電子信息化管理模式在檔案管理中的作用分析

陳思

摘 要：在機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展與管理的過程中，檔案管理是其中重要的組成部分。隨著我國電子信息技術(shù)不斷的發(fā)展，以及計算機(jī)的普及，逐漸被廣泛的運(yùn)用在各個領(lǐng)域中。尤其是在檔案管理中運(yùn)用電子信息技術(shù)，使得機(jī)關(guān)事業(yè)單位對于檔案管理的便捷性更上一層樓。電子信息化的管理模式改善了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理的弊端。利用電子信息技術(shù)將檔案中的文字資料進(jìn)行儲存，實現(xiàn)了更為便利的管理模式。因此，本文分析了電子信息化管理模式在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的作用，以期為進(jìn)一步研究提供參考價值。

關(guān)鍵詞：電子信息化；檔案管理；管理模式

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理模式就是將電子信息技術(shù)運(yùn)用在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理中，實現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位現(xiàn)代化管理快速的發(fā)展。相比較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)版文件而言，電子文件具備了快速傳遞與處理的功能，并且在儲存上有著絕對的優(yōu)勢。同時，電子文件不會受到時間與空間的限制，實現(xiàn)文件實時的共享，改變了紙質(zhì)版固有模式，實現(xiàn)了簡單高效的檔案管理信息化模式。

一、電子信息化管理模式的概述

電子信息化管理模式建立在電子信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，對機(jī)關(guān)事業(yè)單位所進(jìn)行的科學(xué)化、信息化的管理模式。檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位利用電子信息技術(shù)手段對檔案材料進(jìn)行整理儲存，即對文件、圖紙、報表等等內(nèi)容。電子信息化的管理模式是一種全新的管理模式，檔案管理模式的操作離不開計算機(jī)的支持，檔案材料主要以電子文件的形式存在。電子信息化的管理模式秉持著嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的態(tài)度，收集儲存的檔案信息必須要真實、精準(zhǔn)。在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上實施升級、更新，改善并且建立一個全新的開放性的檔案管理模式，有效提高檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率。

二、電子信息化管理模式在檔案管理中的作用

電子信息化管理模式取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案管理模式，在實際的工作運(yùn)用中，將圖片、報表、文字等內(nèi)容利用計算機(jī)形成數(shù)字記錄的電子文件。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中運(yùn)用電子信息化的管理模式，實現(xiàn)了快捷性的發(fā)展，促使電子文件具備高效的傳遞性、儲存的安全性、實時共享性等特點(diǎn)。電子信息化管理模式的發(fā)展離不開計算機(jī)的支持，實現(xiàn)了檔案管理信息化、自動化、智能化以及現(xiàn)代化的發(fā)展。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理模式中的具體作用主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）提高檔案管理的工作效率以及質(zhì)量

傳統(tǒng)的檔案管理十分的繁瑣，并且需要大量的人力以及物力，將電子信息化管理模式運(yùn)用在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理中，可以減少中間的人工操作的環(huán)節(jié)，實現(xiàn)檔案管理工作流程的自動化發(fā)展，從而有效的提升了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的工作效率。在提升了工作效率的同時保證檔案管理的工作人員有更多的時間審查檔案材料的真實性、有效性、價值性，保證了檔案材料的質(zhì)量。

（二）實現(xiàn)檔案資源的實時共享

將電子信息化管理模式中的檔案管理模式運(yùn)用在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的現(xiàn)代化管理中，實現(xiàn)了現(xiàn)代辦公軟件與檔案管理系統(tǒng)兩者的連接，簡化了檔案管理的流程，實現(xiàn)了檔案材料從收集到查閱的一體化的發(fā)展，促使檔案資源實時共享的發(fā)展。從而使得相關(guān)人員查閱檔案資料的便利性提升，不斷的加強(qiáng)檔案服務(wù)工作的創(chuàng)新。

（三）確保了檔案資源的精準(zhǔn)性

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，檔案管理工作十分的繁瑣與復(fù)雜，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作涉及到管理、技術(shù)等多個方面，再通過人工操作查閱時，造成了檔案工作人員的工作量大量的增加，浪費(fèi)了查閱的時間，這種情況下極易出現(xiàn)誤差，降低了工作人員的工作效率。利用現(xiàn)代化的辦公軟件實現(xiàn)精準(zhǔn)、高效的查閱檔案資料信息，現(xiàn)代化辦公軟件可以為檔案資料的查閱人員提供多種檢索方法，讓檔案的管理人員工作的流程更加的簡潔、更加的精準(zhǔn)，實現(xiàn)檔案資源的高效查閱。

（四）延長檔案資料的儲存時長

傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案資料有著固定的儲存時長，將電子信息化技術(shù)運(yùn)用在企業(yè)管理中，實現(xiàn)了檔案資料儲存時長的延長以及安全管理。檔案管理工作一直是企業(yè)發(fā)展過程中關(guān)鍵的組成部分。由于外界環(huán)境的影響，導(dǎo)致檔案管理工作中檔案資料的缺失、保存不當(dāng)或者丟失的現(xiàn)象屢見不鮮。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案保存加工的環(huán)節(jié)多，導(dǎo)致檔案管理工作繁瑣復(fù)雜，并且還要注重紙質(zhì)版檔案資料的保存。在實際的檔案管理工作中，由于外界環(huán)境的變化，導(dǎo)致檔案資料發(fā)生損毀，使得檔案資料失真。將電子信息管理模式運(yùn)用在檔案管理中，且實現(xiàn)了檔案資源從收集到加工一系列工作的安全保護(hù)，將檔案工作人員從繁瑣的工作中解脫出來，提升檔案工作人員的工作效率，完成檔案工作的加工工作，最終實現(xiàn)電子檔案資源的保存，有效的避免了因為外界環(huán)境導(dǎo)致檔案資料的丟失，提升了檔案儲存的安全性。

三、結(jié)論

隨著電子信息技術(shù)快速的發(fā)展，其不斷的被運(yùn)用在各個領(lǐng)域的企業(yè)中，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理中實現(xiàn)電子信息化管理模式已經(jīng)成為了時代的發(fā)展趨勢。尤其是在機(jī)關(guān)事業(yè)單位重要的組成部分檔案管理部分，運(yùn)用現(xiàn)代化辦公軟件提高了檔案管理工作的工作效率以及工作質(zhì)量，這是企業(yè)的必然選擇。電子信息化管理模式在檔案管理中的具體作用主要體現(xiàn)在提高檔案管理的工作效率以及質(zhì)量、實現(xiàn)檔案資源的實時共享、確保了檔案資源的精準(zhǔn)性、延長檔案資料的儲存時長等等方面，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案管理中的不足之處，以期為機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理提供了參考價值。

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