強化公文管理信息化建設(shè)的路徑研究

王宏

摘要公文管理是確保單位有效運轉(zhuǎn)的一項重要工作，其處理效率、管理水平直接關(guān)系到一個單位的整體工作效率。特別是在當今信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代，將信息技術(shù)運用于公文管理，實現(xiàn)公文管理的信息化是適應(yīng)時代發(fā)展要求的必然選擇。因此，必須重視和加強公文信息化建設(shè)。本文對公文管理信息化的內(nèi)容、特點進行了闡述，探討了強化公文管理信息化建設(shè)的具體措施，旨在為加強公文信息化建設(shè)的實踐與研究提供參考和幫助。

關(guān)鍵詞公文管理 信息化建設(shè) 措施研究

公文是法定機關(guān)與組織在公務(wù)活動中，按照特定的體式、經(jīng)過一定的處理程序形成和使用的書面材料，它在公務(wù)活動中具有非常重要的作用。目前，信息技術(shù)被廣泛用于公文的處理過程之中，對傳統(tǒng)公文管理模式的改進起到了很大的推動作用。但是，由于公文自身的特殊性，公文管理的信息化程度還不高，與信息技術(shù)的發(fā)展程度存在一定的差距。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的形勢下，我們應(yīng)當加快推進現(xiàn)代信息技術(shù)與公文管理的有效對接，促進公文管理信息化水平的提高。

一、公文管理信息化的主要內(nèi)容

公文管理信息化是指公文管理模式由傳統(tǒng)的“紙質(zhì)公文管理保管”，逐步實現(xiàn)向“數(shù)字化信息形式”的轉(zhuǎn)變。其主要內(nèi)容包括：信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)、公文管理信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)標準化規(guī)范建設(shè)和公文信息化人才隊伍建設(shè)等。公文管理信息化的基本目標：一是實現(xiàn)公文管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。二是實現(xiàn)公文信息接收、傳遞、存儲和利用的一體化。三是實現(xiàn)公文信息的網(wǎng)絡(luò)共享。

二、公文管理信息化的基本特點

（一）功能多樣化、實用化

公文管理信息化系統(tǒng)的設(shè)計，以辦公系統(tǒng)的實踐經(jīng)驗為基礎(chǔ)，充分考慮公文管理的實際需求，使其功能更加多樣化，實用性更強。使用的范圍可以涵蓋所有的辦公部門和各個辦公環(huán)節(jié)，而且這些功能之間并非孤立存在，實現(xiàn)了有機的結(jié)合和聯(lián)系的緊密。

（二）操作方便

公文管理信息化在操作系統(tǒng)的構(gòu)成方面，通過程序語言進行系統(tǒng)開發(fā)，采用面向用戶需求的模式，對功能模塊進行區(qū)分，用戶操作起來簡單明了，極大地方便了用戶的操作，改變了過去各自擁有有限的資源，但卻無法相互分享的狀況。運用這一系統(tǒng)可以將各部門、各辦公環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)進行有效整合，加快了公文的傳遞速度，使單位辦公、管理更加便捷，拓展了辦公時間和辦公空間范圍，提高了辦公效率。

（三）統(tǒng)一文檔管理，系統(tǒng)實現(xiàn)可擴展，易維護

在公文管理信息化程度低的情況下，單位各部門的公文繁雜，管理起來十分困難。通過公文信息化系統(tǒng)可以實現(xiàn)對文檔的統(tǒng)一管理，同時，利用網(wǎng)頁的形式給每一個用戶一個比較清晰的用戶界面，方便了用戶開展工作，提高了個人工作效率，提高了單位的整體工作質(zhì)量。在實現(xiàn)文檔統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)上，通過系統(tǒng)的進一步擴展，方便了后期系統(tǒng)的維護，使系統(tǒng)將集中運營、監(jiān)控、擴展等功能有機結(jié)合于—體，有利于更好地支撐系統(tǒng)平臺和擴展、維護系統(tǒng)，為后期維護人員的維護提供了便利。

三、強化公文管理信息化的措施

（一）加快信息設(shè)備的現(xiàn)代化

實現(xiàn)公文管理的信息化，信息設(shè)備首先要現(xiàn)代化。信息化的硬件設(shè)備要達到性能高、容量大、安全勝好的水平，要與之相適應(yīng)配備配置較高的辦公計算機。同時，要配備掃描儀、不間斷電源等必要的配套設(shè)備。軟件系統(tǒng)要具有完善的功能，要具備兼容性強、性能穩(wěn)定、操作簡便、維護方便等特點，公文管理軟件要使用經(jīng)過資質(zhì)部門認定的合格軟件。

（二）加快公文管理的數(shù)字化

公文的數(shù)字化是適應(yīng)信息技術(shù)的必然要求。因此，要按照信息化標準將公文有計劃地分步實施數(shù)字化的轉(zhuǎn)化。要統(tǒng)一進行單位各部門公文信息的收集，對公文按照種類、內(nèi)容、數(shù)量進行分類，區(qū)別不同情況，綜合利用掃描、刻錄等多種方式，對公文完成數(shù)字化的處理。

（三）提高辦公網(wǎng)絡(luò)信息化水平

辦公網(wǎng)絡(luò)信息化水平是加強公文管理信息化的基礎(chǔ)。利用完備、先進的局域網(wǎng)絡(luò)，既可實現(xiàn)公文管理的同步錄入、同步整理、同步歸檔和同步利用等。在單位局域網(wǎng)中，公文管理人員可以根據(jù)需求者的要求及時完成公文信息的打印、查詢，為需求者提供方便快捷的服務(wù)，從而有效提升單位整體工作效率。

四、結(jié)語

總之，加強公文管理信息化建設(shè)，可以實現(xiàn)單位公文信息方便、快捷、高效地處理和查詢利用，減少了公文管理人員的工作量，提升了工作效率，而且可以極大地提高公文信息的使用效率，提高單位各部門、各環(huán)節(jié)的工作效率和工作質(zhì)量。當前，在信息化飛速發(fā)展的形勢下，加快辦公的信息化、自動化，提高公文管理的信息化水平，是時代發(fā)展的要求，我們應(yīng)從本部門、本單位的工作實際出發(fā)，充分利用信息技術(shù)手段，不斷推動公文管理信息化建設(shè)，提高公文管理的效率和服務(wù)水平，有力地促進力公、管理信息化水平的提高。