關(guān)于高職學(xué)校檔案管理的創(chuàng)新與實(shí)踐

孫國(guó)榮

（柳州鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣西 柳州 545616）

近年來(lái)，我國(guó)職業(yè)教育獲得顯著發(fā)展，并在院校數(shù)量以及規(guī)模上教育獲得長(zhǎng)足的發(fā)展，其無(wú)論是在院校數(shù)量還是規(guī)模上都獲得了一定的突破。在這樣的背景之下，為了進(jìn)一步促進(jìn)職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理作業(yè)效率提升，需要有關(guān)單位在管理工作中合理運(yùn)用新型的管理理念以及方法，強(qiáng)化檔案管理工作創(chuàng)新，帶動(dòng)各項(xiàng)工作效益的取得。

一、高職院校檔案案管理中存在的問(wèn)題

為滿足我國(guó)社會(huì)進(jìn)步發(fā)展的需要，教育機(jī)構(gòu)人員強(qiáng)化了教育改革工作的推進(jìn)，而在這樣的狀況下教育結(jié)構(gòu)出現(xiàn)了一定程度的變革。在這樣的大背景之下，高職院校數(shù)量較多，而招生規(guī)模日漸擴(kuò)大。目前，各高職院校在推進(jìn)檔案管理作業(yè)中存在較大的問(wèn)題，阻礙管理效率的提升。關(guān)于高職院校檔案管理中存在的問(wèn)題，筆者總結(jié)如下。

（一）檔案管理人員素質(zhì)普遍偏低

我國(guó)的高職院校檔案管理人員在管理工作中普遍存在素質(zhì)較低的狀況，缺乏專業(yè)性的檔案管理人才。不僅如此，部分高職院校的檔案管理人員在從業(yè)前缺乏必要的培訓(xùn)工作，故而專業(yè)技能水平較低，且知識(shí)儲(chǔ)備不足，難以適應(yīng)高職院校檔案事業(yè)的發(fā)展。

（二）檔案意識(shí)不強(qiáng)

一般而言，職業(yè)院校的檔案管理工作效率以及質(zhì)量往往會(huì)對(duì)學(xué)校教學(xué)管理、教學(xué)質(zhì)量都產(chǎn)生較大的影響。為此，檔案管理人員在管理操作過(guò)程中需要具備較強(qiáng)的責(zé)任心以及創(chuàng)新意識(shí)。進(jìn)而促進(jìn)該項(xiàng)工作的有效開(kāi)展。

但相關(guān)的調(diào)查研究可知：我國(guó)職業(yè)院校的檔案管理工作人員存在檔案管理工作重視程度低的專門，進(jìn)而導(dǎo)致實(shí)際的管理工作出現(xiàn)了重經(jīng)營(yíng)、輕檔案局面，最終導(dǎo)致檔案信息資源開(kāi)發(fā)效率較低，無(wú)法促進(jìn)職業(yè)院校的高效發(fā)展。

（三）檔案管理信息化水平較低

隨著時(shí)代的發(fā)展以及社會(huì)的進(jìn)步，我國(guó)的信息技術(shù)獲得了長(zhǎng)足的發(fā)展，并逐漸與社會(huì)生產(chǎn)、生活相融合，但職業(yè)院校在推進(jìn)檔案管理工作中出現(xiàn)了落后狀況，無(wú)法依據(jù)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)的需要，合理運(yùn)用信息技術(shù)，最終降低了檔案管理工作的質(zhì)量。

一般而言，導(dǎo)致檔案管理信息化水平較低的原因主要有兩個(gè)方面：一方面是職業(yè)院校因?yàn)榘l(fā)展需要缺乏對(duì)于檔案管理工作的必要資金投入，無(wú)法實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的穩(wěn)步開(kāi)展；另一方面，學(xué)生檔案管理從學(xué)生入學(xué)開(kāi)始就進(jìn)行，部分檔案仍舊為紙質(zhì)版，無(wú)法促進(jìn)信息化作業(yè)的開(kāi)展。

二、職業(yè)院校檔案管理信息化創(chuàng)新路徑

為了進(jìn)一步帶動(dòng)職業(yè)院校檔案管理工作以及水平的提升，各院校積極帶動(dòng)技檔案信息化管理作業(yè)的開(kāi)展。關(guān)于職業(yè)院校檔案管理信息化的創(chuàng)新路徑，筆者進(jìn)行了相關(guān)總結(jié)，具體內(nèi)容如下。

（一）健全檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)

為了保障職業(yè)技術(shù)院校檔案管理工作朝著信息化的方向發(fā)展，工作人員在實(shí)際操作過(guò)程中加強(qiáng)了對(duì)于檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)的制定，從而以此為基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)工作的穩(wěn)步落實(shí)。在具體的操作過(guò)程中，職業(yè)院校需要帶動(dòng)檔案管理制度的進(jìn)一步構(gòu)建以及完善，并構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息安全規(guī)章制度，確保作業(yè)人員在實(shí)際的操作過(guò)程中能夠有章可循，規(guī)避了各類問(wèn)題的出現(xiàn)，促進(jìn)管理效率以及質(zhì)量的提升。

（二）加強(qiáng)相關(guān)的軟硬件建設(shè)

為了進(jìn)一步促進(jìn)職業(yè)院校檔案信息化體系建設(shè)，校區(qū)需要依據(jù)時(shí)代的發(fā)展特色開(kāi)展必要的資金投入，促進(jìn)相關(guān)軟硬件設(shè)施的建設(shè)。

在具體的資金投入過(guò)程中，學(xué)校需要積極引進(jìn)各類信息設(shè)備，諸如計(jì)算機(jī)、通訊、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，進(jìn)而促進(jìn)了檔案的數(shù)字化、規(guī)范化以及智能化的管理。不僅如此，技術(shù)人員還需要加強(qiáng)對(duì)于各類數(shù)據(jù)庫(kù)、光盤檢索系統(tǒng)的構(gòu)建以及完善。

此外，為了促進(jìn)信息化管理作業(yè)的有序開(kāi)展，還需要有關(guān)部門加強(qiáng)對(duì)于各類檔案管理軟件的更新以及引進(jìn)，并在此基礎(chǔ)之上促進(jìn)信息采集、管理以及服務(wù)自動(dòng)化系統(tǒng)的構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)對(duì)于師生的工作學(xué)習(xí)、生活交流等檔案信息的記錄，促進(jìn)檔案容量以及直觀性的提升。

（三）打造高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍

為保障職業(yè)院校檔案管理信息化效率提升，職業(yè)院校還需要強(qiáng)化院高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。在這一過(guò)程中，職業(yè)院校需要招募高信息技能的管理人才，并對(duì)在職檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，確保其在檔案管理工作中靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，繼而以此為基礎(chǔ)推動(dòng)檔案管理人員整體素質(zhì)以及技能的提升，并最終帶動(dòng)相關(guān)管理工作的有序進(jìn)行。

（四）構(gòu)建檔案信息的資源體系

最后，職業(yè)院校的工作在管理操作中還需要積極帶動(dòng)學(xué)校檔案信息資源體系的構(gòu)建，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)各類檔案信息資源的利用。在體系的構(gòu)建過(guò)程中，工作人員還需要進(jìn)一步帶動(dòng)現(xiàn)代化信息技術(shù)運(yùn)用，并以此為基礎(chǔ)促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化、科學(xué)化、合理化的發(fā)展。

結(jié)束語(yǔ)：

為帶動(dòng)我國(guó)職業(yè)院校檔案管理作業(yè)效率的提升，管理人員在具體操作過(guò)程中需要強(qiáng)化信息化創(chuàng)新工作的推行?；诖?，本文著重分析了檔案管理工作存在的問(wèn)題，并就職業(yè)院校檔案管理工作的創(chuàng)新途徑進(jìn)行了分析。筆者認(rèn)為，隨著相關(guān)措施的落實(shí)到位以及理念的轉(zhuǎn)變，我國(guó)的管理信息化的創(chuàng)新路徑進(jìn)行了分析。筆者認(rèn)為，隨著相關(guān)措施的落實(shí)到位，我國(guó)職業(yè)院校的檔案管理工作必將獲得顯著發(fā)展，并由此促進(jìn)各項(xiàng)效益的取得。