論事業(yè)單位檔案管理效率問題及提高策略

邱鵬

（寧安市河道管護(hù)中心，黑龍江 牡丹江 157400）

引言：事業(yè)單位在辦理各項業(yè)務(wù)的過程中，都會把相關(guān)的信息資料保存起來，其中人員檔案也是檔案管理中的一項主要內(nèi)容。因檔案管理是一項內(nèi)容比較繁多的工作，需要占用一定的時間與精力，并且還有一些工作在開展過程中需要對相關(guān)的檔案資料進(jìn)行查閱、核實，因此，檔案管理工作的效率與其他工作的效率有些間接的關(guān)系及影響，并且通過對檔案管理工作效率的提高，可以有效的推動事業(yè)單位整體運(yùn)行效率的提高。

一、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀以及存在的問題

（一）事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的帶動下，事業(yè)單位已經(jīng)普遍將電子計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)引用到檔案管理的工作中，各種檔案資料除了原有的紙質(zhì)檔案，越來越多的使用電子檔案進(jìn)行資料的存儲，同時，在檔案管理的方式上，普遍的增加了計算機(jī)的檔案管理方式。不過，因紙質(zhì)檔案的歷史比較悠久，所以在檔案存儲方式中仍然占有很大的比例，并且一些紙質(zhì)檔案與電子檔案之間還存在著一些關(guān)聯(lián)，怎樣對紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行合理有效的管理，給事業(yè)單位的檔案管理工作帶來了一定程度的壓力以及難度，這使得檔案管理工作產(chǎn)生了許多的問題，同時對檔案合理的利用也產(chǎn)生了一定的影響。

（二）事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

1.對檔案管理工作缺乏一定的重視，檔案管理工作的觀念比較落后。目前，很多事業(yè)單位對于檔案管理的工作沒有足夠的重視，更有一些事業(yè)單位沒有設(shè)置專門的檔案管理部門或是管理機(jī)構(gòu)，而是由每個部門獨(dú)立的對本部門的檔案進(jìn)行歸檔存放，或是由一個部門兼職對檔案的管理。除此之外，在檔案管理工作上的投入不足，其中對于設(shè)備和資金都沒有足夠的投入，這些方面都直接影響著檔案管理的運(yùn)行，以及影響工作效率的提高。雖然有些事業(yè)單位設(shè)立了檔案管理部門，不過在檔案管理的人員以及崗位上的管理觀念相對比較落后，對檔案管理工作的操作上就只是把現(xiàn)有的資料進(jìn)行簡單的存放，或是通過計算機(jī)進(jìn)行存檔，根本沒有真正的把檔案管理工作的功能發(fā)揮出來。

2.檔案管理的信息化程度較低。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，對于提高工作效率方面有著很好的影響，不過就目前事業(yè)單位檔案管理工作而言，對于檔案信息化的管理應(yīng)用不是很好，這就使得許多工作中還是對紙質(zhì)文件的資料需求比較大，這就在一定程度上影響了檔案管理的有效性，并且也影響了工作效率。就算事業(yè)單位檔案管理中有一些電子檔案，也沒有對其利用計算機(jī)進(jìn)行有效的整理分類，只是在本部門內(nèi)部進(jìn)行存檔，這就使得在查找相關(guān)資料上面帶來了不便，導(dǎo)致檔案資料缺少了利用價值，工作效率也就無法提高。

3.檔案管理人員素質(zhì)水平比較低。由于事業(yè)單位工作量相對比較大，就會形成大量的檔案資料，普遍事業(yè)單位中檔案管理的工作人員相對比較少，并且許多工作人員都是年齡偏大的人員，對于這種比較繁重的工作任務(wù)量，致使這些管理工作人員的積極性不高，并且這些管理人員當(dāng)中許多都不是專業(yè)的檔案管理人員，所以在檔案管理工作中缺少一定的專業(yè)素質(zhì)以及專業(yè)能力，在管理方法上也比較落后，對于信息化檔案的管理，無法完全掌握，這就嚴(yán)重的阻礙了檔案管理效率的提高。

二、提高檔案管理效率的具體措施

（一）對檔案管理工作加強(qiáng)重視，并且加強(qiáng)其管理理念

事業(yè)單位關(guān)于檔案管理工作要加強(qiáng)認(rèn)識，還要設(shè)立專門的檔案管理部門或是機(jī)構(gòu)，還要對專門的檔案管理崗位配備相關(guān)的專業(yè)人員，還要從上至下的對每個部門加強(qiáng)對檔案管理部門的認(rèn)識，從信息形成檔案后就要加強(qiáng)重視。除此之外，還要加強(qiáng)檔案管理部門資金的投入和設(shè)備的投入，以確保檔案管理工作能夠有效的開展，從而提高其工作效率。同時要加強(qiáng)對專業(yè)的管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，如利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)對檔案管理工作技術(shù)方面進(jìn)行培訓(xùn)，從而使工作效率能夠穩(wěn)步的提升。

（二）提升事業(yè)檔案管理的信息化水平

現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)普及到社會的各個方面，它有效的提升了人們的工作效率，因此，事業(yè)單位也要在業(yè)務(wù)辦理中充分使用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。為了能夠更好地發(fā)揮計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的高效性，檔案管理人員的思想意識要充分的理解網(wǎng)絡(luò)的高效性，在實踐中，積極的去使用信息技術(shù)，從而提高事業(yè)單位檔案管理信息化的水平，提升檔案管理效率。目前，很多單位已經(jīng)普及了電子計算機(jī)辦公，管理人員在利用信息化進(jìn)行檔案管理過程中，可以將檔案進(jìn)行電子存檔，然后分類歸納到單位統(tǒng)一管理系統(tǒng)，方便各個部門需要檔案時，能夠依照自己的權(quán)限進(jìn)行查找和使用，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案的有效共享，提升檔案的利用效率。

（三）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平

對于目前事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)方面存在的問題，可以通過以下兩方面進(jìn)行改進(jìn)。首先，加強(qiáng)管理人員對工作的積極性，這就需要改變管理人員對檔案管理工作的理念，同時，還要強(qiáng)化管理人員自身對工作的責(zé)任感。其次，加強(qiáng)管理人員工作能力的提高，檔案管理工作既是一項繁雜的工作，也是一項具有專業(yè)性的工作，所以在檔案管理工作的崗位上，需要配備專業(yè)的管理人員，同時，還要對檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，使其能夠在檔案管理工作中有效的利用信息化手段，從而進(jìn)一步提高工作效率。

結(jié)束語：

事業(yè)單位的檔案管理效率的有效提高，不僅涉及到事業(yè)單位的整體運(yùn)行情況，也涉及到事業(yè)單位對社會及人民的服務(wù)水平。根據(jù)我國事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀來看，普遍的事業(yè)單位，對檔案管理的效率并不高，在實際管理中反映的問題也十分顯著，本文通過對這些問題進(jìn)行簡明扼要的分析，并針對這些問題提出了有效的管理措施，希望通過這些措施的實行，可以提高事業(yè)單位的檔案管理效率，為社會及民眾提供更好的服務(wù)。