大數(shù)據(jù)時(shí)代高校教學(xué)管理工作信息化創(chuàng)新研究

摘 要：基于教學(xué)秘書視角，分析現(xiàn)有教學(xué)管理工作信息化的不足，提出大數(shù)據(jù)時(shí)代高校教學(xué)管理工作信息化的策略，完善原有教學(xué)管理系統(tǒng)，依托已有信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息共享，構(gòu)建數(shù)字校園、智慧校園，從而提高教學(xué)秘書的工作效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：信息化;教學(xué)管理;大數(shù)據(jù);創(chuàng)新

Abstract： Based on the perspective of teaching secretary， this paper analyzes the insufficiency of information management in existing teaching management， and puts forward the strategy of information management in Colleges and universities， improving the original teaching management system and relying on the existing information platform to build digital campus and smart campus ， so as to improve the efficiency and quality of secretarial work.

Key words： informatization; teaching management;large data;innovate

高鐵、掃碼支付、共享單車和網(wǎng)購(gòu)被20國(guó)青年稱為中國(guó)“新四大發(fā)明”，人工智能異軍突起，5G技術(shù)發(fā)展也日新月異，物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、VR虛擬技術(shù)與實(shí)體經(jīng)濟(jì)進(jìn)一步融合。大數(shù)據(jù)整體解決方案在國(guó)內(nèi)的公共事務(wù)、金融、媒體出版、智能制造等領(lǐng)域得到廣泛的采用。大數(shù)據(jù)給各行各業(yè)帶來了前所未有的革新與挑戰(zhàn)，教育行業(yè)同樣不可避免。教育部在《高校中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010--2020年）》中明確指出，在2020年之前我國(guó)要實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理的現(xiàn)代化與信息化，進(jìn)而推動(dòng)人力資源步入強(qiáng)國(guó)行列。大數(shù)據(jù)、信息化等手段在教學(xué)管理工作中的實(shí)踐越來越多，優(yōu)勢(shì)也逐步顯現(xiàn)出來，但是要真正融合還有很大的困難，比如硬件設(shè)施不到位、管理人員思維陳舊、部門之間缺乏協(xié)調(diào)等等。教學(xué)秘書是教學(xué)任務(wù)最終執(zhí)行者，需要面對(duì)大量紛繁復(fù)雜的教學(xué)信息、師生咨詢、教學(xué)資料建檔等多重任務(wù)。如果一味沿用傳統(tǒng)手段，是很難有效、保質(zhì)保量完成工作。所以在大數(shù)據(jù)時(shí)代教學(xué)秘書該如何建立健全的工作方法，充分利用信息化技術(shù)，融合多項(xiàng)資源，從而提高工作效率，優(yōu)質(zhì)完成各項(xiàng)工作變得至關(guān)重要。

1 教學(xué)秘書教學(xué)管理工作現(xiàn)狀

1.1 工作任務(wù)重，缺少進(jìn)修機(jī)會(huì)，職業(yè)前景慘淡

教學(xué)秘書在現(xiàn)行管理模式中隸屬于兩個(gè)部門，在工作性質(zhì)上屬于教務(wù)處，在人事關(guān)系上屬于二級(jí)教學(xué)管理部門，同時(shí)科研處、督導(dǎo)等職能部門也將相關(guān)教學(xué)工作直接下發(fā)教學(xué)秘書。以筆者所在系為例，教師和學(xué)生人數(shù)逐年在增加，教學(xué)模式在轉(zhuǎn)變，工作量增加，但是教學(xué)秘書的配備始終只有一人。各種因素疊加致使教學(xué)秘書工作總干不完，常常處于超負(fù)荷狀態(tài)。而高校相應(yīng)的制度、政策主要向教師傾斜，教學(xué)秘書屬于基層辦事人員，工作繁雜又很難量化，難以體現(xiàn)成績(jī)，又缺少科研的精力，晉升難，職稱評(píng)定等方面都處于劣勢(shì)。

1.2 教學(xué)管理信息“龐雜化”、“碎片化”

以一名新生入學(xué)到畢業(yè)為例，其中涉及學(xué)籍管理、選課、教材、考試、評(píng)教、技能競(jìng)賽、實(shí)習(xí)、畢業(yè)等環(huán)節(jié)，特殊情況還會(huì)有補(bǔ)選、補(bǔ)考、重修、免修、休學(xué)、退學(xué)、復(fù)學(xué)、課程替換等諸多細(xì)節(jié);以一名教師為例，有教材、排課、上課、整體教學(xué)方案、單元設(shè)計(jì)、實(shí)訓(xùn)課程、教學(xué)考核、技能競(jìng)賽、考試安排、試卷、教學(xué)資料歸檔等環(huán)節(jié)，所產(chǎn)生的信息和資料既龐大又復(fù)雜。[1]同時(shí)這些信息又呈現(xiàn)“碎片化”特點(diǎn)，未經(jīng)有效處理，往往沉睡在檔案室里或者教學(xué)秘書的電腦里，造成教學(xué)數(shù)據(jù)浪費(fèi)。

1.3 對(duì)傳統(tǒng)教學(xué)管理系統(tǒng)過度依賴，利用率低

目前大多數(shù)高校往往依靠教學(xué)管理正方系統(tǒng)，以及傳統(tǒng)意義上的QQ、高校通等信息媒介。雖然有微信公眾號(hào)，但學(xué)生關(guān)注度不夠，信息傳達(dá)仍舊是教務(wù)處給教學(xué)秘書，教學(xué)秘書將信息發(fā)布在班干部群和班主任群。信息能否準(zhǔn)確無誤及時(shí)傳達(dá)就需要依靠班干部或班主任的責(zé)任心。正方系統(tǒng)僅僅用在查詢課表、學(xué)生名單、成績(jī)、考勤、等級(jí)報(bào)名等基礎(chǔ)教學(xué)管理方面。工作量巨大的排課仍舊需要人工排好再輸入系統(tǒng)中，很多功能都未能有效利用。它可以起到教學(xué)管理基本工作的持續(xù)性，但對(duì)于教學(xué)活動(dòng)中的教學(xué)秘書—教師—學(xué)生的互動(dòng)卻無法實(shí)現(xiàn)，能動(dòng)性不夠。而且經(jīng)常出現(xiàn)數(shù)據(jù)出錯(cuò)或系統(tǒng)癱瘓，需人工解決。

1.4 信息化建設(shè)缺乏全局性，造成“信息孤島”

高校信息化建設(shè)是總體趨勢(shì)，以本校為例，目前與教師關(guān)聯(lián)的就有OA系統(tǒng)、信息門戶、教務(wù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、競(jìng)賽系統(tǒng)、頂崗實(shí)習(xí)平臺(tái)、人才數(shù)據(jù)庫(kù)等名目眾多系統(tǒng)。各個(gè)系統(tǒng)隸屬于不同的部門，導(dǎo)致各個(gè)系統(tǒng)僅僅著眼于本部門的問題，未曾長(zhǎng)遠(yuǎn)的看待問題，系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)無法共享，信息整合能力差，更甚者教師要一遍遍在不同系統(tǒng)填重復(fù)的內(nèi)容，遑論分析數(shù)據(jù)了。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代構(gòu)造教學(xué)管理信息化策略

2.1 完善現(xiàn)有的教學(xué)管理系統(tǒng)，提高利用率

1）現(xiàn)有的正方系統(tǒng)針對(duì)教師或者學(xué)生而言就是課程和成績(jī)。從筆者實(shí)際工作感受，可以將人才培養(yǎng)計(jì)劃放入系統(tǒng)中，供教師和學(xué)生查閱。學(xué)生可以了解自己的畢業(yè)要求、專業(yè)知識(shí)要求、課程體系，進(jìn)而安排自己在校期間要完成的學(xué)習(xí)任務(wù)。班主任也能及時(shí)掌握本班同學(xué)的學(xué)分情況，有的放矢的進(jìn)行管理。這比專業(yè)帶頭人宣講、發(fā)通知等方式更高效、準(zhǔn)確。

2）大數(shù)據(jù)時(shí)代，需要信息及時(shí)、高效、無障礙溝通，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。可以完善現(xiàn)有系統(tǒng)的個(gè)人信息，建立師生信息檔案，將手機(jī)號(hào)碼與系統(tǒng)綁定。[2]教學(xué)秘書就可以通過系統(tǒng)將重要的通知、信息快速發(fā)到師生手機(jī)中，而不僅僅依靠班主任、班長(zhǎng)一層層傳達(dá)。更進(jìn)一步可以從PC互聯(lián)網(wǎng)到手機(jī)APP，進(jìn)行信息推送。教學(xué)管理部門或者教學(xué)秘書在系統(tǒng)中發(fā)布信息，師生能第一時(shí)間了解。這彌補(bǔ)了傳統(tǒng)通知方法的時(shí)效性和全面度的不足。這一措施也將大大優(yōu)化教學(xué)秘書工作，使其從多維度信息通知中解放出來。通過這樣的措施，教務(wù)系統(tǒng)的重要性和利用率就會(huì)大大提高，當(dāng)師生信息變更時(shí)也會(huì)及時(shí)進(jìn)行修改。應(yīng)對(duì)突發(fā)事情，教學(xué)秘書也能第一時(shí)間找到相應(yīng)信息。

3）教學(xué)秘書另一項(xiàng)重要工作是排課。排課是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作。在目前學(xué)分制下，有必修課、有選修課，要考慮班級(jí)具體情況，學(xué)生工作的管理，要滿足不同教師對(duì)時(shí)間的要求，要考慮選修課之間的沖突，課程是否能選出來。課一旦選不出來，就意味著該門任課老師工作量可能不足。同時(shí)還要兼顧公共必修課的時(shí)間。教學(xué)秘書需要不斷地試錯(cuò)、排列，但往往有較差的上課時(shí)間段、無法把控的學(xué)生等突發(fā)狀況，最終只能找到一個(gè)相對(duì)優(yōu)化的課表，能滿足大部分教師的需求，個(gè)別教師的不能滿足，就需要不斷的和教師解釋。最終感覺是因?yàn)榻虒W(xué)秘書個(gè)人原因造成的，教師也會(huì)認(rèn)為你有意為之，或者嫌麻煩故意不作為，真是吃力不討好。利用現(xiàn)有的系統(tǒng)，進(jìn)行計(jì)算機(jī)試錯(cuò)、編排。課程任務(wù)、任課教師等教學(xué)任務(wù)做好后，輸入相應(yīng)條件，只要符合條件就可生成課表，然后再進(jìn)行人工調(diào)試。這樣大大節(jié)省時(shí)間，提高工作效率，也避免與同事之間產(chǎn)生誤會(huì)。[3]

2.2 依托已有信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息共享，構(gòu)建數(shù)據(jù)校園、智慧校園

以筆者所在學(xué)校為例，已建有三大基礎(chǔ)平臺(tái)（信息門戶平臺(tái)、數(shù)據(jù)交換平臺(tái)和身份認(rèn)證平臺(tái)），但是教師在使用過程中，“信息孤島”現(xiàn)象依舊嚴(yán)重，信息不能共享。例如每年要進(jìn)行教學(xué)業(yè)績(jī)考核、年度考核、人才數(shù)據(jù)庫(kù)填寫、科研信息填報(bào)，教師需要反復(fù)在不同系統(tǒng)填寫重復(fù)的內(nèi)容。如果信息共享，教師可以在某一系統(tǒng)或平臺(tái)中按照格式要求完成信息填寫，上傳佐證材料，其他部門則可按需提取相關(guān)信息。實(shí)現(xiàn)信息共享，一是信息內(nèi)容一目了然，二是可以避免教學(xué)秘書一個(gè)個(gè)文檔核查教師填寫的表格，一頁(yè)頁(yè)翻上交的佐證材料產(chǎn)生疏忽、遺漏，提高工作準(zhǔn)確度和效率，三是教師無需重復(fù)填寫表格，相當(dāng)于建立自身的檔案庫(kù)，方便查閱。

另一方面，任何一個(gè)信息化平臺(tái)或者系統(tǒng)本身就有收集信息的功能，而數(shù)字校園、智慧校園在收集信息的基礎(chǔ)上，可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。對(duì)接圖書館，可以知道學(xué)生的借閱頻次、借閱書目、自習(xí)教室利用率，進(jìn)而反饋學(xué)生的學(xué)習(xí)習(xí)慣。[4]同一門課不同年級(jí)的成績(jī)，能反映年級(jí)學(xué)生的整體素質(zhì)。某些課程經(jīng)常爆滿，某些課程常常開不出來，或者某位教師的課程往往一席難求，某位教師的課程卻往往開不出來。教學(xué)管理部門就可以汲取這些有效信息，適時(shí)對(duì)人才培養(yǎng)計(jì)劃進(jìn)行修改，任課教師也可以通過分析提高自己的教學(xué)能力。

3 結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代來臨，信息化技術(shù)應(yīng)用越來越深入，高校教學(xué)管理工作根據(jù)自身?xiàng)l件，建立合適的信息化共享平臺(tái)，最終提高教學(xué)管理工作效率。教學(xué)秘書作為上傳下達(dá)的靈魂人物，也要與時(shí)俱進(jìn)，掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高自身技能，不斷更新工作方法，確保高效、保質(zhì)保量的完成工作。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

徐玉鳳（1985-），女，浙江浦江人，講師，研究方向：教學(xué)管理。