基于新形勢(shì)下做好辦公室文秘工作的幾點(diǎn)思考

何昊

摘 要：新形勢(shì)下，規(guī)范、高效的公文寫作和處理，是行政工作高效有序運(yùn)行的重要保障?；诖?，本文將針對(duì)新形勢(shì)下辦公室文秘公文寫作和處理的現(xiàn)存問題進(jìn)行分析，進(jìn)而提出加強(qiáng)相關(guān)文件內(nèi)容的學(xué)習(xí)、增強(qiáng)文秘的責(zé)任意識(shí)的規(guī)范寫作方法以及設(shè)立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制、健全公文處理制度的高效處理策略，希望可以對(duì)公文的規(guī)范寫作和高效處理有所幫助。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；文秘工作；規(guī)范寫作；公文處理

現(xiàn)階段，我國(guó)的辦公室文秘公文寫作還存在著文種濫用現(xiàn)象嚴(yán)重、語(yǔ)言不規(guī)范情況時(shí)有發(fā)生等問題，公文處理也存在著收發(fā)不及時(shí)、整理不合格的現(xiàn)象，而相關(guān)的理論研究也還不夠成熟，所以本文針對(duì)辦公室文秘工作的幾點(diǎn)思考是很有現(xiàn)實(shí)意義的。

1 新形勢(shì)下辦公室文秘公文寫作和處理的現(xiàn)存問題

1.1 公文寫作

1）文種濫用現(xiàn)象嚴(yán)重。現(xiàn)階段，辦公室文秘公文寫作過程中，還存在著文種濫用的問題。目前，我國(guó)的國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文可以分為決定、公告、通報(bào)等13種，而每一種都有不同的功能以及適用的范圍。但是，在具體的寫作過程中，很多辦公室文秘依然有文種濫用的現(xiàn)象。例如，很多文秘經(jīng)常區(qū)分不出“請(qǐng)示”和“函”的不同，從而導(dǎo)致一系列的誤用，而有些文秘還進(jìn)行了兩種文種的混搭，直接寫成“請(qǐng)示的函”，甚至進(jìn)行文種的自創(chuàng)，直接影響了公文的嚴(yán)肅性與表達(dá)的準(zhǔn)確性。與此同時(shí)，文秘亂用主題詞的現(xiàn)象也十分常見，通常情況下，公文的主題詞為名詞，主要是用于揭示公文內(nèi)容，減少公文檢索時(shí)間的作用，但是很多文秘沒有真正地理解主題詞的用意，而把其作為文件標(biāo)題精簡(jiǎn)，從而使得公文的標(biāo)引無序，缺乏規(guī)范性。

2）語(yǔ)言不規(guī)范情況時(shí)有發(fā)生。新形勢(shì)下辦公室文秘公文寫作還經(jīng)常會(huì)有語(yǔ)言不規(guī)范的情況出現(xiàn)。對(duì)于公文來說，文體的合理應(yīng)用，語(yǔ)言特征也就隨之確定下來。通常情況下，公文的語(yǔ)言都是準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要而平實(shí)的。但在具體的公文寫作的過程中，很多文秘的公文語(yǔ)言經(jīng)常不符合公文寫法的要求，甚至具有較高學(xué)歷以及文學(xué)水平的高材生亦是如此。例如，某文秘在進(jìn)行公文寫作的過程中，經(jīng)常會(huì)過于雕飾語(yǔ)言，從而使得公文顯得空洞，缺乏文字的說服力。再如，有些文秘的文風(fēng)過于平白啰嗦，使得公文的嚴(yán)肅性大大流失，中心意思也含糊不清。與此同時(shí)，字體、字號(hào)不規(guī)范的現(xiàn)象也十分常見，例如，序號(hào)順序錯(cuò)亂問題、中英文標(biāo)點(diǎn)符號(hào)問題、時(shí)間標(biāo)記問題、行文要素問題等，都在很大程度上降低了公文的規(guī)范性。

1.2 公文處理

1）公文收發(fā)不及時(shí)。新形勢(shì)下辦公室文秘公文處理的過程中，經(jīng)常存在著收發(fā)不及時(shí)的問題。收文以及發(fā)文是公文處理的核心工作。其中，發(fā)文通常包括發(fā)、核、編、印、記等步驟，而收文包括收、送、批、辦等步驟，及時(shí)收發(fā)公文是文秘的重要工作之一。但是在實(shí)際的公文處理過程中，文秘為省時(shí)省力，自作主張簡(jiǎn)化處理的現(xiàn)象十分常見。例如，對(duì)于公文不進(jìn)行登記、對(duì)于公文內(nèi)容不進(jìn)行校對(duì)、對(duì)于公文日期以及引發(fā)份數(shù)都沒有明確的標(biāo)識(shí)等，不僅違背了公文處理程序，對(duì)于公文的利用也有很大的影響。與此同時(shí)，在進(jìn)行公文的收文處理過程中，收文速度慢、效率低的現(xiàn)象也很普遍，這主要是因?yàn)楦鞑块T的人員相互推諉，進(jìn)而引起文件積壓，從而造成研究、決策、執(zhí)行的時(shí)間不夠充分，最終影響行政工作的效果。

2）公文整理不合格。公文整理不合格同樣是新形勢(shì)下辦公室文秘公文處理所必須面對(duì)的問題。雖然收發(fā)是公文處理的核心，但公文的整理和留存也是不容忽視的?，F(xiàn)階段，公文的處理往往會(huì)涉及到機(jī)密事項(xiàng)，一旦整理不當(dāng)，極有可能帶來一定的隱患。所以說，文秘的公文整理工作十分關(guān)鍵。但是，現(xiàn)階段，很有部分文秘認(rèn)為，要進(jìn)行銷毀的公文，沒有利用價(jià)值，所以便亂堆亂放，不加以處理，使得不法分子有了竊取機(jī)密的機(jī)會(huì)，從而威脅企業(yè)信息的安全。與此同時(shí)，很多文秘在進(jìn)行立卷、留檔的過程中，也經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)分類不清晰，目錄編寫混亂，擺放裝訂不整潔的現(xiàn)象，從而阻礙了后期公文的查找與核實(shí)，對(duì)于行政工作的質(zhì)量與效率也造成了一定的影響[1]。

2 新形勢(shì)下辦公室文秘公文規(guī)范寫作和高效處理方法

2.1 公文規(guī)范寫作

1）加強(qiáng)相關(guān)文件內(nèi)容的學(xué)習(xí)。加強(qiáng)相關(guān)文件內(nèi)容的學(xué)習(xí)是提高辦公室文秘公文寫作規(guī)范性的重要基礎(chǔ)與前提。首先，辦公室文秘要進(jìn)行文種的清晰區(qū)分，加強(qiáng)相關(guān)處理辦法以及條例的學(xué)習(xí)，提高寫作的規(guī)范性。其次，要加強(qiáng)文件精神的了解，在明確文種的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)文種功能特點(diǎn)的把握，特別是對(duì)于相似文種的用途區(qū)分。最后，辦公室文秘在進(jìn)行公文的制發(fā)過程中，要以發(fā)文機(jī)關(guān)與受文機(jī)關(guān)的關(guān)系為基礎(chǔ)，進(jìn)行公文上下行關(guān)系的確定。通常情況下，上行文要要用“請(qǐng)示”、“報(bào)告”等文種、對(duì)于下行文來說，經(jīng)常使用“批復(fù)”的形式進(jìn)行公文的制發(fā)，此外，還要注意同級(jí)以及沒有隸屬關(guān)系的公文措辭。一般對(duì)于這種情況下的公文往來會(huì)用到“詢問”、“請(qǐng)求”等文種。

2）增強(qiáng)文秘的責(zé)任意識(shí)。增強(qiáng)文秘的責(zé)任意識(shí)是提高辦公室文秘公文寫作規(guī)范性的重要保障。具體來說，只有文秘勤思好學(xué)，有責(zé)任意識(shí)，才能使得公文的寫作滿足相應(yīng)的要求。首先，文秘要在進(jìn)行公文題目的擬定時(shí)，要特別注重題目設(shè)定的準(zhǔn)確性與規(guī)范性，例如，文秘要在公文印發(fā)之前進(jìn)行反復(fù)的核實(shí)，牢牢圍繞公文的幾大要素進(jìn)行審核，避免遺漏、贅余、模糊等現(xiàn)象的發(fā)生。其次，在進(jìn)行正文寫作的過程中，要力求簡(jiǎn)要清晰，言簡(jiǎn)意賅。最后，要注意錯(cuò)別字的檢查，釘裝的核對(duì)，印章的確定等，一旦發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)修改處理，以提高公文的權(quán)威性。

2.2 公文高效處理

1）設(shè)立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制。設(shè)立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制是提高公文處理效率的必要舉措。首先，相關(guān)企業(yè)單位要進(jìn)行文秘人員時(shí)間觀念的培養(yǎng)，使得公文的收發(fā)更為及時(shí)高效，也就是說企業(yè)單位可以根據(jù)此進(jìn)行文秘工作的獎(jiǎng)懲設(shè)定，通過文件的輕重的分類，按需處理，從而提高文件處理的有效性。其次，企業(yè)單位的相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)還有做好督促檢查，從而從保證公文處理的及時(shí)性。最后，加強(qiáng)文秘責(zé)任意識(shí)的培養(yǎng)，把公文處理的效率與質(zhì)量納入到文秘的考核之中，建立起相應(yīng)的獎(jiǎng)罰機(jī)制，從而以機(jī)制為基礎(chǔ)提高文秘公文處理的積極性以及工作效果，進(jìn)而促進(jìn)行政工作的高效有序運(yùn)行。

2）健全公文處理制度。健全公文處理制度是確保公文高效處理的重點(diǎn)內(nèi)容。首先，對(duì)于文件的整理留存，相關(guān)部門要積極建立起催辦反饋、清退銷毀、立卷歸檔等一系列管理制度。其次，對(duì)于文件的傳遞來說，文秘不僅要確保發(fā)放規(guī)范，還要保證發(fā)布層次和知悉范圍的一致性，從根本上避免文件丟失失控狀況的發(fā)生。再次，對(duì)于文件歸檔保管方面來說，要規(guī)定擺放順序，明確序號(hào)模式，為查詢保存提供便利。最后，對(duì)于文件銷毀方面來說，要建立起登記造冊(cè)制度，設(shè)定嚴(yán)格的報(bào)批手續(xù)與條件，也提高文件銷毀的科學(xué)性。以此同時(shí)，還有設(shè)立起相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，確保公文處理的高效[2]。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，新形勢(shì)下，只有從實(shí)際出發(fā)，加強(qiáng)現(xiàn)有問題的分析，采取科學(xué)的應(yīng)對(duì)策略，制度相應(yīng)的制度規(guī)范，與時(shí)俱進(jìn)，才能使得辦公室文秘工作更好地滿足行政工作運(yùn)行發(fā)展的需要。

參考文獻(xiàn)

[1]蔡攸敏，田甜，袁鋒.淺析如何提升電力科研人員公文寫作水平[J].湖北電力，2017，41（S1）：34-36.

[2]姚祖京.辦公室文秘工作質(zhì)量及水平提升方式研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（06）：106.