談電子檔案的管理工作

徐宏波

摘 要 在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案是需要進行手工書寫的并以紙質形式存在。但由于社會的不斷發(fā)展，媒體信息的更新率也較快，同時檔案文件也在與日俱增。但是對于傳統(tǒng)的檔案管理方式來說是無法承擔這么大的工作量的。但由于電子檔案的管理模式出現(xiàn)，使對于檔案信息量的壓力得到了顯著的緩解，并隨著社會的發(fā)展還會漸漸取代傳統(tǒng)的檔案管理模式。可是在使用電子檔案的同時也存在著一定的風險和隱患，所以我們在使用中也要注意對其的防范措施。

關鍵詞 電子檔案 現(xiàn)狀 管理 應用

中圖分類號：G253 文獻標識碼：A

1電子檔案管理的現(xiàn)狀

由于電子檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，使各個單位的檔案數(shù)量都在逐漸增加，而面對與日俱增的檔案文件時，傳統(tǒng)的檔案模式必定無法適應當前的檔案管理工作。

檔案管理工作并不是只要簡單的填上資料，然后保存在檔案室就可以了。其實整個的工作流程相當復雜。所以面對巨大的檔案數(shù)量，只能利用電子檔案的管理模式進行工作。

由于檔案的重要性，所以在檔案管理工作中一定要一絲不茍，決不可出現(xiàn)問題。對每一個單位來說，檔案管理工作都是相當重要的，所以電子檔案管理模式會逐漸成為檔案管理工作中的重要模式。同時對于電子檔案管理模式需要員工具有一定的專業(yè)技術，否則會無法勝任此項工作。

2確保電子檔案信息的原始性

在當今網絡環(huán)境的影響下，電子檔案離不開網絡，電子檔案的存在和發(fā)展需要網絡給予支撐，同時也離不開科學技術的支持。隨著計算機網絡中一些病毒的侵入，在這種網絡環(huán)境下，就要保證電子檔案的原始性，使其原有的檔案信息不會被破壞，對比較特殊的電子檔案，要確保原有的電子檔案信息的真實性，以防止出現(xiàn)電子檔案信息失真的情況。為了確保電子檔案信息的原始性，要轉變電子檔案的儲存方式，利用紙質的方式保存電子檔案原始信息。

3采用先進的電子檔案管理軟件

電子檔案與紙質檔案在很多地方都有著類似的屬性，最大的區(qū)別在于整理的方式與媒介不同。紙質檔案是通過人工手寫的方式逐步完成，主要突出的是手寫形式，以紙質為媒介;而電子檔案則是通過電子計算機進行操作，主要突出的是電腦形式，以網絡為媒介。電子檔案的產生和發(fā)展都離不開網絡的變遷，網絡由最開始的聊天、交友、查看信息等基本功能發(fā)展至今擴充到了各行各業(yè)的各個領域，網絡化實現(xiàn)了真正的一體化發(fā)展，檔案管理也隨之共同發(fā)展?，F(xiàn)在網絡上出現(xiàn)很多種類的專業(yè)電子檔案系統(tǒng)，從電子檔案的目錄編制、關鍵詞設置、內容簡介、索引等各類主題入手，將電子檔案進行規(guī)范錄入與編制，從而使電子檔案的查找能夠更便捷，提高電子檔案的利用率，為電子檔案管理人員及利用者帶來便捷的專業(yè)體驗。同時專業(yè)性的電子檔案軟件也能夠在一定程度上為電子檔案加密，保證電子檔案信息的安全。

4做好電子檔案的安全管理工作

無論是電子檔案還是紙質檔案，都具有同樣一個屬性，這就是保密性。電子檔案在分類中也包含了普通檔案、機密檔案、絕密檔案等，即便是普通檔案在多數(shù)情況下都是帶有一定的保密性，會根據(jù)不同利用者的職務以及工作進行控制利用，采取檔案保密措施，很多時候都是禁止所有人閱讀，只對特定人群開放的，因此就需要檔案管理工作一定要重視檔案的保密性，保證檔案拿取、錄入等流程中信息的安全。電子檔案以網絡為依托存在，通過互聯(lián)網進行錄入、保存、利用等環(huán)節(jié)操作，就更應該注重保密性，做好安全管理工作，以確保檔案內所涉及的機密內容安全不泄露。網絡是一個整體板塊，在很多領域可以通過電腦軟件進行互通并交換信息，并且網絡安全也是目前無法完全解決的問題，基于科技之上的安全隱患也是隨時都有可能成為威脅網絡系統(tǒng)的殺手，面對這些問題，電子檔案管理人員可以采用系統(tǒng)權限設置或者密碼設置，做好密碼保護并且及時根據(jù)網絡使用情況檢查網絡相關軟件是否正常，從根本上解決網絡安全隱患問題。

5確定專人負責電子檔案的管理

檔案管理是持續(xù)性很強的工作，工作內容枯燥繁雜，需要檔案管理者具有相當程度的耐心與細心，將各類檔案材料分類整理保管，并隨時為檔案利用者提供幫助。因此，需要有專職人員負責檔案的管理工作。網絡信息時代下的電子檔案更需要有專人負責。因為只有在有專人負責的情況下才能更妥善地對電子檔案進行匯總與整理，才能夠專心致志地處理電子檔案的內容，保證電子檔案信息的準確性與實體的安全性，確保電子檔案的收集、分類、整理、歸檔、保管、利用等各個環(huán)節(jié)有序開展。

6電子檔案如何更好地普及應用

對于領導小組所制定的各項方案都應該積極的采取。因為電子化管理模式是否能夠成功的關鍵就是對其相關的管理措施是否到位。而相關領導要加強對電子檔案工作的管理并制定出相對規(guī)范的電子檔案管理章程。作為普通的檔案管理人員要做到積極的采取領導所提出的每一項建議，按照領導所指揮的工作方向與政策認真按要求完成每一項工作任務，確保在進行工作時有一絲不茍的敬業(yè)精神與責任心，才會使整個集體工作做得更好。

在檔案工作人員進行電子檔案管理工作時，若要做到提高電子檔案的工作效率，同時要在工作中不斷紀積累經驗，做好電子檔案信息的收集工作，進而實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。一定要正確的看待檔案管理工作，正視檔案管理工作的重要性，在做好本職工作的基礎上還要看清檔案管理工作對于全局工作的重要性，這樣也會為實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展創(chuàng)造了直接有效的條件。

在檔案管理工作的系統(tǒng)建設中，不可避免的會遇到一些過于強調其單位的特殊性或是管理方式上的嚴謹性等現(xiàn)象。實際上這樣無視標準化的做法或是拒絕采用標準的作法是一定要杜絕的。如果只是依靠相關的工作經驗來進行管理檔案的方法即使有效，但是不會讓更多的人進行高效的使用，目前已經跟不上社會發(fā)展的需要了。通過制定相應的標準對于電子檔案發(fā)展會是一種系統(tǒng)性的進步，對于檔案管理的發(fā)展也起著至關重要的作用。

綜上所述，電子檔案是一種以計算機網絡為媒介的現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)，是科技與文明共同發(fā)展的結果，這種顛覆了紙質檔案的新形式也讓檔案管理工作進入到了一個新的高度，檔案管理結合現(xiàn)代化的網絡技術，成功地促進了電子檔案的管理，讓檔案工作更加便捷，同時配合合理的電子檔案管理措施與方法，適時規(guī)避可能出現(xiàn)的問題，提高電子檔案的利用率，以展現(xiàn)電子檔案的價值。