科學(xué)事業(yè)單位差旅費(fèi)報(bào)銷存在問題及建議

馮靜

關(guān)鍵詞：科學(xué)事業(yè)單位 ?差旅費(fèi) ?問題 ?建議

一、引言

差旅費(fèi)是指工作人員臨時(shí)到常駐地以外地區(qū)公務(wù)出差所發(fā)生的城市間交通費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食補(bǔ)助費(fèi)和市內(nèi)交通費(fèi)。因工作需要，單位員工出差實(shí)地調(diào)研、參加培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流會議等各種活動較多，與之相關(guān)的差旅費(fèi)報(bào)銷必不可少，差旅費(fèi)作為科學(xué)事業(yè)單位財(cái)務(wù)報(bào)銷的重要部分，必然成為財(cái)務(wù)管理的重要工作。財(cái)政部于2013年12月31日印發(fā)了《中央和國家機(jī)關(guān)差旅費(fèi)管理辦法》，并于2014年印發(fā)了《中央和國家機(jī)關(guān)差旅費(fèi)管理辦法有關(guān)問題的解答》。各地方結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際情況，也制定了相關(guān)的管理辦法，但實(shí)際操作過程中仍存在一些問題，本文就相關(guān)問題進(jìn)行了梳理，并提出了建議以供參考。

二、科學(xué)事業(yè)單位差旅費(fèi)報(bào)銷中存在的問題

（一）公務(wù)卡“有卡不用”現(xiàn)象普遍

按照公務(wù)卡使用的相關(guān)文件規(guī)定，單位工作人員因出差支付的住宿費(fèi)、機(jī)票等相關(guān)差旅費(fèi)用，應(yīng)優(yōu)先使用公務(wù)卡結(jié)算，因暫未取得公務(wù)卡等原因，確實(shí)無法使用公務(wù)卡結(jié)算的，方可選用其他方式進(jìn)行結(jié)算。實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，部分員工擔(dān)心不能及時(shí)報(bào)銷還款，影響個(gè)人信用，不愿使用公務(wù)卡結(jié)算，要求借款出差;部分員工認(rèn)為自己因公外出，是公事不是私事，不接受任何形式的費(fèi)用墊付;隨著無現(xiàn)金城市的推開，很多年輕員工更傾向使用微信、支付寶等電子結(jié)算方式，導(dǎo)致公務(wù)卡使用范圍偏窄、使用率不高，“有卡不用”現(xiàn)象普遍。

（二）出差借款長時(shí)間占用備用金

按照科學(xué)事業(yè)單位財(cái)務(wù)規(guī)定，職工出差前可先借款， 出差返回后再辦理報(bào)銷沖賬手續(xù)。職工出差費(fèi)用往往不能及時(shí)簽批報(bào)銷，導(dǎo)致差旅費(fèi)借款積壓嚴(yán)重。再有因業(yè)務(wù)需要，部分職工出差相對頻繁，經(jīng)常出現(xiàn)第二次借款發(fā)生，之前借款未沖銷的情況，備用金長時(shí)間占用已是常事。

（三）住宿費(fèi)“真票虛開”現(xiàn)象嚴(yán)重

在不超過相關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的前提下，住宿費(fèi)是憑借票據(jù)據(jù)實(shí)報(bào)銷的。部分員工鉆住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的空子，在實(shí)際發(fā)生的住宿費(fèi)未達(dá)到規(guī)定上限的情況下，仍按最高上限標(biāo)準(zhǔn)開具發(fā)票報(bào)銷。部分員工將住宿期間應(yīng)由個(gè)人負(fù)擔(dān)的部分費(fèi)用并入住宿費(fèi)開具發(fā)票，真票虛開現(xiàn)象嚴(yán)重。

（四）票據(jù)不全，增加報(bào)銷審核難度

單位員工出差搭乘順風(fēng)車現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，有的只有單程票據(jù)，有的根本沒有相關(guān)城市間交通費(fèi)用票據(jù)，差旅費(fèi)管理辦法也并未對此有明確說法，這便給出差包干補(bǔ)助的核定發(fā)放帶來困難。此外，因員工個(gè)人原因，相關(guān)城市間交通費(fèi)票據(jù)丟失，報(bào)銷時(shí)不能提供相關(guān)票據(jù)原件，增加財(cái)務(wù)核實(shí)的難度。

（五）重復(fù)報(bào)銷或變相轉(zhuǎn)嫁出差費(fèi)用

科學(xué)事業(yè)單位的差旅費(fèi)報(bào)銷大多采用包干和實(shí)報(bào)實(shí)銷平行運(yùn)行的方式，員工可以結(jié)合實(shí)際情況自行選擇。通常情況下，住宿費(fèi)和城市間交通費(fèi)在不超標(biāo)準(zhǔn)的情況下，根據(jù)所提供的票據(jù)據(jù)實(shí)報(bào)銷，市內(nèi)交通費(fèi)和伙食補(bǔ)助根據(jù)出差天數(shù)固定標(biāo)準(zhǔn)包干計(jì)算，這便給了部分人員可乘之機(jī)。實(shí)際工作中，存在上級單位人員將差旅費(fèi)用部分轉(zhuǎn)嫁給下屬單位或個(gè)人的情況;存在出差人員在外接受招待，仍拿票據(jù)報(bào)銷或是領(lǐng)取包干補(bǔ)助，兩邊取利的情況;存在出差乘坐飛機(jī)，員工領(lǐng)取包干補(bǔ)助，又單獨(dú)報(bào)銷往返駐地和機(jī)場的交通費(fèi)，重復(fù)報(bào)銷的情況。

（六）傳統(tǒng)會議普遍化，視頻會議推行不暢

傳統(tǒng)會議不論是組織方還是參會方，所有支出均是純消費(fèi)型的。但是，鑒于網(wǎng)絡(luò)視頻會議系統(tǒng)初始投入較大，支出遠(yuǎn)大于傳統(tǒng)會議，很多單位不愿嘗試，部分單位懶于嘗試，所以傳統(tǒng)會議遍地開花，視頻會議一直不能全面推行使用。

（七）非本單位員工的差旅費(fèi)處理問題

非本單位員工報(bào)銷差旅費(fèi)情況不能杜絕，又沒有相關(guān)的文件依據(jù)，所以處理起來有一些棘手。非本單位員工差旅費(fèi)報(bào)銷的情況，主要是外單位人員提供勞務(wù)，聘請單位為其報(bào)銷城市間交通費(fèi)。不管雙方簽訂的協(xié)議中有無約定差旅費(fèi)的報(bào)銷問題，給其報(bào)銷差旅費(fèi)的行為均屬于支付勞務(wù)費(fèi)用，按照個(gè)稅相關(guān)規(guī)定，需要與勞務(wù)費(fèi)合并計(jì)算，代扣代繳個(gè)人所得稅。如果處理不當(dāng)，便可能給單位帶來稅務(wù)稽查的風(fēng)險(xiǎn)。此外，如果當(dāng)事人回其所在單位報(bào)銷差旅費(fèi)的話，就會出現(xiàn)重復(fù)報(bào)銷的現(xiàn)象。

三、事業(yè)單位差旅費(fèi)報(bào)銷的建議

（一）完善細(xì)化出差事前審批和報(bào)銷制度

各科學(xué)事業(yè)單位在現(xiàn)有差旅費(fèi)管理制度的基礎(chǔ)上，應(yīng)結(jié)合單位實(shí)際情況，一方面強(qiáng)化出差事項(xiàng)事前審批，要求申請人填寫詳細(xì)的因公外出審批單，并逐級報(bào)批。另一方面，應(yīng)將差旅費(fèi)報(bào)銷制度進(jìn)一步細(xì)化，將特殊事項(xiàng)分別作出明確規(guī)定，確保其可操作的情況下，讓員工有章可循。財(cái)務(wù)人員要嚴(yán)格把關(guān)，結(jié)合交通費(fèi)票據(jù)和因公外出審批單做好審核工作，嚴(yán)格按照單位相關(guān)制度給予報(bào)銷，做好風(fēng)險(xiǎn)防控。

（二）推行公務(wù)卡結(jié)算

制定相應(yīng)的公務(wù)卡使用結(jié)算制度，并做好宣傳培訓(xùn)工作，使單位人員熟練掌握公務(wù)卡強(qiáng)制結(jié)算目錄，重點(diǎn)明確不使用公務(wù)卡結(jié)算的審批流程和財(cái)務(wù)報(bào)銷手續(xù)。嚴(yán)格控制不使用公務(wù)卡結(jié)算的支出事項(xiàng)，必要時(shí)可以要求報(bào)銷經(jīng)手人提供書面說明，使本單位形成主動辦卡、自覺用卡的良好氛圍。同時(shí)財(cái)務(wù)人員要積極做好服務(wù)工作，及時(shí)協(xié)助滿足條件的員工申辦公務(wù)卡，提高單位員工公務(wù)卡的持有率和使用率，有效提高資金使用的透明度，加強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)督與管理，減少報(bào)銷逾期、變相轉(zhuǎn)嫁費(fèi)用和虛報(bào)支出等情況發(fā)生。

（三）雙管齊下，杜絕住宿費(fèi)虛開

住宿費(fèi)發(fā)票虛開是雙方民事行為，要想杜絕這種現(xiàn)象發(fā)生，必須雙管齊下。一方面，加大懲處力度。對于虛開住宿費(fèi)的酒店、賓館等，一經(jīng)查實(shí)，從嚴(yán)從重處理，讓其心生畏懼，不敢觸碰紅線。另一方面，單位員工報(bào)銷住宿費(fèi)時(shí)，除提供住宿費(fèi)發(fā)票外，需同時(shí)提供公務(wù)卡消費(fèi)憑條，禁止使用現(xiàn)金結(jié)算。使用微信或支付寶等支付的，支付方式需選擇公務(wù)卡賬戶，并調(diào)取相關(guān)交易明細(xì)，作為報(bào)銷輔助憑證。

（四）加強(qiáng)公眾監(jiān)督，增加透明度

按照相關(guān)規(guī)定，差旅費(fèi)應(yīng)由所在單位承擔(dān)，不得向下級單位、企業(yè)或其他單位轉(zhuǎn)嫁。公眾監(jiān)督是監(jiān)督機(jī)制的重要環(huán)節(jié)，監(jiān)控力度很大程度上取決于公眾監(jiān)督的參與度，要充分發(fā)揮公眾監(jiān)督機(jī)制的作用，在不違反規(guī)定的前提下，可以將相關(guān)差旅費(fèi)用明細(xì)按照“5W”原則（Who-誰，含非本單位同行人，When-什么時(shí)間，Where-去哪，What-干什么，Why-什么目的）在一定范圍內(nèi)公開，陽光操作，增加透明度，讓貓膩無處遁形。

（五）逐步推行視頻會議，運(yùn)用科技降低差旅費(fèi)開支

充分運(yùn)用可視電話、網(wǎng)絡(luò)視頻等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，可實(shí)現(xiàn)不同地方同時(shí)在線視頻交流通話，進(jìn)行異地“面談”，大大節(jié)省往來差旅費(fèi)和時(shí)間，提高會議效率，降低會議成本。按照單位性質(zhì)和規(guī)模大小可選擇軟件視頻會議與硬件視頻會議。云計(jì)算視頻會議的出現(xiàn)，開啟了視頻會議的新篇章，為單位提供了更好地選擇。王輝在其論文《集團(tuán)差旅費(fèi)管控政策與實(shí)施》中也提及，中興集團(tuán)在2010年成立了網(wǎng)絡(luò)會議中心，通過網(wǎng)絡(luò)會議的形式來進(jìn)行交流和下達(dá)指標(biāo)任務(wù)，通過網(wǎng)絡(luò)會議，節(jié)約了出差次數(shù)，為集團(tuán)節(jié)約了1億元以上的成本。

（六）盡量避免給非本單位人員報(bào)銷差旅費(fèi)

對于在職人員，城市間交通費(fèi)應(yīng)要求其回所在任職單位報(bào)銷，聘請單位只支付勞務(wù)費(fèi)。對于已退休人員，考慮到無處報(bào)銷差旅費(fèi)的實(shí)際情況，在給付勞務(wù)費(fèi)時(shí)可考慮涵蓋差旅費(fèi)，但不建議單獨(dú)報(bào)銷城市間交通費(fèi)。前提條件是，勞務(wù)費(fèi)發(fā)放金額不能超過相關(guān)勞務(wù)費(fèi)發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)。

四、結(jié)束語

差旅費(fèi)作為科學(xué)事業(yè)單位重要的經(jīng)常性支出，制定科學(xué)合理的差旅費(fèi)報(bào)銷制度至關(guān)重要。推行公務(wù)卡結(jié)算，增加差旅費(fèi)用透明度，能有效減少票據(jù)虛開虛報(bào)、費(fèi)用轉(zhuǎn)嫁，也有利于財(cái)務(wù)部門對差旅費(fèi)開支的科學(xué)管理和風(fēng)險(xiǎn)防控。

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