劉曉明,臧志美,馬玉彪
(山東省淮河流域水利管理局,山東 濟南 250100)
檔案是維護歷史真實面貌的有效記憶工具,檔案文件資料收集工作是檔案室取得和積累檔案的一種主要手段,在檔案工作中處于特殊地位。從全部檔案管理業(yè)務工作程序來看,收集工作是檔案管理工作的第一個環(huán)節(jié),收集工作的質(zhì)量直接決定和影響著其他環(huán)節(jié)的質(zhì)量。檔案收集齊全完整、符合質(zhì)量要求,可為以后的整理、編目、鑒定、保管、查詢、利用等業(yè)務工作創(chuàng)造良好的條件,也為檔案資源的開發(fā)與利用奠定堅實的基礎,因此,做好檔案工作必須首先做好檔案收集工作。
1)檔案文件資料收集缺乏源頭意識。檔案文件資料作為業(yè)務工作的伴生物,其產(chǎn)生有明顯的分散性特點,且檔案又不同于一般的信息資料,它是特定的形成者在當時、當?shù)刂苯邮褂玫脑嘉募霓D(zhuǎn)化物,不能編寫或改變,因此如未在文件資料形成初期確定歸檔范圍,則會造成未及時歸檔的文件無法恢復或后補。文件材料的產(chǎn)生,往往伴隨業(yè)務工作的開展,一些工作人員對在工作流程中形成的較為分散的文件資料,缺乏及時歸檔的意識,直至年終歸檔時才發(fā)現(xiàn)資料丟失或損毀,一些丟失的材料無法后補,損害了檔案材料的齊全性和完整性,給后期的查找、利用工作帶來困難。
2)檔案文件資料收集過程出現(xiàn)漏缺。目前,檔案收集工作雖有相應的規(guī)章制度、技術(shù)規(guī)范,但在實際收集過程中依然存在缺乏強有力的組織保障的情況,尤其在檔案預收集階段尤為突出。一是某些部門的文件資料常常散落的堆在一起,未按時間、事由、項目分類保管,沒有裝具,也沒有任何保護;二是檔案人員常常碰到因部門調(diào)整、工作變更、人員變動,致使文件資料收集過程出現(xiàn)脫節(jié),最終導致一些原始資料查找困難。
1)對檔案文件資料收集工作重視程度不足。一是在檔案收集過程中,某些業(yè)務部門,較為關注具體工作,對檔案收集工作的重要性認識不深刻,對一些在工作流程中形成的文件資料自己留存,不移交檔案室;二是某些業(yè)務部門,武斷的認為工作中產(chǎn)生的文件屬于臨時性文件,文件資料放在自己手中使用方便,移交檔案部門手續(xù)繁瑣,整理費時、費事、費力,因此而不愿移交。
2)檔案文件資料收集工作缺乏激勵機制。由于各種客觀原因,檔案崗位無論是在一個單位還是在一個部門,往往不受重視,檔案人員日復一日、年復一年、重復繁重的工作,卻缺乏必要的認可和激勵,檔案人員上升渠道窄,致使很多人不愿意干檔案,由此造成部分檔案人員在工作中被動,在思想上應付,工作陷入惡性循環(huán)中。
3)兼職檔案員流動頻繁。業(yè)務部門的檔案人員,多為兼職檔案員,一些業(yè)務部門由于工作變動、人員調(diào)整、使得兼職檔案員更換頻繁,致使一些對收集工作不熟悉、對業(yè)務流程不了解、對存檔范圍不把握的工作人員,因缺乏對歸檔文件的精確判斷,導致部分檔案資料遺漏;且兼職檔案人員往往在承擔檔案收集工作的同時還承擔其他業(yè)務工作,致使在收集部分文件資料時應付了事,對漏缺的檔案不愿去費心查找,因此造成檔案收集的不系統(tǒng)、不全面、不規(guī)范。
1)歸檔范圍的界定需要各部門配合?;鶎訂挝坏墓ぷ魈攸c是各處室、各部門的專業(yè)化程度較強,不從事具體業(yè)務的工作人員,很難界定哪些資料需要歸檔,哪些資料需要保存,因此在檔案的預收集階段,往往要依賴業(yè)務單位或部門為檔案的歸檔范圍、分類大綱、保存年限提供必要的參考依據(jù)和實施標準。但一些業(yè)務部門或單位往往片面的認為,檔案的收集整理是檔案部門的工作,業(yè)務部門只負責移交資料,致使檔案人員在歸檔時遇到困難。
2)檔案文件資料的收集流程較為粗放。目前,大多數(shù)單位采用的收集方式是年底集中收集,統(tǒng)一分類。這樣做的優(yōu)點是能夠準確、高效、便捷的將年度內(nèi)所有文件分類整理、著錄歸檔。但在實際操作過程中,這種粗放型的收集方式極易遺漏歸檔文件,加之在搜集過程中,因工作人員變動、兼職檔案員調(diào)動、工作機構(gòu)變動等不確定因素影響,一些重要資料極可能在變動過程中丟失,因此這種粗放的收集方式依然存在較多弊端。
1)增強“檔案意識”,夯實檔案基礎工作。在檔案工作開展的同時,將普及“檔案意識”納入業(yè)務工作流程中:一是要及時向各單位、各部門宣傳檔案工作的重要性,將存檔觀念根植到每個工作細節(jié);二是加強對檔案工作先進部門的宣傳,擴大檔案利用效果的影響力,讓大家意識檔案的重要性;三是注重豐富宣傳主題,創(chuàng)新宣傳形式,發(fā)掘檔案的現(xiàn)時價值,讓業(yè)務部門充分認識到檔案工作的價值所在。
2)建立健全規(guī)章制度,強化工作保障。一是建立檔案收集聯(lián)絡制度,形成收集網(wǎng)絡,這樣可使檔案材料收集工作更全面、深入地開展;二是改變收集模式,變被動收集為主動收集;三是按照不同業(yè)務部門的需求,及時跟蹤掌握收集工作進展情況,避免檔案材料遺失;四是及時做好材料預收集和登記造冊工作,詳細記錄工作流程中形成的文件材料,檔案管理部門及時跟蹤,確認檔案材料完整準確后,及時辦理交接手續(xù)。
1)跟蹤收集:檔案的形成是有一定時間規(guī)律的,當機構(gòu)、人員變化時,檔案收集也在不斷變化,這就要求工作人員要及時了解信息,跟蹤收集。
2)責任收集:將檔案收集工作責任到人,建立收集責任制,要求根據(jù)文件材料內(nèi)容的需要,按照時間任務節(jié)點的推進,跟進收集檔案材料。
3)專項收集:業(yè)務部門文件資料來源廣泛,形成分散,收集人員應在收集前期,充分調(diào)研,按項目制定分類標準,確定歸檔范圍,確保檔案收集科學規(guī)范。
4)定時收集:按照業(yè)務工作特點,確定本單位檔案工作的收集密度,確定按季度或按年度收集在一定階段內(nèi)形成的文件材料。
1)建立完善的協(xié)作機制。各級領導要重視檔案工作,要確保檔案的收集工作不會因人而異、因勢而變、因時而移;要指定專人分管檔案工作,把檔案工作納入發(fā)展規(guī)劃和工作計劃,列入工作考核,定期聽取匯報,實施督促檢查,及時提供人力、財力、物力等方面的支持,使檔案工作成為業(yè)務工作的有力支撐。
2)提高檔案從業(yè)者的積極性。隨著檔案信息化的發(fā)展,大數(shù)據(jù)時代的到來,檔案工作已不僅僅是“分分類、編編頁、縫縫線、裝裝盒”那么簡單,檔案的合理化分類、檔案的有效利用、檔案的信息化建設都離不開專業(yè)人才的支撐。因此要建設高素質(zhì)的檔案隊伍,就需要從根本上改變傳統(tǒng)觀念,摒棄檔案工作就是“冷板凳”的行業(yè)偏見,牢固樹立人才興檔意識;要建立科學的引才育才機制,為檔案人員學習培訓、學術(shù)交流、業(yè)務研討等創(chuàng)造條件,讓更多優(yōu)秀人才投身檔案隊伍,也讓優(yōu)秀的檔案人員能夠獲得交流學習的機會,激發(fā)檔案隊伍活力。