余童

（重慶醫(yī)藥高等?？茖W(xué)校，重慶 401331）

隨著我國(guó)步入5G時(shí)代，信息化進(jìn)程速度在不斷加快，各行各業(yè)對(duì)于信息化技術(shù)的運(yùn)用也在廣泛推廣，如何提升信息化水平是當(dāng)前生產(chǎn)生活質(zhì)量發(fā)展程度的標(biāo)準(zhǔn)。人事檔案管理相當(dāng)于掌握人才的生死簿，如果無(wú)法有效及時(shí)更新人事資料，那相當(dāng)于對(duì)人才判了生死，無(wú)疑與從根本問(wèn)題上杜絕了人才后期發(fā)展與自身提高。而人事檔案管理也關(guān)乎著人才的選拔與培養(yǎng)價(jià)值，對(duì)單位發(fā)展與社會(huì)發(fā)展具有重大的含義，而信息化技術(shù)的加持，將更為突出的優(yōu)化人事檔案管理價(jià)值，從而適應(yīng)信息化時(shí)代變化，改變?nèi)耸聶n案管理的劣勢(shì)，將管理工作做得更為徹底。

一、現(xiàn)存人事檔案管理的問(wèn)題

目前由于我國(guó)人事檔案管理工作較為落后，使得許多人事檔案在管理過(guò)程中出現(xiàn)更新滯后的問(wèn)題，這使得許多人才進(jìn)行人力資源轉(zhuǎn)業(yè)與申報(bào)評(píng)職稱時(shí)，往往遇到檔案無(wú)法及時(shí)顯示人才信息，從而影響了人才未來(lái)發(fā)展與其工作開展，并造成嚴(yán)重的后果。

（一）缺乏檔案管理工作監(jiān)督意識(shí)

在許多單位中存在著各種各樣的規(guī)章制度與監(jiān)督機(jī)制，唯獨(dú)在人事檔案管理工作中卻忽視了監(jiān)督工作與監(jiān)督意識(shí)的加強(qiáng)，往往造成人事檔案管理工作出現(xiàn)紕漏，形成不可挽回的損失，并對(duì)于信息技術(shù)在檔案管理工作中的表現(xiàn)得以影響。檔案管理與檔案所有人之間并沒(méi)有直接溝通關(guān)系的規(guī)定，使得實(shí)際工作中造成了許多不必要的麻煩。而部分單位會(huì)思考利用行政部門職責(zé)來(lái)監(jiān)督檔案管理工作，但是實(shí)踐證明，其監(jiān)督工作并沒(méi)有達(dá)到實(shí)際想要的結(jié)果，并且檔案管理工作顯得極為不規(guī)范與正規(guī)化。

人事檔案管理關(guān)系著人力資源的合理分配與調(diào)動(dòng)，如果檔案管理出現(xiàn)紕漏或者信息出現(xiàn)失誤，那對(duì)于人事調(diào)動(dòng)與人事考核也必然出現(xiàn)問(wèn)題，從而無(wú)法合理與正確的發(fā)掘每個(gè)人的自身潛力，造成資源過(guò)度浪費(fèi)。所以人事檔案管理工作應(yīng)積極應(yīng)用信息化技術(shù)，將數(shù)據(jù)保存至云系統(tǒng)中，從而為人事調(diào)動(dòng)與考核提供及時(shí)有效的信息資料，而只有做好了這一點(diǎn)才能夠確保人力資源工作的順利開展，往往目前人事檔案管理工作并沒(méi)有重視信息技術(shù)的運(yùn)用，忽視了其運(yùn)用優(yōu)勢(shì)，從而使得檔案管理工作滯后，也無(wú)法為人事變動(dòng)提供有效及時(shí)的信息參考。

（二）人事檔案管理人員專業(yè)能力不強(qiáng)

由于人事檔案管理工作較為繁雜與沉悶，使得許多檔案管理人員從業(yè)者較少，而單位對(duì)于這類人才的需求比較大，這就造成許多單位開始采用無(wú)相關(guān)經(jīng)驗(yàn)或者相關(guān)經(jīng)驗(yàn)不足人員進(jìn)行檔案管理工作，這無(wú)疑使得人事檔案管理工作更雪上加霜，由于缺乏足夠經(jīng)驗(yàn)與專業(yè)技術(shù)的支撐，使得信息化技術(shù)與信息化管理方法不能夠很好的融入到管理工作中，造成信息化資源浪費(fèi)，從而無(wú)法發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。

（三）忽視人事檔案管理工作的價(jià)值

對(duì)于大部分單位的人事檔案管理工作而言，由于各個(gè)行業(yè)不同，其人事檔案管理工作的要求與內(nèi)容也不相同，所以，信息化建設(shè)目標(biāo)與內(nèi)容也不相同，但是由于人事檔案管理往往在單位中處于最末端的部門，得不到單位的重視，造成許多人事檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)千篇一律，而信息化建設(shè)與信息化技術(shù)運(yùn)用也只是統(tǒng)一采取，這種忽視人事檔案管理工作的做法，一方面讓檔案管理工作缺乏信息化設(shè)備與信息技術(shù)的支持，造成信息檔案無(wú)法有效及時(shí)更新，另一方面讓信息化管理軟件開發(fā)舉步維艱，從而無(wú)法實(shí)現(xiàn)人事檔案管理與人力資源有效掛鉤，并阻礙了單位人才的發(fā)展，造成人力資源過(guò)?；蛘呃速M(fèi)。

二、信息技術(shù)在人事檔案信息管理中運(yùn)用對(duì)策

（一）強(qiáng)化檔案信息資源管理的力度

如何促進(jìn)信息化時(shí)代人事檔案管理中信息技術(shù)的運(yùn)用，是目前各個(gè)單位需要重要思考的問(wèn)題。為促進(jìn)人事檔案管理信息化進(jìn)程的加快，應(yīng)不斷完善信息化資源調(diào)度，協(xié)調(diào)人事檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)的開展，抵消跨部門工作的間隙與矛盾，并依據(jù)不同單位人力資源管理辦法進(jìn)行不同內(nèi)容的人事檔案信息化管理，從而進(jìn)行檔案信息的鑒別分檔，并細(xì)化人事資料的數(shù)據(jù)，從而建立起完整與正規(guī)的人事檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)。并且，在信息技術(shù)運(yùn)用于人事檔案管理工作過(guò)程中，應(yīng)將之前缺失或沒(méi)有及時(shí)更新的檔案信息進(jìn)行修復(fù)與填補(bǔ)，確保信息的有效性。在人事檔案信息管理中要努力強(qiáng)化管理人員對(duì)于檔案信息工作的重視程度，嚴(yán)格要求其按照標(biāo)準(zhǔn)程度進(jìn)行檔案采集、分類與歸檔，保證信息核對(duì)的正確性，從而對(duì)于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的檔案進(jìn)行及時(shí)修復(fù)，避免出現(xiàn)信息出現(xiàn)失誤。而對(duì)于人事檔案管理工作人員的管理應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，可采取懲罰機(jī)制。同時(shí)，建立一套完整的懲罰獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，將有效的對(duì)工作人員進(jìn)行管理，確保檔案管理進(jìn)行信息化技術(shù)改革過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)任何批量。

（二）提升人事檔案管理工作人員的信息技術(shù)專業(yè)素質(zhì)

許多從事人事檔案管理工作的人員缺乏應(yīng)具備的專業(yè)技術(shù)水平與專業(yè)素質(zhì)，這就使得檔案管理與信息化技術(shù)融合的過(guò)程出現(xiàn)問(wèn)題，對(duì)于提升工作人員整體素質(zhì)與技術(shù)水平要求日益增強(qiáng)。在單位人事檔案管理工作人員培訓(xùn)過(guò)程中，應(yīng)聘請(qǐng)優(yōu)秀的信息技術(shù)人才進(jìn)行培養(yǎng)，讓檔案管理人員認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的重要性，從而優(yōu)化信息技術(shù)與檔案管理工作的整合，并懂得檔案管理信息化工作流程。單位進(jìn)行定期培訓(xùn)與知識(shí)學(xué)習(xí)，能夠確保檔案管理工作時(shí)刻處于新鮮階段，讓工作內(nèi)容更新速度加快，以配合信息技術(shù)工作在檔案管理中的應(yīng)用。

（三）工作人員網(wǎng)絡(luò)信息保密意識(shí)的強(qiáng)化

在信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，人們最害怕的便是個(gè)人隱私的缺漏，這也是信息化時(shí)代存在的弊端。而對(duì)于人事檔案而言，其保密性要求更為嚴(yán)格，這是檔案信息特點(diǎn)的要求，如果信息出現(xiàn)泄漏那對(duì)于整個(gè)單位而言也是一種毀滅性損失。如果出現(xiàn)信息泄漏問(wèn)題，那便是工作人員在進(jìn)行信息化操作時(shí)出現(xiàn)失誤，從而造成嚴(yán)重后果。單位應(yīng)針對(duì)管理人員保密意識(shí)進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)，讓工作人員時(shí)刻謹(jǐn)記工作的保密性，進(jìn)一步優(yōu)化工作人員信息技術(shù)運(yùn)用水平，確保信息化檔案管理工作能夠在信息化優(yōu)點(diǎn)加持下規(guī)避缺點(diǎn)，做好人事檔案管理工作信息的保密，從而發(fā)揮信息技術(shù)與檔案管理整合的最大優(yōu)化。