關(guān)于檔案館室數(shù)字信息資源共享的思考

武孝蓮

摘 要：近年來，伴隨我國科技水平的快速進(jìn)步，檔案管理工作也進(jìn)入了數(shù)字化時(shí)代。檔案行業(yè)是以檔案信息為中心的事業(yè)，建設(shè)檔案信息資源共享平臺(tái)與數(shù)字檔案館室，打通檔案信息的收集、管理、服務(wù)橫縱干線，是經(jīng)略檔案事業(yè)具有戰(zhàn)略性的基礎(chǔ)工程。本文就二者的相互關(guān)系進(jìn)行探討，以理清二者所處的現(xiàn)實(shí)站位，梳理兩項(xiàng)建設(shè)間的有機(jī)聯(lián)系，為決策部門科學(xué)籌劃建設(shè)、高效使用資金、獲取合理效益提供有益借鑒。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館室；共享平臺(tái)；構(gòu)建方法

1 檔案信息資源共享平臺(tái)與數(shù)字檔案館室建設(shè)關(guān)系

1.1 二者共建檔案資源體系，互為補(bǔ)充

檔案信息資源共享平臺(tái)依托跨區(qū)廣域網(wǎng)或業(yè)務(wù)網(wǎng)，連接各級檔案館室，可實(shí)現(xiàn)檔案資源集約化管理和分布式存儲(chǔ)，必要時(shí)還可以進(jìn)行遠(yuǎn)程檔案利用。數(shù)字檔案館室應(yīng)用于各級機(jī)關(guān)保密檔案室、各檔案館，規(guī)范機(jī)關(guān)保密檔案室公文管理、歸檔管理工作，對信息管控、機(jī)關(guān)辦公信息化系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集，著力解決各級機(jī)關(guān)電子文件及元數(shù)據(jù)歸檔管理問題，通過將館室藏檔案數(shù)字化成果進(jìn)行OCR識別，在全文檢索的基礎(chǔ)上，配合離館室檔案安全管理，向本單位提供服務(wù)利用。由此可見，檔案信息資源共享平臺(tái)與數(shù)字檔案館室著眼點(diǎn)都是檔案資源，統(tǒng)一于“資源”管理。數(shù)字檔案館室作為資源的制造者和管理者，共享平臺(tái)作為資源的傳輸通道和服務(wù)界面，二者具有比較明確的業(yè)務(wù)界限。檔案信息資源共享平臺(tái)與數(shù)字檔案館室的交界點(diǎn)位于實(shí)體檔案館室或普通用戶的終端上，檔案資源經(jīng)過從零散到檔案館室的系統(tǒng)化、“候命”狀態(tài)，又通過交界點(diǎn)進(jìn)入面向廣大用戶的碎片化、“激活”狀態(tài)，是信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作用于檔案資源的有別于傳統(tǒng)的檔案管理模式。多年以前，有學(xué)者提出“虛擬檔案館”概念，現(xiàn)在才有了實(shí)現(xiàn)的可能。檔案信息資源共享平臺(tái)與數(shù)字檔案館室相互補(bǔ)充、相互合作，就可以實(shí)現(xiàn)一個(gè)全體系、全透明、全聯(lián)合的大檔

案館。

1.2 二者具有相通的基礎(chǔ)，應(yīng)著重頂層設(shè)計(jì)

根據(jù)前面的分析不難發(fā)現(xiàn)，檔案信息資源共享平臺(tái)與數(shù)字檔案館室存在著信息開放難、資金需求大、標(biāo)準(zhǔn)要求高等相通的基礎(chǔ)性問題。這是因?yàn)?，無論在檔案資源的生產(chǎn)端，還是在檔案資源的傳輸端、消耗端，檔案工作都遺留下很多欠賬，軟硬件系統(tǒng)要么性能已落后，要么根本就還停留在“機(jī)讀目錄”概念時(shí)代。因此，二者都需要硬件、軟件的大量投入。

同時(shí)，二者需要相對統(tǒng)一規(guī)范的格式標(biāo)準(zhǔn)、傳輸規(guī)范、授權(quán)策略，但目前“統(tǒng)”的力度不夠。在所用系統(tǒng)和格式標(biāo)準(zhǔn)上，各科技專門檔案主管部門所用的檔案管理服務(wù)系統(tǒng)具有不同的數(shù)據(jù)輸入輸出格式，甚至在一個(gè)專業(yè)內(nèi)部，格式也并非完全統(tǒng)一。在所采取授權(quán)策略和審批程序上，各級檔案部門對按部門授權(quán)、按崗位授權(quán)、預(yù)授權(quán)與臨時(shí)授權(quán)的執(zhí)行均不相同，利用審批的松緊程度、具體環(huán)節(jié)也有較大差別。在所需經(jīng)費(fèi)上，多數(shù)檔案館、文件中心每年業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)能維持正常運(yùn)行已屬不易，很難自行組織共享服務(wù)系統(tǒng)所需的軟硬件開發(fā)和建設(shè)。

在“互聯(lián)網(wǎng)+”成為大眾意識、大數(shù)據(jù)云計(jì)算甚囂塵上、智慧檔案館進(jìn)入視野之際，從最頂層對檔案信息系統(tǒng)尤其是以平臺(tái)視角進(jìn)行統(tǒng)籌設(shè)計(jì)，不僅是一種理性選擇，更已經(jīng)是建設(shè)大規(guī)模項(xiàng)目的絕對規(guī)則?；谏鲜龉餐ǖ幕A(chǔ)，國家檔案工作主管部門完全應(yīng)從標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范上有所統(tǒng)領(lǐng)，《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》的推出就是很好的范例。下一步應(yīng)在檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)上提出通用的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)。

2 構(gòu)建方法

有人說“收、管、用”是檔案館室資源建設(shè)的“三字經(jīng)”，對于數(shù)字檔案信息而言，要念好這“三字經(jīng)”，必須要統(tǒng)籌規(guī)劃，先易后難。相比較而言，在一個(gè)區(qū)域內(nèi)實(shí)現(xiàn)館與室、室與室之間的檔案資源共享較為容易。各地區(qū)都有電子政務(wù)網(wǎng)，可借助這個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建立一個(gè)介于檔案館與檔案室之間的網(wǎng)上虛擬機(jī)構(gòu)，將未進(jìn)館的電子文件和館藏?cái)?shù)字化后的電子檔案集中利用，以解決資源共享問題。故可以采?。杭惺酱鎯?chǔ)、層級式管理。集中式存儲(chǔ)：其內(nèi)涵是以整合檔案資源為目標(biāo)，以建立集中式、規(guī)范化、可共享的區(qū)域性檔案資源基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫為核心，通過電子文件歸檔系統(tǒng)將區(qū)域內(nèi)單位的各類檔案信息，通過在線或離線的方式，將本區(qū)域內(nèi)共享檔案信息統(tǒng)一存儲(chǔ)到檔案館的服務(wù)器中，由區(qū)域內(nèi)檔案館統(tǒng)一進(jìn)行數(shù)據(jù)備份安全管理，提供利用途徑，達(dá)到集中存儲(chǔ)的目的。這不僅可以打破部門間的信息壁壘，豐富區(qū)域信息，有效地消除信息孤島，而且各部門也不必為存儲(chǔ)數(shù)據(jù)等配置過高的設(shè)備，節(jié)約政府工作成本。層級式管理：檔案信息資源來源于不同的單位，因此，根據(jù)檔案信息資源的歸屬權(quán)不同，以各檔案室作為基本單位，負(fù)責(zé)收集本部門的信息，并進(jìn)行數(shù)據(jù)整合與開放審查。如檔案信息地規(guī)范整理著錄、文件密級地標(biāo)注，區(qū)分用戶群進(jìn)行檔案信息資源的共享。檔案局可通過研發(fā)檔案館室信息資源共享系統(tǒng)，通過對數(shù)據(jù)庫的關(guān)聯(lián)查詢，實(shí)現(xiàn)對未進(jìn)館檔案信息的統(tǒng)一監(jiān)管，開展檔案館室信息資源的整合、利用。

3 利用方式

無論是接收的歸檔電子文件，還是館藏檔案數(shù)字化信息，建立檔案信息資源庫的最終目的是為了“用”。要想充分發(fā)揮這些數(shù)字檔案信息的作用，還需站在查閱者的角度上多下功夫，提供便捷服務(wù)。簡約式主動(dòng)服務(wù)：針對電子政務(wù)網(wǎng)上不同使用群體的不同需求，提供簡單、易操作的特色化服務(wù)，使信息資源覆蓋到每位用戶。一是服務(wù)內(nèi)容特色化，實(shí)現(xiàn)了多種載體檔案資源的共享。不僅包括紙質(zhì)載體的文書、專業(yè)檔案，而且包括磁性載體的照片、多媒體等檔案，同時(shí)也可包括二次加工的各類專題數(shù)據(jù)庫。二是服務(wù)功能多樣化，開通了“三個(gè)查詢通道”，針對一般用戶提供通用檢索，可在任意字段內(nèi)進(jìn)行模糊查詢；針對檔案專業(yè)人員提供高級檢索，可按關(guān)鍵項(xiàng)進(jìn)行精確查詢；針對個(gè)別用戶提供自定義檢索，可根據(jù)個(gè)性化需要進(jìn)行細(xì)化查詢，縮短查詢時(shí)間。三是服務(wù)對象全覆蓋，做到了“兩個(gè)面向”，即：面向注冊用戶的規(guī)范化服務(wù)和面向一般用戶的社會(huì)化服務(wù)。注冊用戶可采用用戶名+密碼的形式，按不同的使用權(quán)限利用；一般用戶點(diǎn)擊即可進(jìn)入查閱已公開的現(xiàn)行文件及開放檔案。依申請反饋利用：隨著《政務(wù)信息公開條例》的出臺(tái)，中國政府正快步邁向信息公開時(shí)代，為了使政務(wù)信息更陽光更透明，除主動(dòng)公開信息須及時(shí)公布外，對于數(shù)字檔案信息應(yīng)設(shè)立“依申請利用”功能，建立“資源反饋池”，對于涉及到民生、民權(quán)等非主動(dòng)公開的檔案資料，如婚姻檔案、就工就業(yè)檔案等，針對不同用戶群提供依申請查閱服務(wù)，被申請者將服務(wù)信息通過網(wǎng)絡(luò)回復(fù)到資源反饋池內(nèi)予以提供利用，實(shí)現(xiàn)了與用戶零距離溝通，成為公民知情權(quán)的后盾，促進(jìn)政府的職能轉(zhuǎn)變，提高政府工作的執(zhí)行力與公信力，建設(shè)資源節(jié)約型社會(huì)。

4 結(jié)語

數(shù)字時(shí)代，信息資源建設(shè)的大潮已撲面而來，誰掌握操控信息的主動(dòng)權(quán)，誰就占領(lǐng)了制高地。如今的檔案工作已不再是“坐等上門”被動(dòng)服務(wù)。所以，相關(guān)的機(jī)構(gòu)應(yīng)充分把握信息時(shí)代所帶來的機(jī)遇，在工作中做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷強(qiáng)化檔案館室數(shù)字信息化建設(shè)，促進(jìn)工作水平的進(jìn)一步提升。

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