關(guān)于信息化環(huán)境下檔案數(shù)字化管理分析

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也進行著不斷創(chuàng)新。檔案管理對單位管理發(fā)揮著重要的作用，在信息化環(huán)境下，利用相應(yīng)的措施對檔案數(shù)字化管理水平進行提升，滿足工作人員的工作需求是我們需要解決的問題。為了讓單位健康快速的發(fā)展，檔案數(shù)字化的管理工作水平必須得到提高。本文就信息化環(huán)境下檔案數(shù)字化管理工作中存在的問題進行分析，并提出合理化策略。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案；數(shù)字化管理

信息化是未來社會發(fā)展的重要趨勢，尤其是信息化技術(shù)對人們的生活及工作等有著重要影響。信息化技術(shù)的應(yīng)用越來越廣泛，如在單位管理中提升管理效率。檔案管理對經(jīng)濟的發(fā)展有著重要作用，傳統(tǒng)的管理方式工作質(zhì)量及效率都很低，而信息化管理方式對分類管理檔案、保存檔案有著促進作用，從而形成檔案數(shù)字化管理。

1 信息化環(huán)境下單位檔案數(shù)字化管理工作中存在的問題

電子文件對于單位來說應(yīng)用的并不廣泛。雖然相較于紙質(zhì)文件而言有著很多優(yōu)點，但缺點也有很多。1）安全系數(shù)較低。采用信息化技術(shù)生成數(shù)字化電子檔案時，只要一個環(huán)節(jié)在操作過程中出現(xiàn)問題，就會直接影響檔案管理。此外，電子檔案容易拷貝、更改、被網(wǎng)絡(luò)入侵等，嚴(yán)重威脅了電子檔案的安全性及保密性。這是檔案數(shù)字化管理中比較嚴(yán)重的問題。另外，對于部分管理者而言，對電子文件缺少備份及歸檔，從而導(dǎo)致文件損壞的現(xiàn)象時有發(fā)生。2）信息化管理水平較低。單位對于檔案管理方面的工作觀念落后，并沒有隨著時代的步伐進行及時的改變。在很多單位中，信息化管理的水平還處于最初階段，對于文件還采用人工處理的方式，工作人員對信息化技術(shù)應(yīng)用的水平還很低，這種管理方法并不是數(shù)字化管理模式。同時，在我國信息化水平也比較低，技術(shù)應(yīng)用的設(shè)施設(shè)備還不夠完善。因為信息化技術(shù)是檔案數(shù)字化管理工作的保障，應(yīng)改進軟硬件的設(shè)施設(shè)備。另外，對文件管理缺少豐富的經(jīng)驗，錯誤的管理模式也會導(dǎo)致資源及資金的浪費。3）不重視檔案數(shù)字化管理[1]。對于單位來說，相較于檔案管理而言，更加重視經(jīng)營方面的管理。部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理對單位的發(fā)展沒有實質(zhì)作用，對其重視程度不高，對檔案資源也不能充分利用。沒有認(rèn)識到檔案數(shù)字化管理的重要性，對信息化社會沒有充分的了解，對落后的檔案管理不進行科學(xué)的改進，影響著檔案數(shù)字化管理工作的進度。

2 信息化環(huán)境下檔案數(shù)字化管理對策

2.1 提高檔案管理的安全性

檔案室將資料掃描成電子版信息，上傳到檔案管理的系統(tǒng)中，利用該系統(tǒng)對檔案進行管理及利用，這樣在檢索檔案時會方便快捷。因此，信息化技術(shù)在檔案數(shù)字化管理中發(fā)揮著重要作用，所以，如果系統(tǒng)出現(xiàn)問題，或者有網(wǎng)絡(luò)入侵就會造成檔案損失。因此，為了規(guī)避風(fēng)險，提高檔案管理的安全性是十分重要的。對檔案的安全管理體系進行完善，一方面要提高安全的防范系統(tǒng)，如利用加密軟件、設(shè)置秘鑰等方法對計算機設(shè)備加強保護管理。另一方面要對檔案進行及時備份，避免突然事件發(fā)生時造成不可挽回的損失，尤其是特別重要的資料及檔案，要進行單獨存放，并且進行訪問權(quán)限管理，避免資料及檔案的丟失及外泄。

2.2 建立檔案數(shù)字化管理守則

如果沒有規(guī)范的管理規(guī)則，對檔案管理人員的工作效率有著不利影響，從而導(dǎo)致浪費資源，工作流程不流暢，所到達的工作效果也不好，如檔案整理沒有實際標(biāo)準(zhǔn)，使其通用性不好等。所以，要根據(jù)檔案數(shù)字化管理的實際工作情況建立管理守則是十分必要的。規(guī)范的檔案數(shù)字化管理守則是指將檔案管理工作人員的工作標(biāo)準(zhǔn)化，包括工作時間、步驟及要求等各方面，從細節(jié)上對管理工作進行規(guī)范，從而提高管理人員的工作效率，既不浪費時間又不走彎路。

2.3 提高檔案數(shù)字化管理人員的專業(yè)水平以及檔案的收集管理工作

在進行檔案數(shù)字化管理時，應(yīng)對檔案資料做好整理與收集，并以檔案應(yīng)用為目的進行全方位管理。檔案數(shù)字化管理的水平主要的影響因素是管理人員的綜合水平，檔案管理員要通過各種信息化技術(shù)對檔案資料進行管理及應(yīng)用，為以后的發(fā)展提供保障。在實際工作過程中，要對管理人員進行定期培訓(xùn)，主要包括專業(yè)技能以及職業(yè)道德素養(yǎng)方面的培訓(xùn)。技能培訓(xùn)主要是針對信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)與掌握，職業(yè)道德素養(yǎng)培訓(xùn)主要針對責(zé)任感以及職業(yè)道德等方面的指導(dǎo)。因為檔案數(shù)字化管理工作是需要信心及耐心的工作過程，所以要讓工作人員有極高的思想認(rèn)識，認(rèn)真負責(zé)的進行檔案管理工作。

2.4 提高檔案數(shù)字化管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

檔案數(shù)字化管理人員是檔案管理的主要操作人員，他們的職業(yè)素養(yǎng)直接影響著檔案管理工作質(zhì)量。因此要提高管理人員的素養(yǎng)，就是要改變落后的管理觀念，建立合理的思想意識。改變管理人員的管理觀念就是讓他們從思想上認(rèn)識到數(shù)字化管理的科學(xué)性及重要性，拋掉落后的觀念，管理人員的職業(yè)素養(yǎng)直接影響著職業(yè)能力，改變觀念對檔案數(shù)字化管理工作有著極高的促進作用。提升管理人員的職業(yè)素養(yǎng)可以從兩方面進行，一方面是培訓(xùn)工作人員的職業(yè)技能，建立培訓(xùn)制度，讓工作人員熟練地掌握信息技術(shù)，從而提高檔案管理工作的效率。還可以招聘專業(yè)的人才，改善工作氛圍，保證檔案數(shù)字化管理工作的順利開展。另一方面，加強管理人員對檔案的保密意識，保護檔案的安全，從而防止檔案資料外泄和丟失的情況發(fā)生。

2.5 完善檔案數(shù)字化管理的掃描工作

檔案數(shù)字化管理工作的第一步就是掃描，所以對掃描工作進行完善對管理工作的開展有著引導(dǎo)作用。掃描工作就是將紙質(zhì)文件上的信息轉(zhuǎn)變成電子資料，利用專業(yè)的軟件將電子文件保存到電腦中的過程。完善掃描的工作主要在于管理人員對檔案的接受與管理工作進行認(rèn)真完成。檔案接收過程中，要對檔案文件進行嚴(yán)格的接收與入庫登記，禁止有漏登記或重復(fù)記錄的現(xiàn)象發(fā)生，并需要有兩個以上的工作人員進行檔案資料接收的檢查與核對，并簽立確認(rèn)書。檔案整理過程中，對接收的檔案進行起訂，按照紙質(zhì)進行掃描分類，確定采用哪種掃描儀。之后，完成掃描工作的移交[2]。同時，在進行整理時，要對資料的順序、漏號等現(xiàn)象進行及時處理。

2.6 完善檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)

因為不同的工作部門每天工作的內(nèi)容是不同的，都要對檔案進行錄入及保管，部門之間缺乏溝通，信息閉塞，從而導(dǎo)致浪費資源。所以，要完善部門之間的交流溝通平臺，使信息得到共享。與此同時，要想使資源的利用率得到提升，可以建立先進的查詢系統(tǒng)，通過查詢系統(tǒng)進行實時檔案查詢。

3 結(jié)論

總而言之，在信息化環(huán)境下，檔案管理也由傳統(tǒng)的人工化變成了信息化。傳統(tǒng)的檔案管理一般是紙質(zhì)文件，在現(xiàn)今社會的檔案管理是檔案數(shù)字化時代，要加強對數(shù)字化檔案發(fā)的充分利用，完善電子檔案，對特殊的資料進行信息化保存。對于目前所處的檔案數(shù)字化管理環(huán)境，管理者必須提高對檔案數(shù)字化重視度，同時加強檔案信息的安全管理工作，促進檔案數(shù)字化管理的快速發(fā)展。

參考文獻

[1]畢然.信息化環(huán)境下檔案數(shù)字化管理的分析[J].農(nóng)家參謀，2018（17）：292.

[2]舒曼.信息時代檔案數(shù)字化管理的對策探討[J].中國高新區(qū)，2017（18）：198.

作者簡介

劉佳（1984-），女，漢，吉林省吉林市，助理館員，大專，研究方向：檔案。