)計中應(yīng)加強(qiáng)對圖片類等不同類型檔案的管理要求，并設(shè)置相應(yīng)的模塊，以保證系統(tǒng)應(yīng)用中的各類檔案能夠及時、長時間地傳送到文件中。在文件管理系統(tǒng)中，在文件管理系統(tǒng)的運行中，結(jié)合文件打印的實際要求，還需要進(jìn)行通用打印控制的設(shè)計工作，提高文件管理系統(tǒng)的潛在應(yīng)用價值。

4 結(jié)語

綜上所述，結(jié)合當(dāng)前的形勢變化及檔案管理的實際需要，落實好其檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)研究工作，具有需要的現(xiàn)實參考意義：有利于提升檔案管理方面的信息化管理水平，保持其管理工作高效性。因此，未來發(fā)展中相關(guān)人員應(yīng)給予其所需的檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)更多的關(guān)注，且在設(shè)計人員豐富的實踐經(jīng)驗、先進(jìn)的設(shè)計理念及方法等要素的支持下，確保檔案管理系統(tǒng)實踐應(yīng)用效果良好性。

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