基于信息化時(shí)代語境下人力資源檔案管理的轉(zhuǎn)型發(fā)展探微

蘇偉

摘 要：人力資源檔案管理是企業(yè)整體管理體系的核心內(nèi)容之一，在信息化時(shí)代中進(jìn)行人力資源檔案管理轉(zhuǎn)型改進(jìn)，是企業(yè)提高管理水平的必然要求。由于信息化技術(shù)在企業(yè)管理中的普及運(yùn)用，為企業(yè)完善和優(yōu)化人力資源檔案管理提供了有效的條件，但隨著信息化管理模式在企業(yè)人力資源檔案管理中的應(yīng)用，也使得檔案管理技術(shù)更加復(fù)雜，如何能夠促進(jìn)企業(yè)人力資源檔案管理轉(zhuǎn)型發(fā)展順利進(jìn)行，是現(xiàn)代企業(yè)需要重點(diǎn)思考的問題。本文通過對(duì)信息化時(shí)代語境下人力資源檔案管理的轉(zhuǎn)型發(fā)展途徑進(jìn)行研究，旨在能夠?yàn)楝F(xiàn)代企業(yè)實(shí)現(xiàn)人力資源檔案管理的信息化改革作出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代;人力資源檔案管理;轉(zhuǎn)型發(fā)展

我國社會(huì)發(fā)展進(jìn)程中，對(duì)于人力資源檔案管理的轉(zhuǎn)型發(fā)展需要綜合考慮企業(yè)的人力資源管理目標(biāo)。隨時(shí)信息技術(shù)在社會(huì)建設(shè)中的普及運(yùn)用，也為企業(yè)進(jìn)行人力資源檔案管理提供了動(dòng)力。將信息化技術(shù)與人力資源檔案管理相結(jié)合，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理模式的有效轉(zhuǎn)型。

1 傳統(tǒng)檔案管理存在的制約及其缺陷

傳統(tǒng)人力資源檔案管理更多地是依靠人工方式進(jìn)行，這其中就會(huì)才在人員失誤等所造成的人力資源檔案內(nèi)容損毀或遺漏等，不僅減低了檔案的有效性，同時(shí)也極大的增加了企業(yè)的人力資源檔案管理成本。在信息化時(shí)代中，進(jìn)行人力資源檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型，是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。企業(yè)在信息化環(huán)境中，需要運(yùn)用科學(xué)的眼光去分析企業(yè)的實(shí)際情況，從而采用有針對(duì)性的方式提高企業(yè)的信息化水平，使企業(yè)能夠更好地適應(yīng)信息化的大環(huán)境，促進(jìn)企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。

2 新型信息化手段運(yùn)用于人力資源檔案管理的重要作用

1）運(yùn)用信息化技術(shù)推動(dòng)人力資源檔案管理轉(zhuǎn)型。企業(yè)傳統(tǒng)的人力資源檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代化的企業(yè)發(fā)展步伐。隨著企業(yè)管理對(duì)人員評(píng)價(jià)和選拔等需求的不斷提高，人力資源檔案管理模式也必須進(jìn)行轉(zhuǎn)型發(fā)展。通過運(yùn)用信息化的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，能夠在企業(yè)內(nèi)部建立起一個(gè)完善的人力資源組織架構(gòu)，并利用信息技術(shù)的虛擬性和互動(dòng)性，使企業(yè)人力資源檔案管理不再僅僅是單一的信息數(shù)據(jù)的記錄和存貯等，人力資源檔案管理也可以依托于信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)全面的互動(dòng)和傳遞，從而提高企業(yè)人力資源檔案的科學(xué)化管理水平[1]。信息化的企業(yè)人力資源檔案管理還能夠更好地發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值，促進(jìn)人力資源管理向著專業(yè)化和先進(jìn)化發(fā)展。

2）運(yùn)用信息化技術(shù)減低人力資源檔案管理成本。通過運(yùn)用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，能夠?qū)⑷肆Y源檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒Ｊ?，通過信息化的操作系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫等，實(shí)現(xiàn)了人力資源檔案信息的有效采集、整體、統(tǒng)計(jì)和查詢等工作的便捷性，不僅極大地縮短了人力資源檔案的管理時(shí)間，同時(shí)也可以減少人力的投入[2]。另外，人力資源檔案管理的信息化發(fā)展，也能夠?qū)崿F(xiàn)管理內(nèi)容的無紙化，從而打破了空間限制壁壘，減少了人力資源檔案存貯空間。

3）運(yùn)用信息化技術(shù)整合人力資源檔案數(shù)據(jù)。作為一個(gè)企業(yè)來講，人力資源檔案信息只是企業(yè)眾多信息中的一部分，但由于企業(yè)發(fā)展的主要推動(dòng)力就是人員，因此企業(yè)的整體管理都需要依托于人力資源管理進(jìn)行。企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中，需要利用信息化技術(shù)加強(qiáng)對(duì)人力資源的合理利用，因此，企業(yè)人力資源檔案管理的信息化發(fā)展成為企業(yè)提高管理效率的必然途徑。企業(yè)可以通過信息途徑建立與社會(huì)人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)的聯(lián)系，通過對(duì)社會(huì)人力資源情況進(jìn)行及時(shí)的掌握，從而提高企業(yè)的人力資源信息好獲得能力[3]。企業(yè)的人力資源檔案信息整合還可以運(yùn)用于企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)優(yōu)化中，通過將人力資源檔案信息與企業(yè)經(jīng)營發(fā)展信息進(jìn)行結(jié)合，可以提高企業(yè)對(duì)人力資源的調(diào)配效果，將人才安置在最最適合的崗位上，進(jìn)而提高企業(yè)的發(fā)展能力。

3 信息化時(shí)代語境下人力資源檔案管理轉(zhuǎn)型發(fā)展的途徑與方法

1）加強(qiáng)人力資源檔案的信息集成管理。企業(yè)在運(yùn)用信息化技術(shù)促進(jìn)人力資源檔案管理轉(zhuǎn)型發(fā)展時(shí)，需要加強(qiáng)人力資源檔案的信息集成水平。信息集成方式能夠通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行集成編碼，根據(jù)企業(yè)對(duì)人力資源的管理要求，進(jìn)行有針對(duì)性的信息技術(shù)功能設(shè)計(jì)。企業(yè)通過信息技術(shù)中的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，建立統(tǒng)一的人力資源檔案信息化管理平臺(tái)，將企業(yè)內(nèi)容所有的人力資源相關(guān)信息進(jìn)行電子格式的轉(zhuǎn)化和錄入，形成集成的人力資源檔案數(shù)據(jù)庫[4]。企業(yè)的信息化檔案平臺(tái)可以將企業(yè)各個(gè)部門進(jìn)行信息化連接，從而為人力資源檔案信息的集成化管理提供環(huán)境。在信息化環(huán)境中，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)人力資源檔案信息的自主查詢調(diào)用、自動(dòng)化歸檔以及檔案信息內(nèi)容在企業(yè)內(nèi)容的有效傳遞。

2）加強(qiáng)人力資源檔案的信息安全管理。運(yùn)用信息化技術(shù)對(duì)企業(yè)人力資源檔案進(jìn)行管理，還需要重視其中的安全性。由于信息化人力資源檔案管理主要依托于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和信息環(huán)境進(jìn)行數(shù)據(jù)使用，因此信息安全成為人力資源檔案管理轉(zhuǎn)型中所必須解決的問題。企業(yè)可以通過加強(qiáng)內(nèi)部信息安全管理流程和規(guī)范，使企業(yè)人力資源檔案管理質(zhì)量得以保證。企業(yè)可以建立人力資源檔案信息使用的授權(quán)機(jī)制，通過嚴(yán)格的登錄認(rèn)證以及留痕機(jī)制，使人力資源使用過程能夠被追溯[5]。另外，企業(yè)還需要建立一套完善的數(shù)據(jù)備份機(jī)制，通過及時(shí)對(duì)信息平臺(tái)上的人力資源檔案內(nèi)容進(jìn)行備份，從而提高信息化檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力。企業(yè)還需要及時(shí)升級(jí)病毒查殺系統(tǒng)以及防火墻系統(tǒng)，防治信息平臺(tái)遭到網(wǎng)絡(luò)病毒或者黑客等的攻擊。

3）加強(qiáng)人力資源檔案的技術(shù)優(yōu)化管理。隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，企業(yè)的人力資源檔案信息化管理技術(shù)也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)地發(fā)展。企業(yè)應(yīng)當(dāng)著眼于未來，運(yùn)用前瞻性和發(fā)展性的眼光優(yōu)化人力資源檔案管理。企業(yè)在建立信息化檔案管理平臺(tái)時(shí)，需要為后續(xù)的功能補(bǔ)充和創(chuàng)新預(yù)留出足夠的系統(tǒng)空間。例如，在信息平臺(tái)設(shè)備上預(yù)留數(shù)據(jù)接口，從而保證數(shù)據(jù)庫能夠進(jìn)行擴(kuò)容。企業(yè)人力資源檔案管理的信息優(yōu)化，還需要關(guān)注信息技術(shù)本身的發(fā)展趨勢(shì)[6]。隨著智能技術(shù)的出現(xiàn)，必然會(huì)代替原有的信息技術(shù)內(nèi)容。企業(yè)應(yīng)當(dāng)及時(shí)關(guān)注社會(huì)科學(xué)發(fā)展創(chuàng)新變化，從而能夠快速地了解和掌握最新的技術(shù)內(nèi)容。企業(yè)需要運(yùn)用可持續(xù)發(fā)展理念指導(dǎo)人力資源檔案管理轉(zhuǎn)型，將實(shí)用性、經(jīng)濟(jì)性、科技性等方面進(jìn)行綜合考慮，從而建立起適合企業(yè)發(fā)展的最優(yōu)信息化管理模式。

4 使用信息化手段進(jìn)行人力資源檔案管理的效果

企業(yè)管理實(shí)踐過程中，對(duì)于各部門之間的工作協(xié)調(diào)是提高企業(yè)工作效率的重要途徑。企業(yè)可以通過建立檔案信息對(duì)接體系，利用信息化的技術(shù)優(yōu)勢(shì)使企業(yè)檔案管理能夠成為各個(gè)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)工作的載體。企業(yè)可以通過對(duì)檔案信息的統(tǒng)一調(diào)度，使部門工作需求得以兼容互助。例如，人力資源部門可以通過檔案對(duì)接體系將員工的基本信息進(jìn)行錄入，而用人部門可以根據(jù)員工的工作表現(xiàn)在系統(tǒng)中進(jìn)行評(píng)價(jià)。通過人力資源部門與用人部門對(duì)信息系統(tǒng)的共同管理，使檔案信息真正發(fā)揮其內(nèi)在價(jià)值，同時(shí)也能夠使人力資源檔案管理的效果增強(qiáng)。

5 結(jié)束語

在信息化時(shí)代背景下，企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)發(fā)展的目標(biāo)，就必須具備先進(jìn)的轉(zhuǎn)型發(fā)展理念。企業(yè)人力資源檔案管理一直以來都是企業(yè)發(fā)展的重要推動(dòng)力，在科學(xué)有效的人力資源檔案管理模式下，企業(yè)能夠最大限度地發(fā)揮人力資源的價(jià)值，從而提高企業(yè)的核心競爭力。信息化技術(shù)在人力資源檔案管理中的運(yùn)用能夠顯著提高企業(yè)管理的先進(jìn)性，因此信息化的人力資源檔案管理是企業(yè)有序發(fā)展的必然途徑。企業(yè)應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代進(jìn)步要求，通過提高人力資源檔案的信息化管理水平，提高企業(yè)發(fā)展進(jìn)步的效果。

參考文獻(xiàn)

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