劉惠

[摘 要] 在信息時(shí)代，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到各行各業(yè)，為提升工作效率和管理質(zhì)量發(fā)揮了重要作用。油田企業(yè)在開展檔案管理工作時(shí)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，通過(guò)信息化數(shù)據(jù)運(yùn)行管理技術(shù)，減輕了檔案管理工作壓力，為更好地挖掘檔案的潛在利用價(jià)值也提供了技術(shù)支持。文章首先概述了現(xiàn)階段油田企業(yè)實(shí)施信息化數(shù)據(jù)運(yùn)行管理的價(jià)值，隨后分別從健全管理制度、加強(qiáng)人才培養(yǎng)等方面，提出了檔案信息化數(shù)據(jù)運(yùn)行管理的具體策略。

[關(guān)鍵詞] 油田企業(yè)；檔案管理；信息化；技術(shù)要點(diǎn)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 01. 070

[中圖分類號(hào)] G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2019）01- 0158- 02

0 引 言

石油企業(yè)檔案資料經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的積累，以其自身的獨(dú)特價(jià)值，已經(jīng)成為石油企業(yè)資源的重要組成部分，因此，檔案信息數(shù)字化建設(shè)越來(lái)越受到石油企業(yè)的重視。隨著油田檔案信息化、數(shù)字化程度的不斷提高，檔案信息在生產(chǎn)建設(shè)中發(fā)揮的作用將越來(lái)越突出，如何進(jìn)行日?？茖W(xué)、有效的運(yùn)行管理自然也就是我們應(yīng)該研究的問(wèn)題。

1 油田企業(yè)開展檔案信息化數(shù)據(jù)運(yùn)行管理的必要性

1.1 企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的有效途徑

油田企業(yè)檔案管理工作信息化，對(duì)于提高油田企業(yè)的現(xiàn)代化管理程度具有非常重要的作用。在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，提高油田企業(yè)的現(xiàn)代化管理水平，加快其現(xiàn)代化進(jìn)程已經(jīng)成為一種共識(shí)。在此過(guò)程中，油田生產(chǎn)設(shè)備的技術(shù)含量飛速提升、管理模式日益更新，但是以傳統(tǒng)人工方式為主的檔案管理模式，與當(dāng)前的油田企業(yè)現(xiàn)代化進(jìn)程嚴(yán)重不符，在一定程度上制約了其現(xiàn)代化管理的進(jìn)程。為了成功解決這一問(wèn)題，有效提高油田檔案管理工作的效率，信息化管理模式的引入是其必然選擇。唯有如此，才能讓油田檔案管理工作與企業(yè)現(xiàn)代化管理進(jìn)程的腳步一致，才能滿足企業(yè)發(fā)展的需要。

1.2 有利于協(xié)調(diào)各部門工作的開展

油田企業(yè)檔案信息化管理工作是整個(gè)檔案集成管理的基礎(chǔ)，只有在信息化管理的平臺(tái)上，將檔案數(shù)據(jù)中的文字、圖像等重要信息在短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行匯總整理，同時(shí)讓企業(yè)各部門在這一平臺(tái)上，進(jìn)行有效的溝通和協(xié)調(diào)，提高企業(yè)的工作效率和整體運(yùn)營(yíng)水平。此外，檔案管理工作的信息化，還讓其管理工作人員從傳統(tǒng)的管理模式中解脫出來(lái)，不僅有效地提高了工作效率、減少了人力的浪費(fèi)，同時(shí)降低了人工作業(yè)的出錯(cuò)率，保證了其工作的高質(zhì)量、高效率。

2 現(xiàn)階段油田企業(yè)檔案數(shù)據(jù)化運(yùn)行管理面臨的問(wèn)題

2.1 檔案管理隊(duì)伍的信息素養(yǎng)不高

雖然信息設(shè)備和信息技術(shù)的廣泛使用，為油田企業(yè)的檔案管理帶來(lái)了諸多便利，但是這些設(shè)備歸根到底還是要由人來(lái)操作。因此，檔案管理隊(duì)伍的信息素養(yǎng)的高低，就成為決定信息化數(shù)據(jù)運(yùn)行管理技術(shù)應(yīng)用優(yōu)勢(shì)的核心要素。一直以來(lái)，油田企業(yè)人力資源管理的重點(diǎn)都是放在油田開采、技術(shù)創(chuàng)新等方面，而對(duì)于檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)則缺乏足夠的重視。部分檔案管理人員甚至是從其他部門借調(diào)過(guò)來(lái)，沒(méi)有接受專業(yè)培訓(xùn)。由于專業(yè)水平和信息素養(yǎng)不高，即便是油田企業(yè)采購(gòu)了信息設(shè)備，由于檔案管理人員不能熟練操作，也會(huì)影響檔案信息化數(shù)據(jù)運(yùn)行管理的工作成效。

2.2 信息化管理的軟硬件設(shè)備不完善

油田檔案信息化管理工作的開展，離不開完善的信息系統(tǒng)。在信息化管理系統(tǒng)建設(shè)初期，需要油田企業(yè)投入專項(xiàng)資金，確?；A(chǔ)建設(shè)工作的開展，包括計(jì)算機(jī)設(shè)備的采購(gòu)、安裝，以及后期的運(yùn)行維護(hù)和定期更新升級(jí)等。許多油田企業(yè)缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展目光，只在前期投入資金建設(shè)了檔案信息化管理系統(tǒng)，后期沒(méi)有持續(xù)性的投入。一些硬件設(shè)備出現(xiàn)故障后沒(méi)有及時(shí)得到更換，一些軟件系統(tǒng)沒(méi)有定期進(jìn)行更新。這樣一來(lái)，不僅信息化數(shù)據(jù)運(yùn)行管理平臺(tái)的使用價(jià)值大打折扣，而且容易影響油田檔案資料的安全，面臨較大的損失隱患。

2.3 缺乏一套嚴(yán)格的檔案信息化管理制度

隨著油田企業(yè)業(yè)務(wù)的開展，檔案資料的內(nèi)容也逐漸增加，給檔案管理工作帶來(lái)了更高的難度。此外，對(duì)于油田企業(yè)的檔案來(lái)說(shuō)，不僅僅需要做好保存工作，而且要挖掘檔案的潛在價(jià)值，為當(dāng)前工作更高質(zhì)量、更高效率地開展提供必要的借鑒。而這些工作的開展，都離不開一套完善的檔案信息化管理制度。由于油田企業(yè)對(duì)于檔案管理工作重視不足，配套的信息化管理制度也沒(méi)有建立起來(lái)。有些企業(yè)即便是有檔案信息化數(shù)據(jù)運(yùn)行管理制度，在實(shí)際工作中沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行，管理制度形同虛設(shè)，檔案管理人員工作中存在較大的隨意性。

3 油田檔案信息化數(shù)據(jù)運(yùn)行管理的基本原則

3.1 高效性

在油田企業(yè)的日常運(yùn)營(yíng)中，每天都會(huì)產(chǎn)生海量的信息，其中仍然具有利用、保存或借鑒價(jià)值的，被整理成檔案，由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理。信息化數(shù)據(jù)運(yùn)行管理的原則之一，就是高效率地完成檔案的收集、管理和利用等工作。例如，在檔案收集方面，要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，將油田企業(yè)各部門產(chǎn)生的數(shù)據(jù)第一時(shí)間收集起來(lái)，避免出現(xiàn)珍貴數(shù)據(jù)丟失等問(wèn)題。此外，部分檔案仍然具有借鑒和利用價(jià)值，當(dāng)油田企業(yè)某個(gè)部門需要這些檔案時(shí)，檔案管理部門還要盡快地進(jìn)行檔案查找，為各部門工作開展提供幫助。

3.2 安全性

在信息化數(shù)據(jù)運(yùn)行管理工作中，大量的電子檔案被保存到計(jì)算機(jī)中，雖然減少了建筑空間的占用面積，但是這些電子檔案的安全性仍然面臨潛在的風(fēng)險(xiǎn)。特別是對(duì)于一些涉及油田企業(yè)核心技術(shù)或商業(yè)機(jī)密的檔案，容易成為競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手或不法分子竊取的對(duì)象。例如，黑客會(huì)惡意攻擊存儲(chǔ)電子檔案的計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)，達(dá)到竊取或損毀珍貴檔案的目的?；谛畔⒒瘮?shù)據(jù)運(yùn)行的檔案管理模式，仍然要關(guān)注電子檔案的安全性問(wèn)題，這也是關(guān)系到油田檔案管理和利用的重要工作。

3.3 動(dòng)態(tài)性

檔案管理是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)性的工作，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：其一是檔案的生成具有動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)，油田檔案的組成包括技術(shù)資料、日常文件等，經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單篩選后，大多數(shù)都會(huì)作為檔案進(jìn)行留存。其二是檔案的管理具有動(dòng)態(tài)性的要求，管理人員需要根據(jù)油田企業(yè)工作需要，定期對(duì)這些檔案進(jìn)行銷毀、更新或解密等處理。例如，一些檔案具有保存時(shí)效，這些檔案超過(guò)保存時(shí)效后，就需要按照相關(guān)要求銷毀。還有一些加密檔案，例如專利檔案等，也有加密時(shí)效，一段時(shí)間后需要解密，對(duì)外公開。確保檔案管理的動(dòng)態(tài)性，對(duì)更好地發(fā)揮檔案價(jià)值也有很大幫助。

4 油田企業(yè)信息化數(shù)據(jù)運(yùn)行管理的技術(shù)要點(diǎn)

4.1 盡快建立健全檔案信息化管理制度

油田檔案信息化數(shù)據(jù)運(yùn)行管理的專業(yè)性和復(fù)雜性，決定了必須要有一套完善的管理制度，來(lái)為各項(xiàng)工作的開展提供指導(dǎo)和參考。針對(duì)現(xiàn)階段許多油田企業(yè)尚未建立起配套管理制度的現(xiàn)狀，可以嘗試從以下兩方面，盡快建立起完善的信息化管理制度：其一是借鑒其他油田企業(yè)的成功經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)又要立足于自身實(shí)際情況，先進(jìn)行模仿，再進(jìn)行適應(yīng)性修改，可以在短時(shí)間內(nèi)建立起一套信息化管理制度；其二是要確保這些制度都能夠得到落實(shí)和執(zhí)行，發(fā)揮實(shí)際應(yīng)用價(jià)值，為檔案信息化數(shù)據(jù)運(yùn)行管理的開展提供參考。

4.2 加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，建立高素質(zhì)管理隊(duì)伍

油田檔案信息化管理工作的開展，離不開一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍。油田企業(yè)的檔案管理部門，既要做好人才引進(jìn)工作，例如適當(dāng)提高招聘門檻，要求應(yīng)聘人員兼具理論知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，從而在入職后能夠盡快投入到檔案信息化管理工作中。此外，又要建立起人才培養(yǎng)機(jī)制，對(duì)在職的檔案管理人員，定期進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，特別是要掌握信息化數(shù)據(jù)運(yùn)行管理技術(shù)，更好地為本職工作而服務(wù)。新形勢(shì)下，油田企業(yè)對(duì)檔案管理提出了更高要求，一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍，可以切實(shí)為檔案管理效率的提升以及檔案資料自身的安全提供人力支持。

4.3 多渠道為信息化數(shù)據(jù)運(yùn)行管理提供物質(zhì)保障

檔案信息化數(shù)據(jù)運(yùn)行管理需要油田企業(yè)持續(xù)性地投入一定的資金，油田企業(yè)應(yīng)當(dāng)注重為檔案管理工作開展提供保障。除了要做好前期信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)外，還要注意后期系統(tǒng)維護(hù)和定期進(jìn)行設(shè)備更換等工作。特別是一些辦公軟件，使用一段時(shí)間后需要及時(shí)更新，這樣才能最大化地發(fā)揮油田檔案信息化數(shù)據(jù)運(yùn)行管理的實(shí)際價(jià)值。此外，檔案管理人員還要定期做好系統(tǒng)維護(hù)，這樣也可以減少信息化數(shù)據(jù)運(yùn)行管理系統(tǒng)的故障率，無(wú)形中降低了使用成本。

4.4 注重做好信息化數(shù)據(jù)的安全保密工作

對(duì)于油田企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案信息化數(shù)據(jù)運(yùn)行管理中，如何確保檔案資料的安全性與保密性，是現(xiàn)階段需要考慮的重點(diǎn)問(wèn)題。近年來(lái)，電子檔案逐漸成為主流，隨之而來(lái)的電子檔案丟失、泄露等問(wèn)題也頻頻出現(xiàn)。而油田檔案直接關(guān)系到油田企業(yè)的商業(yè)機(jī)密，更需要做好安全保管。除了利用計(jì)算機(jī)自帶的防火墻進(jìn)行電子檔案保護(hù)外，還要綜合采取其他安全措施，例如要求檔案管理人員養(yǎng)成良好作業(yè)習(xí)慣，禁止利用辦公計(jì)算機(jī)下載文件，或是將個(gè)人U盤、移動(dòng)設(shè)備連入企業(yè)計(jì)算機(jī)等。此外，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行殺毒、升級(jí)殺毒軟件，通過(guò)綜合采取措施，確保電子檔案的安全。

5 結(jié) 語(yǔ)

油田企業(yè)推行檔案信息化數(shù)據(jù)運(yùn)行管理，既是信息時(shí)代下的必然選擇，也是不斷提高檔案管理效率，確保電子檔案安全的客觀要求。作為油田企業(yè)的檔案管理人員，也要認(rèn)識(shí)到新形勢(shì)下的工作要求，并且通過(guò)不斷學(xué)習(xí)，提高信息技術(shù)水平，嚴(yán)格遵循企業(yè)制定的檔案管理制度，確保檔案信息化數(shù)據(jù)運(yùn)行管理工作能夠保質(zhì)保量的開展，為挖掘油田檔案的潛在利用價(jià)值奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

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