芻議檔案信息化在檔案保護工作中的應(yīng)用

王雅靜 魯永南

摘 要：信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，使檔案管理信息化得到了進一步發(fā)展。在檔案信息化建設(shè)的過程中，會受到多種因素而影響到檔案保護工作，進而影響到檔案管理工作質(zhì)量。對此，本文主要對檔案信息化在檔案保護工作中的應(yīng)用進行具體分析。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；檔案保護工作；應(yīng)用

檔案信息化主要是在檔案管理工作中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，實現(xiàn)對檔案信息資源進行科學(xué)、合理的管理和處置，不斷提高檔案服務(wù)水平，從而推動檔案管理向著現(xiàn)代化方向發(fā)展，在社會經(jīng)濟飛速發(fā)展中，不僅要加大檔案信息化建設(shè)，更要保證檔案信息管理的安全性、可靠性，從而提升檔案的整體服務(wù)質(zhì)量。

1 檔案保護工作現(xiàn)狀分析

檔案保護工作應(yīng)結(jié)合檔案發(fā)展的實際情況，做好相關(guān)的保護措施。在信息技術(shù)飛速發(fā)展中，雖然為檔案信息化建設(shè)和發(fā)展提供了更多的發(fā)展契機，但同時也存在一定的挑戰(zhàn)，尤其是檔案信息的安全性備受關(guān)注[1]。而在現(xiàn)階段檔案保護工作的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，由于受到人為因素、環(huán)境因素等方面的影響，使得檔案保護工作不夠全面，例如，對網(wǎng)絡(luò)安全管控不合理、對紙質(zhì)檔案、信息檔案存儲管理保護工作不到位等，從而導(dǎo)致檔案保護工作漏洞百出。

2 檔案信息化在檔案保護工作中的應(yīng)用

2.1 加強檔案信息化管理體系的建設(shè)

在信息技術(shù)飛速發(fā)展下，檔案管理也逐漸趨于信息化，雖然信息化技術(shù)的應(yīng)用為提升檔案管理工作效率起到了一定的幫助[2]。但同時在信息技術(shù)發(fā)展下也會給檔案保護工作帶來一定的挑戰(zhàn)。例如，在檔案保護工作中，可能因信息化管理體系的不健全，進而影響到檔案保護工作效率。因此，應(yīng)充分運用信息技術(shù)的優(yōu)勢，加強檔案信息化管理體系的建設(shè)，保證檔案保護工作的順利進行，進而加強檔案保護工作效率。在檔案信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)明確崗位職責(zé)、確定檔案保護目標等，并將其落實到實處，使得檔案管理人員積極投入到檔案保護工作中，進一步保證檔案保護工作效率。另外，在建設(shè)檔案信息化管理體系中應(yīng)結(jié)合企業(yè)發(fā)展的情況，充分體現(xiàn)出制度文化與硬性紀律的相互協(xié)調(diào)，同時應(yīng)保證檔案保護工作的規(guī)范化、人性化，不斷推進檔案信息化管理體系的建設(shè)。

2.2 發(fā)揮檔案信息化服務(wù)能力提升檔案保護效率

通過以上的分析了解到，在當(dāng)前檔案保護工作中，由于受到多種因素的影響，會導(dǎo)致檔案保護工作問題頻發(fā)，很多檔案信息出現(xiàn)丟失、破壞等現(xiàn)象，不利于檔案信息保護工作的順利實施[3]。因此，為了提升檔案信息化在檔案保護工作中的應(yīng)用效果，應(yīng)全面提升檔案信息化的公共服務(wù)能力，從而達到檔案保護的目的。首先，應(yīng)確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全性，檔案信息關(guān)乎到很多重要的信息，更有著一些機密信息，一旦泄漏、丟失或被篡改等，都會影響到檔案信息的真實性、全面性，進而影響到檔案信息的安全性、全面性、可靠性。因此，應(yīng)正視檔案保護工作，并嚴格按照檔案信息系統(tǒng)安全工作的要求，不斷引入先進的信息技術(shù)，并通過檔案信息技術(shù)實現(xiàn)檔案信息化管理，進而保證檔案信息管理的有效性。例如，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)、檔案目錄管理系統(tǒng)、檔案利用服務(wù)系統(tǒng)、檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)、檔案辦公系統(tǒng)、檔案網(wǎng)站系統(tǒng)等方面的應(yīng)用，將信息化技術(shù)的優(yōu)勢和作用充分發(fā)揮出來，進而保證檔案保護工作的有效進行。其次，應(yīng)加強檔案信息化建設(shè)指導(dǎo)。檔案信息化在檔案保護工作中應(yīng)用，應(yīng)保證信息化技術(shù)應(yīng)用的合理性、有效性，才能將檔案信息化的服務(wù)功能充分體現(xiàn)出來。而為了達到這樣的一個目標，應(yīng)通過有效的檔案信息化指導(dǎo)，例如，針對檔案管理部門以及人員展開全面的指導(dǎo)工作，建立較為完善的信息化指導(dǎo)體系，為檔案保護工作的順利實施提供一定的保障。再次，應(yīng)完善檔案資源網(wǎng)站建設(shè)，需要結(jié)合檔案保護管理工作的實際情況完善檔案利用服務(wù)體系、建設(shè)檔案資源網(wǎng)站等相關(guān)體系，并將其嚴格落實到實處，將其服務(wù)能力充分發(fā)揮出來，實現(xiàn)對檔案信息的檢索，同時也能夠?qū)崿F(xiàn)信息公開、網(wǎng)上辦事的功能，不僅保證檔案保護工作質(zhì)量，更有利于推定檔案信息化的發(fā)展。

2.3 健全檔案信息化工作網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險預(yù)控體系

在檔案信息化發(fā)展中，受到多方面因素的影響，雖然檔案信息化水平不斷提升，但同時檔案信息化工作也有著一定的安全隱患，再加上檔案保護工作方面的不足，也會給檔案信息方面帶來一定的風(fēng)險，為此，應(yīng)健全檔案信息化工作網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險預(yù)控體系，從而保證檔案保護工作的順利實施[4]。首先，應(yīng)積極創(chuàng)建檔案信息化發(fā)展環(huán)境，并保證環(huán)境的安全性，也為檔案保護工作提供可靠的保障，例如，可以通過多種電力檔案信息設(shè)備以及技術(shù)的應(yīng)用，不僅要做好檔案信息資源的收集、整理、存儲、利用等，同時應(yīng)通過應(yīng)用加密技術(shù)、簽署技術(shù)、防火墻技術(shù)、身份驗證技術(shù)等先進的信息技術(shù)，進一步保證檔案保護工作的可靠性，避免在檔案信息保存的過程中被黑客、病毒所影響。另外，應(yīng)保證檔案信息資源的真實性、原始性，這則不僅需要安全技術(shù)的應(yīng)用，更需要將現(xiàn)代化信息技術(shù)的作用和優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，才能達到這一目標，同時在先進技術(shù)的影響下，也能夠提高檔案信息管理的可靠性、便捷性。

其次，應(yīng)加強檔案信息安全意識。檔案信息化在檔案保護工作中的應(yīng)用，要具備較強的檔案信息安全意識，才能保證檔案收集、整理、存放、使用的安全性。例如，在檔案信息化技術(shù)應(yīng)用的過程中，可以通過建立檔案信息資源共享的方式，不僅為使用者提供優(yōu)質(zhì)、安全的檔案信息服務(wù)，進而保證檔案保護工作的水平[5]。另外，作為一名合格的檔案信息管理人員，應(yīng)全面提升檔案管理人員的保密意識、安全意識等，將檔案信息化服務(wù)的作用充分發(fā)揮出來。由于現(xiàn)階段檔案信息資源收集的過程中，存在很多物理文件和電子文件，這些檔案文件的保存應(yīng)為其營造一個良好的安全環(huán)境，例如，保存環(huán)境的溫度、濕度等，同時針對一些檔案電子信息文件來說，應(yīng)通過對網(wǎng)絡(luò)安全的控制，保證檔案信息的安全性，進而保證檔案保護工作的安全性、可靠性。

3 總結(jié)

綜上所述，在信息技術(shù)飛速發(fā)展中，檔案信息化建設(shè)也在不斷進行著，與此同時檔案保護工作也成為檔案信息管理的重要組成部分。在本文的研究中，主要對檔案保護工作的幾方面現(xiàn)狀進行分析，同時也針對檔案信息化在檔案保護工作中的應(yīng)用展開全面的分析，希望能夠為檔案保護工作提供一定的幫助。

參考文獻

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[2]劉華，魏頌杰.云計算技術(shù)在檔案信息化工作中的應(yīng)用[J].山東檔案，2015（06）：31-32.

[3]劉華.云計算技術(shù)在檔案信息化工作中的應(yīng)用[A].新常態(tài)下的檔案工作新思維[C].國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所，2015：5.

[4]邱銀卿，王美玉，袁慧潔，張友華.企業(yè)檔案信息化管理在檔案工作中的應(yīng)用[J].上海船舶運輸科學(xué)研究所學(xué)報，2012，35（01）：88-90.

[5]楊永和.多媒體局域網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案信息化工作中的應(yīng)用[J].中國檔案，2000（08）：36-37.

作者簡介

王雅靜（1986-），女，漢族，云南保山，本科，研究方向：檔案管理。

魯永南（1987-），男，彝族，云南大理，本科，研究方向：檔案管理。