關(guān)于財(cái)政文書檔案歸檔范圍及保管期限的劃分

黎燕萍

（廣東省肇慶市端州區(qū)財(cái)政局，廣東 肇慶 526060）

一、財(cái)政文書檔案歸檔范圍

從傳統(tǒng)的財(cái)政文書檔案保管工作來(lái)看，將保管的期限分為永久保管、長(zhǎng)期保管和短期保管三種，其保管的時(shí)限分別是長(zhǎng)期為10年到15年，短期是15年及以下。財(cái)政部門是政府的組成部門，其工作內(nèi)容涉及到綜合經(jīng)濟(jì)管理方面，財(cái)政部門的檔案數(shù)量龐大，且涉及到的內(nèi)容較為廣泛，要利用好財(cái)政檔案資源，以史為鑒，對(duì)當(dāng)前的財(cái)政改革與發(fā)展提出有利依據(jù)。對(duì)財(cái)政文書的檔案歸檔范圍要明確，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》的相關(guān)規(guī)定，財(cái)政文件需要進(jìn)行歸檔的范圍分為四類，第一類是對(duì)財(cái)政工作和國(guó)家建設(shè)以及歷史研究有利用價(jià)值的材料，這些材料能夠體現(xiàn)財(cái)政局的主要職能活動(dòng)以及基本的歷史面貌；第二類是財(cái)政活動(dòng)當(dāng)中具有憑證價(jià)值的材料，這些材料能夠涉及到維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等內(nèi)容；第三類是本級(jí)財(cái)政局需要貫徹上級(jí)財(cái)政局以及同級(jí)機(jī)關(guān)的材料，還有下級(jí)財(cái)政局報(bào)送的文件；第四類是對(duì)本級(jí)財(cái)政局的工作具有查考價(jià)值的材料。在存檔之前要標(biāo)明文檔的歸檔范圍屬于以上哪四類，這樣再次查找的時(shí)候能夠提高效率。

二、歸檔范圍需要注意的問題

在歸檔范圍的設(shè)置當(dāng)中，有很多重視紅頭文件的歸檔而輕視白頭文件歸檔的情況，為了貫徹落實(shí)好國(guó)家檔案局的8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，我們要重視財(cái)政單位工作中的文件材料歸檔范圍劃分問題，提高對(duì)具有重要查考價(jià)值的白頭文件歸檔工作的重視程度，從源頭上保證檔案材料歸檔的齊全問題。財(cái)政單位的業(yè)務(wù)職能較為龐大，而且部門較多，業(yè)務(wù)文件內(nèi)容之間存在較大的差異，在歸檔的工作當(dāng)中，歸檔人員沒有對(duì)這些情況進(jìn)行調(diào)查統(tǒng)計(jì)，只是按照歸檔的方案對(duì)文件進(jìn)行歸檔，那么歸檔人員無(wú)法了解其內(nèi)容的完整性，查閱沒有具體性，對(duì)檔案的劃分范圍并不明確，所以我們還要對(duì)歸檔范圍進(jìn)行具體描述，檔案人員要對(duì)這一問題進(jìn)行完善，以便于查閱時(shí)更加精準(zhǔn)、提高工作效率。

三、財(cái)政文書保管期限劃分

在傳統(tǒng)的文書保管期限劃分當(dāng)中普遍采用的三分法的劃分方法，文書保管的期限劃分為長(zhǎng)久文書檔案、長(zhǎng)期文書檔案以及短期文書檔案。對(duì)文書檔案保管期限的規(guī)定當(dāng)中包含定期保管與永久保管等內(nèi)容，保管期限表示文書檔案的附屬文件，對(duì)標(biāo)時(shí)制保管文件的保管標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行細(xì)化，定期與永久在語(yǔ)義上存在含混的表達(dá)，重要的業(yè)務(wù)文件與一般性的業(yè)務(wù)文件也無(wú)法進(jìn)行明確的劃分，其規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)并不明顯，提高了存檔工作的復(fù)雜性。所以我們可以按照永久性與非永久性對(duì)保管的檔案進(jìn)行期限劃分，按照保管期限的長(zhǎng)短進(jìn)行分類，讓檔案保管人員對(duì)檔案的期限分類更加明確，所以在實(shí)施檔案保管的過程中要以二分法作為檔案保管期限劃分依據(jù)，另外，我們還要對(duì)財(cái)政文書檔案的實(shí)際情況進(jìn)行具體細(xì)化，從而提高檔案存檔的準(zhǔn)確性。

長(zhǎng)久性文書檔案涉及到上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)和轉(zhuǎn)發(fā)的財(cái)政業(yè)務(wù)的命令、決定等文件，上級(jí)機(jī)關(guān)召開的與本局工作相關(guān)的會(huì)議文件，本局領(lǐng)導(dǎo)在上級(jí)召開會(huì)議上的發(fā)言稿，本單位與其他單位共同召開的會(huì)議文件，本局編制的長(zhǎng)期財(cái)政計(jì)劃和年度預(yù)算、決算，年度工作計(jì)劃和總結(jié)，調(diào)研報(bào)告等方面的資料。非長(zhǎng)久性文書檔案涉及到直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的本局業(yè)務(wù)以及需要執(zhí)行的資料，上級(jí)財(cái)政局頒發(fā)的與本單位相關(guān)的業(yè)務(wù)資料，本單位制法的具有查考價(jià)值的材料，本局內(nèi)部制定的各種制度和規(guī)定，普查形式的工作文件資料，本局各部門的年度工作總結(jié)，本局向上級(jí)財(cái)政單位反映的問題匯報(bào)材料，上級(jí)財(cái)政單位下達(dá)的年度工作計(jì)劃等資料。

四、財(cái)政文書保管期限遵循原則

財(cái)政文書檔案保管期限所遵循的原則是永久保存、非永久保存，根據(jù)檔案的不同價(jià)值和作用來(lái)劃分保管的期限，（1）需要長(zhǎng)久保存的檔案是能夠反映本單位主要職能活動(dòng)以及基本歷史面貌，且在財(cái)政工作當(dāng)中具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考價(jià)值、利用價(jià)值的檔案，（2）需要非永久保存的檔案是能夠反映本局基本業(yè)務(wù)，具有較長(zhǎng)期查考價(jià)值的檔案，以及在短時(shí)間內(nèi)需要查考的材料。在劃分保管期限的時(shí)候，不僅要考慮文件的形式、標(biāo)題，還要針對(duì)文件的內(nèi)容進(jìn)行劃分，如果其中的內(nèi)容能夠反映本局工作查考的價(jià)值，那么就要重新決定這類文檔的保管期限。

比如，紅頭文件與白頭文件的要求、形式有所不同，有的紅頭文件是上級(jí)財(cái)政局對(duì)本級(jí)財(cái)政局的工作指導(dǎo)、批復(fù)或決定，所以要對(duì)這類文件進(jìn)行長(zhǎng)期或者永久存檔，有的紅頭文件是上級(jí)財(cái)政局對(duì)本級(jí)財(cái)政局的一般性通知和意見，具有短期查考價(jià)值，那么就要對(duì)這類文件進(jìn)行短期存檔。有的白頭文件比紅頭文件的保管期限還長(zhǎng)，例如涉及到本局的普查性文件、報(bào)表、調(diào)查報(bào)告、合同等，這些內(nèi)容對(duì)本局的工作有長(zhǎng)期的查考價(jià)值，其保存的期限相對(duì)較長(zhǎng)，所以我們要對(duì)具體文件的內(nèi)容進(jìn)行具體分析，不能只注重文件的形式。

五、對(duì)財(cái)政文書檔案保管期限劃分方法的優(yōu)化策略

傳統(tǒng)的財(cái)政文書檔案保管期限的劃分以三分法為主，從一般和重要的角度進(jìn)行存檔，隨著網(wǎng)絡(luò)科技的發(fā)達(dá)，在檔案管理方面通過電子化存檔方式相結(jié)合能夠大大提升存檔及查閱的效率，而且紙質(zhì)存檔所占用的空間較大，我們可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)管理，增加數(shù)據(jù)庫(kù)的容量，為檔案進(jìn)行個(gè)性化備注，在檢索的時(shí)候能夠更加便捷，并設(shè)置運(yùn)用多種關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，讓檢索的形式更加多樣，從而提高查閱檔案的速度、優(yōu)化查找檔案的步驟，而且電子化存檔還能夠延長(zhǎng)檔案的保存期，紙質(zhì)版的存檔方式經(jīng)過幾十年的保管，字跡、墨印會(huì)出現(xiàn)模糊的情況，而電子版在存檔之前就會(huì)掃描成電子版的形式，幾十年之后的留存效果仍然與存檔時(shí)一樣，不會(huì)影響查考工作的進(jìn)行，尤其是對(duì)重要文件的存檔，更要以電子化存檔為重要形式。

六、結(jié)語(yǔ)

總而言之，對(duì)于檔案保管期限、歸檔范圍等方面的步驟是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，檔案保管期限的新規(guī)定給檔案工作提出了更高且更具體的要求，隨著科技的進(jìn)步，我們要利用好手中的資源，不斷優(yōu)化檔案保管期限的劃分方法，從而提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。